Funciones de la comunicación interna

Este post trata sobre las funciones del responsable de comunicación interna y las responsabilidades que asume. También explica las funciones alternativas que este desarrolla.

¿Qué funciones tiene un responsable de comunicación interna?

El área de comunicación interna

Aunque sepamos que la comunicación interna es responsabilidad de todos los integrantes de una organización, es necesario la existencia de un área y un responsable de todas sus funciones.

La persona elegida debe tener conocimiento del negocio, de su plan estratégico y debe estar próxima a la Dirección General de la empresa. 

Misión de la comunicación interna

El comunicador interno tendrá la siguiente misión:

  • Liderar, animar y fomentar el diálogo interno entre todas las áreas del negocio, cuidando la eficacia de todo el proceso de comunicación.

En esta misión debe implicarse desde la Dirección General hasta los mandos medios. Y es que cuando el CEO se implica se fortalece la legitimidad del área de comunicación interna.

Si se pretende fomentar una cultura participativa y convertir al colaborador en embajador de la marca interna, hay que implicar a todos, incluyendo a los influencers.

5 responsabilidades de la comunicación interna

1. Medir

Realizar de forma periódica una auditoría de comunicación interna y estudios de clima laboral.

2. Planificar

Diseñar el plan estratégico de comunicación interna en coordinación con la Dirección General y el área de Marketing, Comunicación Externa y Recursos Humanos.

3. Comunicar

Favorecer la comunicación 360º a través de la implantación de un plan integral de comunicación en coordinación con Comunicación Externa, Marketing y Recursos Humanos.

Fomentar una cultura interna digital y cooperativa a través del uso de nuevas tecnologías: uso de la web, redes sociales y teléfono móvil.

4. Asesorar

Apoyar y asesorar al Comité de Dirección y a todos los colaboradores en general para que sean mejores comunicadores.

5. Evaluar

Diseñar, implantar y realizar un seguimiento de los canales oficiales de la empresa.

5 funciones de la comunicación interna

El responsable de Comunicación Interna, dependiendo del tipo de empresa, número de trabajadores y recursos asignados, puede desempeñar funciones integradoras, informativas, preventivas, colaborativas y evaluadoras.

Todo depende de la circunstancias de cada empresa, de las prioridades y del personal de apoyo.

#1 Función integradora

El responsable de Comunicación Interna fomenta la cohesión interna: mejora el sentimiento de orgullo de pertenencia. Para ello, alinea al personal en los valores y objetivos del negocio, el cual desarrolla basado en un diagnóstico de clima laboral.

Cuidar y medir el clima laboral

  • Evaluar la gestión empresarial preguntando a los colaboradores sobre aspectos claves: estilo de liderazgo, formación, compañerismo, información, etc. La mejor manera de recopilar información sobre estas cuestiones es a través de una encuesta anónima.
  • Medir por lo menos anualmente la percepción y satisfacción del personal, estableciendo tablas comparativas, indicando fortalezas, debilidades y avances.
  • Con la resultados del estudio de clima, elaborar un DAFO interno y proponer un plan de acción.
    • Determinar la problemática y definir los objetivos del plan de comunicación.
    • Formar en habilidades de comunicación a todo el personal, especialmente a líderes y mandos medios.
    • Crear espacios de encuentro, participación y conocimiento entre áreas con la finalidad de prevenir conflictos internos.
    • Organizar eventos sociales y festejos importantes: aniversario de la empresa, comidas, cena de navidad, etc.
    • Asistir a todos los actos y eventos sociales celebrados dentro de la empresa.

#2 Función informativa y comunicadora

El responsable de Comunicación Interna mejora la escucha y promueve el entendimiento entre las diferentes áreas, impulsando la calidad de los procesos productivos.

Gestionar la información y la comunicación online y offline

  • Detectar oportunidades y necesidades informativas.
  • Selección y archivo de toda información útil y de interés sobre la actividad de la empresa -proyectos y resultados-, y sobre el entorno del negocio destinado al colaborador.
    • Gestionar la documentación mediante fuentes seleccionadas y especializadas: nacionales, extranjeras y locales, sobre temas de interés o que afecten al sector empresarial.
    • Gestión y selección de la información para la gestión del cambio.
  • Tratamiento de la información según el medio y audiencias, compartiendo y difundiendo contenido útil, interesante y de gran valor.
  • Preparación diaria de un reporte de noticias aparecidas en diferentes medios: prensa diaria y revistas especializadas.
    • Elaborar dossieres informativos a través de una newsletter digital y/o intranet.

