El plan integral de comunicación interna

Este post resume la planificación de la comunicación interna que enfoca la organización como un todo.

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Aporta y detalla un modelo de plan que incluye las cuatro fases necesarias y  20 aspectos claves que en mi opinión, debes  incluir al lanzar un plan integral de comunicación interna.

Gestionar la comunicación interna integral

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El plan de comunicación interna: ¿qué es? y ¿para qué?

En este post explico el concepto de plan de comunicación interna  y  describo sus posibles fines.

 

¿Qué es el Plan de comunicación interna?

Es un documento de trabajo que recopila y concreta  los objetivos que se desean alcanzar durante un periodo de tiempo, generalmente un año.

En éste se concreta los programas de comunicación que se van a implantarse. En cada de estos programas se especifican: responsables de su ejecución, audiencias a las que se dirige, objetivos, mensajes claves, los canales de comunicación recomendables, medios de evaluación y seguimiento.

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Planificar la comunicación interna: ¿por qué?

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DIEZ RAZONES PARA DISEÑAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

Sabemos que la comunicación interna es una responsabilidad imprescindible y que es mejor planificar que improvisar.

Las empresas y organizaciones son cada vez más conscientes de que son seres vivos en constante interacción con un entorno cambiante en el cual se encuentran los clientes, la sociedad y todos sus públicos de interés. Pero ¿ por qué debemos planificar?

¿Por qué la comunicación interna debe ser estratégica?

Te doy 10 razones:

  1. Para movilizar inteligencias; las empresas son un conjunto de talentos.
  2. Para informar, unir y  facilitar el intercambio de información entre todos las áreas o departamentos. La empresa fragmentada es un lastre y es cada vez más necesario integrar.  Sigue leyendo “Planificar la comunicación interna: ¿por qué?”

Problemas en la comunicación

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Este post  te ayudará a comprender las 3 barreras que lastran  la buena comunicación dentro de las organizaciones y te aportará ideas para afrontar esos obstáculos.

¿Sabemos comunicar?

No siempre. En ocasiones, no acertamos en la forma de transmitir mensajes.

Posiblemente, ésta sea tu respuesta y  quizás, compartas conmigo la necesidad de que todos necesitamos mejorar esta habilidad.

Dificultades en la comunicación interna

A nivel laboral la mayor parte de conflictos son ocasionados por problemas en la comunicación.

Y es que, dependiendo de la persona y del tipo de mensaje, en ocasiones un simple mensaje se convierte en un acto complejo y engorroso.

¿Cómo  mejorar nuestra habilidad para comunicar?

Para empezar, si queremos mejorar esta habilidad, necesitamos por un lado, paciencia, capacidad de análisis  e incorporar a nuestras experiencias un proceso de reflexión y de mejora permanente.

Por otro lado, necesitamos reconocer que la efectividad de los mensajes está limitado por causas externas que escapan a nuestro control como por ejemplo:

  • Admitir el derecho a pensar diferente.
  • Aceptar  la diversidad de percepciones 
  • La existencia de  prejuicios tanto en emisores y receptores.

Pero,  ¿cuál es la principal obstáculo que frena la comunicación dentro de las organizaciones? ¿ Cuántas barreras de comunicación existen?  ¿Cómo podemos identificar las barreras que obstruyen el proceso de comunicación? ¿Qué podemos hacer para mejorar las comunicaciones  en un entorno tan imprevisible y de cambio?

La principal barrera en comunicación interna

La más común de las barreras que truncan los procesos de comunicación dentro de las organizaciones son las PERSONAS:

  • El carácter y la actitud
  • La mala codificación de los mensajes.
  • No saber dar feedback
  • La carencia de habilidades sociales
  • La cultura que crean con su comportamiento
  • etc.

 Las personas somos únicas y a veces complejas.

Dos problemas comunes en la comunicación que afectan al clima laboral

1ºEl carácter de  algunos mandos y  líderes 

En una empresa de más de 50 personas repartidas en áreas diferentes, con proyectos diferentes, la comunicación puede complicarse debido a las siguientes causas:

  • El carácter difícil y conflictivo de algunos responsables de proyectos.
  • Jefes de área  que no saben dar feedback constructivo
  • Mandos que retienen y ocultan información
  • Líderes sin empatía, sin asertividad, que ejercen el poder de forma equivocada
  • Integrantes de equipos  sin respeto, sin reglas que no conectan
  • Mensajes extensos, demasiado técnicos, con contenido tedioso e incomprensible
  • Canales de comunicación mal empleados
  • Deficiente organización interna

Y así, podríamos citar una larga lista de obstáculos que obstruyen la dinámica de las comunicaciones dentro de la empresa.

2ºLa  pasividad de la Alta Dirección 

También suele ocurrir que los Directores Generales del negocio se muestran pasivos ante iniciativas en comunicación y no intervienen en estos proyectos.

En otros casos, se encuentran anclados en una cultura de secretismo y no ven imprescindible asignar presupuesto y recursos para impulsar la comunicación interna en sus respectivas empresas.

