Los medios de comunicación interna: guía básica

 Este post trata sobre los medios de comunicación interna alternativos: orales, escritos, audiovisuales y electrónicos. Las empresas pueden optar por ellos para compartir conocimientos y difundir su cultura corporativa, sus planes y actividades empresariales.

1. Importancia de los canales de comunicación

Sobre la importancia de crear canales oficiales

La gestión de los medios de comunicación interna requiere dotarse de canales con distintos fines. Su selección se crea en base a unos objetivos a alcanzar. 

Entre los diferentes medios de comunicación interna hay que elegir los más adecuados al tipo de negocio y tener en cuenta los aspectos que limitan su eficacia.

Cada canal es apto para determinado tipo de mensajes y audiencias. Lo aconsejable es crear un plan de medios y, a su vez, segmentar audiencias para lanzar mensajes eficaces.

Ejemplos de canales:

• Para el personal nuevo: Manual de acogida
• Para mandos medios: Newsletter técnicas
• De redes sociales: preferidos de los perfiles junior, generación x,z

 

2. Medios de comunicación interna más populares

¿Cuáles son los medios de comunicación interna más populares?

Los medios más utilizados son:

• Desayunos de trabajo.
• Los equipos de trabajo.
• La revista digital.
• Las reuniones.
• El newsletter.
• El portal corporativo (intranet).
• El vídeo.
• El buzón de sugerencias.

 

3. Criterios para elegir canal

¿Qué criterios considerar al elegir crear medios de comunicación interna?

• Público al que se desea llegar.
• Tipo de contenido que se nece.sita difundir.
• Emisor oficial.
• Periodicidad de contenidos.
• Oportunidad del mensaje.
• Posibilidad de comprensión, interacción y feedback.
• Responsable de su mantenimiento.
• El tipo de mensajes: cada medio aporta ventajas y limitaciones. Dependiendo de la temática y asuntos a divulgar unos serán más adecuados que otros.
• Aspectos que los condicionan: métricas de su impacto, presupuesto, tiempo necesario para generar contenidos y promoción, personal responsable.

Medios de comunicación interna al servicio de la empresa

La comunicación interna en la empresa se sirve de unos canales, los cuales transmiten unos mensajes reconocidos de forma explícita como oficiales.

Estos mensajes se envían a través de diversos canales o herramientas de comunicación que pueden ser: orales, escritos, audiovisuales y electrónicos.

 

4. Canales: orales, escritos, audiovisuales

Comunicación Oral. Tipos

En este grupo ubicamos todo tipo de encuentros presenciales sean grupales o individuales. Dado el entorno de trabajo híbrido actual, estas comunicaciones son digitales y presenciales.

En este apartado, los tipos de comunicación más utilizados son:

• Comunicación en Cascada
• Reuniones en sus diferentes modalidades
• Eventos formativos
• Eventos de equipos de trabajo

La comunicación en cascada

La comunicación en cascada es otro canal que es parte de la comunicación oral.

• Consiste en que la dirección informa a los mandos sobre un asunto y estos informan a sus equipos. De esta manera, en en poco tiempo el mensaje llega a todas las personas implicadas. Es de gran efectividad para poner en marcha a toda la cadena de mando.

Con frecuencia las empresas tienen previsto un protocolo de comunicación:

• Los mensajes iniciales los transmita el Director General o el Consejero Delegado en una reunión con la Alta dirección y/o con algunos colaboradores clave.
• Dentro de esta estrategia la comunicación se replica en las distintas áreas o departamentos.
• En esta línea, la actuación del CEO es clave para generar credibilidad en la comunicación.

En este apartado de comunicación oral también se incluyen todo tipo de reuniones y encuentros internos entre directores y plantilla.

Algunos ejemplos son los siguientes:

Reuniones

• Las reuniones internas pueden ser individuales cuando intervienen dos o más personas, o grupales cuando se convocan a equipos y personas.
• Generalmente, se utilizan para transmitir información o tratar los desafíos y las oportunidades a los que se enfrenta la empresa. Sin embargo, hay empresas que las oficializan de forma diaria, semanal, mensual… Según su modalidad hay reuniones formativas, informativas, de toma decisiones, de creatividad o personales.
• En comunicación interna se promueven los encuentros anuales o semestrales con directivos. Su finalidad es que la plantilla conozca de primera mano la evolución, así como los principales retos y realizar reconocimientos a personas concretas.
  • Otras reuniones importantes que se difunden entre el personal son las reuniones directivas. En ellos se reúne el Consejo de Administración de una firma y se discuten la visión de la empresa, sus objetivos y sus estrategias.
  • En este grupo incluimos las Juntas Generales de Accionistas. Su objetivo es comunicar asuntos relevantes a los accionistas de la empresa y elegir al Consejo de Administración. Son eventos internos y pueden desarrollarse con un tono alegre o más sobrio, en función de la cultura corporativa.

