El plan integral de comunicación interna

Este post resume el plan integral de comunicación interna y menciona las cuatro fases que la comprende.

Gestionar el plan integral de comunicación interna

La gestión del plan integral de comunicación interna que se produce dentro de la empresa es uno de sus grandes retos.

En este sentido, difundir la información clave es una exigencia, no solo para gestionar la marca interna, sino también para favorecer el sentido de pertenencia y crear unidad en la gestión empresarial.

¿Qué incluir en el plan integral de comunicación interna?

Todo plan integral incluye el desarrollo de 4 fases:

  1. Investigación y documentación
  2. Análisis y diagnóstico
  3. Implantación
  4. Evaluación

El eje central del plan es el diagnóstico de necesidades y prioridades informativas, la imagen interna de la marca, su posicionamiento respecto a la competencia, entre otros. 

Las 4 fases del plan integral de comunicación interna

Fase I: Documentación

La empresa y el estado de la comunicación

  1. El proyecto empresarial: misión, visión, credos y cultura empresarial.
  2. Descripción del momento actual que se atraviesa la empresa: su realidad comparada con la competencia y el sector. Radiografía del sector. Es interesante incluir una breve valoración acerca de cómo se está gestionando la crisis y cómo está afectando o afectará el entorno político, económico, social y tecnológico.
  3. Competencia: ventajas competitivas. Fortalezas y oportunidades. Redacta artículos, notas de prensa acerca de los aspectos que hace a tu empresa diferente de las otras.

La comunicación con otras áreas es importante

  1. Considera los antecedentes, las iniciativas y los resultados acerca de la comunicación: los aciertos y fracasos explican el estado actual de la comunicación interna.
  2. Conviene que conozcas los resultados y las acciones de las siguientes áreas: de marketing (marketing mix), de publicidad (campañas y anuncios de publicidad), de relaciones públicas (patrocinio y mecenazgo). Saca conclusiones y tenlas en cuenta cuando formules objetivos. Estos deben ir en coherencia con el trabajo de estas áreas.
  3. Recopila información actual acerca de la política de recursos humanos: políticas de flexibilidad, planes de igualdad, planes de formación. Toma nota de los aspectos más relevantes que afectan e interesan a los empleados.
  4. Pon especial interés en informarte acerca de los programas de responsabilidad social corporativa. Involucra a los empleados en estos programas. Si tu empresa no tiene estas actividades, puede ser una buena iniciativa proponer algún programa de voluntariado.

Fase II: El análisis y diagnóstico

Las necesidades de comunicación  

  1. Diagnóstico de necesidades de comunicación y prioridades informativas. A partir de esta realidad empieza el proceso de comunicación. ¿Qué comunicar? ¿A quién? ¿A través de qué medios?

Fase III: La implantación

La puesta en marcha del plan

  1. Presupuesto de comunicación. ¿Cuál es el presupuesto que tenemos asignado? ¿Qué margen de acción tenemos? ¿Cuáles son nuestras limitaciones con ese dinero? ¿Qué plan de medios podemos implantar?
  2. Objetivos genéricos y específicos: sensibilizar, integrar, cambiar la forma de actuar. Hay que definir lo que se pretende conseguir.
  3. Concreta quienes serán los emisores y receptores de los mensajes.
  4. Emisores: designa a líderes y mandos, forma un equipo colaborador, entrénalos en habilidades sociales y de comunicación. Es importantísimo comprometer a los líderes e implicarles en las acciones de comunicación interna y asegurar su apoyo.
  5. Receptores: público objetivo (target) ¿A qué audiencias se dirigirá el mensaje? (concreta sus características comunes). Conocerlos te permitirá adaptar el mensaje a su estilo comunicativo y elegir los medios adecuados para llegar a este público.

Finalmente, delega las responsabilidades

  1. Diseña una política de comunicación:
    • Temas y asuntos de los que se va a informar de forma prioritaria. Mensajes clave que deben lanzarse.
    • Quienes pueden difundir esos mensajes y a través de qué medios.
    • Definir la política de transparencia, cuidando que ciertas decisiones tácticas no transciendan a la competencia.
    • Desarrollar procesos y procedimientos de transmisión de información para garantizar su efectividad..
  2. Conoce las carencias formativas en habilidades sociales que ayudarán a los emisores a ser mejores comunicadores. Presenta una propuesta de formación.
  3. Coordina con el área o el departamento de comunicación externa para que los colaboradores sean los primeros informados.
  4. Optimiza los medios de comunicación interna más importantes.
  5. Elabora un calendario de trabajo de cada una de las acciones de comunicación. Asigna responsables. Delega

Fase VI: La evaluación

El seguimiento y el control

  1. Seguimiento. Haz un seguimiento y lleva el control del feedback del plan para realizar los ajustes necesarios.
  2. Evaluación. Haz una semestral o anual. La que estimes, pero evalúa los objetivos y el presupuesto. Mide el impacto de las acciones de comunicación, cuantifica los resultados alcanzados, por ejemplo: el número de visitas a la nueva web. Enumera y analiza los obstáculos y barreras que han dificultado el plan de comunicación.

Nuestra recomendación

Para gestionar la comunicación integral, en primer lugar hay que localizar la información, después seleccionarla, y por último catalogarla según su grado de importancia, necesidad y prioridad.

En la redacción de este plan es conveniente que el responsable de comunicación interna realice una exhaustiva labor de documentación.

Precisamente, atendiendo a su función integradora, necesitará documentarse acerca de las actividades de otras áreas importantes. Por ejemplo: relaciones públicas, recursos humanos y marketing, ya que en estos puestos se genera información de interés para todo el personal.

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Publicado por
leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

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