Detección de necesidades y plan de formación (2)

 

Siguiendo con el caso de la cadena de Supermercados, en este post vamos a tratar sobre el apoyo tan necesario que da la Dirección de Comunicación Interna al Director de Formación. Adjunta un modelo de campaña de comunicación interna-

Desayuno de trabajo

Son las 9 de la mañana, empieza la jornada en el despacho del Director de formación Sr Pedro Vega.

Asisten a la reunión los directores de: formación, comunicación interna y de comunicación con el cliente. El objetivo es repasar y aprobar la campaña de comunicación interna para lanzar el estudio de detección de necesidades en toda la cadena de supermercados.

El apoyo del área de comunicación interna es indispensable


Los directores repasan las acciones del plan propuesto por la Directora de Comunicación interna, quien está abierta a todo tipo de  sugerencias.

Aspectos básicos de la campaña informativa

La directora  lee el primer esquema de su plan de trabajo:

Modelo de Campaña de Comunicación Interna

Objetivo:

Sensibilizar  y entusiasmar a todo el personal para que colabore con el estudio de detección de necesidades de formación.

 

Canales de comunicación:

Correos electrónicos, reuniones informativas, creación de un blog, twitter, notas de prensa, artículos en la intranet, revista interna digital, revista bimensual impresa,  carteles, tablón de anuncios y  entrevista personales.

Acciones previstas:

Apoyo del Director Gerente del Supermercado

EL  Gerente del negocio, Sr. Carlos Navarro comunicará a todo el personal de los supermercados  a  través de correos electrónicos  personalizados, el nuevo plan de formación que se  desarrollará en la empresa, el  mismo que se iniciará con un estudio de necesidades formativas.

 

En este correo el Gerente explicará los objetivos del plan y pedirá el apoyo del personal y agradecerá la  colaboración del personal.

De forma simultánea, en la revista interna impresa, escribirá  un editorial sobre la importancia de formar de acuerdo a unas necesidades reales y contrastadas.

Reuniones en cascada 

 

Primera reunión con  JEFES y MANDOS

Presididas por el  director de cada Tienda.

Orden del día:

  • Informar sobre el estudio de detección de necesidades y la realización de un plan anual de formación el primero que se realizará en la compañía.
  • Explicar el nuevo proyecto de formación; favorecer el debate y recoger impresiones.
  • Transmitir este mensaje a su personal y solicitar colaboración en el estudio.

Segunda reunión  CON JEFES  Y MANDOS

Orden del día:

  • Constituir equipos de trabajo  que apoyaran el estudio de necesidades formativas.
  • Propuesta y elección de los empleados que formaran los equipos de trabajo.
  • Elección de empleados que apoyaran el blog sobre el Nuevo plan de formación.

REUNIONES DE JEFES CON EMPLEADOS

Orden del día:

  • Explicar los fines y objetivos del plan anual de formación.
  • Destacar la  importancia de la formación en el desarrollo del negocio y en el desarrollo profesional  de cada empleado.
  • Pedir y agradecer su colaboración en las entrevistas y en los cuestionarios que se van a realizar, los que deben cumplimentarse en el plazo señalado.

Correos electrónicos

Estos correos estarán  firmados por  los directores de: formación, comunicación interna y  comunicación con el cliente. Se contestarán todos los correos, se atenderán todas las dudas y se agradecerá la participación.

Correos dirigidos a mandos y otros jefes.

 

Mensaje 1. Agradecer la  participación en las reuniones y breve reseña de los acuerdos alcanzados.

Correos personalizados a todo el personal

Mensaje 1: Objetivo: informarles sobre el  plan de formación  y  sobre la importancia del estudio diagnóstico de necesidades  formativas, hecho que ya fue comunicado por el Gerente.

Poner énfasis en la importancia del plan  y en la importancia de contestar sinceramente todos los cuestionarios, los mismo  que deberán cumplimentarse  en el plazo previsto.

 Intranet

Se incluirá una sección para informar sobre el tema.

Creación de un blog

Objetivos posibles del blog:

  • Crear conciencia sobre la cultura de aprendizaje que se va a crear en la empresa.
  • Informar sobre los objetivos  del  Plan Anual y sobre el estudio de detección de necesidades.
  • Destacar que es el primer de diagnóstico de necesidades que se hace.
  •  Crear  un canal de participación para favorecer el flujo de opiniones y comentarios; manifestar dudas y preguntas.

Notas de prensa

  •  Informar  puntualmente sobre los avances del plan de formación en todas los supermercados.

Revista digital

  •  Artículos sobre temas de formación.

El tablón de anuncios

Contenido:

  •  Información puntual sobre el  desarrollo del plan de formación.
  •  Implantar sección  testimonial  escrita por los empleados que están participando en los equipos de trabajo.

Carteles

Estos carteles tendrán fines tendrán fines propagandísticos y tendrán slogan por ejemplo:

  • “A mayor formación mejor cualificación de los trabajadores y mejor eficacia en el negocio”

Twitter

  •  Crear tweets  informando puntualmente sobre  todo el  desarrollo del plan de formación.

Revista interna bimensual

  • Artículos sobre el plan anual de formación, beneficios de la formación. Otros temas relacionados con la formación.

Correos electrónicos y mensajes

A todo el personal de la Cadena de Supermercados.

Mensaje 2: Informar sobre el blog que se ha creado. Breve referencia de los objetivos y resultados previstos con el plan de formación.

    • Mensaje 3 Adjuntar del cuestionario de detección de necesidades resaltando la importancia de remitirlo cumplimentado en el plazo previsto.
    • Mensaje 4 Carta de agradecimiento después de recibir la respuesta del empleado.

A jefes y mandos

Mensaje 2  Adjuntar cuestionario sobre los objetivos logrados por cada departamento y sobre percepción de grado de cumplimiento de objetivos globales del supermercado.

Las respuestas de este cuestionario ayudarán a identificar las necesidades de formación de cada área. Como dije en el post anterior, se trata de saber si las carencias formativas son: de conocimientos, de procedimientos o de  actitudes

  • Mensaje 3 Adjuntar cuestionario sobre necesidades de formación que  se van aplicar a todo el personal a su cargo
  • Mensaje 4 Adjuntar formulario sobre detección de necesidades de formación  que requiere cada empleado, según la entrevista de evaluación del desempeño.

Entrevistas

  •  Las entrevistas se harán a   jefes, mandos  y empleados, siguiendo una muestra representativa. El tema  será la percepción de la cultura de la empresa.

Estas entrevistas, tienen por finalidad conocer cómo el personal percibe y afronta las dificultades externas e internas, la forma en la que se toman las decisiones importantes, la forma cómo se comunican los acontecimientos, la forma cómo se participa de los objetivos de la empresa.

Otras herramientas de comunicación  interna opcionales  para apoyar al responsable de formación 

  • Memos  escritos para informar sobre asuntos de la formación.
  • Reuniones  informativas en las que asistan los responsables del proyecto.
  • Comidas de trabajo.
  • Observatorio de formación o bien grupos de mejora de formación.
  • Video o CD Corporativo sobre  importancia de  la formación.
  • Buzón de sugerencias.  Concurso mejor idea formación.
  • Teléfono de información.
Conclusión
La campaña de comunicación interna contribuye a que el estudio de detección de necesidades tenga el apoyo y la participación del personal.
 El modelo de campaña se diseña según el personal dispuesto a trabajar, de los canales oficiales existentes, de las preferencias de cada empresa ; de los recursos de tiempo y el presupuesto disponible.
En el siguiente post, trataré sobre el diseño de programas de formación.  
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