Problemas en la comunicación

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 En este post identifico las barreras que impiden la buena comunicación en la empresa. Sugiero algunas medidas para afrontar estos obstáculos.

¿Cuáles son los principales obstáculos que frenan la comunicación?¿Cómo podemos identificar las barreras que obstruyen el proceso de comunicación? ¿ Qué podemos hacer para mejorar las comunicaciones  en un entorno tan imprevisible?

 Las obstáculos y el proceso de comunicación

 

La comunicación no siempre es fácil. Puede ser complicada o complicarse. Si el proceso de comunicación se interrumpe, entonces hay que detectar  los problemas o factores que impiden o limitan el proceso.

El primer paso es reconocer el tipo de obstáculos que tenemos para tomar las acciones debidas.  ¿Dónde se obstruye la comunicación?

¿Hay dificultades con los emisores,  el mensaje, los receptores?. En todo caso,  hay que ser consciente que en este proceso de comunicación  todos tenemos parte de responsabilidad, por esta razón es importante la información de retorno.

¿Cuáles son los principales problemas que afectan a la comunicación?

Los más comunes podrían ser los siguientes:

Líderes y equipos que no conectan; mensajes extensos, demasiado técnicos, con contenido tedioso e incomprensible;  canales de comunicación mal empleados; deficiente organización interna;  lideres sin empatía ni asertividad, que ejercen el poder de forma equivocada; y así, podríamos citar una larga lista de obstáculos que obstruyen la dinámica de las comunicaciones dentro de la empresa.

3 Obstáculos que impiden el diálogo y entendimiento 

En este caso, teniendo en cuenta las aportaciones de teóricos y el día a día laboral,  agruparemos  los problemas de la comunicación en tres grupos: de contenido, ambientales y humanos.

Los de contenido

Se refieren a la falta de adecuación del mensaje  al receptor.

Este hecho puede estar ocasionado por las siguientes barreras: ausencia de objetivo en el mensaje, un vocabulario  demasiado técnico, lenguaje impreciso, falta de claridad en las ideas, ambigüedad y extensión del mensaje.

Medidas de precaución

Esta barrera se podría evitar mediante pruebas previas y considerando los objetivos del mensaje y la audiencia a la que va dirigido.

Lo importante no es lo que se dice, sino lo que se entiende, de ahí la importancia de cuidar los códigos y la semántica del mensaje. También,  importa que el medio elegido  sea el adecuado para difundir el mensaje.

Un programa de formación con cursos de comunicación eficaz y efectiva, o bien un manual de estilo o un diccionario de léxico de la empresa como hace años lo edito la empresa Roche, son iniciativas que favorecen la buena comunicación.

Los ambientales

Hacen referencia al contexto en que se comunica.

Aquí podríamos agrupar situaciones incomodas propias del lugar y el momento en que se comunica (condiciones inadecuadas) o bien, aquellas barreras derivadas por la cultura empresarial o por  la estructura de la empresa.  Así, por ejemplo, una empresa con demasiados repetidores de un mensaje hace difícil el feedback. La burocracia organizacional castiga la dinámica de las comunicaciones.

Medidas de precaución

Estas barreras se afrontan optando por una cultura de comunicación transparente: abierta al diálogo en todas las direcciones y fluida. Otra acción oportuna y necesaria es diseñar una política informativa.

Por otro lado, para evitar barreras de mal clima laboral y cuidar el entorno de trabajo es recomendable, hacer un estudio de clima interno a fin de detectar con precisión cuales son los retos. A partir de este estudio se diseña un plan con el objetivo de crear un ambiente de colaboración entre el personal, favoreciendo la comunicación interpersonal: jefe- empleado, el feedback positivo, y la comunicación por equipos, grupos o unidades de negocio.

Por ultimo, además de buen ambiente se ha de buscar y elegir el momento oportuno para comunicar.

Los humanos

Hacen referencia a los propios del trabajador en su condición de persona.

No debemos olvidar que cada trabajador es único: la capacidad de escucha, la actitud ante determinados temas, la  categoría laboral y  la habilidad para crear buenas relaciones humanas diferentes en todas las personas.

Las barreras psicológicas son las más complicadas, pues como ya hemos dicho, cada persona es única y cada quien tiene una forma de percibir y entender los hechos. La psicología humana señala que la receptividad de los mensajes está en función de sus prejuicios, creencias, experiencia y expectativas del tema

Medidas de precaución

Esta barrera  la supera el líder  con conocimiento de  psicología y  de la individualidad de cada trabajador. De ahí,la importancia de formar a los líderes en inteligencia emocional.

El buen  líder sabe ser oportuno, aplicar la empatía,  la escucha activa y el feedback positivo, tanto a nivel individual como grupal. El jefe que quiere ser buen líder busca  el entendimiento, la motivación y la participación de su gente en todos los temas que les interesen y afecten.

Los programas de formación de habilidades sociales a todo el personal son un excelente soporte para mejorar la calidad de las comunicaciones internas.

Por Lelia Zapata

leliazapata@talentosreunidos.com

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