Difundir la cultura corporativa y el proyecto empresarial

  • Promover el conocimiento de la misión, visión y valores del negocio.
  • Sensibilizar sobre los proyectos de cambio: explicarlos.

Diseñar políticas, manuales y estrategias de comunicación online y offline

  • Políticas y procedimientos de comunicación.
  • Estrategias de acción y prevención.
  • Manuales de identidad corporativa.
  • Manual de acogida al personal.
  • Manuales de estilo y protocolo de diferentes canales offline.
  • Manual y protocolo de uso de canales online y redes sociales.

Proponer, diseñar y evaluar todos los planes de comunicación que se implanten

  • Diseñar, gestionar, seguir y evaluar el plan estratégico de comunicación interna de la empresa.
  • Proponer planes de acogida al nuevo personal y de despedida a los que finalizan su servicio.
  • Crear campañas internas.

Fomentar la creación de comunidades virtuales

  • Promover conversaciones usando herramientas colaborativas para pensar juntos y trabajar en proyectos en red y en equipo.
  • Crear y consolidar comunidades virtuales de seguidores internos, garantizando la inmediatez, la interacción y la difusión de contenido de calidad e impacto.

Asesorar y colaborar con el community manager

  • Apoyar en todo lo relacionado con manuales de protocolo y perfiles sociales corporativos.
  • Trabajar en coordinación con el diseñador a fin de que las imágenes digitales sean atractivas, interactivas y acordes a la temática.
  • Diseñar canales online colaborativos, intranet, foros, blog, wikis, newsletter diaria, etc.
  • Diseñar mensajes claves adaptados a las diferentes audiencias internas.
  • Personalizar mensajes.

#3 Función preventiva

El responsable de comunicación interna ayuda a la prevención y a resolver las diferentes crisis: laborales, de productos y servicios, de identidad digital, etc.

Gestionar y prever crisis

  • Conformar el gabinete de crisis. Creación de un manual y un plan de crisis a fin de estar preparados ante sucesos imprevistos.
  • Generar planes y protocolos de acción dependiendo del tipo de crisis que estalla.
  • Gestionar la expectación y el entendimiento de los grupos o sectores afectados.
  • Evaluar los planes de acción y las soluciones en busca de su optimización.

Prevenir conflictos internos y proyectos de liderazgo

  • Participar en el diseño de protocolos de solución de conflictos internos.
  • Proponer proyectos de formación de mejora de liderazgo.

#4 Función colaborativa

El responsable de Comunicación Interna necesita crear espacios de encuentro y acercamiento entre áreas y personas.

Buscará sensibilizar y convencer antes que imponer.

Promueve una cultura colaborativa y de innovación

  • Necesitará crear conciencia de responsabilidad compartida.
  • Favorecerá el intercambio de conocimiento y de aportes.
  • Velará por las buenas relaciones humanas.
  • Promoverá el uso de redes sociales internas.

Desde este punto de vista, puede realizar una labor de apoyo para fomentar la innovación en coordinación con I+D.

Proyectos de reconocimiento, formación y localización del talento

  • Apoyo de propuestas relacionadas con proyectos de reconocimiento.
  • Propuestas para programas de formación con diferentes propósitos. Por ejemplo: formar a los trabajadores en temas de protocolo y uso de redes sociales, entrenar al personal en situaciones de crisis, preparar al personal para un cambio, formar a líderes en habilidades de comunicación, etc.

Promover el trabajo de equipos multidisciplinares

  • Promover la conformación de equipos multiculturales, de diferentes áreas y con diferentes perfiles.
  • Fomentar la creación de equipos de alto rendimiento: investigación, calidad, creatividad, innovación, solución de problemas.
  • Proponer premios a los resultados obtenidos por los equipos
  • Difundir logros y buenas prácticas a partir de convocar a sesiones informativas en línea o reuniones en cascada.