Eventos de equipos

• Los Kick Off son eventos internos para reunir a empleados, clientes o proveedores. Suelen ser encuentros internos e innovadores. Son convocados con diferentes fines, como por ejemplo: presentar un nuevo proyecto, reunir a la plantilla para exponer de manera global los objetivos del negocio y los planes previstos, o bien para alinear al personal con las estrategias del negocio, comentar los avances y logros de un proyecto.
• Las iniciativas de team building tienen como objetivo motivar o formar equipos de trabajo. Son actividades a las que asisten grupos reducidos de personas para que cada asistente tenga atención personalizada. Las iniciativas de team building son muy variadas y son, en general, todas aquellas que fomenten la participación grupal.
• La jornada outdoor es una modalidad de formación muy práctica y didáctica cuyas actividades se realizan en contacto con la naturaleza. Estas incluyen actividades grupales al aire libre con varios ejercicios en los cuales participan todo el personal organizado por equipos. Son actividades deportivas establecidas por empresas especializadas que asignan facilitadores dependiendo el número de participantes.

 

Eventos formativos

• Seminarios: Uno de los aspectos más importantes es la interacción, por lo que los asistentes suelen tener la oportunidad de lanzar preguntas a los oradores. Precisamente para fomentar la interacción de los asistentes, puedes incluir actividades que ayuden a romper el hielo durante las cuales los participantes se presenten.
• Las conferencias: Son reuniones de profesionales de un sector determinado o de personas con un interés común. Una buena táctica es promocionar la conferencia a través de las redes sociales. Los invitados pueden responder las preguntas que hayan quedado pendientes a través de Twitter.
• Workshop: Charla taller o encuentro breve de 3 a 5 horas aproximadamente. Asisten grupos reducidos de personas. El evento tiene un componente práctico, con el objetivo de intercambiar ideas y aclarar las posibles dudas que se vayan planteando.

 

Postcasts

• Son audios grabados que se pueden utilizar con diferentes fines. Buscan entablar cercanía con las audiencias internas.
• Su principal ventaja es que permite la proximidad con tu audiencia y concentrarte sobre todo en el contenido del mensaje.
• El podcast también se puede mejorar con imágenes. Por ejemplo, si necesitas  promocionar un podcast, puedes hacerlo a partir de  un artículo del blog, o a través de una imagen en un boletín informativo.
• A través de los podcasts internos se pueden tratar temas conflictivos e importantes de una manera más directa y desenfadada

El vídeo

Es la herramienta preferida por los internautas y por la mayor parte de la plantilla de una empresa. Puede usarse como estrategia de comunicación interna para dar un testimonio con un mensaje claro, o bien para motivar en la práctica de los valores corporativos.

• El vídeo es un canal estratégico para captar la atención del personal.
• Apostar por el vídeo puede aportar credibilidad, desenfado, cercanía y naturalidad.
• Con el video es posible transmitir mediante live stream los mensajes del CEO o reuniones de los ejecutivos. Con este recurso se consigue hacer participar a los colaboradores de estos momentos, teniendo la posibilidad de interactuar y en algunos casos preguntar y conocer mejor al equipo de la Alta Dirección.
• El vídeo también se puede utilizar como un canal perfecto para formar a modo de píldoras, para presentar un proyecto, para dar voz también al empleado y convertirlo en protagonista.
• Tiene múltiples usos en el ámbito de formación, o bien como elemento informativo para dar a conocer resultados de reuniones, convenciones, jornadas y/ o asambleas.
• Estas producciones audiovisuales desarrolladas por la empresa también se utilizan para resaltar mensajes claves. Por ejemplo, vídeos corporativos sobre la historia y trayectoria empresarial, política de innovación, sobre nuevos servicios, etc.

 

La videoconferencia

Es uno de los medios de comunicación interna más utilizados por las empresas para fortalecer sus comunicaciones internas.

• Su principal ventaja reside en hacer posible reuniones, conferencias o explicaciones en cualquier momento desde el móvil, sin desplazamientos ni causar interrupciones importantes en el trabajo de cada uno de los asistentes. La videoconferencia permite a varios asistentes -ubicados en lugares o poblaciones distintas- conectarse utilizando un vídeo. A través de este medio es posible escucharse, preguntar y conversar con el conferenciante, en tiempo real.
• Únicamente requiere coordinar el tiempo de los asistentes para estar disponibles a la misma hora, cada uno en el sitio o ubicación prevista.

