El Buzón de Sugerencias

Sobre el buzón de sugerencias, todos los los aspectos que debes conocer acerca de este medio. Incluyo una breve descripción del Sharepoint como canal colaborativo.

DESCRIPCIÓN

El buzón de sugerencias puede ser una caja, un ánfora o bien, un medio a través del cual  los empleados formulan ideas y las explican. También, puede ser ser una dirección de correo electrónico, o una página web creada por la empresa.

DISEÑO, LANZAMIENTO Y EVALUACIÓN

Como todo canal de comunicación interna requiere de un proceso de diseño,  una campaña de lanzamiento,una fase seguimiento y otra de evaluación.

UBICACIÓN

En un lugar  o en varios lugares;  el lugar debe ser concurrido.

Muy visible.

MISIÓN

Ser el vehículo para garantizar la comunicación y el sistema de calidad total de la empresa.

TIPO DE SUGERENCIAS

Este canal debe precisar el tipo de sugerencias que se atenderán. Lo más común es aceptar quejas, sugerencias, felicitaciones, propuestas, mejoras de producto, o de procesos.

Se suele aceptar cualquier sugerencia  susceptible de mejorar el funcionamiento de la empresa, especialmente en los campos de la técnica, de la organización del trabajo, de las condiciones de trabajo y de la información.

PARTICIPANTES:

Todo el personal.

 RESPONSABLES

Requiere de un área responsable de canalizar y garantizar la eficacia de este medio. Generalmente, es el área de comunicación interna.

NORMATIVA

Es necesario precisar el proceso y la forma cómo se realizará la sugerencia.

LIMITACIONES Y VENTAJAS

Según  Francois Gondrand (1978) el buzón de sugerencias conlleva unas limitaciones pero también, unas ventajas:

Limitaciones

  • Puede dar la impresión que se cuestiona a los directivos y a los procesos técnicos.
  • Puede crear rivalidad entre los empleados que formulan sugerencias.
  • Poca participación, si no existe un sistema de premios atractivos.

VENTAJAS

  •  Es una oportunidad para fomentar la expresión y participación del personal.
  •  Es un llamamiento al proyecto compartido, a la aportación y a la responsabilidad personal.
  • Aumenta el interés del personal por el trabajo.
  • Es una fuente de motivación.
  • Es un generador de iniciativas.
  • Fomenta  la creatividad
  • Promueve  la innovación.
  • Crea  sentimiento de pertenencia.

CONSEJOS PARA SU EFICACIA

  • Elaborar las bases para cada participación.
  • Promocionar el medio a través de anuncios, carteles, revista digital, mural,etc.
  • Dar premios atractivos y novedosos.
  • Organizar concursos con temas concretos y jurados expertos
  • Establecer unos plazos razonables de inicio y fin.
  • Examinar y valorar cada sugerencia sin retraso.
  • Publicitar a través de varios medios la idea ganadora y el o los autores.
  • Contestar y agradecer cada aportación.
  • Explicando si fuera preciso, porque no ha sido admitida o aceptada la propuesta.
  • Hacer un seguimiento, evaluación  y mejora del medio.

El Share Point como canal de sugerencias

Las herramientas digitales  disponibles en internet  nos abren un abanico de posibilidades que las empresas pueden aprovechar. Una herramienta es el Share point, un canal que hace posible las sugerencias  de una forma estructurada

¿Qué es ?

Se trata de una nueva herramienta de trabajo colaborativa y de pago.

Es una herramienta muy potente, que permite al personal enviar sugerencias de todo tipo permitiendo canalizar las opiniones. A partir de este canal se formulan preguntas considerando temas actuales y de interés de la entidad.

La Wikipedia la define como

Una plataforma de colaboración empresarial, formada por productos y  elementos de software /…/ basado en el Explorador web, módulos de administración de proceso, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documento.

SharePoint puede utilizarse para sitios de web host que acceda a espacios de trabajo compartidos, almacenes de información y documentos, así como para alojar aplicaciones definidas como los wikis y blogs.

Fuentes consultadas

Francois Gondrand (1978) “Práctica de la Comunicación interna”

wikipedia Share point

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Web para crear un buzón de sugerencias

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