El plan de comunicación interna en un proceso de cambio

Este post resume en diez preguntas todo lo que debes saber para acertar con el plan de comunicación interna ante una situación de cambio.

La necesidad de un plan

Los continuos adelantos en la tecnología, la internacionalización de los mercados, la complicada situación financiera de las empresas y los cambios de mentalidad de la sociedad hacen necesario que la empresa se reinvente y gestione su propio cambio.

Cualquier cambio afecta a la tecnología, a los procesos y a la estructura, pero sobre todo a los colaboradores, y eso hay que saber gestionarlo.

Tener la tecnología adecuada y las ideas claras respecto a los nuevos retos no es suficiente: hay que ganar la voluntad y el compromiso del personal para que acepte y se sume al cambio.

En este caso, el área de comunicación interna puede ser la responsable de crear el clima propicio para explicar y gestionar el cambio desde un plan.

Las 10 preguntas básicas

1. ¿Por qué es importante ante una situación de cambio elaborar un plan de comunicación interna?

 Por tres razones:

  1. La empresa necesita preparar, involucrar y comunicar los cambios necesarios a su personal.
  2. La supervivencia empresarial depende de los cambios implantados.
  3. La aceptación del cambio es una exigencia para crear una cultura de innovación.

2. ¿Cuál es el contenido del plan de comunicación en un proceso de cambio?

El contenido del plan para la gestión del cambio detalla los siguientes aspectos: fines, objetivos generales y específicos, públicos destinatarios, canales de comunicación, actividades de formación y comunicación, calendario de las acciones y presupuesto.

Asimismo, incluye todos los procedimientos de seguimiento que se llevarán a cabo durante la ejecución del plan y la evaluación que se pasará al finalizar el mismo.

Además, en este documento se describe: el entorno actual de la empresa, un diagnóstico de la situación actual, los retos que debe afrontar y las prioridades informativas que merecen un tratamiento especial.

Todas estas acciones se organizan y programan en un calendario.

3. ¿Cuáles son los beneficios de un plan de comunicación durante un proceso de cambio?

 Son varios, entre ellos:

  • Gestionar el cambio con una política de transparencia.
  • Implantar una estrategia de comunicación coordinada con el área de comunicación externa y el de formación.
  • Agilizar las comunicaciones entre todos los departamentos, movilizando a los colaboradores hacia una mejor participación.
  • Formar al personal para afrontar los retos de cambio de la empresa, mejorando su comprensión.
  • Fomentar la cohesión interna y la integración con los objetivos empresariales.
  • Facilitar información importante, suficiente y oportuna.
  • Fomentar el  conocimiento compartido y la innovación en la empresa.
  • Identificar al personal con la cultura corporativa y desarrollar el sentido de pertenencia.
  • Gestionar la identidad y la imagen corporativa a nivel interno.
  • Fomentar la credibilidad y la confianza en la organización y sus servicios.
  • Comunicar avances, retrocesos, barreras y logros.
  • Establecer métricas.

4. ¿Cuál es el ingrediente básico para que la gestión del cambio tenga aceptación?

Además de contar con un diagnóstico y un plan, es necesario la presencia de líderes de distintas categorías y niveles capaces de dirigir el cambio y de fomentar un entorno de trabajo colaborativo y positivo.

El clima de trabajo, aunque no tiene que ser perfecto, debe ser positivo, innovador y participativo. 

El empresario, como máximo directivo impulsor del cambio, necesita crear un clima de tranquilidad y demostrar comprensión, explicando las razones del cambio para ganar la aceptación de sus nuevas políticas y vencer la resistencia al cambio.

La actitud pro-activa de todos los colaboradores es condición indispensable para gestionar con éxito el cambio.

5. ¿Qué tipo de mensajes favorecen la implantación del cambio?

En un proceso de cambio, se deben elaborar mensajes muy concretos y claros. Se debe poner énfasis en las explicaciones, logros, motivaciones y en el reconocimiento.

Hay que diseñar mensajes claves para cada público objetivo. Por ejemplo, en el caso de los equipos integrados por personas de distintos niveles y áreas. Deben diseñarse mensajes únicos, diferenciados y lanzarse a tiempo a través del canal adecuado. 

6. ¿Qué apartados debe incluir el plan de comunicación interna en una fase de cambio?