Fomentar una cultura de creatividad e innovación

  • Realizar campañas para optimizar el producto o servicio que ofrece la empresa.
  • Fomentar la transferencia de conocimiento importante y útil para las necesidades actuales del negocio.
  • Generar temas de conversación en los canales online que fomenten nuevas ideas y la participación de los colaboradores.
  • Fomentar la creatividad y la mejora de procesos a través del buzón de sugerencias, redes sociales, blogs internos o de cualquier otro canal digital que disponga la empresa.

Promover investigaciones cuantitativas y cualitativas

  • Idear encuestas y estudios para diagnosticar la apertura al cambio digital.
  • Participación en el diseño de encuestas 360 grados.
  • Diseñar estudios de responsabilidad social interna.

# 5 Función evaluadora

Desde esta función se pretende hacer un seguimiento de las actividades y proyectos de comunicación interna.

El fin último es medir el impacto, establecer mejoras y corregir desviaciones.

Gestión de auditoría

  • Cuidar la eficacia de todos los canales oficiales de comunicación en el proceso de comunicación: mensajes, contenido, feedback.
  • Evaluar la mejora del impacto de los mensajes y canales.
  • Realizar propuestas para optimizar los canales de comunicación implantados.

Seguimiento del impacto de las acciones realizadas

Establecer métricas de impacto y resultados de cada una de las actividades realizadas por comunicación interna.

Algunos ejemplos:

  • Porcentaje de empleados que según la última encuesta de clima se encuentran insatisfechos/satisfechos.
  • Número de clics en el blog de innovación.
  • Número de aportes en campaña de sugerencias.
  • Incrementos de seguidores en las redes sociales corporativas.

Acciones de seguimiento y realizar métricas

  • Al contenido generado por líderes y otros colaboradores clave en las redes sociales, destacando las mejores contribuciones.
  • Al cumplimiento de protocolos de comunicación digital (reglas de juego) en las redes sociales por parte de los empleados.
  • A los contenidos en material impreso y en soportes digitales:
    • Página web, blogs, facebook, twitter
    • A la intranet: boletines de noticias, podcasts, vídeos, wikis, correos electrónicos de voz, foros, feeds de noticias.

Este seguimiento y diseño de métricas nos permite garantizar el uso eficaz y la inversión en todos los canales de comunicación internos activos.

Nuestras propuestas

1º Ante las innumerables potencialidades de la comunicación interna, soy partidaria de focalizarnos especialmente en alinear los objetivos del área de Comunicación Interna con los objetivos de la empresa.

2º Antes de gestionar oficialmente la comunicación Interna, es imprescindible diseñar una política de comunicación y, por supuesto, haber diseñado un plan estratégico acorde a la misión y recursos del puesto.

Y tú, ¿qué opinas? ¿Cuáles son para ti las dos funciones elementales con las que se debe empezar a trabajar?

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leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

0 respuestas

  1. Hola Lelia, una consulta si quisiera implementar por primera vez un área de comunicación interna cuales serían las responsabilidades principales que debería cumplir al menos inicialmente.

    1. Hola Javier,

      En tu caso, antes de darte un consejo tendría que conocer el tipo de empresa en la que trabajas, el sector, también necesitaría conocer los antecedentes de comunicación interna y las circunstancias en las que se ha creado el área o la unidad.
      En el supuesto caso que exista una política de comunicación interna por parte de los directivos o responsables máximos de la empresa, lo ideal es que te asignen (dependiendo del número de personal) un equipo de colaboradores (líderes de área) y te asignen o propongas una misión. No puedes abarcar todo. A partir de este paso deberás empezar con un diagnostico. Para esto necesitarás realizar una medición de clima interno y a ser posible, te recomiendo que realices una pequeña auditoría de comunicación interna.
      Un cordial saludo Javier! y mis mejores deseos. Cualquier otra duda más concreta estoy a tu disposición en leliazapata@talentosreunidos.com

      Te dejo algunos enlaces que te pueden ser útiles:
      Antes de realizar un estudio de clima interno. https://talentosreunidos.com/2013/04/01/el-clima-organizacional/
      Sobre la auditoría de comunicación interna. https://talentosreunidos.com/2015/07/06/auditoria-de-comunicacion-interna-2/

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