El plan de comunicación interna: las nueve preguntas clave

En este post las 9 preguntas que debes saber sobre el plan de comunicación interna.

 

“El futuro no mejora gracias a la esperanza, mejora con un plan. Y para planificar el futuro necesitamos tener objetivos” (Jim Rohn) . Y si además de comunicar una visión de negocio, lo que la empresa pretende es obtener comprensión,  compromiso y  cohesión interna, hay una formula de llegar a ese objetivo: ” implantar un plan de comunicación interna”.(Jim Rohn, coach experto y asesor de negocios)

Lo que necesitas saber acerca del plan de comunicación interna

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El plan de comunicación interna es la herramienta básica del responsable de comunicación interna. Un plan bien estructurado, que implique a todo el personal y que tenga el apoyo de la Dirección, con una campaña informativa, ayudará a que el colaborador se sienta comprometido con la organización.

Desde Talentos Reunidos hemos recopilado las 9 preguntas cuyas respuestas debes dominar antes de trabajar un plan de Comunicación interna.

1.¿Qué es el plan de comunicación interna?

Es un documento escrito en el cual se proponen  acciones de comunicación interna en base a unos datos objetivos y a un presupuesto.En este plan se concretan las metas que se esperan conseguir en materia de comunicación interna, las actividades y los medios de comunicación que se implementarán para transmitir esa información.

2.¿Qué razones justifican trabajar desde un plan de comunicación?

Hay muchos motivos, los más relevantes podrían ser:

  •  En tiempo de crisis es necesario optimizar el rendimiento  de los recursos de la empresa.
  • La exigencia de difundir  y consolidar la cultura empresarial, asegurando que todo el personal conozca principios, metas y los objetivos del negocio.
  • La convicción de que son las personas las que  consiguen la prosperidad de la empresa. La competitividad de una empresa depende sobre todo de sus ” talentos”, que son sus activos intangibles y no tanto sus activos físicos.
  • La necesidad de que  los empleados se sientan satisfechos en el trabajo para que sean los mejores portavoces . Ellos son los embajadores de la empresa y con su opinión contribuyen a consolidar la  marca interna. 
  •  La urgencia de mejorar el desempeño de los puestos y de trabajar  en un entorno de confianza. En un entorno positivo se favorece el intercambio de ideas,conocimientos, la participación y que  todos se sientan protagonistas del cambio. Lograr la integración es una necesidad de primer órden en todo momento, especialmente en tiempos  de cambio y de crisis.
  • La importancia de una comunicación permanente y en todos los sentidos  Los beneficios de la buena comunicación  redundan en un clima de credibilidad, participación  y en el fomento de ideas innovadoras.

3. ¿Cuál es el objetivo del plan de comunicación interna?

Como bien sintetiza Antonio Justicia Vico 1991, el objetivo del plan son los objetivos compartidos:

“lograr la adhesión de todas las personas con un proyecto o misión, movilizando a todos y cada uno hacia el logro de los objetivos compartidos”. La visión del negocio facilita el sentido de pertenencia, la integración grupal La visión siempre debe comunicarse, de esta manera se explica porque debe tomarse esa dirección y no otra. 

La comunicación interna tiene como tarea que exista una interpretación común sobre la realidad de la empresa, respecto a su entorno, sobre sus retos y sobre la necesidad de trabajar  todos en una sola dirección para conseguir las metas del negocio. Si este es el reto el objetivo final del plan debe ser generar compromiso para que las metas del negocio sean viables.

4.¿Cuántos apartados incluye el plan de comunicación interna?

En primer lugar, debes tener en mente que hay que adaptar cada plan a la situación y circunstancia de cada empresa. No hay un número determinado y tampoco ninguna receta universal que se pueda aplicar a toda empresa.

De modo general, el plan de comunicación interna  incluye  dos apartados.

 El primero, es la fase de análisis y estudio. Se hace una análisis de la empresa ,de los antecedentes de la comunicación y de la problemática del personal.

En el segundo es la fase de reflexión y acción.  Se reflexiona sobre los resultados obtenidos en la primera parte. En este apartado se formulan los objetivos, las herramientas y las acciones,el calendario de trabajo y todos los mecanismos de control y  seguimiento para verificar la eficacia del plan.

En esta última etapa hay que asignar presupuesto y los recursos materiales y humanos necesarios.

5.¿Cuál es el procedimiento para  poner en marcha el plan de comunicación interna?

El procedimiento incluye 5 fases: Documentación, análisis, propuestas, ejecución y evaluación. Recuerda que estas fases del plan deberán ser promocionadas a partir de una campaña informativa.

FASE I: DOCUMENTACIÓN

Reunión de los responsables del plan y con las áreas cooperadoras.

Información sobre la empresa,cultura, el entorno del negocio y los objetivos.

Información sobre la historia de la comunicación en la empresa.

Información sobre la comunicación corporativa de la empresa ( marca interna)

Información sobre el plan actual del negocio.

Es muy importante consultar los resultados genéricos sobre la evaluación del desempeño y el informe del clima laboral, barómetro que nos permitirán detectar la problemática actual de la comunicación interna.

FASE 2: ANÁLISIS

Reunión con los responsables del plan. Análisis de datos reales, interpretación y conclusiones.

