Este post resume el plan integral de comunicación interna y menciona las cuatro fases que la comprende.
Índice
Gestionar el plan integral de comunicación interna
La gestión del plan integral de comunicación interna que se produce dentro de la empresa es uno de sus grandes retos.
En este sentido, difundir la información clave es una exigencia, no solo para gestionar la marca interna, sino también para favorecer el sentido de pertenencia y crear unidad en la gestión empresarial.
¿Qué incluir en el plan integral de comunicación interna?
Todo plan integral incluye el desarrollo de 4 fases:
- Investigación y documentación
- Análisis y diagnóstico
- Implantación
- Evaluación
El eje central del plan es el diagnóstico de necesidades y prioridades informativas, la imagen interna de la marca, su posicionamiento respecto a la competencia, entre otros.
Las 4 fases del plan integral de comunicación interna
Fase I: Documentación
La empresa y el estado de la comunicación
- El proyecto empresarial: misión, visión, credos y cultura empresarial.
- Descripción del momento actual que se atraviesa la empresa: su realidad comparada con la competencia y el sector. Radiografía del sector. Es interesante incluir una breve valoración acerca de cómo se está gestionando la crisis y cómo está afectando o afectará el entorno político, económico, social y tecnológico.
- Competencia: ventajas competitivas. Fortalezas y oportunidades. Redacta artículos, notas de prensa acerca de los aspectos que hace a tu empresa diferente de las otras.
La comunicación con otras áreas es importante
- Considera los antecedentes, las iniciativas y los resultados acerca de la comunicación: los aciertos y fracasos explican el estado actual de la comunicación interna.
- Conviene que conozcas los resultados y las acciones de las siguientes áreas: de marketing (marketing mix), de publicidad (campañas y anuncios de publicidad), de relaciones públicas (patrocinio y mecenazgo). Saca conclusiones y tenlas en cuenta cuando formules objetivos. Estos deben ir en coherencia con el trabajo de estas áreas.
- Recopila información actual acerca de la política de recursos humanos: políticas de flexibilidad, planes de igualdad, planes de formación. Toma nota de los aspectos más relevantes que afectan e interesan a los empleados.
- Pon especial interés en informarte acerca de los programas de responsabilidad social corporativa. Involucra a los empleados en estos programas. Si tu empresa no tiene estas actividades, puede ser una buena iniciativa proponer algún programa de voluntariado.
Fase II: El análisis y diagnóstico
Las necesidades de comunicación
- Diagnóstico de necesidades de comunicación y prioridades informativas. A partir de esta realidad empieza el proceso de comunicación. ¿Qué comunicar? ¿A quién? ¿A través de qué medios?
Fase III: La implantación
La puesta en marcha del plan
- Presupuesto de comunicación. ¿Cuál es el presupuesto que tenemos asignado? ¿Qué margen de acción tenemos? ¿Cuáles son nuestras limitaciones con ese dinero? ¿Qué plan de medios podemos implantar?
- Objetivos genéricos y específicos: sensibilizar, integrar, cambiar la forma de actuar. Hay que definir lo que se pretende conseguir.
- Concreta quienes serán los emisores y receptores de los mensajes.
- Emisores: designa a líderes y mandos, forma un equipo colaborador, entrénalos en habilidades sociales y de comunicación. Es importantísimo comprometer a los líderes e implicarles en las acciones de comunicación interna y asegurar su apoyo.
- Receptores: público objetivo (target) ¿A qué audiencias se dirigirá el mensaje? (concreta sus características comunes). Conocerlos te permitirá adaptar el mensaje a su estilo comunicativo y elegir los medios adecuados para llegar a este público.
Finalmente, delega responsabilidades
- Diseña e implementa una política de comunicación:
- Temas y asuntos de los que se va a informar de forma prioritaria. Mensajes clave que deben lanzarse.
- Quienes pueden difundir esos mensajes y a través de qué medios.
- Definir la política de transparencia, cuidando que ciertas decisiones tácticas no transciendan a la competencia.
- Desarrollar procesos y procedimientos de transmisión de información para garantizar su efectividad..
- Pon en marcha la formación según las carencias formativas detectadas. Por ejemplo, en habilidades sociales para ayudar a todos a comunicar mejor.
- Coordina el lanzamiento de mensajes con el Director de Comunicación para que los mensajes lleguen a todos.
- Revisa y optimiza los canales de comunicación interna más importantes.
- Elabora un calendario de trabajo de cada una de las acciones de comunicación; asigna responsables y delega.
Fase VI: La evaluación
El seguimiento y el control
- Seguimiento. Haz un seguimiento por lo menos mensual y/o semestral para realizar el feedback del plan.
- Evaluación. Haz una semestral o anual. La que estimes, con el fin de evaluar el cumplimiento de los objetivos y el presupuesto. Mide el impacto de las acciones de comunicación, cuantifica los resultados alcanzados, por ejemplo: el número de visitas a la nueva web. Enumera y analiza los obstáculos y barreras que han dificultado el plan de comunicación.
La otra opción, implementar la agilidad
También existe la opción que implementes tu plan de comunicación con una metodología ágil. En el diseño de este plan necesitarás trabajar en equipo, realizar ajustes, mediciones y evaluaciones constantes para su adaptación.
La agilidad te permite trabajar con flexibilidad. Es una filosofía que supone una forma distinta de trabajar y de organizarte. En este caso, el trabajo en equipo es decisivo, el proyecto se ‘trocea’ en pequeñas partes que tienen que completarse y entregarse en pocas semanas.
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