El plan integral de comunicación interna

Este post resume la planificación de la comunicación interna que enfoca la organización como un todo.

Aporta y detalla un modelo de plan  que incluye las cuatro fases necesarias y  20 aspectos claves que en mi opinión, debes valorar e incluir,  al lanzar un plan integral de comunicación interna.

plan integral de comunicación interna

Gestionar la comunicación interna integral

La gestión de la comunicación integral que se genera  dentro de la empresa es el gran reto de comunicación interna. En este sentido, difundir la información clave es una exigencia;  no solo para gestionar la marca interna, sino también, para favorecer el sentido de pertenencia y crear unidad en la gestión empresarial.

¿Qué incluir en el plan  integral?

Estructura del plan integral

Todo plan integral incluye el desarrollo de 4 fases: investigación y documentación, la segunda de análisis y de diagnóstico, la tercera de implantación y la última de evaluación. El eje central  de este plan es el diagnóstico de necesidades y prioridades informativas, la imagen de marca interna,  su posicionamiento respecto a la competencia.

LAS 4 FASES DEL PLAN

El plan tiene 4 fases: la empresa y sus necesidades de comunicación, el diagnostico de necesidades informativas, la puesta en marcha del plan y el seguimiento y el control.

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FASE I : Documentación

La empresa y el estado de la comunicación

  1. El proyecto empresarial: misión, visión, credos y cultura empresarial.
  2. Descripción del momento actual que  se atraviesa la empresa: su realidad comparada con la competencia y el sector. . Radiografía del sector.  Es interesante, incluir una breve valoración acerca de cómo se está gestionando la crisis y cómo está afectando o afectará el entorno político, económico, social y tecnológico.
  3. Competencia: ventajas competitivas: fortalezas y oportunidades. Redacta artículos, notas de prensa…acerca de los aspectos que hacen a tu empresa diferente de otras.
  4. Considera los antecedentes, las iniciativas  y los  resultados  acerca de la comunicación :  los aciertos y fracasos  explican el estado actual de la comunicación interna.
  5.  Conviene que conozcas los resultados y las acciones de los siguientes áreas: de marketing (marketing mix),  de publicidad (campañas y anuncios de publicidad),  de relaciones públicas (patrocinio y mecenazgo).  Saca conclusiones y tenlas en cuenta cuando  formules  objetivos, éstos deben ir en coherencia con el trabajo de estas áreas.
  6. Recopila información actual acerca de la política de recursos humanos: políticas de flexibilidad, planes de igualdad, planes de formación. Toma nota de los aspectos más relevantes que afectan e interesan a los empleados.
  7. Pon especial interés en informarte acerca de los programas de responsabilidad social corporativa. Involucra a los empleados en estos programas.  Si tu empresa no tiene estas actividades, puede ser una buena  iniciativa proponer algún programa de voluntariado.

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FASE II: El análisis y el diagnóstico

Las necesidades de comunicación  

    1. Diagnóstico de necesidades de comunicación y prioridades informativasA partir de esta realidad empieza el proceso de comunicación ¿qué comunicar?, ¿a quién?, a través de qué medios?, ¿quienes los difunden? , los públicos a quienes se va a dirigir: niveles jerárquicos, funciones, etc.

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FASE III: La implantación

La puesta en marcha del PLAN

  1. PRESUPUESTO DE COMUNICACIÓN.¿Cuál es presupuesto que tenemos asignado? ¿Qué margen de acción tenemos? Cuáles son nuestras limitaciones con ese dinero? ¿Qué plan de medios podemos implantar?
  2. OBJETIVOS genéricos y específicos: sensibilizar, integrar, cambiar la forma de… Hay que definir lo que se  pretende conseguir.
  3. Concreta quienes serán los  EMISORES Y RECEPTORES de los mensajes.
  4. Emisores: designa a líderes y mandos, forma un equipo colaborador, entrénalos en habilidades sociales y de comunicación.  Es importantísimo comprometer a los líderes e implicarles en las acciones de comunicación interna y asegurar su apoyo.
  5. Receptores:público objetivo (target) ¿a qué audiencias se dirigirá el mensaje? ( concreta sus características comunes). Conocerlos te permitirá adaptar el mensaje a su estilo comunicativo y elegir los medios adecuados para llegar a éste público.
  6. DISEÑA UNA POLÍTICA DE COMUNICACIÓN
    • Temas y asuntos de los que se va a informar de forma prioritaria. Mensajes Claves que deben lanzarse.
    • Quienes pueden difundir esos mensajes y a través de qué medios.
    • Definir la política de transparencia cuidando que ciertas decisiones tácticas no transciendan a la competencia.
    • Desarrollar procesos y procedimientos  de transmisión de información para garantizar su  efectividad..
  7.   Conoce las carencias formativas en habilidades sociales que ayudarán a los emisores a ser mejores comunicadores. Presenta una propuesta de formación.
  8.  COORDINA  con el área o el dpto. de comunicación externa para que los colaboradores sean los primeros informados.
  9. OPTIMIZA los medios de comunicación interna más importantes.
    •  Concreta el plan de medios, determinando cómo se usarán cada uno de estos canales y ¿con qué frecuencia?.
    •  Especifica qué medios  internos son los más adecuados para lograr los objetivos del negocio.Decidir cómo se dará  el proceso comunicativo  y quien será el responsable de hacerlo.
    •  Implanta programas de comunicación interna que deben seguirse por ejemplo: durante la ingreso de nuevo personal, durante la permanencia y, durante la conclusión de servicios.
    • Así mismo, diseña un manual de comunicación  preventivo, para gestionar una crisis.

10.  Elabora un calendario de trabajo de cada una de las acciones de comunicación. Asigna responsables. Delega.

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FASE VI: La evaluación

El seguimiento y el control

  1. SEGUIMIENTO. Haz un seguimiento y lleva el control del feedback del plan para realizar los ajustes necesarios.
  2. EVALUACIÓN. Semestral o anual. La que estimes, pero evalúa los objetivos, el presupuesto. Mide el impacto de las acciones de comunicación, cuantifica los resultados alcanzados, por ejemplo el número de visitas a la nueva web. Enumera y analiza  los obstáculos y barreras que han dificultado el plan de comunicación. 

Nuestra recomendación:

Para gestionar la comunicación integral en primer lugar, hay que localizar la información, después seleccionarla y por último, catalogarla según su grado de importancia, necesidad y prioridad.

Localizar las fuentes de información y catalogar la información

En la redacción de este plan es conveniente que el responsable de comunicación interna realice una exhaustiva labor de documentación. Precisamente, atendiendo a su función integradora necesitará documentarse acerca de las actividades de otras áreas importantes,  por ejemplo: relaciones públicas, recursos humanos, marketing,  ya que en estos puestos se genera información de interés para todo el personal.

Por Lelia Zapata

leliazapata@talentosreunidos.com

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