Los medios de comunicación interna

 En este post trato sobre los medios alternativos: orales, escritos, audiovisuales y electrónicos que  utilizan la empresas para  compartir conocimientos y difundir su cultura corporativa, sus planes y actividades empresariales.

 Entre los diferentes medios hay que elegir los mas adecuados al tipo de negocio y tener en cuenta los aspectos que limitan su eficacia.

MEDIOS-de-COMUNICACION-INTERNA

¿Cuáles son los medios más populares en comunicación interna?

Medios más populares: desayunos de trabajo, los equipos de trabajo, la revista digital,las reuniones, el newsletter,  el portal corporativo (intranet), el vídeo.

¿Qué criterios considerar al elegir crear un canal de comunicación?

  • Elegir el medio según el asunto: cada medio presenta unas características, un lenguaje , aporta ventajas y limitaciones. Dependiendo de la temática y asuntos a divulgar unos serán más adecuados que otros.
  • Valorar el uso y el alcance del canal: por ejemplo, hay que tener en cuenta el  número de personal al que queremos llegar, el plan de medios desarrollado por la empresa y la estrategia de comunicación.
  • Aspectos que los condicionan: presupuesto, tiempo, personal responsable.

Medios al servicio de la empresa

La comunicación interna en la empresa se sirve de unos canales, los cuales transmiten unos mensajes reconocidos de forma explícita como oficiales.

Estos mensajes se  envían a través de diversos canales o herramientas de comunicación  que pueden ser: orales, escritos, audiovisuales y electrónicos.

4 Tipos de comunicación 

1,La comunicación oral: en este grupo ubicamos las conversaciones telefónicas, las entrevistas personales de acogida, entrevistas de evaluación del desempeño, las reuniones de equipos, los seminarios y conferencias, las visitas a la empresa, los equipos de trabajo, los desayunos de trabajo, las comidas de información y los eventos sociales.

2.La comunicación escrita: comprenden las cartas con diferentes fines (bienvenida, felicitación..), los informes, los manuales, la revista digital, la revista impresa (conocida también como house organ), el newsletter conocido como el boletín de noticias electrónico, los boletines especializados, la hoja de sugerencias, las encuestas de opinión.

Se incluye también en esta categoría,  el tablón de anuncios  el cual contiene cuadros, gráficos, fotografías, carteles o similares, utilizados generalmente en las campañas con diferentes fines.

Otro medio que suele editarse en formato impreso es el Manual de bienvenida. Este documento recoge y sintetiza toda la información de interés y utilidad para el colaborador.

3.La comunicación audiovisual . Comprende el uso de medios audiovisuales;  en este grupo encontramos todo tipo de vídeos y la videoconferencia.

El vídeo como elemento informativo se utiliza en reuniones, convenciones, jornadas y/ o asambleas. Estas producciones audiovisuales desarrolladas por la empresa tienen como fin transmitir información, las misma que pueden ser generales sobre la empresa y sus actividades,  sobre sus productos o servicios, sobre su historia , o bien formativas.

Actualmente, la Videoconferencia es uno de los medios más utilizados por las empresas para fortalecer sus comunicaciones internas. Su principal ventaja  reside en hacer posible reuniones, conferencias o explicaciones en cualquier momento, sin desplazamientos ni causar interrupciones importantes en la trabajo de cada uno de los asistentes. Únicamente requiere coordinar el tiempo de los asistentes para estar disponibles a la misma hora, cada uno en el sitio o ubicación prevista.

La videoconferencia permite que varios asistentes -ubicados en lugares o poblaciones distintas- conectarse utilizando un vídeo . A través de este medio es posible escucharse, preguntar y conversar con el conferenciante, en tiempo real.

4.La comunicación digital a través de medios electrónicos 

La  comunicación virtual o digital. Se refiere a todas las comunicaciones que se producen en Internet y se alojan en plataformas multimedia. Tienen la gran ventaja de que ahorran costes y permiten medir su impacto y eficacia.Cuando hablamos de comunicación digital nos referimos sobre todo el uso de los correos electrónicos personalizados a todos los colaboradores, a la oficina virtual, a los medios sociales (redes sociales internas)  y a la intranet que permite crear foros de opinión,  debates, chats y similares.

Mención especial merecen los medios Sociales  o social media, plataformas de comunicación online cuyo  contenido es creado por los propios usuarios mediante el uso de las tecnologías 2.0, que facilitan la edición, la publicación y el intercambio de información.

Los  medios sociales más utilizados son las redes sociales, los blogs de empresa, los microblogs y los servicios multimedia. A través de éstos se comparte información  de interés, se participa y se difunde conocimiento. Sin embargo para evitar efectos inesperados conviene realizar un proyecto digital para cada medio digital que se implante y a su vez, desarrollar un manual que regule su uso.