FASE 3: PROPUESTAS

Reunión con los responsables y áreas  implicados con el plan.  Redacción del plan, Elaboración de propuestas de oportunidades informativas, mensajes clave y calendario de acción.

FASE 4 :EJECUCIÓN

Difusión del plan, reciclaje y formación de líderes,puesta en marcha del plan. Implantación y Asesoramiento.

FASE5: EVALUACIÓN.

Seguimiento y control de las políticas de comunicación,de la efectividad de los medios. Medición de obstáculos. Resultados del negocio. Confrontación de cumplimiento de objetivos y logros. Mecanismos de mejora.

Nuevas propuestas.

6.¿Cuáles son las áreas y las oportunidades informativas que se tratan en el plan?

Conviene  dar información sobre todas las áreas del negocio y sobre el entorno, la economía, la tecnología y aspectos socio- laboral. Se pueden tratar diferentes temas: evolución del entorno, situación de la empresa, proyectos en marcha, cambios necesarios, estrategia de cambio, información que afecte al empleado y oportunidades de formación.

Las oportunidades informativas dependen de cada empresa; se refieren a la conveniencia de difundir un tema, a la forma como hay que abordarlo, al acierto en  la elección del canal adecuado y a la necesidad  de reiterar la misma información a través de otro medio o canal.

7.¿Cuáles son los medios de comunicación que garantizan los mejores resultados?

Depende de cada empresa, de su cultura y  de la habilidad en el uso de los medios elegidos.

Cada empresa deberá, en función del tipo de negocio y de informaciones que necesite, transmitir y elegir los medios más adecuados. Hay empresas que con pocos medios consiguen mucho y también se da el caso de  empresas que con demasiados medios se bloquean.

Pablo Molina (2000) destaca los beneficios  de los medios de comunicación cuando dice:

” /…/estas herramientas participativas facilitan la coordinación entre los trabajadores, mejoran el clima social, satisfacen necesidades relacionadas con el nuevo contrato emocional y con los valores intangibles de la empresa”.Lo relevante es que el profesional responsable del plan sepa optimizar el uso de cada medio, coordinar la información y las comunicaciones de modo que se consigan los objetivos formulados en el plan de comunicación.

Existen una variedad de  medios para fomentar la comunicación, destacan:  los desayunos informativos, la intranet , los blogs departamentales, correos electrónicos, los móviles, el boletín informativo digital, las reuniones,el buzón de sugerencias,el periódico mural,manuales de  acogida, el teléfono de información, los vídeos,convenciones internas,excursiones y salidas entre los empleados, jornadas de puertas abiertas y comidas de empleados.

8.¿Qué tipo de comunicación hay que cuidar de forma especial en el plan de comunicación interna?

La comunicación de los directivos líderes con los colaboradores tiene especial importancia en cualquier plan de comunicación ya que son ellos quienes entablan un diálogo permanente con el personal a su cargo. Ellos hacen de emisores, receptores (interpretan y conocen),portavoces y mediadores.

La comunicación entre líderes y colaboradores posibilita la comprensión de tareas y trabajos, el establecimiento de mejoras de procedimientos y prácticas,  la motivación de los colaboradores, la generación de nuevas  ideas y la  canalización de contribuciones.

Por otro lado, si entendemos que la comunicación interna es un proceso en el cual tiene especial importancia el feedback  (la respuesta). Es muy importante que esta comunicación fluya en todos los sentidos ascendente (líderes-colaboradores), descendente (colaboradores-líderes), horizontal (entre departamentos) y diagonal ( entre diferentes líderes y colaboradores, entre diferentes áreas y departamentos) . En este último caso,  la comunicación diagonal hace posible el desarrollo de la visión del negocio,el  trabajo multidisciplinar y la mejora de los procesos de trabajo.


9.¿De qué depende la eficacia de un plan de comunicación interna?

De muchos factores. De la cooperación de las áreas implicadas, de la documentación disponible, del apoyo de la dirección.

Hay quienes afirman también, que su eficacia está condicionada por la política informativa interna y la cultura de la empresa. (Mariza del Pozo Lite  1997)  La cultura de empresa y la política de comunicación son importantes, pero además hay otros factores que influyen en la eficacia del plan.

Es importante, unificar y dar coherencia a los planes implantados en la empresa. El plan de comunicación interna debe estar en armonía con el plan general de la empresa, con el plan de comunicación externa y con el plan de formación y el plan de recursos humanos.

No olvidemos que es decisivo la elección de un equipo competente, la colaboración y el compromiso de la alta dirección, el estilo de comunicación de los líderes,  la capacidad de optimizar los recursos existentes y  la implicación de todo el personal.

Finalmente, no podemos dejar de destacar que el presupuesto es un factor importante en tanto condiciona y limita la implantación de  acciones de de comunicación.

Durante el desarrollo del plan otro aspecto a tener en cuenta para garantizar los objetivos del plan es efectuar las correcciones necesarias. Recuerda que en la última etapa: “La evaluación del plan” los resultados deben ser estudiados y tomados en cuenta en el siguiente plan de comunicación.

No olvides que la buena comunicación se trabaja con un plan de comunicación interna, pero se construye día a día con actitudes positivas y constructivas que promuevan el diálogo interno y la cooperación.

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