Depende de cada empresa. La mayoría de veces se diseña en coordinación con el departamento de Comunicación Externa y con el área de formación de RRHH .

El plan de comunicación se estructura en coherencia con el cambio a implantar y se tratan los siguientes aspectos:

Objetivos: ¿Qué queremos conseguir?

Acciones: ¿Qué vamos hacer? ¿En qué aspectos vamos a formar?

Público meta: ¿Quiénes estarán implicados? ¿Cómo son? ¿Qué información necesitan?

Mensajes claves: ¿Cuáles serán los mensajes básicos y cuáles los secundarios?

Canales : ¿A través de qué medios? ¿Cuál es el plan de medios?

Elección de personal de apoyo: ¿Qué líderes y responsables animarán las comunicaciones?

Calendario: ¿En qué meses y fechas se ha previsto el inicio y el fin de las acciones a implementar?

Seguimiento: ¿A través de qué procedimientos se seguirán las acciones?.

Presupuesto global y dinero asignado a cada una.

7. ¿Cuáles son las fases para aceptar un proceso de cambio?

Siguiendo el modelo diseñado por Arthur Andersen (1999), el cambio requiere de tres fases: compromiso, aceptación y finalmente integración.

En cada una de éstas se espera cubrir unos objetivos.

La fase de compromiso

Contiene tres etapas y tres metas:

1. Comunicar la necesidad de cambio con el fin de formar una cultura de cambio.

  • Práctica recomendada: realizar una encuesta para evaluar la disposición al cambio.

2. Consolidar el proyecto empresarial para crear una visión compartida del negocio.

  • Práctica recomendada: talleres de trabajo. De igual forma, complementarlo con un plan de comunicación general sobre el cambio: noticias, boletines especializados, campañas de comunicación, etc.

3. Generar el compromiso de los líderes con el fin de cuidar, escuchar y atender al personal.

  • Práctica recomendada: entrevista de desempeño, entrenamiento de nuevas tareas y nuevos modelos de competencias.

Fase de conocimiento y aceptación

4. Facilitar y animar a que el personal exprese sus puntos de vista. Para cubrir este propósito se implantan mecanismos de evaluación y feedback.

  • Práctica recomendada: buzón o concurso de sugerencias.

Fase de integración

5. Pensar en la empresa como proyecto compartido con necesidad de integración. Formar sobre el liderazgo personal y profesional.

  • Práctica recomendada: el trabajo del coach y mentor.

6. Medir la eficacia de la formación. Hacer evaluaciones del proceso de cambio.

  • Práctica recomendada: entrevistas, cuestionarios

8. ¿Existe un plan de comunicación que valga a todas las empresas?

No. Por tres razones:

La primera porque cada empresa es diferente, cada negocio tiene prioridades diferentes y cada entidad tiene sus propias circunstancias, retos y limitaciones.

La segunda porque en comunicación interna no hay recetas mágicas ni universales. El plan debe ser a medida con soluciones personalizadas.

La tercera porque cada empresa necesita cambiar en diferentes áreas. Por ejemplo, habrán entidades que necesiten optimizar sus estilos de liderazgo. Este ámbito puede abordarse con planes de mejora de liderazgo, lo cual debe estar especificado en el plan de comunicación.

9. ¿Quién y qué área debe liderar el proceso de cambio?

El departamento o el área de comunicación interna, en coordinación con la Dirección General, Recursos humanos, Calidad y otras áreas vinculadas.

10. ¿Qué otros aspectos hay que cuidar?

Expertos en gestión del cambio recomiendan: tener unas expectativas realistas, conseguir el compromiso de los líderes, crear equipos de trabajo eficaces, desarrollar habilidades sociales, combatir los prejuicios y la visión negativa del cambio por parte de algunos empleados.

Nuestra propuesta

Creemos que formación y comunicación interna deben ir alineadas en cualquier proceso de cambio.

Con un plan de formación se consigue que el personal adquiera los conocimientos necesarios y aprenda otra visión de la realidad, que adopte nuevos comportamientos y desarrolle nuevas habilidades.

Con el plan de comunicación se fortalece el cambio, se promueve avances en el flujo de opiniones y el feedback. Como resultado, la empresa gana en transparencia y en credibilidad.

