Reuniones creativas efectivas (3)

Este post trata sobre el valor añadido que aportan las reuniones creativas y enumera 8 consejos para mejorarlas.

Reuniones mensuales para alinear objetivos

El área de Comunicación Interna tiene la responsabilidad de alinear al personal con los objetivos del negocio y de esta manera remar en una misma dirección.

Convoca a una reunión a los diferentes departamentos para formular objetivos comunes, alineados a la estrategia. Y después, realizar reuniones quincenales o semanales para valorar los avances, escuchar, plantear juntos dificultades y optimizaciones.

Reuniones para innovar con equipos multidisciplinares

Las reuniones con equipos multidisciplinares pueden tener diferentes fines: aportar ideas a un problema, crear un equipo de innovación, impulsar un proyecto.

Si el objetivo es impulsar ideas puedes ayudarte con alguna técnica de creatividad: seis sombreros para pensar, brainstorming. Te sorprenderás con los resultados

Convoca con antelación y confirma la asistencia de los convocados. Invita a mandos medios y managers para aunar esfuerzos, afianzar la cultura colaborativa y la comunicación diagonal.

¿Cómo conseguir reuniones ágiles y dinámicas?

Teniendo en cuenta que una las principales causas de la ineficiencia de las reuniones es la ausencia de objetivos, enfatiza el tema a tratar.

Convoca, recuerda e involucra para que todos participen.

Es clave que controles y gestiones bien el tiempo y agilices todos los puntos señalados en la agenda de la reunión.

Aporta a tus reuniones un toque de creatividad, con una actitud positiva e innovadora, con algún detalle por ejemplo, el lugar

Reuniones creativas para generar ideas

Existen muchos motivos para generar ideas relacionadas con la mejora continua. Por ejemplo: optimizar el diseño de productos, de servicios, idear nuevos envases, temas relativos al cambio, cuestiones medioambientales y de RSE, solución a problemas diarios.

El profesional de la comunicación interna convoca este tipo de encuentros con la filosofía de obtener ideas rentables con el aporte de todos los asistente.

Recuerdo haber leído en una revista de negocios la experiencia de una empresa que conseguía innovaciones a base de organizar la reunión estableciendo reglas de juego previas. Por ejemplo, convocarla fuera de la oficina, en una cafetería, todos con algún atuendo o complemento rojo, a horarios inusuales, etc.

8 consejos para organizar reuniones creativas

¿Qué cuidados y qué características deben cumplir las reuniones creativas para que sean efectivas?

A continuación, 8 consejos para organizar las reuniones creativas:

Concreta el tema y la agenda a tratar para controlar la agilidad de la reunión

Es muy importante definir y concretar el tema tanto como se pueda.

Elige una técnica para recoger ideas

Brainstorming o tormenta de ideas, brainwriting, método 365, seis sombreros para pensar, etc.

Diseña normas y conseguir que los participantes las cumplan desde la primera reunión

Las normas para la reuniones creativas de los consejos podrían ser las siguientes:

• Horarios inusuales.
• Ropa de un color determinado.
• Informar de la meta de la reunión, duración e implicación en el tema.
• Disposición para exponer las ideas sin importar su lógica.
• Ser espontáneos.
• Nadie debe valorar los aspectos negativos o desventajosos de las ideas expuestas
• No se admiten críticas ni valoraciones.

Convoca a los asistentes adecuados

Invita a las personas adecuadas.

Mejor pocas personas. Un número ideal puede ser 5.

Si son más personas, se recomienda integrar las ideas en subgrupos o en plenarios.

Puntualidad y lugar adecuado

El lugar debe ser original, cómodo y con la luz y temperatura adecuadas.

La puntualidad debe respetarse siempre, hay que comenzar y terminar a la hora prevista.

Cuida el clima de la reunión

Crear un ambiente distendido, agradable, natural, divertido, optimista y sobre todo, participativo.

Prepara el rol y la agenda del moderador

• Animar y motivar al grupo para que se exprese.
• Idear alguna dinámica participativa.
• Sintetizar las ideas.
• Tomar nota y recoger información. Recoge los compromisos, si los hay.
• Confeccionar un resumen procurando resaltar lo más original y sugerente (por lo menos las 2 o 3 mejores).
• Informar sobre los frutos de la reunión y agradecer por escrito a todos  los participantes.

Convoca una segunda reunión sobre las ideas destacadas

Las reuniones creativas tienen una segunda parte. En esa reunión se hace un análisis y selección, agrupando las sugerencias y se elabora una síntesis de las ideas más destacadas.

Como dice Manuel Ferrández:

Muchas veces, las mejores ideas son las que han estado allí siempre, pero nadie las ha visto o pocos se han atrevido a llevarlas a cabo.