Wiki(2)

Este post trata acerca de los 5 pasos necesarios para implantar y optimizar una wiki.

 ¿Cómo implantar una wiki exitosa?

wiki-exitosa

En este post volvemos  a tratar sobre la wiki, un sitio web colaborativo, cuyo contenido puede ser gestionado por varios usuarios.

 5 Pasos  para implantarla

Primer paso: compromiso con la cultura digital

Antes de trabajar con cualquier proyecto de comunicación digital lo recomendable  es que exista un compromiso con la  cultura digital. Es indispensable  que la empresa ponga los medios para promover  una cultura de comunicación basada en el conocimiento compartido, la transparencia y la colaboración.

Si una empresa no tiene una política de apertura con su personal y no confia en los canales 2.0, es mejor que se abstenga de usar este canal.

Segundo paso: elección de plataformas

Elegir una de las plataformas que existen en la red. Para crear una wiki hay que registrarse, leer el tutorial y seguir el método para su edición; conviene acudir a las páginas de ayuda para resolver dudas.

Según la fuente consultada son 3 las plataformas  más representativas:

PBworks, Wetpaint y Wikispaces

Otras plataformas que podemos citar:

Socialtext

Media Wiki

PBWIki

Un software para wikis incluye todo lo necesario para correr un wiki. Esto puede incluir, además del motor Wiki, un servidor Web, una herramienta de soporte de versiones, un editor WYSIWF en  JavaScript, un generador de gráficas, de notación matemática, una herramienta de dibujo y muchas otras extensiones posibles.

Tercer paso: el proyecto  wiki

Cualquier proyecto wiki requiere tener en cuenta los siguientes pasos:

  • Objetivo. Hay que especificar el propósito de su creación: almacenar ideas, procedimientos, compartir información, compartir buenas prácticas, etc
  • Temática Wiki.   Concretar el tema que se va a tratar.
  • Responsables.  Definir los usuarios que tendrán permiso  para: editar, crear y modificar contenido.  Podéis autorizar a todos los jefes de área, por ejemplo.
  • Nombre del Wiki (dirección web). Este nombre debe tener relación con los temas que se traten.  Por ejemplo:  http://calidadennombredemiempresa.wikispaces.com
  • Título del wiki. . El nombre que daremos al espacio. Ejemplo:  Proyecto de Calidad Total . En este caso, se abre un espacio para intercambiar ideas, proyectos y experiencias acerca de la calidad total en los diferentes departamentos. Desde este espacio se pueden, comentar reuniones convocadas sobre calidad, incluir archivos y documentos de trabajo.
  • Categorías. Hacer una lista de contenidos que se tratarán. La gestión de contenido es clave, se debe procurar estructurar de una manera organizada el contenido.
  •  Redactar un Manual sobre normas de uso. Se trata de dejar claro todo lo relativo acerca de cómo funciona la wiki , explicar sus partes: interfaz, páginas de edición, historial, permisos, búsquedas.  Además, hay que resaltar cómo y para qué vamos a usar la wiki. Una wiki requiere participación.

Por ejemplo: podríamos aclarar que cada usuario debe consultar regularmente la wiki para publicar, comentar y dar conocer el avance del proyecto de calidad total que gestiona su área, el mismo que debe enriquecerlo compartiendo conocimientos, documentos y experiencias.

Cuarto paso:  la campaña de promoción

Dentro de esta campaña se pueden incluir acciones de formación, lanzamiento y motivación.

  • Formación. No podemos olvidar algo tan básico como la formación de  futuros usuarios . Se trata de explicar el proyecto y las normas de uso, además de hacer algunas pruebas.
  • Lanzamiento. A través de los canales de comunicación de la empresa, una vez instalada la Wiki y cuando exista contenido, el siguiente paso es hacer un llamado para que la consulten y haya una aportación de contenido.
  • Motivación.  Hay que animar y motivar a todos los colaboradores para que consulten esta nueva herramienta de trabajo y se habituen a su uso. A través de banners, artículos en la revista, post en el blog corporativo, y otros recursos.

Quinto paso: evaluación

Lo adecuado es evaluar la wiki por lo menos, cada dos meses. Si no es posible por lo menos conviene diseñar y pasar una pequeña encuesta anual para valorar su uso y establecer mejoras.

A su vez, conviene realizar informes y métricas acerca del uso de la wiki.

La gestión de contenido de la wiki merece un tratamiento especial. Los expertos consultados recomiendan:

Reorganizar regularmente el contenido creando nuevas categorías, clasificando o fusionado páginas, eliminando páginas o categorías obsoletas.

 

Fuentes

 Creando wikis  

Uso de wiki en la empresa 

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Crear una wiki: herramientas y servicios

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