 

4. La comunicación digital a través de medios de comunicación interna electrónicos

La comunicación virtual o digital. Se refiere a todas las comunicaciones que se producen en Internet y se alojan en plataformas multimedia y herramientas tecnológicas. 

• Tienen la gran ventaja de que ahorran costes y permiten medir su impacto y eficacia.
• En este grupo encontramos: las newsletters, la revista digital, el buzón de ideas digital, los correos electrónicos personalizados a todos los colaboradores, las redes sociales internas, las apps, los bots, la mensajería instantánea, la intranet, los blogs, etc.

Mención especial merecen los medios sociales o social media, plataformas de comunicación online cuyo contenido es creado por los propios usuarios mediante el uso de las tecnologías 2.0 que facilitan la edición, la publicación y el intercambio de información.

• Los medios sociales más utilizados son las redes sociales corporativas internas, los blogs de empresa, los microblogs y los servicios multimedia.
• A través de estos se comparte información de interés, se participa y se difunde conocimiento. Sin embargo, para prevenir su uso inadecuado conviene realizar un proyecto digital para cada medio digital que se implante y, a su vez, desarrollar un manual que regule su uso.

Criterios para seleccionar los canales digitales y las herramientas colaborativas

• Uso fácil y tutoriales a disposición.
• Costo accesible.
• Funcionalidad.
• Integración con otras herramientas.
• Mantenimiento y/o servicio del proveedor.
• Seguridad en la información compartida.
• Propiedad de los datos.

Herramienta colaborativa para gestión de proyectos

Existen varias herramientas: Asana,Trello, entre otras.

Trello

Esta plataforma permite organizar y planificar tu trabajo personal y compartirlo con tu equipo.

• Ofrece la posibilidad de crear tus tableros (‘boards’) propios con tus trabajos, y otros donde puedes invitar a distintos perfiles profesionales que colaboren contigo en dicho proyecto. Tiene el objetivo de facilitar la comunicación interna.
• Te permite apreciar de un vistazo todo lo que hay en el proyecto, interactuar, comentar, arrastrar y reordenar un tablero.

Asana

Es una herramienta de productividad que permite gestionar proyectos y tareas

• Ofrece como la ventaja adicional de saber qué es lo que está haciendo cada persona que trabaja en uno.
• Asana tiene como objetivo que el equipo cumpla con el timing.
• Te da opciones de trabajo a partir de visualizar el proyecto en formato Lista, Tablero, Cronograma. Además te ofrece: Calendario, Archivos, Progreso, Portafolios, Gestión de recursos, Bandeja de entrada o Mis tareas.
• Es un concepto más amplio y con más información para el equipo. Si con Trello podemos realizar algunas tareas, con Asana resulta más completa. Por ejemplo, con  Asana puedes implicar a más personas,  crear cronogramas y ver la carga de trabajo que tiene cada integrante del equipo.

Herramienta colaborativa para crear canales

Slack

•  Slack permite a cualquier equipo de la organización tener una sala (chatroom) donde los miembros de la organización,  un equipo o proyecto se comunican.
• También es útil para repartir tareas, se envían avances y  para promover una comunicación rápida.
• Los distintos departamentos, pueden comunicarse y tener su propio canal. La app  permite al responsable del canal invitar a los miembros de la organización y crear canales tanto públicos, como privados donde se puede gestionar las tareas de los proyectos.
• El valor de Slack son sus canales, cada uno con un hashtag por título. Por defecto, cada espacio de trabajo tendrá los canales #general (ideal para crear avisos o dar noticias generales) y #varios, pero como administrador se pueden crear tantos como uno quiera, y relacionar cada uno de ellos con un proyecto, un servicio o un equipo específico.
• Una gran ventaja de Slack es que se puede integrar con muchas otras herramientas, lo que permite tener todo centralizado en una sola plataforma.
• Es compatible con otras herramientas como:  Google Drive y Dropbox, Mailchimp, Trello, entre otras.

Otras herramientas y canales digitales internos

Redes sociales internas

Existen un amplio abanico: wikis, los blogs internos, redes sociales corporativas internas: Instagram, Facebook, Workplace by Facebook, Yammer, WhatsApp, etc.

Todas son herramientas aptas para el trabajo colaborativo debido a que facilitan la interacción y fomentan una cultura abierta y participativa.

Cada herramienta digital tiene su funcionalidad:

• Por ejemplo, el e-mail , los SMS, el Twitter corporativo, los grupos de WhatsApp son un excelente medio para noticias urgentes.

