Funciones de la comunicación interna

Este post trata sobre la misión del responsable de comunicación interna y las responsabilidades que asume. Explica las diferentes funciones alternativas que pueden ser desarrolladas por el profesional de la comunicación interna.

¿Qué hace un responsable de comunicación interna?

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EL ÁREA DE COMUNICACIÓN INTERNA

Aunque sepamos que la comunicación interna es responsabilidad de todos los integrantes de una organización, debe existir un área, o por lo menos, una persona responsable de esta misión.

La persona elegida debe tener conocimiento del negocio, de su plan estratégico y, estar próxima a la Dirección General de la empresa. 

MISIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

El comunicador interno tendrá la siguiente misión:

Liderar, animar y fomentar el diálogo interno entre  todas las áreas del negocio, cuidando  la eficacia de todo el proceso de comunicación.

En esta misión debe implicarse desde la Dirección general hasta los mandos medios. Cuando el CEO se implica, se fortalece la legitimidad del área de comunicación interna.

Si se pretende fomentar una cultura participativa y convertir al colaborador en embajador de la marca interna, hay que implicar a todos, incluyendo a los influencers. 

5 Responsabilidades del comunicador interno

1.MEDIR

Realizar de forma periódica una auditoría de Comunicación Interna y estudios de clima laboral.

2.PLANIFICAR

Diseñar el plan estratégico de Comunicación Interna en coordinación con la Dirección General y el área de Marketing, Comunicación Externa y Recursos Humanos.

3. COMUNICAR

 Favorecer la comunicación 360º a través de la implantación de un plan integral de comunicación en coordinación con comunicación externa, marketing y recursos humanos.

Fomentar una cultura interna digital y cooperativa a través del uso de nuevas tecnologías: uso de la web, redes sociales y teléfono móvil.

4.ASESORAR

Apoyar y asesorar al Comité de Dirección, y a todos los colaboradores en general, para que sean mejores comunicadores.

5.EVALUAR

Diseñar, implantar, realizar un seguimiento de los canales oficiales de la empresa.

 5 FUNCIONES  DEL COMUNICADOR INTERNO

El responsable de Comunicación Interna, dependiendo del tipo de empresa, número de trabajadores y recursos asignados,  puede desempeñar funciones integradoras, informativas, preventivas, colaborativas y evaluadoras.

Todo depende de la circunstancias de cada empresa, de las prioridades y del personal de apoyo.

Funciones de la comunicación interna

 #1 Función integradora

El responsable de Comunicación Interna fomenta la cohesión interna, mejora el sentimiento de orgullo de pertenencia. Para ello, alinea al personal en los valores y objetivos del negocio, responsabilidad que desarrolla basado en un diagnóstico de clima laboral.

Cuidar y medir el clima laboral.

  • Evaluar la gestión empresarial preguntando a los colaboradores sobre aspectos claves: estilo de liderazgo, formación, compañerismo, información, etc. La mejor manera de recopilar información sobre estas cuestiones es a través de una encuesta anónima.
  • Medir por lo menos anualmente,  la percepción y satisfacción del personal, estableciendo tablas comparativas, indicando fortalezas, debilidades y avances.
  • Con la resultados del estudio de clima, elaborar un DAFO interno y proponer un plan de acción
    • Determinar la problemática y definir los objetivos del plan de comunicación.
    • Formar en habilidades de comunicación a todo el personal, especialmente a líderes y mandos medios,

    • Crear espacios de encuentro, de participación, de conocimiento entre áreas con la finalidad de prevenir conflictos internos.

    • Organizar eventos sociales y festejos importantes : aniversario de la empresa, comidas, cena de navidad…
    • Asistir a todos los actos y eventos sociales internos celebrados dentro de la empresa.

#2 Función informativa y comunicadora

El responsable de Comunicación Interna mejora la escucha y promueve el entendimiento entre las diferentes áreas, mejorando la calidad de los procesos productivos.

