Detección de necesidades y el plan de formación (6)

En los post anteriores hemos visto todo el proceso necesario para acertar con el plan de formación en un Supermercado. En esta última publicación hablaremos sobre la última fase del plan: la evaluación.

Conoceremos los tipos de evaluación que se realizan:  del  curso y del formador,  del proceso formativo y  de los resultados obtenidos y, por supuesto, la evaluación del presupuesto.

Es el último día del curso ” Técnicas de venta” y el día de la clausura del curso. El Gerente, en presencia del profesor  agradece  a todos los empleados participantes su asistencia al curso.

Después de un breve discurso,  pide  por favor, que rellenen en anonimato y con total sinceridad,  los cuestionarios de evaluación que se van a repartir y que contesten todas las preguntas. El Gerente, enfatiza que todas las respuestas se tendrán en cuenta para mejorar sucesivas acciones formativas, lo cual repercutirá en beneficio de todos.  En el cuestionario que se reparte se ha unificado la evaluación  tanto del formador como de los objetivos del curso.

La evaluación y las sugerencias

Han terminado de impartirse todos los cursos.

El Director de formación de la cadena de supermercados tiene en su despacho todas evaluaciones de los diferentes programas impartidos, va a tomar nota de todas las apreciaciones recibidas.

Tiene claro que necesita leer y tener en cuenta cada cuestionario contestado para conocer en su conjunto el grado de satisfacción de cada trabajador formado, los resultados de las técnicas de aprendizaje y los aspectos a mejorar en cuanto a contenidos. Mediante la evaluación tendrá acceso a conocer  la eficacia de todo el programa.

Piensa en silencio: “Es mucha información, pero toda necesaria para mejorar la efectividad del negocio”. “Estoy cansado, han sido muchos cursos de formación y a largo de su realización he tenido que solucionar muchos imprevistos. Sin embargo, me encuentro muy satisfecho con los resultados.” La próxima semana convocaré a una reunión, el orden del día será: comentar estas evaluaciones y hablar sobre los aspectos que mejoraremos en el próximo plan de formación.”

LA EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD FORMATIVA

La evaluación es el último eslabón de la actividad formativa y  ha de realizarse  antes, durante y al finalizar el desarrollo del proceso formativo. La evaluación no es un fin, sino un medio para obtener información y comprobar si se han conseguido los objetivos.

Medir la eficacia de la formación es útil: para determinar si  los objetivos y  los cursos impartidos se realizaron tal como se habían previsto, para comprobar los efectos de la formación en un mejor desempeño del puesto y para optimizar futuras acciones formativas. (cfr. Estudios financieros, nota técnica” Dirección, gestión y desarrollo de RRHH“, págs 159-190)

LA EVALUACIÓN DE LOS PARTICIPANTES

La importancia del cuestionario de satisfacción

Todos los cursos incluidos en cada programa de formación deben ser evaluados a fin de tener información sobre la efectividad de la técnicas y métodos empleados, así como la efectividad de la tarea del profesor.

El cuestionario de satisfacción, el mismo que debe cumplimentarse un día antes de finalizar la acción formativa o el último día de curso, se suele dividir en dos apartados: La evaluación del formador y la evaluación del curso.

Aspectos que deben evaluarse

Mediante  este test se  comprueba como se ha desarrollado el curso desde la perspectiva de los asistentes: contenidos impartidos, comprensión, utilidad; actitud y comportamiento del formador: interés, respuestas a dudas o preguntas, resolución de situaciones difíciles, así como su aptitud, experiencia y conocimiento en los temas desarrollados.  Otras preguntas obligadas son: los métodos para la participación y cohesión de los alumnos, la organización y distribución del tiempo; la rentabilidad del tiempo empleado, las expectativas del curso; las instalaciones es decir, la comodidad de la sala, el espacio, la distribución, la duración de las sesiones o descansos.

LA EVALUACIÓN DEL FORMADOR

La evaluación del aprendizaje de conocimientos y la actitud

Así como el alumno, plasma en un cuestionario sus impresiones del curso, es también  necesario que cada profesor evalúe el aprendizaje  de sus alumnos. En un ficha individual,  el formador  debe realizar una evaluación global de las actitudes observadas en cada alumno. En este sentido, debe poner nota o escribir comentarios acerca de : su participación, implicación, motivación e interés, integración en el grupo, aprendizaje y puntualidad.

Evaluación inicial – evaluación final

La evaluación continua del aprendizaje, convierte al profesor en pedagogo, es decir, en conductor del alumno hacia la meta propuesta.

Es aconsejable realizar como mínimo dos tipos de evaluaciones: una al inicio y otra al finalizar el curso.

La evaluación inicial (llamada también evaluación diagnóstica) realizada por el profesor  antes de comenzar el proceso de aprendizaje  es básica para determinar en los asistentes: las actitudes (favorables o no al curso), sus intereses y motivaciones, y sus conocimientos. Las técnicas empleadas son: los test, la entrevista  y las pruebas de conocimientos.

Los ejercicios, los rol playing y otras pruebas 

Además de este examen inicial, el profesor debe realizar continuas pruebas para controlar la marcha del curso y, si es necesario corregir la metodología. En este tipo de evaluación” no es aconsejable dar calificaciones; es más eficaz informar al alumno si van o no dominando la materia, y en caso negativo, orientarle“. La esencia de esta evaluación es la comunicación al  trabajador formado de los resultados.

