El plan de comunicación interna: las 9 preguntas clave

En este post se contesta a las 9 preguntas que debes saber acerca del plan de comunicación interna. Por ejemplo: se dice qué es, cuál es su objetivo y cómo se procede a implantarlo.

Lo que necesitas saber acerca del plan de comunicación interna

El futuro no mejora gracias a la esperanza, mejora con un plan. Y para planificar el futuro necesitamos tener objetivos.

Jim Rohn

Y si además de comunicar la visión del negocio, lo que la empresa pretende es obtener comprensión, compromiso y cohesión interna, hay una forma de llegar a ese objetivo:

Implantar un plan de comunicación interna.

Jim Rohn

El plan de comunicación interna es la herramienta básica del responsable de Comunicación Interna. Si está bien estructurado, implicará a todo el personal. Asimismo, necesita del apoyo de la dirección, quienes a través de una campaña informativa fomentarán el compromiso del colaborador con la organización.

Desde Talentos Reunidos hemos recopilado las 9 preguntas clave que debes conocer antes de redactar un plan de comunicación interna.

1.¿Qué es el plan de comunicación interna?

Es un documento escrito en el cual se proponen acciones de comunicación interna en base a unos datos objetivos y a un presupuesto. Así también, concretan las metas que se esperan conseguir en materia de comunicación interna, y las actividades y los medios de comunicación que se implementarán para transmitir dicha información.

2. ¿Qué razones justifican trabajar desde un plan de comunicación?

Hay muchos motivos, los más relevantes podrían ser 6.

En primer lugar, en tiempo de crisis, es necesario optimizar el rendimiento de los recursos de la empresa.

En segundo lugar, hay una exigencia por difundir y consolidar la cultura empresarial. De esta forma, se asegura que todo el personal conozca los principios, las metas y los objetivos del negocio.

En tercer lugar, se debe mantener la convicción de que son las personas las que consiguen la prosperidad de la empresa. Y es que la competitividad de una empresa depende sobre todo de sus ‘talentos’, los cuales son sus activos intangibles, y no de sus activos físicos.

En cuarto lugar, por la necesidad de que los empleados se sientan satisfechos en el trabajo, y así sean los mejores portavoces. Por lo tanto, ellos son los embajadores de la empresa y con su opinión contribuyen a consolidar la marca interna. 

En quinto lugar, por la urgencia de mejorar el desempeño de los puestos y de trabajar en un entorno de confianza. Si hay un entorno positivo, se favorece el intercambio de ideas, de conocimientos, la participación y la sensación de que todos son los protagonistas del cambio. Por ello, lograr la integración es una necesidad de primer orden en todo momento, especialmente en tiempos de cambio y de crisis.

Por último, debido a la importancia de la comunicación permanente en todos los sentidos. El motivo radica en que sus beneficios redundan en un clima de credibilidad y participación, que a la larga fomenta la aparición de ideas innovadoras.

3. ¿Cuál es el objetivo del plan de comunicación interna?

Como bien sintetiza Antonio Justicia Vico (1991), el objetivo del plan son los objetivos compartidos:

Lograr la adhesión de todas las personas con un proyecto o misión, movilizando a todos y cada uno hacia el logro de los objetivos compartidos. […] La visión del negocio facilita el sentido de pertenencia, la integración grupal. Por lo tanto, esta siempre debe comunicarse, ya que así se explica porque debe tomarse esa dirección y no otra. 

Antonio Justicia Vico

La comunicación interna tiene como tarea que exista una interpretación común sobre la realidad de la empresa, respecto al entorno, sobre sus retos y sobre la necesidad de trabajar todos en una sola dirección para conseguir las metas del negocio. Y si este es el reto, el objetivo final del plan debe ser generar compromiso para que las metas del negocio sean viables.

4. ¿Cuántos apartados incluye el plan de comunicación interna?

Antes de empezar, debes tener en mente la adaptación de cada plan a la situación y circunstancia de cada empresa. No existe ninguna receta universal que se pueda aplicar a todas las empresas.

De modo general, el plan de comunicación interna incluye dos apartados.

El primero comprende la fase de análisis y estudio. Por lo tanto, se hace una análisis de la empresa, de los antecedentes de la comunicación y de la problemática del personal.

El segundo apartado es la fase de reflexión y acción.  Ahí se reflexiona sobre los resultados obtenidos en la primera parte. Además, se formulan objetivos, se deciden las herramientas y las acciones, se estipula el calendario de trabajo y todos los mecanismos de control y seguimiento para verificar la eficacia del plan. En este último apartado se deberá asignar un presupuesto y los recursos materiales y humanas que harán falta.

5. ¿Cuál es el procedimiento para  poner en marcha el plan de comunicación interna?

El procedimiento incluye 5 fases:

  • Documentación
  • Análisis
  • Propuestas
  • Ejecución
  • y Evaluación

Recuerda que estas fases del plan deberán ser promocionadas a partir de una campaña informativa.

FASE I: Documentación

Es la reunión de los responsables del plan con las áreas cooperadoras.

En esta se acumula información sobre la empresa, la cultura, el entorno del negocio y los objetivos. También se recopila datos sobre la historia de la comunicación de la empresa, sobre la marca interna y el sobre el plan actual del negocio.

Es muy importante consultar los resultados genéricos sobre la evaluación del desempeño y el informe del clima laboral. Asimismo, el barómetro nos permitirá detectar la problemática actual de la comunicación interna.

FASE 2: Análisis

Reunión con los responsables del plan. Además del análisis de datos reales, interpretación y conclusiones.