Grupos de mensajería

Los grupos de mensajería merecen una mención especial. Son una herramienta recomendada para áreas o departamentos ya que permite la comunicación instantánea con el personal a nivel nacional, incluso en conexión con entornos internacionales.

• Lo importante en estas herramientas es establecer una política clara de uso. Debe incluir criterios sobre su uso y objetivos, enfatizando que la creación de grupos obedece a fines y temas concretos, con límites de horarios en los que el chat estará abierto.

 

La TV corporativa

La TV corporativa no es económica, pero se puede incorporar dentro de un blog o de una web.

Esta herramienta interna es actualmente uno de los principales modelos de contenido para los medios indoor.

Resulta de gran utilidad en grandes organizaciones con amplios espacios, con ascensores, o donde hay una gran circulación de gente. Se suelen poner en las salas de descanso.

Sus contenidos se adaptan a la demanda y objetivos de cada industria. Es muy útil para transmitir los mensajes de manera clara y concreta al público al que se quiere alcanzar.

Los canales más comunes son noticias, actualidad y publicidad interna.

La Intranet social

Una intranet es la página web de la empresa cuyo acceso es restringido a través de unas claves.

Intranet social es la versión de web donde todos los empleados pueden crear contenido y conectarse fácilmente.

• Autoría: La capacidad para que todo el mundo pueda crear contenido.
• Conexiones: La posibilidad de ver a la gente que está detrás de ese contenido y de conectar con ellos de alguna manera significativa.

La Intranet se nutre hoy de ‘modelos’ de comunicación como foros, wikis, blogs y redes sociales. También se pueden utilizar para realizar negocios: hacer pedidos, enviar facturas y efectuar pagos.

• Son un sistema poderoso para permitir a una compañía hacer negocios en línea. Por ejemplo, permitir que alguien en Internet pida productos o servicios.

5. La comunicación digital en España

La realidad de España en comunicación digital

Aunque en España el desafío es la transformación de los modelos de negocio, la comunicación digital en el tejido empresarial es todavía lenta. Se avanza con cierta timidez, sin responsable de canales digitales y sin estrategia digital. Esto lo revela el estudio de la consultora Roland Berger (2016).

Entre las empresas españolas encuestadas:

• un 62% no cuenta con una estrategia digital.
• un 26% no tiene designado a un responsable digital.
• un 20% no imparte ningún tipo de formación digital a sus empleados.

 

Los indicadores de la baja madurez digital de las empresas se debe a que:

• Apenas un 54% de la población posee competencias digitales básicas pese a ser, paradójicamente, el líder europeo en penetración de los smartphones y rivalizar con los países nórdicos en el recurso a la banca online.
• Un 20% de las empresas recurre a la nube.
• Sólo un 16% de las pymes vende sus productos a través de internet.
• Un 79% de las compañías no cuenta con presencia en las redes sociales.

 

En contrapartida, son pocas las empresas que se sirven de las TIC para:

• Crear comunidad (generar orgullo de pertenencia).
• Facilitar la colaboración entre áreas, promueven la comunicación horizontal, vertical, individual y transversal (entre equipos de trabajo).
• Fomentar la participación y detectar talento (muchas veces las aportaciones proceden de los colaboradores y no de los cuadros directivos).

 

Las empresas que gestionen la transformación de sus modelos de negocio son las que avanzarán en productividad.

Según el estudio de Roland Berger, las empresas que no impulsen la transformación digital no estarán en el círculo de creación de riqueza.

El reto de la transformación digital

La investigación recomienda:

• Abordar cuanto antes la transformación digital y la primera medida debería ser mejorar las competencias digitales.
• Es necesario que las empresas pierdan el miedo y dejen de obsesionarse por la factura de cuánto les costará liderar ese proceso. De lo contrario, ellas mismas se estarán abocando a una rápida y segura obsolescencia.

 

6. Conclusiones

• Entre los diferentes medios (orales, escritos, audiovisuales y digitales), hay que elegir los más adecuados según el tipo de negocio, y tener en cuenta todos los aspectos que limitan su eficacia.
• En consonancia con la investigación de Roland Berger, los CEOS de las empresas españolas deberían considerar un proyecto de cultura digital para seguir siendo competitivas.
• Respecto a la creación de canales digitales para el fomento de la comunicación interna, cada empresa -según sus necesidades, prioridades, objetivos del negocio y recursos- podría empezar con proyectos de formación en competencias digitales y, después, abordar una estrategia de digitalización con plataformas digitales acordes a sus audiencias tipo.
• No sólo las grandes empresas deberían formalizar sus canales, sino también las PYMES. Es necesario que quienes opten por liderar el cambio tengan claro que es mejor tener pocos medios digitales institucionalizados y efectivos que muchos canales desatendidos.