Las empresas apuestan por la comunicación digital

Las empresas cada vez más, se sirven de la tecnología 2.0 para crear comunidad (generar orgullo de pertenencia) facilitar la colaboración entre áreas (promueven  la comunicación horizontal , vertical, individual y transversal (entre equipos de trabajo) , fomentar la participación y detectar talento (muchas veces las aportaciones proceden de los colaboradores y no de los cuadros directivos).  A todas estas ventajas se añade la rapidez y funcionalidad  ya que estas redes permiten adjuntar: texto escrito, gráficos, fotografías y vídeos.

Hoy es frecuente que el personal acceda a estos medios  a través de ordenadores, teléfonos inteligentes o bien, tabletas.

Las herramientas digitales de mayor uso

Según el estudio de la Consultora Mc Kinsey, las wikis, los blogs, twitter o bien, el uso de yammer son las  herramientas colaborativas preferidas por las grandes empresas debido a que facilitan la interacción y fomentan una cultura abierta y participativa.

Cada herramienta digital  tiene su funcionalidad. Por ejemplo, el e- mail , los SMS, el twitter corporativo son un excelente medio para noticias urgentes.

Otro medio digital con gran acogida en casi todas las empresas es el WhatsApp mención especial merece esta herramienta de mensajería que permite la comunicación rápida con el personal a nivel nacional incluso en conexión con entornos internacionales. En algunos casos se crean grupos de WhatsApp por cada departamento o área.

La intranet:  La página web  de la empresa , el portal en internet es el sitio web interno de la empresa cuyo acceso es restringido a través de unas claves de acceso.

Una intranet  

es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología de internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales. La intranet se nutre hoy de “modelos” de comunicación como foros, wikis, blogs y redes sociales. 

Las Intranets también se pueden utilizar para  permitir a las empresas  realizar negocios: hacer pedidos, enviar facturas y efectuar pagos.  Son un sistema poderoso para  permitir a una compañía hacer negocios en  línea, por ejemplo, permitir que alguien en Internet pida productos o servicios.

Conclusión

  • La gestión de la comunicación interna requiere dotarse de unas herramientas útiles para conseguir sus fines. No sólo las grandes empresas deberían utilizarlas sino también las PYMES.
  • Es conveniente tener pocos medios institucionalizados que muchos canales desatendidos.
  • Cada empresa según sus necesidades, prioridades, objetivos del negocio y recursos, debe elegir los canales o las herramientas más adecuadas para conectar con su personal; en cualquier caso lo importante es la constancia y el respeto a la  periodicidad. Por ejemplo, si elige editar un boletin interno anual, debe respetar ese compromiso y editarlo todos los años.

15 thoughts on “Los medios de comunicación interna

    • Depende para qué y según los destinatarios. Para empezar intranet, te daría muchas posibilidades; un vídeo… Sondea sobre el medio que prefiera tu plantilla a través de un buzón de sugerencias. ¡Suerte!

  1. Estoy haciendo una tesis sobre Relaciones Publicas Internas, me gustaría saber
    ¿Que medios de comunicación interna, obviamente, me recomendarías utilizar?
    Gracias

  2. Hola, primero que nada me agradó mucho el post. Nos da un panorama general de los medios internos.
    Ahora mi pregunta es dirigida hacia los videos ¿Qué software recomienda para hacer éstos más interactivos? Si bien, hay muchas empresas que los siguen haciendo en Power Point y Prezi pero a mí me gustaría saber qué otro se puede utilizar.
    Saludos

    • Arturo,
      Muchas gracias por tu comentario, me alegra que te haya parecido interesante el post!
      Respecto a la pregunta que me formulas respecto a vídeos interactivos, te recomiendo utilizar soo meta tutoriales, o moovily.
      Suerte!
      Saludos

  3. Hola,
    Mi nombre es Diana C. Amaro Matos. Estoy en mi 5to año de bachillerato en la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras. Actualmente, curso un bachillerato en Administración de Empresas con concentración en Finanzas dirigido a inversiones junto con una segunda concentración en Gerencia de Operaciones & Suministros, y una secuencia curricular de Comunicación Empresarial.

  4. Hola,

    Es importante saber cómo y cuándo usar el lenguaje, porque la comunicación puede verse afectada por el lugar o el contexto en que se llevó a cabo. Esa es la razón por la que pragmática se utiliza a menudo como una línea guía para comunicarse de manera efectiva. En otras palabras, es fundamental que durante la comunicación se entienda la relación que hay entre pares y en qué entorno se está. Un ejemplo, es que no se puede utilizar el mismo vocabulario que utiliza con un amigo con un jefe o junta de negocios.

    • Así es Diana hay que elegir bien el medio,según el mensaje y público al que nos dirigimos. El vocabulario es muy importante y por supuesto, debe ir adecuado al receptor del mensaje.

      Gracias por comentar.

