Problemas en la comunicación

Este post te ayudará a comprender las 3 barreras que generan problemas en la comunicación dentro de la empresa y te aportará ideas para afrontarlos.

¿Sabemos comunicar?

No siempre. En ocasiones no acertamos en la forma de transmitir mensajes.

Posiblemente esa sea tu respuesta y quizás compartas conmigo la necesidad de que todos necesitamos mejorar en esta habilidad.

Problemas en la comunicación interna

A nivel laboral la mayor parte de conflictos son ocasionados por malentendidos, omisiones y mensajes poco precisos.

Y es que dependiendo de la persona y del tipo de mensaje en ocasiones, un simple mensaje se convierte en un acto complejo y engorroso.

¿Cómo mejorar nuestra habilidad para comunicar?

Para empezar, si queremos mejorar esta habilidad necesitamos, por un lado: capacidad de análisis e incorporar a nuestras experiencias un proceso de reflexión y de mejora permanente.

Por otro lado, necesitamos reconocer que la efectividad de los mensajes está limitado por causas externas que escapan a nuestro control, como por ejemplo:

  • Admitir el derecho a pensar diferente.
  • Aceptar  la diversidad de percepciones 
  • La existencia de  prejuicios tanto en emisores y receptores

Si tu intención es mejorar la comunicación deberías empezar con un diagnóstico, respondiendo por lo menos, a las siguientes pgtas:

¿Cual es la principal obstáculo que frena la comunicación dentro de las organizaciones?

¿Cuáles son los principales problemas de comunicación interna dentro de tu empresa?

¿Cuántas barreras de comunicación existen? ¿Cómo identificarlas? y

¿Qué podemos hacer para mejorar las comunicaciones en un entorno tan imprevisible y de cambio?

El principal obstáculo en comunicación:

Somos nosotros, las personas.

La actitud negativa, los prejuicios, las omisiones, los conflictos internos, la falta de escucha y el mal carácter suelen ser las barreras más comunes que bloquean la comunicación.

Los 3 principales problemas de comunicación interna que afectan a las empresas

Aunque muchas veces queremos poner a las personas en el centro de la estrategia de comunicación, en la rutina laboral se suelen dar 3 barreras comunes que impiden el entendimiento.

  • La falta de crebilidad: los colaboradores no creen a la dirección y desconfían de sus mensajes.
  • La falta de coherencia: la empresa tiene un doble discurso. Tiene uno externo y otro interno
  • Una cultura basada en el secretismo: la dirección cree que cuanto menos sepan los coalboradores mejor.

Dos problemas comunes en la comunicación que afectan al clima laboral

Un mal clima laboral impide la productividad y en ocasiones un mal liderazgo y la omisión de la dirección son las problemas más comunes.

#1 El carácter de algunos managers

En una empresa de más de 50 personas repartidas en áreas diferentes y con proyectos diferentes, la comunicación puede complicarse debido generalmente a problemas de los líderes quienes muchas veces carecen de habilidades sociales y de autocrítica.

Quizás te suenen estas situaciones:

  • El carácter difícil y conflictivo de algunos responsables de proyectos.
  • Jefes de área que no saben dar feedback constructivo.
  • Mandos que retienen y ocultan información.
  • Líderes sin asertividad, que ejercen el poder de forma equivocada.
  • Integrantes de equipos sin respeto, sin reglas, que no conectan.
  • Mensajes extensos, demasiado técnicos, con contenido tedioso e incomprensible.
  • Canales de comunicación mal empleados.
  • Deficiente organización interna.

#2 La pasividad de la Alta Dirección

También suele ocurrir que los Directores Generales del negocio se muestran pasivos ante iniciativas en comunicación y no intervienen en estos proyectos.

En otros casos, se encuentran anclados en una cultura de secretismo y no ven imprescindible asignar presupuesto y recursos para impulsar la comunicación interna en sus respectivas empresas.

Estos directivos están poco sensibilizados sobre el valor de la comunicación; tienen un concepto equivocado y pobre de lo que es la comunicación interna (la limitan a una intranet), y en sus organizaciones no existe un experto que la lidere.

Obstáculos y barreras en la comunicación

La realidad diaria que se vive en las empresas demuestra que comunicar vivencias, ideas, opiniones, pensamientos, sentimientos y creencias puede convertirse en un proceso enmarañado y, dependiendo del receptor o del emisor, puede resultar complejo o complicarse. Por esta razón, muchos empleados prefieren el silencio y callarse para evitar conflictos mayores.

¿Dónde se obstruye la comunicación?

En el emisor, en el receptor, en el ambiente…

En todo caso, hay que ser conscientes de que en cualquier proceso de comunicación todos tenemos parte de responsabilidad ya que tenemos el poder de aclarar malentendidos. Para conseguirlo necesitamos acertar con el problema para reaccionar con acierto.

