Este post trata sobre el valor añadido que aportan las reuniones creativas y enumera 8 consejos para mejorarlas.
Reuniones mensuales de objetivos
El área de comunicación interna tiene la responsabilidad de alinear al personal con los objetivos del negocio. Por tanto, necesita convocar a los diferentes departamentos cada mes para valorar los avances, escuchar, plantear dificultades y nuevos retos.
Reuniones con equipos multidisciplinares
A esta reunión es necesario garantizar la asistencia de un representante por cada departamento: calidad, recursos humanos, marketing, prensa… También, es interesante que asistan mandos medios, directores para aunar esfuerzos y afianzar la cultura colaborativa y hacer realidad la comunicación diagonal.
Las reuniones con equipos multidisciplinares pueden tener como fin que cada representante del equipo comente avances, dificultades y las estrategias que se están siguiendo y para solicitar, si el tema lo permite, ideas y /o sugerencias.
¿Cómo conseguir reuniones ágiles y dinámicas?
Una de las principales causas de la ineficiencia de las reuniones es la ausencia de objetivos. Ante este panorama es conveniente que el comunicador interno centre el tema a tratar, movilice a la participación de todos, que las ideas fluyan, se gestione bien el tiempo y se agilicen todos los puntos señalados en la agenda de la reunión.
Otro aspecto a conseguir es que las reuniones tengan un toque de creatividad, pues con una actitud innovadora siempre se aporta valor añadido a la reunión.
Reuniones creativas para generar ideas
Este tipo de reuniones se convocan para generar ideas relacionadas con la mejora continua, como por ejemplo: mejorar el diseño de productos, servicios, idear nuevos envases… Aunque también, estas reuniones admiten temas relativos al cambio, cuestiones sociales, solución a problemas, alternativas de acción ante los retos, etc.
El profesional de la comunicación interna convoca este tipo de encuentros con la filosofía de obtener ideas rentables y que todos los asistentes participen.
Recuerdo haber leído en una revista de negocios la experiencia de una empresa que conseguía innovaciones a base de organizar la reunión cuidando ciertos detalles y estableciendo reglas de juego previas: por ejemplo, convocarla fuera de la oficina, en una cafetería, todos con algún atuendo o complemento rojo, a horarios inusuales, por ejemplo, a las 9.49 o a 1.11 minutos, quien llegaba tarde tenía que poner dinero en el bote, para el desayuno o aperitivo.
8 Tips para organizar reuniones creativas
¿Qué cuidados y qué características deben cumplir las reuniones creativas para que sean efectivas?
Haciendo un resumen de algunas ideas propuestas por Oscar Elvira hay que seguir 8 indicaciones:
1.Concretar el tema y la agenda a tratar para controlar la agilidad de la reunión
Es muy importante definir y concretar el tema, tanto como se pueda.
2.Elegir una técnica para recoger ideas:
- Brainstorming o tormenta de ideas, brainwriting, método 365, seis sombreros para pensar.
3. Diseñar las normas y conseguir que los participantes las cumplan desde la primera reunión.
Las normas por ejemplo, podrían ser las siguientes:
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Horarios inusuales.
- Ropa de un color determinado.
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Informar de la meta de la reunión, duración e implicación en el tema.
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Disposición para exponer las ideas sin importar su lógica.
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Ser espontáneos.
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Nadie debe valorar los aspectos negativos o desventajosos de las ideas expuestas
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No se admiten críticas ni valoraciones.
4.Convocar a los asistentes adecuados :
El número más adecuado es de 4 o 5.
Si son más personas, Oscar Elvira recomienda integrar las ideas en subgrupos e integrar las ideas en un plenario.
5. Puntualidad y lugar adecuado:
El lugar debe ser original, cómodo y con la luz y temperatura adecuado.
La puntualidad debe respetarse siempre, hay que comenzar y terminar a la hora prevista.
6. Cuidar el clima de la reunión:
- Crear un ambiente distendido, agradable, natural, divertido.
- El ambiente debe ser positivo, participativo.
7. Preparar el rol del moderador de la reunión:
- Animar y motivar al grupo para que se exprese.
- Idear alguna dinámica participativa.
- Sintetizar las ideas.
- Tomar nota y recoger información. Recoge los compromisos, si los hay
- Confeccionar un resumen procurando resaltar lo más original y sugerente (por lo menos las 2 o 3 mejores).
- Informar de los frutos de la reunión y agradecer por escrito a todos los participantes.
8.Convocar una segunda reunión sobre las ideas destacadas:
Las reuniones creativas tienen una segunda parte. En esa reunión se hace un análisis y selección, agrupando las sugerencias y se elabora una síntesis de las ideas más destacadas.
Como dice Manuel Ferrández:
Muchas veces, las mejores ideas son las que han estado allí siempre, pero nadie las ha visto o pocos se han atrevido a llevarlas a cabo.
Veo que la clave está en crear dinámicas participativas.Unos consejos muy útiles.
Gracias por tu comentario. Lorena si te interesan las dinámicas participativas te recomiendo visitar Gerza, en concreto la sección habilidades empresariales. Te adjunto un link