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Publicado por
leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

0 respuestas

  1. ExcelEnte, mi apreciaDA COLEGA SOY Comunicadora Social, y en estos momentos me estan corrijiendo mi Plan comuncicional. por ciertas codsas minoritarias, como por ejemplo, poerque doy tantos datos del tema ,,,, jajAJ RREALEMNTE ME RIO POR LO HACER OTRA CODSA. EN FIN MI APRECIADA COLEGA GRCIS CON TU EXPOSICION EN EL TEMA, ME QUEDO CLARO MUCHOS TEMAS,
    gRACIAS
    Desded Lima*-Perú
    Gloria

  2. Hola soy estudiante de comunicaciones , estoy a punto de iniciar un plan de comunic para un mercado informal que tiene una asociación, gremio algo como una «junta vecinal» quisiera su ayuda para tener una guia de como empezar muchas gracias le dejo mi correo candyqse@gmail.com

    1. Hola Candy. En relación a tu petición. Te doy unas cuantas ideas que espero te sirvan.
      Te propongo unas pautas que son una guía y que tú debes adaptar a la situación concreta de la Asociación.

      Me imagino que necesitarás un plan de comunicación externo y otro interno
      El externo para dar a conocer la asociación y el interno dirigido a los órganos de la asociación (integrantes) y miembros asociados
      En todo caso debes tener claro lo siguiente:

      Fase de Documentación
      – Misión de la Asociación: objetivo
      – Decálogos. Credos. Valores.
      – Estatutos
      – Integrantes. Perfil de miembros
      – Historia
      – Actividades

      Fase de investigación y análisis
      -Análisis Dafo de la Asociación
      -Debilidades, amenazas, oportunidades y sobre todo qué aspectos positivos ofrece.

      Fase de diagnóstico
      -Diagnóstico del estado de las comunicaciones

      Fase de planificación
      -Actividades previstas, calendario
      -Mensajes claves a publicos concretos
      -Política informativa

      Fase de puesta en marcha del plan
      -Seguimiento

      -Fase de evaluación
      Impacto y otras mediciones

      Te puede ayudar leer estos post
      https://talentosreunidos.com/2013/03/04/comunicacion-interna-desafios/

      https://talentosreunidos.com/2012/08/06/el-plan-estrategico-de-comunicacion-interna/

      Mucha suerte en tu proyecto

      1. muy buenos aportes , he estado buscando ejemplos de mensajes claves para comunicar cambios culturales, pero no he podido dar con uno, sabe si existen ejemplos reales en la red?, le agradecería

  3. I must thank you for the efforts you have put in writing this site.
    I really hope to see the same high-grade content from you later on as well.

    In truth, your creative writing abilities has motivated me to get my very own site now ;
    )

  4. Hola, tengo que hacer un PSI para una empresa ficticia y se me esta complicando a la hora de hacer el diseño del plan de comunicación. Me podrías ayudar???

  5. Muchas gracias por la información! Justo tengo que realizar una plan de comunicación. Yo soy psicóloga y estoy implementando la evaluación de desempeño en la empresa y para eso necesito también hacer gestión de cambio y me parece que una campaña de comunicación interna, es importante de realizar para fomentar compromiso, participación y que los colabores se involucren en este proceso.
    Te agradecería muchísimo si tienes más información respecto a tu experiencia y lo que sabes sobre como realizar un plan efectivo de comunicación para casos de gestionar los cambios de la empresa.

    Muchas gracias

    1. Estimada Nicolle es difícil aconsejarte en un tema tan concreto con pocos datos. En cualquier caso, para gestionar un cambio necesitan hacer alguna auditoría de comunicación interna y/o un estudio de clima interno. Esta evaluación te ayudará a partir de un diagnóstico más real. A partir de ahí puedes diseñar un plan de comunicación interna.
      Aproximadamente, en dos días, publicaréel último post del 2015 sobre comunicación interna y productividad, con varios enlaces que posiblemente sean de tu interés.
      Saludos cordiales Nicolle y estoy a tu disposición en leliazapata@talentosreunidos.com

  6. Hola, Muchas gracias por tu reporte, es excelente. Tendrías un ejemplo de formato sobre la pregunta 2 para armar el plan de comunicaciones?
    Saludos

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