FASE 3: Propuestas

Reunión con los responsables y las áreas implicadas en el plan.  De igual forma, se redacta el plan, se elabora propuestas de oportunidades informativas, se postulan los mensajes clave y el calendario de acción.

FASE 4: Ejecución

Difusión del plan, reciclaje y formación de líderes; puesta en marcha del plan. Además, junto con la implantación se busca asesoramiento.

FASE 5: Evaluación

Seguimiento y control de las políticas de comunicación y de la efectividad de los medios. Por ejemplo, se mide los obstáculos, los resultados del negocio, se confronta el cumplimiento objetivos cumplidos y se lanzan nuevas propuestas de mejora.

6. ¿Cuáles son las áreas y las oportunidades informativas que se tratan en el plan?

Conviene dar información sobre todas las áreas del negocio y sobre el entorno, la economía, la tecnología y el aspecto socio- laboral. Asimismo, se pueden tratar diferentes temas: la evolución del entorno, la situación de la empresa, los proyectos en marcha, los cambios necesarios, la estrategia de cambio, la información que afecte al empleado y las oportunidades de formación.

Las oportunidades informativas dependen de cada empresa. En última instancia, se refieren a la conveniencia de difundir un tema, a la forma como hay que abordarlo, al acierto en la elección del canal adecuado y a la necesidad de reiterar la misma información a través de otro medio o canal.

7. ¿Cuáles son los medios de comunicación que garantizan los mejores resultados?

Como he mencionado anteriormente, depende de cada empresa, de su cultura y de la habilidad en el uso de los medios elegidos.

Cada empresa deberá transmitir y elegir los medios más adecuados en función del tipo de negocio y de las informaciones que necesite. Por ejemplo, hay empresas que con pocos medios consiguen mucho, dándose también, por el contrario, el caso de empresas que con demasiados medios se bloquean.

Pablo Molina (2000) destaca los beneficios de los medios de comunicación cuando dice:

Estas herramientas participativas facilitan la coordinación entre los trabajadores, mejoran el clima social, satisfacen necesidades relacionadas con el nuevo contrato emocional y con los valores intangibles de la empresa. Lo relevante es que el profesional responsable del plan sepa optimizar el uso de cada medio, coordinar la información y las comunicaciones de modo que se consigan los objetivos formulados en el plan de comunicación.

Pablo Molina

Existen una variedad de medios para fomentar la comunicación. De todas ellas, podemos destacar: los desayunos informativos, la intranet, los blogs departamentales, los correos electrónicos, los móviles, el boletín informativo digital, las reuniones, el buzón de sugerencias, el periódico mural, los manuales de acogida, el teléfono de información, los vídeos, las convenciones internas, las excursiones y salidas entre los empleados, las jornadas de puertas abiertas y las comidas de empleados.

8. ¿Qué tipo de comunicación hay que cuidar de forma especial en el plan de comunicación interna?

La comunicación de los directivos líderes con los colaboradores tiene especial importancia en cualquier plan de comunicación. Al fin y al cabo, son ellos quienes entablan un diálogo permanente con el personal a su cargo. Además, hacen de emisores, receptores (interpretan y conocen), portavoces y mediadores.

La comunicación entre líderes y colaboradores posibilita la comprensión de tareas y trabajos, establece mejoras en los procedimientos y las prácticas,  impulsa la motivación de los colaboradores, aprueba la generación de nuevas ideas y canaliza las contribuciones.

Por otro lado, debemos entender que la comunicación interna es un proceso en el cual tiene especial importancia el feedback (la respuesta). Por esta razón, es muy importante que la comunicación fluya en todos los sentidos: ascendente (líderes y colaboradores), descendente (colaboradores y líderes), horizontal (entre departamentos) y diagonal (entre diferentes líderes y colaboradores, entre diferentes áreas y departamentos). En este último caso, la comunicación diagonal hace posible el desarrollo de la visión del negocio, el trabajo multidisciplinar y la mejora de los procesos de trabajo.

9. ¿De qué depende la eficacia de un plan de comunicación interna?

Los factores son múltiples. Por ejemplo, de la cooperación de las áreas implicadas, de la documentación disponible y del apoyo de la dirección.

Hay quienes afirman, también, que su eficacia está condicionada por la política informativa interna y la cultura de la empresa (Marisa del Pozo Lite, 1997). La cultura de empresa y la política de comunicación son importantes, pero conjuntamente hay otros factores que influyen en la eficacia del plan.

Es importante unificar y dar coherencia a los planes implantados en la empresa. Por lo tanto, el plan de comunicación interna debe estar en armonía con el plan general de la empresa, el plan de comunicación externa, el plan de formación y el plan de recursos humanos.

No olvidemos que es decisivo la elección de un equipo competente, la colaboración y el compromiso de la alta dirección, el estilo de comunicación de los líderes, la capacidad de optimizar los recursos existentes y la implicación de todo el personal.

Finalmente, no podemos dejar de destacar que el presupuesto es un factor importante en tanto condiciona y limita la implantación de acciones de comunicación.

Durante el desarrollo del plan, otro aspecto a tener en cuenta para garantizar el cumplimiento de los objetivos es efectuar las correcciones necesarias. Recuerda que en la última etapa (la evaluación del plan) los resultados deben ser estudiados y tomados en cuenta en el siguiente plan de comunicación.

Reflexión

No olvides que la buena comunicación se trabaja con un plan de comunicación interna, pero se construye día a día con actitudes positivas y constructivas que promuevan el diálogo interno y la cooperación.

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Publicado por
leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

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