3 obstáculos que impiden el diálogo y entendimiento

Teniendo en cuenta las aportaciones de teóricos y el día a día laboral,  existen básicamente 3 tipos de obstáculos que limitan la efectividad de la comunicación.

Obstáculo #1 Los de contenido

Se refieren a la falta de adecuación del mensaje al receptor y como consecuencia los mensajes no son claros.

Este hecho puede estar ocasionado por las siguientes barreras: ausencia de objetivo en el mensaje, un vocabulario demasiado técnico, lenguaje impreciso, falta de claridad en las ideas, ambigüedad y extensión del mensaje.

Medidas de precaución

Esta barrera se podría evitar mediante pruebas previas, considerando los objetivos del mensaje, analizando la audiencia a la que va dirigido y según sus expectativas e intereses codificar el mensaje.

Lo importante es lo que el receptor interpreta y entiende. Por ello, es necesario cuidar los códigos y la semántica del mensaje. También importa que el medio o canal elegido sea el adecuado para difundir el mensaje.

Otras medidas preventivas son: diseñar programas de formación con cursos de comunicación eficaz dirigidos a toda la plantilla. Asimismo, crear y difundir un manual de estilo, editar un diccionario que explique el vocabulario técnico y común utilizado en la empresa.

Obstáculo #2 Los ambientales

Hacen referencia al contexto en que se comunica.

Aquí podríamos agrupar situaciones incómodas propias del lugar y el momento en que se comunica (condiciones inadecuadas).

También en este grupo señalamos aquellas barreras derivadas por la cultura empresarial. Así, por ejemplo, una empresa con demasiados repetidores de un mensaje hace difícil el feedback. La burocracia organizacional castiga la dinámica de las comunicaciones.

Medidas de precaución

Estas barreras se afrontan optando por una cultura de comunicación, con un responsable que lidere la comunicación interna, desde un plan. Trabajar con un plan es la mejor garantía para aprovechar las oportunidades informativas, segmentar mensajes, identificar las audiencias y ser efectivos.

Para evitar barreras de comunicación causadas por insatisfacción laboral y el estrés laboral, es recomendable realizar periódicamente, un estudio de clima interno.

Obstáculo #3 Los humanos

Hacen referencia a los propios del trabajador en su condición de persona.

No debemos olvidar que cada trabajador posee una personalidad y un carácter único: la capacidad de escucha, la susceptibilidad, la actitud ante determinados temas, la categoría laboral y la habilidad para crear buenas relaciones humanas  son diferentes en todas las personas.

Las barreras psicológicas son las más complicadas, pero deben tenerse en cuenta pues como ya hemos dicho, cada persona es única y cada quién tiene una forma de percibir y entender los hechos. La psicología humana señala que la receptividad de los mensajes está en función de sus prejuicios, creencias, experiencia y expectativas del tema.

Medidas de precaución

Esta barrera la supera el líder con conocimiento de psicología y de la individualidad de cada trabajador.

De ahí la importancia de formar a los líderes en inteligencia emocional. El buen líder es oportuno en los mensajes que transmite a sus colaboradores, sabe aplicar la empatía, la escucha activa y dar feedback constructivo.

Los programas de formación de habilidades sociales a todo el personal son un excelente soporte para mejorar la calidad de las comunicaciones internas.

3 conclusiones

  1. Lo importante no es lo que se dice, sino lo que entiende nuestro interlocutor. El receptor puede estar afectado por barreras de contenido, ambientales y/o humanas. La barrera más grave reside en la actitud.
  2. Nuestros mensajes pueden no ser comprendidos por una mala codificación, por la ausencia de objetivos o, por transmitirse por canales inadecuados. Los programas formativos son una buena alternativa para aminorar estas dificultades.
  3. En comunicación interna  la cultura empresarial es determinante. Conviene revisarla y adaptarla con un plan de cambio a los nuevos tiempos.

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Publicado por
leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

0 respuestas

  1. hola! me pareció muy buena la información. yo estoy buscando como poder explicar la falta de comunicación entre compañeros de trabajo, y como mejorarla. en términos mas simples! porfavor!

    1. Muchas gracias Yamila por tu visita y por tu comentario. Me preguntas sobre falta de comunicación entre miembros de un equipo, o falta de comunicación por parte de la empresa en general, son dos temas diferentes. Si me concretas, te puedo responder y dar algún consejo concreto. Saludos!

  2. Muy buen articulo, ya que como dices la comunicación es esencial y se deben de quitar las barreras, para que todos estemos en la misma sintonia.

  3. excelente artículo, debemos prestar atención en como nos comunicamos para así lograr una mejor toma de decisiones y llegar a un bienestar personal y profesional en nuestro entorno laboral… saludos y gracias

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