      • ¡Buenas Tardes! Gracias a usted Lelia Zapata por su artículo. Le deseo añadir otro tema, ya que curso una clase electrónica acerca de la comunicación empresarial como había mencionado antes. El tema es sobre las netiquetas o el netiquette. El mismo se refiere a un conjunto de normas de convivencia en el Internet que todo internauta debe tener en cuenta y se basa en el respeto hacia el otro adaptando las normas de comportamiento convencional del día a día en el Internet. De manera que, al ingresar al ciberespacio uno se expone a cometer diversos errores. Ejemplo de eso, puede ser el ofender sin intención alguna, malinterpretar lo que otros dicen y expresarse inadecuadamente. El ciberespacio puede provocar que las personas olviden que se está interactuando con otras personas reales y resultar en comportamiento inadecuado o no ético.
        Por esta razón, realizamos varias encuestas sobre netiqueta como parte de una actividad académica de la clase electrónica acerca de la comunicación empresarial. Mis resultados en dichas encuestas estuvieron perfectos o se mantenían en la media de las respuestas de otros usuarios. Me llamo la atención que algunos usuarios utilizan el Internet para hacer mal uso de del netiquette para provocar peleas entre usuarios. Cabe mencionar que, considero más importantes las reglas de convivencia en la vida real, no utilizar mayúsculas, evitar actos de cyberbullying, grooming, sexting y otros delitos.
        Dichas encuestas son bien interesantes. Invito a los usuarios del foro que comenten sobre sus percepciones respecto a la netiqueta. Además, si coinciden con mi percepción sobre el tema. Les adjuntos las encuestas:

        http://www.albion.com/netiquette/netiquiz.html
        https://www.brainpop.com/technology/freemovies/digitaletiquette/
        http://www.carnegiecyberacademy.com/funStuff/netiquette/netiquette.html
        https://www.surveymonkey.com/r/?sm=rDCc6h7hNWOVW1Nlbh7DrA%3D%3D

      • Qué interesante todo lo cuentas Diana! Muchas gracias por los enlaces. El primero no funciona, pero los demás sí. Me han gustado los vídeos.

        Te felicito por tu trabajo de investigación! Una gran aportación. No me extraña que te sorprendas por los resultados. En Internet nos encontramos con todo tipo de personas!
        Sabía que Internet tiene un protocolo, pero desconocía el término NEOETIQUETA.

        Muchas gracias Diana por compartir tu conocimiento.

        Saludos!

  5. Hola,

    Cabe mencionar, en cuanto a los medios sociales y las redes sociales, como muchos saben, no se pueden explicar en una sola frase o definición, pero se pueden encontrar en toda la Internet o Web. La EEOC afirmó en un acto público que saben que los medios sociales están cambiando el lugar de trabajo. En consecuencia, la SHRM también hizo estudios que confirman que los medios sociales están afectando el reclutamiento y están siendo utilizados para comprender el comportamiento de los trabajadores. Como señala el Abogado Jonathan Segal: “Los medios sociales ya no son la edad de corte; es ahora la corriente principal”. El efecto que los medios sociales pueden tener en el lugar de trabajo es crucial, ya que se puede decidir si un empleado se queda en una empresa o no. En una encuesta en línea de “¿cómo las personas son activas en las redes sociales?” Cuarenta y ocho por ciento de ellos están activos en una base diaria y que admitieron su uso durante las horas de trabajo. Los medios de comunicación social están afectando a las empresas en la productividad y debido a esto las diferentes políticas se están creando para ver que se puede modificar o restringir en cuanto a su uso en horas de trabajo. La verdad es que los medios sociales son una parte de nuestra vida cotidiana y que no pueden ser restringido. Es por ello que las diferentes empresas pueden estar teniendo algunos problemas.

  6. ¡Buenas Tardes!

    Le quiero dar las gracias de nuevo, Lelia Zapata, por su tremendo artículo sobre los medios de comunicación interna. Encontré muy interesante su pestaña sobre los medios alternativos de comunicación. Los medios orales, escritos, audiovisuales y electrónicos considero que si se deben utilizar dentro la empresas para compartir conocimientos y difundir su cultura corporativa, sus planes y actividades empresariales. Considero que la pregunta del compañero, Arturo Colunga, fue muy pertinente a la discusión, ya que no sabía sobre hacer vídeos interactivos utilizando Soo meta tutoriales o Moovily. También, la pregunta sobre las herramientas de comunicación de la compañera Elena, fue de mucha importancia para comprender mejor temas de mi clase de comunicación empresarial. De manera que, pude comprender más sobre la intranet gracias a la respuesta de Leila Zapata. Ella recomienda el utilizar las intranets, ya que según ella son una red de ordenadores privados que utiliza tecnología de internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales. Además, se nutre de “modelos” de comunicación como foros, wikis, blogs y redes sociales. Por otro lado, retomando la temática sobre la netiqueta, considero que las 2 reglas que más se incumplen son primero el no cuidar las reglas de ortografía e, incluso de dicción y segundo el no evitar el empleo de abreviaturas que no sean de uso normal. En resumen, el foro fue muy pertinente para mi desarrollo profesional y beneficioso para mi clase de comunicación empresarial. Gracias a todos por su participación y espero poder compartir mas ideas y anécdotas con ustedes.

    Buen día

Deja una respuesta

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s