El aprendizaje de conocimientos, de habilidades  y la de actitudes, deben evaluarse por separado. En la evaluación de conocimientos, se suelen emplear cuestionarios con preguntas cortas, tipo test, o bien preguntas abiertas. La evaluación de habilidades, normalmente la observa el formador a lo largo del proceso formativo en la participación de debates, en las preguntas que formula, en la solución de casos prácticos, en la realización de ejercicios de role playing, etc. La evaluación de actitudes, se suele apreciar en el momento el alumno se incorpore en su puesto de trabajo: en el rendimiento, en la productividad, en la motivación, en un mayor grado de responsabilidad, en nuevas habilidades.

LA EVALUACIÓN DE TODO EL PLAN DE FORMACIÓN

Este tipo de evaluación nos permitirá conocer si a lo largo del proceso se han ido cumpliendo los objetivos de los programas formativos.

Se trata de precisar si se detectaron  las necesidades de formación correctamente y, si los objetivos de los cursos se cumplieron. Del proceso formativo se valora : si el diseño de los cursos fue el  adecuado, el acierto en la elección del lugar de la formación, el horario y la distribución del tiempo. Otros aspectos  que  también se cuestionan son: la efectividad de la ejecución de la formación:  el cumplimiento del calendario previsto, las expectativas de los participantes, los objetivos previstos y la participación asidua de asistentes.

LA EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA FORMACIÓN

Con este tipo de información conoceremos los efectos que la acción formativa ha producido en los asistentes. Esta evaluación va más allá del saber y se concentra en el saber hacer. Se trata de analizar hasta que punto los participantes son capaces de transferir los nuevos conocimientos a su puesto de trabajo en mejora del desempeño y actitudes.

Para medir los resultados es necesario establecer los parámetros previos que sufrirán cambios como consecuencia de la formación. Estos parámetros están relacionados con la calidad de su  desempeño laboral. Como ejemplo podemos mencionar los siguientes:

  • Consumo de materias primas o energía.
  • Tiempo requerido para el servicio o desarrollo del trabajo.
  • Cantidad de fallos, retrasos, errores.
  • Otros costes de no calidad…

Otra forma de medir el impacto de la formación es  evaluar la rentabilidad económica de la formación a través del cálculo de la inversión de la actividad formativa y el beneficio de la empresa como consecuencia de la formación.

Los pasos son los siguientes cálculos: Cfr. Oriol Amat (2006) Aprender a Enseñar 154-157)

  • Del importe invertido en formación.
  • Del aumento de ingresos gracias a la formación.
  • De la reducción de gastos gracias a la formación.
  • De la rentabilidad entre la inversión y la mejora del resultado de la empresa.
  • Del rendimiento de la inversión (ROI).  El Roi es un ratio que divide el beneficio de la inversión en formación por el importe invertido. ROI= beneficio/ inversión
  • De la tasa interna de rentabilidad (TIR)  El TIR es la tasa que iguala a cero los valores actualizados de todos los pagos (inversión en formación) y cobros de beneficios que se producen como consecuencia de la acción de formación.
 
El principal problema de estos métodos de cálculo es que solo consideran los beneficios que se miden con dinero (como suele ser el aumento de la motivación, etc.). En este sentido, se recomienda que la motivación se complemente con todos aquellos aspectos no cuantificables que sean de interés.

LA EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO

El objetivo de este tipo de evaluación es que la formación se ajuste al presupuesto previsto de la forma más exacta y real posible. La evaluación presupuestaria debe realizarse comprobando el gasto final de cada curso impartido. De esta forma, se comprueba si el presupuesto gastado coincide con el presupuesto inicial  previsto.

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leliazapata

leliazapata

Experta en Comunicación Interna creativa y en OKR. Facilitadora y Mentora. Implementa el sistema de Objetivos OKR en empresas, en áreas de Comunicación, RRHH y/o en equipos. Más de 20 años de experiencia en Proyectos de aprendizaje y Comunicación Interna para fomentar una cultura colaborativa y de resultados.

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Alma Cepeda

Cultura

Ha sido docente de la cátedra Gerencia de la Comunicación de Crisis. Ha dirigido el departamento de comunicaciones corporativas y Gerencia de Asuntos Públicos de empresa líder del sector energía.

Es consultora de comunicación interna, cultura organizacional y gestión de crisis. Formó parte del comité de riesgo y gestión de crisis. Diseño actividades formativas en entornos híbridos. Experta DISC.

Área de conocimiento: comunicación interna, comunicación de crisis, liderazgo y comunicación, diagnóstico y plan estratégico de comunicación, responsabilidad social. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Minuciosa, analítica, organizada y efectiva.

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Gestión del cambio

Más de 17 años apoyando proyectos de cambio en México, Argentina, Brasil, Perú, Chile y otros países de LATAM.

Levantamiento y diseño procesos de RRHH y consultoría. Posee un Change Management Foundation APMG® , un HCMBOK® Certified Professional (Gestión del cambio) y un certificado como PDA® Analyst.

Área de conocimiento: Gestión del cambio, Transformación digital, Liderazgo, cultura y equipos de trabajo. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Evangelizador de las tendencias de cambio y nuevos modelos de negocio. Observador, metódico y orientado a resultados.

Lelia Zapata

Comunicación Interna

Más de 25 años de experiencia. Experta en comunicación interna y entornos colaborativos. Ha sido profesora de empresa, estrategias de RRPP, gabinetes de prensa y comunicación interna.   

Ha trabajado en las áreas de MK, RRHH, comunicación corporativa, comunicación interna y en formación para Asociaciones de empresarios, en pequeñas y medianas empresas españolas en diferentes sectores.

Área de conocimiento: comunicación responsable, comunicación interna 360º, diagnósticos de clima laboral y planes de comunicación. Con vocación de servicio, orientada a resultados, preocupada por el aprendizaje útil y el desarrollo personal del alumno. Creativa e innovadora.

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