Gestionar la información y la comunicación online y offline

  • Detectar  oportunidades y necesidades  informativas.
  • Selección y archivo de toda  información útil y de interés sobre la actividad de la empresa –proyectos y resultados–, sobre el entorno del negocio destinado al colaborador.
    • Gestionar la documentación mediante fuentes seleccionadas y especializadas: nacionales, extranjeras y locales, sobre temas de interés o que afecten al sector empresarial.
    • Gestión y selección de la información para la gestión del cambio.
  • Tratamiento de la información según el medio y audiencias, compartiendo y difundiendo contenido útil, interesante, de gran valor.
  • Preparación diaria de un reporte de noticias aparecidas en diferentes medios: prensa diaria y revistas especializadas.
    • Elaborar dossieres informativos a través de una newsletter digital y/o intranet.

Difundir  la cultura corporativa y el proyecto empresarial

  • Promover el conocimiento de la misión, visión y valores del negocio
  • Sensibilizar sobre los proyectos de cambio: explicarlos

Diseñar políticas, manuales y estrategias de comunicación online y offline

  • Diseño y propuestas  de políticas y procedimientos de comunicación.
  • Diseño de estrategias de acción y prevención.
  • Diseño de manuales de identidad corporativa.
  • Diseño de manuales de acogida al personal.
  • Diseño de manuales de estilo y protocolo de diferentes canales offline.
  • Diseño del manual y un protocolo de uso de canales online y redes sociales.

Proponer, diseñar y evaluar  todos los  planes de comunicación que se implanten

  • Diseñar, gestionar, seguir y evaluar el plan estratégico de Comunicación Interna de la empresa.
  • Proponer planes de acogida al nuevo personal y de despedida a los que finalizan su servicio.
  • Crear campañas internas.

Fomentar  la creación de comunidades virtuales

  • Promover las “conversaciones” usando herramientas colaborativas para pensar juntos y  trabajar en proyectos en red y en equipo.
  • Crear y consolidar comunidades virtuales de seguidores internos, garantizando la inmediatez, la interacción y la difusión de contenido de calidad y de impacto.

Asesorar y colaborar con el community manager

  • Apoyar en todo lo relacionado con manuales de protocolo y perfiles sociales corporativos.
  • Trabajar en coordinación con el diseñador a fin de que las imágenes digitales sean atractivas, interactivas y acordes a la temática.
  • Diseñar canales online colaborativos intranet, foros, blog, wikis, newsletter diaria, etc.
  • Diseñar mensajes claves adaptados a las diferentes audiencias internas.
  • Personalizar mensajes.

#3 Función preventiva

El responsable de comunicación interna ayuda a la prevención y a resolver  las diferentes crisis :  laborales, de productos o servicios, de identidad digital, etc.

Gestionar y prever crisis 

  • Conformar el gabinete de crisis. Creación de un manual y un plan de crisis a fin de estar preparados  ante sucesos imprevistos.
  • Generar planes y protocolos de acción dependiendo del tipo de crisis que estalla.
  • Gestionar la expectación y el entendimiento de los grupos o sectores afectados.
  • Evaluar los planes de acción y las soluciones en busca de su optimización.

Prevenir conflictos internos y proyectos de liderazgo

  • Participar en el diseño de protocolos de solución de conflictos internos
  • Proponer proyectos de formación de mejora de liderazgo.

#4 Función colaborativa

El responsable de Comunicación Interna necesita crear espacios de encuentro y acercamiento entre áreas y entre personas.

Buscará sensibilizar y convencer antes que imponer.

Promueve una cultura colaborativa y de innovación.

  • Necesitará crear conciencia de responsabilidad compartida
  • Favorecerá el intercambio de conocimiento y de aportes.
  • Velará por las buenas relaciones humanas.
  • Promoverá el uso de redes sociales internas

Desde este punto de vista, puede realizar una labor de apoyo para fomentar la innovación, en coordinación con I+D

Proyectos de reconocimiento, formación y  de localización del talento

  • Apoyo de propuestas relacionadas con proyectos de reconocimiento.
  • Propuestas para programas de formación con diferentes propósitos. Por ejemplo: formar a los trabajadores en temas de protocolo y uso de redes sociales, entrenar al personal en situaciones de crisis, preparar al personal para un cambio, formar a líderes en habilidades de comunicación, etc.

