Política de Cambio

La cultura de cambio

Este post trata sobre  la cultura de cambio por la que optó la empresa del caso después de las graves dificultades que vivió con  trabajadores, vecinos y prensa.

Siguiendo con la empresa del ejemplo, señalo las reflexiones necesarias después de una crisis y  las  acciones que se implantaron en la  nueva política de comunicación con los trabajadores.

El aprendizaje de la crisis

comunicación y estilo autocrático

La empresa encargó a la consultora  un manual de crisis, con los consejos básicos para saber qué hacer en ocasiones similares.  La empresa por su parte, creó un comité de crisis permanente.  Este comité, tendría en un futuro la responsabilidad de  cuidar de la imagen y  reputación de la empresa.

Asumió de esta forma la responsabilidad de cuidar su imagen y marca,  y de ganarse el aprecio y la valoración de sus públicos principales.

 

La Jornada de reflexión

Los nuevos Directivos de la empresa convocaron  a los integrantes del comité de crisis a una jornada de reflexión, con la finalidad de valorar aciertos y fallos.

Con la Jornada de reflexión se trataba de profundizar de aciertos y fallos.

Se trataba de profundizar y sacar experiencia tras una profunda reflexión acerca de lo que la empresa quería y podía, ser, hacer y conseguir en el futuro. Todo esto ayudaría a conseguir a consolidar su posicionamiento dentro del mercado.

En esa reunión se siguió el orden del día: lectura del Informe de la  gestión de crisis elaborado por la consultora, reparto del nuevo manual de crisis, reflexiones y  aprendizaje, nueva política, decisiones.

Después de largos comentarios, salieron las siguientes reflexiones:

¿Qué podemos aprender de esta crisis vivida?

¿ Cuáles fueron nuestros grandes problemas y qué medidas vamos a tomar?

¿Cómo podemos gestionar nuestra imagen y  marca?

¿Qué alternativas tenemos para gestionar en lo sucesivo la información y las comunicaciones?

¿Qué aspectos de nuestra cultura de empresa debemos cambiar ?

¿  Qué razones tenemos para abrirnos a la comunidad, a la sociedad y la prensa?

¿ Es necesario iniciar un plan de formación y otro de comunicación?

¿Qué ventajas tendríamos si creamos un departamento de comunicación?

Las Decisiones 

El debate fue largo, debatieron sobre la importancia de cuidar la imagen y reputación, que es necesario cuidar los canales de comunicación. Entendieron que la previsión es la mejor arma.

 Después de un largo debate y de otras tres reuniones más, se decidió optar por una política de cambio.

Las grandes decisiones fueron asignar una partida al plan de comunicación y organizar un departamento de comunicación, que será responsable de la gestión de las siguientes áreas: comunicación interna, sociedad e instituciones y prensa, responsabilidades que estarían dirigidas por un Director de Comunicación.

La Comunicación del Cambio

Las decisiones fueron comunicadas a todo el personal a través de reuniones piramidales.

La Política de cambio

Nuevos contratos

Después de contratar a los tres nuevos especialistas quienes recibieron formación durante un mes por parte de la consultora, el nuevo departamento de comunicación se puso en marcha.

Objetivos del Departamento de Comunicación

Objetivos genéricos

Crear un proyecto de empresa y difundirlo junto con la misión y nueva cultura de la empresa.

Crear canales de comunicación y relaciones positivas con los trabajadores, con la comunidad y con la prensa.

Diseñar un plan de crisis y un plan de comunicación integral, para establecer vínculos con todos sus públicos.

Objetivos específicos con los trabajadores

La empresa comprendió que la productividad es mayor si cada trabajador entiende y aprecia su propio trabajo como parte importante de la labor conjunta de la organización.

Hacer sentir a los trabajadores parte importante de la empresa.

Fomentar el orgullo de pertenencia

Crear un ambiente más cercano con los trabajadores.

La estrategia a largo plazo con los Trabajadores

Se diseñó un nuevo proyecto de empresa, en el cual se  implicó a todo el personal.

Se elaboraron mensajes claves para emitir a cada público.

Se difundió, de forma reiterativa a través de distintos medios y acciones,  la misión, visión y la nueva cultura empresarial.

Se creó un canal permanente de comunicación con los responsables de los ayuntamientos.

Las primeras actividades

La empresa optó por una nueva filosofía en las relaciones con todos sus trabajadores, facilitándoles información, haciéndoles partícipes de los proyectos empresariales a todos los niveles.

Formación

Se diseña un plan de formación anual.

Entre los cursos importantes destacan: calidad total, clima laboral, resolución de conflictos, liderazgo eficaz, reuniones eficaces,reuniones de calidad total, comunicación eficaz.

Encuestas de clima interno

Se mide el clima laboral anualmente, con el fin de conocer la opinión de los trabajadores en aspectos claves.

Nuevos Medios

Se institucionaliza una revista interna impresa, que se enviaba al domicilio de los trabajadores.

Buzón de quejas y sugerencias

 Se pretende que todos el personal se expresen con libertad y puedan presentar propuestas, quejas y otros temas. Se advirtió que no se tendrían en cuenta los mensajes anónimos ni ofensivos, así como la  publicación de las   mismas, si así lo autorizaba la persona.

Folleto de identidad corporativo

Este manual corporativo tendría como finalidad de dar a conocer el estilo de la organización.

Cuaderno Social

La empresa se comprometió en editar un Balance Social anual. Con posibilidad de que los trabajadores que lo quisiesen tengan acceso a los mismos.

Web interna

Se crea una web interna y se edita una boletín de noticias. Esta responsabilidad se delegó a una consultora.

Comunicación presencial

Se fomenta la práctica de las reuniones, de las cuales se mide su efectividad. Tienen como finalidad crear un espíritu de equipo.

Reuniones generales: de carácter semestral con todos los trabajadores, con el fin de comunicar los resultados del periodo anterior, los nuevos objetivos y señalar los proyectos más importantes de cada departamento para el siguiente periodo.

Reuniones semanales: de jefes y mandos para resolver imprevistos o dificultades.

Reuniones informativas con jefes y estos en cascada y desayunos de trabajo con líderes sindicales.

Reuniones personal de jefe-. empleado. Se puso en marcha una entrevista de desempeño laboral .

Un teléfono informativo.

Se estableció una línea abierta. Se estableció un número telefónico al cual todos podían llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador.

Se elaboró una campaña para fomentar su uso entre todos los integrantes de la organización y  se advirtió que era obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes eran revisados por el responsable y a los dos días a más tardar se contestaban los mensajes.

Jornadas de Out door training

Se organizaron salidas campestres con una comida entre todo el personal para festejar el aniversario de la empresa. A este encuentro se invitaba a participar a toda la familia de los trabajadores.  Para esta salida, se facilitaba un autobús para todo el personal que lo quisiera, incluían juegos de equipo, torneos y además una charla que la daba el Director general

Por Lelia Zapata

@leliafabi

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leliazapata@talentosreunidos.com

En el próximo post hablaré sobre la política y los programas sociales emprendidos con su comunidad.

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