Reuniones creativas efectivas (3)

Este post trata sobre el valor añadido que aportan las reuniones creativas para afianzar la organización horizontal y, enumera 8 consejos para mejorarlas.
comunicación interna y productividad

Reuniones mensuales  productivas de objetivos

El área de comunicación interna tiene la responsabilidad de alinear al personal con los objetivos del negocio. Por tanto, necesita convocar a los diferentes departamentos, cada mes, para valorar los avances, escuchar y plantear dificultades y nuevos retos.

Estas reuniones con equipos multidisciplinares, son imprescindibles para que cada representante expone sus avances, dificultades y  las estrategias que están siguiendo y  para solicitar, si el tema lo permite, ideas y /o sugerencias.

A esta reunión es necesario garantizar la asistencia de un representante por cada departamento: calidad, recursos humanos, marketing, prensa… También, es interesante que asistan mandos medios, directores para  aunar esfuerzos y afianzar la cultura colaborativa y hacer realidad la comunicación diagonal.

¿Cómo conseguir reuniones ágiles y dinámicas?

Ante este panorama es conveniente que el comunicador interno consiga la participación de todos, que las ideas fluyan, se gestione bien el tiempo y se agilicen todos los puntos señalados en la agenda de la reunión.

 Otro aspecto que se debe conseguir es que las reuniones tengan un toque de creatividad, pues con una actitud innovadora siempre se aporta valor añadido a la reunión.

La importancia de organizar reuniones creativas

Este tipo de reuniones se convocan, para generar ideas relacionadas con la mejora continua, como por ejemplo, mejorar  el diseño de productos, servicios, idear nuevos envases…  Aunque también, estas reuniones admiten temas relativos al cambio, cuestiones sociales, solución a problemas, alternativas de acción ante los retos,etc.

 El profesional de la comunicación interna convoca este tipo de encuentros con la filosofía de obtener ideas rentables y que  todos los asistentes participen.

Recuerdo haber leído en una revista de negocios la experiencia de una empresa que conseguía innovaciones a base de organizar la reunión cuidando ciertos detalles y estableciendo reglas de juego previas: por ejemplo, convocarla fuera de la oficina, en una cafetería, a horarios inusuales, por ejemplo, a las 9.49 o a 1.11 minutos, quien llegaba tarde tenía que poner dinero en el bote, para el desayuno o aperitivo.

8 Tips para organizar reuniones creativas

Pero, ¿qué cuidados y qué características deben cumplir las reuniones creativas para que sean efectivas?

Haciendo un resumen  de algunas ideas propuestas por Oscar Elvira  hay que seguir 8 indicaciones:

1.Concretar el tema y la agenda a tratar para controlar la  agilidad de la reunión

Es muy importante definir y concretar  el tema, tanto como se pueda.

2.Elegir una técnica para recoger ideas:

  • Brainstorming o tormenta de ideas,  brainwriting, método 365, seis sombreros para pensar.

3. Diseñar las normas y conseguir que los participantes  las cumplan desde la primera reunión.

Las normas por ejemplo, podrían ser las siguientes:

  • Horarios inusuales.
  • Ropa de un color determinado.
  • Informar de la meta de la reunión, duración e implicación en el tema.
  • Disposición para exponer  las ideas sin importar su lógica.
  • Ser espontáneos.
  •  Nadie debe valorar los aspectos negativos o desventajosos de las ideas expuestas
  •  No se admiten críticas ni valoraciones.

4.Convocar a los asistentes adecuados :

El  número más adecuado es de 4 o 5.

Si son más personas, Oscar Elvira recomienda integrar las ideas en subgrupos e integrar las ideas en un plenario.

5. Puntualidad y lugar adecuado:

El lugar debe ser original, cómodo y con la luz y temperatura adecuado.

La puntualidad debe respetarse siempre, hay que comenzar y terminar a la hora prevista.

6. Cuidar el clima de la reunión:

  • Crear un ambiente distendido, agradable, natural, divertido.
  • El ambiente debe ser positivo, participativo.

7.  Preparar el rol del moderador de la reunión:

  • Animar y motivar al grupo para que se exprese.
  • Idear alguna dinámica participativa.
  • Sintetizar las ideas.
  • Tomar nota y recoger información. Recoge los compromisos, si los hay
  • Confeccionar un resumen procurando resaltar lo más original y sugerente (por lo menos las 2 o 3 mejores).
  • Informar de los frutos de la reunión y agradecer por escrito a todos  los participantes.

8.Convocar una segunda reunión sobre las ideas destacadas:

Las reuniones creativas tienen una segunda parte. En esa reunión se hace un análisis y selección, agrupando las sugerencias y  se elabora una síntesis de las ideas más destacadas.

Como dice Manuel Ferrández:

 Muchas veces, las mejores ideas son las que han estado allí siempre, pero nadie las ha visto o pocos se han atrevido a llevarlas a cabo.

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