Promover el trabajo de equipos multidisciplinares

  • Promover la conformación de equipos  multiculturales, de diferentes áreas y con diferentes perfiles.
  • Fomentar la creación de equipos de alto rendimiento: investigación, calidad, creatividad,  innovación, solución de problemas…
  • Proponer premios a los resultados obtenidos por los equipos
  • Difundir logros y buenas prácticas a partir de convocar a sesiones informativas en línea o, reuniones en cascada.

Fomentar una cultura de creatividad e innovación 

  • Realizar campañas para optimizar el producto o servicio que ofrece la empresa.
  • Fomentar la transferencia de conocimiento importante y útil para las necesidades actuales del negocio.
  • Generar temas de conversación en los canales online que fomenten nuevas ideas y la participación de los colaboradores.
  • Fomentar la creatividad y la mejora de procesos a través del buzón de sugerencias, de redes sociales, blogs internos o, de cualquier otro canal digital que disponga la empresa.

Promover investigaciones  cuantitativas y cualitativas

  • Idear encuestas y estudios para diagnosticar la apertura al cambio digital.
  • Participación en el diseño de encuestas 360 grados.
  • Diseñar  estudios de responsabilidad social interna.


# 5. Función evaluadora

Desde esta función se pretende hacer un seguimiento de las actividades y proyectos de comunicación interna, así como evaluar.

El fin último es medir el impacto, establecer mejoras y corregir desviaciones.

Gestión de auditoría

  • Cuidar la eficacia de todos los canales oficiales de comunicación en el proceso de comunicación: mensajes, contenido, feedback.
  • Evaluar  la mejora del impacto de los mensajes y canales.
  • Realizar propuestas para optimizar los canales de comunicación implantados.

Seguimiento del impacto de las acciones realizadas

–  Establecer métricas de impacto y resultados de cada una de las actividades realizadas por comunicación interna.

Algunos ejemplos:

  • % de empleados que según la última encuesta de clima se encuentran insatisfechos/ satisfechos
  • Número de clics en el blog de innovación
  • Número de aportes en campaña de sugerencias
  • Incrementos de seguidores en las redes sociales corporativas.

– Acciones de seguimiento y realizar métricas

  • Al contenido generado por líderes y otros colaboradores clave, en las redes sociales, destacando las mejores contribuciones.
  • Al cumplimiento de protocolos de comunicación digital (reglas de juego) en las redes sociales por parte de los empleados.
  • A los contenidos en material impreso y en soportes digitales:
    • Página web, blogs, Facebook, Twitter
    • A la intranet : boletines de noticias, podcasts, vídeos, wikis, correos electrónicos de voz, foros, feeds de noticias…

Este seguimiento y diseño de métricas, nos permite garantizar el uso eficaz y la inversión en  todos los canales de comunicación internos activos.

 Nuestras propuestas

1º Ante las innumerables potencialidades de la Comunicación Interna, soy partidaria de focalizarnos en dos funciones, recordando que, la función básica del comunicador interno es alinear los objetivos del área de comunicación interna con los objetivos de la empresa.

2º Antes de gestionar oficialmente la Comunicación Interna, es imprescindible diseñar: una política de comunicación y por supuesto, haber diseñado un plan estratégico, acorde a la misión  y recursos del puesto.

 ¿Qué opinas? ¿Cuáles son, para ti, las dos funciones elementales con las que se debe empezar a trabajar?

 

Organizar un área de comunicación interna

En  post trata sobre tres razones básicas para profesionalizar la comunicación interna en cualquier entidad.

   productividad oficinas

Retos de los CEOS ante la efectividad del negocio

En un entorno dominado por la conectividad, por el uso preferente de portátiles y teléfonos inteligentes para compartir contenido, comunicar e interactuar, son cada vez más los Ceos que se abren a la posibilidad de  gestionar sus comunicaciones internas.