Estos directivos  están poco sensibilizados de sobre el valor de la comunicación; tienen un concepto equivocado y pobre de lo que es la comunicación interna, la limitan a una intranet y, en sus organizaciones no existe un experto que la lidere.

 

Obstáculos y barreras en la comunicación

La realidad diaria que se vive en las empresas demuestra que comunicar vivencias, ideas, opiniones, pensamientos, sentimientos y  creencias, puede convertirse en un proceso enmarañado y, dependiendo del receptor o del emisor, puede resultar complejo o complicarse. Por esta razón, muchos empleados prefieren el silencio y así evitar conflictos.

¿Dónde se obstruye la comunicación? ¿De dónde proceden las dificultades, del emisor, del mensaje o del receptor?

En todo caso,  hay que ser conscientes que en cualquier proceso de comunicación todos tenemos parte de responsabilidad, para aclarar malentendidos  hay que  saber generar  feedback.

3 Obstáculos que impiden el diálogo y entendimiento 

Teniendo en cuenta las aportaciones de teóricos y el día a día laboral,  existen básicamente, 3 tipos de obstáculos que limitan la efectividad de la comunicación: de contenido, ambientales y humanos.

Obstáculo #1 Los de contenido

Se refieren a la falta de adecuación del mensaje al receptor y como consecuencia los mensajes no son claros.

Este hecho puede estar ocasionado por las siguientes barreras: ausencia de objetivo en el mensaje, un vocabulario demasiado técnico, lenguaje impreciso, falta de claridad en las ideas, ambigüedad y extensión del mensaje.

Medidas de precaución

Esta barrera se podría evitar mediante pruebas previas, considerando los objetivos del mensaje, analizando la audiencia a la que va dirigido y según ésta codificar el mensaje.

Lo importante no es lo que se dice, sino lo que se entiende el receptor, por ello es necesario cuidar los códigos y la semántica del mensaje. También importa que el medio o canal elegido sea el adecuado para difundir el mensaje.

Otras soluciones son: diseñar programas de formación con cursos de comunicación eficaz dirigidos a todo el personal, crear y difundir un manual de estilo, editar un diccionario que explique el vocabulario técnico y común utilizado en la empresa, como hace años lo editó una conocida empresa del sector farmacéutico.

Obstáculo#2 Los ambientales

Hacen referencia al contexto en que se comunica.

Aquí podríamos agrupar situaciones incómodas propias del lugar y el momento en que se comunica (condiciones inadecuadas)

También en este grupo señalamos aquellas barreras derivadas por la cultura empresarial  Así, por ejemplo, una empresa con demasiados repetidores de un mensaje hace difícil el feedback. La burocracia organizacional castiga la dinámica de las comunicaciones.

Medidas de precaución

Estas barreras se afrontan optando por una cultura de comunicación, con un responsable que lidere la comunicación interna, desde un plan. Trabajar con un plan es la mejor garantía para aprovechar las oportunidades informativas, los mensajes,  identificar las audiencias y cuidar el momento oportuno para comunicar.

Para evitar barreras de comunicación causadas por insatisfacción laboral y estrés laboral, es recomendable realizar de forma periódica un estudio de clima interno a fin de detectar con precisión las causas del malestar laboral.

Obstáculo #3 Los humanos

Hacen referencia a los propios del trabajador en su condición de persona.

No debemos olvidar que cada trabajador posee una personalidad y un carácter único: la capacidad de escucha, la susceptibilidad, la actitud ante determinados temas, la categoría laboral y la habilidad para crear buenas relaciones humanas  son diferentes en todas las personas.

Las barreras psicológicas son las más complicadas, pero deben tenerse en cuenta pues como ya hemos dicho, cada persona es única y cada quién tiene una forma de percibir y entender los hechos. La psicología humana señala que la receptividad de los mensajes está en función de sus prejuicios, creencias, experiencia y expectativas del tema.

Medidas de precaución

Esta barrera la supera el líder con conocimiento de psicología y de la individualidad de cada trabajador.

De ahí la importancia de formar a los líderes en inteligencia emocional. El buen líder sabe ser oportuno en los mensajes que transmite a sus colaboradores,  sabe aplicar la empatía, la escucha activa y dar feedback constructivo.

Los programas de formación de habilidades sociales a todo el personal son un excelente soporte para mejorar la calidad de las comunicaciones internas.

3 Conclusiones

  1. En el proceso de comunicación puede ocurrir que nuestro mensaje no tenga el mismo significado para nuestro receptor, además puede verse afectado por barreras de contenido, ambientales y/o humanas. En la mayoría de casos, la gran barrera reside en las personas, en su actitud.
  2. En otros casos, el mensaje está limitado por la forma de codificar los mensajes, por la ausencia de objetivos, por el mal uso de canales. Los programas formativos son el mejor recurso para aminorar estas dificultades.
  3. De otro lado, en comunicación interna otro obstáculo importante reside en la cultura empresarial y en la ausencia de recursos para impulsarla y cuidarla. Revisar y adaptar paulatinamente la cultura de la organización a los nuevos tiempos es, siempre, una buena inversión.