Reuniones creativas efectivas (3)

Este post trata sobre el valor añadido que aportan las reuniones creativas y enumera 8 consejos para mejorarlas.

Reuniones mensuales de objetivos

El área de comunicación interna tiene la responsabilidad de alinear al personal con los objetivos del negocio. Por tanto, necesita convocar a los diferentes departamentos cada mes para valorar los avances, escuchar,  plantear dificultades y nuevos retos.

Reuniones con equipos multidisciplinares

A esta reunión es necesario garantizar la asistencia de un representante por cada departamento: calidad, recursos humanos, marketing, prensa… También, es interesante que asistan mandos medios, directores para  aunar esfuerzos y afianzar la cultura colaborativa y hacer realidad la comunicación diagonal.

Las reuniones con equipos multidisciplinares pueden tener como fin que cada representante  del equipo comente avances, dificultades y  las estrategias que se están siguiendo y  para solicitar, si el tema lo permite, ideas y /o sugerencias.

¿Cómo conseguir reuniones ágiles y dinámicas?

Una de las principales causas de  la ineficiencia de las reuniones es la ausencia de objetivos. Ante este panorama es conveniente que el comunicador interno centre el tema a tratar, movilice a la participación de todos, que las ideas fluyan, se gestione bien el tiempo y se agilicen todos los puntos señalados en la agenda de la reunión.

 Otro aspecto a conseguir es que las reuniones tengan un toque de creatividad, pues con una actitud innovadora siempre se aporta valor añadido a la reunión.

Reuniones creativas para generar ideas

Este tipo de reuniones se convocan para generar ideas relacionadas con la mejora continua, como por ejemplo: mejorar  el diseño de productos, servicios, idear nuevos envases…  Aunque también, estas reuniones admiten temas relativos al cambio, cuestiones sociales, solución a problemas, alternativas de acción ante los retos, etc.

 El profesional de la comunicación interna convoca este tipo de encuentros con la filosofía de obtener ideas rentables y que  todos los asistentes participen.

Recuerdo haber leído en una revista de negocios la experiencia de una empresa que conseguía innovaciones a base de organizar la reunión cuidando ciertos detalles y estableciendo reglas de juego previas: por ejemplo, convocarla fuera de la oficina, en una cafetería, todos con algún atuendo o complemento rojo,  a horarios inusuales, por ejemplo, a las 9.49 o a 1.11 minutos, quien llegaba tarde tenía que poner dinero en el bote, para el desayuno o aperitivo.

8 Tips para organizar reuniones creativas

 ¿Qué cuidados y qué características deben cumplir las reuniones creativas para que sean efectivas?

Haciendo un resumen  de algunas ideas propuestas por Oscar Elvira  hay que seguir 8 indicaciones:

1.Concretar el tema y la agenda a tratar para controlar la  agilidad de la reunión

Es muy importante definir y concretar  el tema, tanto como se pueda.

2.Elegir una técnica para recoger ideas:

• Brainstorming o tormenta de ideas,  brainwriting, método 365, seis sombreros para pensar.

3. Diseñar las normas y conseguir que los participantes  las cumplan desde la primera reunión.

Las normas por ejemplo, podrían ser las siguientes:

• Horarios inusuales.
• Ropa de un color determinado.
• Informar de la meta de la reunión, duración e implicación en el tema.
• Disposición para exponer  las ideas sin importar su lógica.
• Ser espontáneos.
•  Nadie debe valorar los aspectos negativos o desventajosos de las ideas expuestas
•  No se admiten críticas ni valoraciones.

4.Convocar a los asistentes adecuados :

El  número más adecuado es de 4 o 5.

Si son más personas, Oscar Elvira recomienda integrar las ideas en subgrupos e integrar las ideas en un plenario.

5. Puntualidad y lugar adecuado:

El lugar debe ser original, cómodo y con la luz y temperatura adecuado.

La puntualidad debe respetarse siempre, hay que comenzar y terminar a la hora prevista.

6. Cuidar el clima de la reunión:

• Crear un ambiente distendido, agradable, natural, divertido.
• El ambiente debe ser positivo, participativo.

7.  Preparar el rol del moderador de la reunión:

• Animar y motivar al grupo para que se exprese.
• Idear alguna dinámica participativa.
• Sintetizar las ideas.
• Tomar nota y recoger información. Recoge los compromisos, si los hay
• Confeccionar un resumen procurando resaltar lo más original y sugerente (por lo menos las 2 o 3 mejores).
• Informar de los frutos de la reunión y agradecer por escrito a todos  los participantes.

8.Convocar una segunda reunión sobre las ideas destacadas:

Las reuniones creativas tienen una segunda parte. En esa reunión se hace un análisis y selección, agrupando las sugerencias y  se elabora una síntesis de las ideas más destacadas.

Como dice Manuel Ferrández:

 Muchas veces, las mejores ideas son las que han estado allí siempre, pero nadie las ha visto o pocos se han atrevido a llevarlas a cabo.