Estos empresarios quizás han comprendido que  las conversaciones con los seguidores de su marca a través de blogs, facebook, twitter, instagram y otras plataformas, no son suficientes para garantizar la correcta gestión de la imagen y reputación de la empresa.

En este sentido,  la buena noticia es que cada vez son más los directivos que admiten la prioridad de atender al público interno. Responsabilidad  que implica garantizar la armonía, la coordinación y el trabajo en equipo y en este caso, la mejor opción es abordar la comunicación interna digital   desde una perspectiva técnica y profesional.

¿Por qué es importante la comunicación interna en las empresas?

La comunicación interna es la savia de las organizaciones del siglo XXI ya que el mejor patrimonio de cualquier empresa es la confianza.

La credibilidad externa no es posible sin credibilidad interna. Si no hay comunicación, ni coherencia, no podrá surgir confianza. La confianza de los directivos en el personal y viceversa es la base para construir una empresa próspera. La buena comunicación no se genera sola, necesita de una estructura, de unos responsables que la promuevan.

A continuación, te doy 3 argumentos para que organices un área, unidad o departamento de comunicación interna.

Sigue leyendo “Organizar un área de comunicación interna”

Comunicación de crisis

Internet y Prensa

Este post es una reflexión acerca de la prensa y de la gestión de crisis en internet.

Es necesario que se valore la relevancia del papel de los periodistas  al igual que el de los empleados en la gestión de cualquier crisis.

La inmediatez y rapidez de Internet

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Comunicación de Crisis

Plan después de la Crisis (4)

En este post hablo sobre las  acciones y gestiones  necesarias después de la crisis.

Los momentos de tensión han pasado, finalizaron las ruedas de prensa, las comparecencias en los medios, los empleados están más tranquilos.

Poco a poco, se han ido resolviendo las dificultades, todo empieza a volver a la normalidad.  En apariencia, la crisis ha terminado,sin embargo no es así.

En toda crisis hay una etapa de post-crisis. En esta fase, la empresa debe intentar recuperarse fortaleciéndose en todos los sentidos.

¿Qué puede hacer el profesional de la comunicación después de la crisis?

Agradecer apoyos y colaboración.

Escuchar a los afectados.

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Comunicación de crisis

EL plan durante la crisis (3)

En este post doy pautas para afrontar y resolver una crisis. Cuando termines de leerlo sabrás de modo general, qué medidas debes tomar para gestionar una crisis.

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Un accidente que termina en fallecimiento, un incendio,  una inundación en una fábrica, el fallecimiento del presidente de la empresa, una suspensión de pagos, malas inversiones y el cierre de alguna o algunas sucursales por escasa productividad, son algunos hechos que pueden suceder en cualquier empresa. Lamentablemente, pueden ocurrir y ocurren.

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Plan de Prevención (2)

Gestión de crisis: la prevención

Algunas reflexiones sobre las gestiones convenientes que debe realizar el departamento de comunicación antes de  que  ocurra una  CRISIS.

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Antes de la Crisis

Rescatando las experiencias  en gestión de crisis de empresas multinacionales , de agencias de RRPP y  de departamentos de comunicación, haré unas recomendaciones sobre la  mejor forma de prepararse para gestionar una crisis antes de que estalle.

Sigue leyendo “Plan de Prevención (2)”

El Comité de Crisis

 
 Este post trata sobre el objetivo del Comité de Crisis,  las tareas, personas y áreas que  pueden integrarlo así como acerca de la importancia de reunirse periódicamente.
 
 

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Organizado el manual de crisis el siguiente paso es crear un comité de crisis

“Aprender del error es un ejercicio de humildad que agradece la sociedad y engrandece a la sociedad” 
 José Manuel Velasco Guardado.

OBJETIVO Y JUSTIFICACIÓN DEL COMITÉ Sigue leyendo “El Comité de Crisis”