El plan de comunicación interna en un proceso de cambio

Este post resume en 10 preguntas todo lo que debes saber para acertar con el plan de comunicación interna ante una situación de cambio.

La necesidad de un plan

Los continuos adelantos en la tecnología, la internacionalización de los mercados, la complicada situación financiera de las empresas y los cambios de mentalidad de la sociedad hacen necesario que la empresa se reinvente y gestione su propio cambio.

Cualquier cambio afecta a la tecnología, a los procesos y a la estructura, pero sobre todo a los colaboradores, y eso hay que saber gestionarlo.

Tener la tecnología adecuada y las ideas claras respecto a los nuevos retos no es suficiente: hay que ganar la voluntad y el compromiso del personal para que acepte y se sume al cambio.

En este caso, el área de comunicación interna puede ser la responsable de crear el clima propicio para explicar y gestionar el cambio desde un plan.

Las 10 preguntas básicas sobre comunicación y cambio

1. ¿Por qué es importante ante una situación de cambio elaborar un plan de comunicación interna?

 Por tres razones:

1. La empresa necesita preparar, involucrar y comunicar los cambios necesarios a su personal.
2. La supervivencia empresarial depende de los cambios implantados.
3. La aceptación del cambio es una exigencia para crear una cultura de innovación.

2. ¿Cuál es el contenido del plan de comunicación interna en un proceso de cambio?

El contenido básico del plan para la gestión del cambio debe abarcar dos grandes aspectos: su justificación y el plan de comunicación.

La justificación del plan de cambio

• Justificación del plan: describir los cambios del entorno actual y cómo afectan a la empresa
• Diagnostico interno de la empresa: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO)
• Los retos y las prioridades informativas, optimización de canales después de realizar:
  • Un diagnóstico de clima laboral
  • Una auditoria de Comunicación Interna

El plan de comunicación interna para el cambio

• Fines
• Objetivos
  • Generales y específicos
• Política de comunicación
• Las Campañas de comunicación
• Audiencias destinatarias
  • Segmentación y pefiles
  • Mapa de audiencias
  • Mensajes claves y prioridades informativas
• Canales de comunicación
  • Canales offline
  • Canales digitales
• Programas para el cambio
  • Proyectos
  • Actividades de formación
  • Actividades de comunicación
• Calendario de las acciones 
• Responsables
• Presupuesto.

Asimismo, incluye:

• Procedimientos de seguimiento durante la ejecución del plan.
• Evaluación que se pasará al finalizar el mismo.

Todas estas acciones se organizan y programan en un calendario con unos responsables.

3. ¿Cuáles son los beneficios de un plan de comunicación durante un proceso de cambio?

 El beneficio es que la comunicación interna actúa como una herramienta de cohesión y motivación que permite a la empresa: 

Compartir la nueva visión del negocio, gestionar la confianza, utilizar la comunicación como herramienta de cohesión, ser transparentes y gestionar el conocimiento.

Compartir la nueva visión del negocio y su sostenibilidad

• Gestionar la identidad y la imagen corporativa a nivel interno.
• Fomentar la credibilidad y la confianza en la organización y sus servicios.
• Dar una respuesta rápida ante los cambios

Gestionar la confianza y el sentido de pertenencia

• Identificar al personal con la cultura corporativa y desarrollar el sentido de pertenencia.
• Fomentar la cohesión interna y la integración con los objetivos empresariales.
• Conseguir la implicación del personal en los nuevos objetivos de la empresa y en los valores

Utilizar la comunicación como una herramienta de cohesión y  motivación

• Implantar una estrategia de comunicación coordinada con el área de comunicación externa y formación.
• Agilizar las comunicaciones entre todos los departamentos, movilizando a los colaboradores hacia una mejor participación.

Gestionar el cambio desde una política de comunicación y transparencia.

• Facilitar siempre información importante, suficiente y oportuna.
• Comunicar avances, retrocesos, barreras y logros.
• Establecer métricas.

Mejorar la gestión del conocimiento, las interacciones y la creatividad

• Fomentar el  conocimiento compartido y la innovación en la empresa.
• Formar al personal para afrontar los retos de cambio de la empresa, mejorando su comprensión.
• Promover una cultura de conocimiento compartido y el desarrollo personal de la plantilla

4. ¿Cuál es el ingrediente básico para que la gestión del cambio tenga aceptación?

Además de contar con un diagnóstico y un plan, es necesario la presencia de líderes de distintas categorías y niveles capaces de dirigir el cambio y de fomentar un entorno de trabajo colaborativo y positivo.

El clima de trabajo, aunque no tiene que ser perfecto, debe ser positivo, innovador y participativo. 

El empresario, como máximo directivo impulsor del cambio, necesita crear un clima de tranquilidad y demostrar comprensión, explicando las razones del cambio para ganar la aceptación de sus nuevas políticas y vencer la resistencia al cambio.

La actitud pro-activa de todos los colaboradores es condición indispensable para gestionar con éxito el cambio.

5. ¿Qué tipo de mensajes favorecen la implantación del cambio?

En un proceso de cambio, se deben elaborar mensajes muy concretos y claros. Se debe poner énfasis en las explicaciones, logros, motivaciones y en el reconocimiento.

Hay que diseñar mensajes claves para cada público objetivo. Por ejemplo, en el caso de los equipos integrados por personas de distintos niveles y áreas. Deben diseñarse mensajes únicos, diferenciados y lanzarse a tiempo a través del canal adecuado. 

6. ¿Qué apartados debe incluir el plan de comunicación interna en una fase de cambio?

Depende de cada empresa. La mayoría de veces se diseña en coordinación con el departamento de Comunicación Externa y con el área de formación de RRHH .

El plan de comunicación se estructura en coherencia con el cambio a implantar y se tratan los siguientes aspectos:

Objetivos: ¿Qué queremos conseguir?

Acciones: ¿Qué vamos hacer? ¿En qué aspectos vamos a formar?

Público meta: ¿Quiénes estarán implicados? ¿Cómo son? ¿Qué información necesitan?

Mensajes claves: ¿Cuáles serán los mensajes básicos y cuáles los secundarios?

Canales : ¿A través de qué medios? ¿Cuál es el plan de medios?

Elección de personal de apoyo: ¿Qué líderes y responsables animarán las comunicaciones? ¿los influencers? ¿Habrá redes de colaboradores internos?

Calendario: ¿En qué meses y fechas se ha previsto el inicio y el fin de las acciones a implementar?

Seguimiento: ¿A través de qué procedimientos se seguirán las acciones?.

Presupuesto. ¿Cuánto dinero vamos asignar a cada proyecto?.

7. ¿Cuáles son las fases para aceptar un proceso de cambio?

Siguiendo el modelo diseñado por KOTTER el cambio requiere de tres fases y 8 pasos.

1. Crear un clima de cambio
2. Compromiso con el cambio
3. Implantar y sostener el cambio.

En cada una de estas fases se siguen los 8 pasos.

La fase de crear un clima de cambio

1. Crear sentido de urgencia
2. Formar una coalición
3. Crear visión para el cambio

1. Comunicar la necesidad de cambio con el fin de formar una cultura de cambio, con un diagnóstico inicial

• Práctica recomendada: realizar una encuesta para evaluar la disposición al cambio.

2. Consolidar el proyecto empresarial para crear una visión compartida del negocio y una visión del cambio

• Práctica recomendada: talleres de trabajo. De igual forma, complementarlo con un plan de comunicación general sobre el cambio: noticias, boletines especializados, campañas de comunicación, etc.

3. Generar el compromiso de los líderes, formando una coalisión con el fin de cuidar, escuchar y atender al personal.

• Práctica recomendada: entrevista de desempeño, entrenamiento de nuevas tareas y nuevos modelos de competencias.

Fase de conocimiento y aceptación

4. Comunicar la visión
5. Eliminar los obstáculos
6. Asegurarse triunfos a corto plazo

4. Facilitar y animar a que el personal exprese sus puntos de vista. Para cubrir este propósito se implantan mecanismos de evaluación y feedback.

• Práctica recomendada: buzón o concurso de sugerencias.

Fase de integración

7.Construir sobre el cambio

8. Anclar el cambio a la cultura de la empresa

5. Pensar en la empresa como proyecto compartido con necesidad de integración. Formar sobre el liderazgo personal y profesional.

• Práctica recomendada: el trabajo del coach y mentor.

6. Medir la eficacia de la formación y de la comunicación. Hacer evaluaciones del proceso de cambio.

• Práctica recomendada: entrevistas, cuestionarios, auditoría de comunicación interna

8. ¿Existe un plan de comunicación que valga a todas las empresas?

No. Por tres razones:

La primera porque cada empresa es diferente, cada negocio tiene prioridades diferentes y cada entidad tiene sus propias circunstancias, retos y limitaciones.

La segunda porque en comunicación interna no hay recetas mágicas ni universales. El plan debe ser a medida con soluciones personalizadas.

La tercera porque cada empresa necesita cambiar en diferentes áreas. Por ejemplo, habrán entidades que necesiten optimizar sus estilos de liderazgo. Este ámbito puede abordarse con planes de mejora de liderazgo, lo cual debe estar especificado en el plan de comunicación.

9. ¿Quién y qué área debe liderar el proceso de cambio?

El departamento o el área de comunicación interna, en coordinación con la Dirección General, Recursos humanos, Calidad y otras áreas vinculadas.

10. ¿Qué otros aspectos hay que cuidar?

Expertos en gestión del cambio recomiendan: tener unas expectativas realistas, conseguir el compromiso de los líderes, crear equipos de trabajo eficaces, desarrollar habilidades sociales, combatir los prejuicios y la visión negativa del cambio por parte de algunos empleados.

¿Necesitas un plan de comunicación interna para gestionar el cambio en tu empresa?

Implementar y gestionar cambios en las organizaciones exige la involucración y complicidad de los líderes y de los colaboradores,  elementos imposibles si no dedicamos cuidado, tiempo y recursos a los planes de comunicación interna para gestionar cambios.