Política de cambio

Este post trata sobre la política de cambio que adaptó la empresa del caso después de las graves dificultades que vivió con trabajadores, vecinos y prensa.

La política de cambio

Siguiendo con la empresa del ejemplo, señalo las reflexiones necesarias después de una crisis y las acciones que se implantaron en la nueva política de comunicación con los trabajadores.

El aprendizaje de la crisis

La empresa encargó a la consultora un manual de crisis con los consejos básicos para saber qué hacer en ocasiones similares. Por su parte, la empresa creó un comité de crisis permanente. Este comité tendría en un futuro la responsabilidad de cuidar la imagen y reputación de la empresa.

Por ello, asumió la responsabilidad de cuidar su imagen y marca, y de ganarse el aprecio y la valoración de sus públicos principales.

La jornada de reflexión

Los nuevos directivos de la empresa convocaron a los integrantes del comité de crisis a una jornada de reflexión, con la finalidad de valorar aciertos y fallos.

Se trataba de profundizar y sacar experiencia tras una profunda reflexión acerca de lo que la empresa quería y podía ser, hacer y conseguir en el futuro. De este modo, ayudaría a consolidar su posición dentro del mercado.

De igual forma, en esa reunión se siguió el orden del día: lectura del informe de la gestión de crisis elaborado por la consultora, reparto del nuevo manual de crisis, reflexiones y aprendizaje, nueva política de cambio, decisiones, etc.

Después de largos comentarios, salieron las siguientes reflexiones:

  • ¿Qué podemos aprender de esta crisis vivida?
  • ¿Cuáles fueron nuestros grandes problemas y qué medidas vamos a tomar?
  • ¿Cómo podemos gestionar nuestra imagen y marca?
  • ¿Qué alternativas tenemos para gestionar en lo sucesivo la información y las comunicaciones?
  • En concreto, ¿qué aspectos de nuestra cultura de empresa debemos cambiar ?
  • Además, ¿qué razones tenemos para abrirnos a la comunidad, a la sociedad y la prensa?
  • ¿Es necesario iniciar un plan de formación y otro de comunicación?
  • Por último, ¿qué ventajas tendríamos si creamos un departamento de comunicación?

Las decisiones 

El debate fue largo, debatieron sobre la importancia de cuidar la imagen y reputación y los canales de comunicación. Además, entendieron que la previsión es la mejor arma.

Después de un largo debate y de otras tres reuniones más, se decidió optar por una política de cambio.

Como resultado, las grandes decisiones fueron asignar una partida al plan de comunicación y organizar un departamento de comunicación, que será responsable de la gestión de las siguientes áreas: comunicación interna, sociedad e instituciones y prensa, responsabilidades que estarían dirigidas por un director de comunicación.

La comunicación del cambio

Las decisiones fueron comunicadas a todo el personal a través de reuniones piramidales.

La política de cambio

Nuevos contratos

Después de contratar a los tres nuevos especialistas -quienes recibieron formación durante un mes por parte de la consultora-, el nuevo departamento de Comunicación se puso en marcha.

Objetivos del departamento de Comunicación

Objetivos genéricos

En primer lugar, crear un proyecto de empresa y difundirlo junto con la misión y nueva cultura.

También, crear canales de comunicación y relaciones positivas con los trabajadores, con la comunidad y con la prensa.

Por último, diseñar un plan de crisis y un plan de comunicación integral para establecer vínculos con todos sus públicos.

Objetivos específicos con los trabajadores

En primer lugar, hacer sentir a los trabajadores parte importante de la empresa.

Después, fomentar el orgullo de pertenencia

Por último, crear un ambiente más cercano con los trabajadores.

La estrategia a largo plazo con los trabajadores

Primero, se diseñó un nuevo proyecto de empresa en el cual se implicó a todo el personal.

Después, se elaboraron mensajes claves para emitir a cada público.

También, se difundió de forma reiterativa a través de distintos medios y acciones la misión, visión y la nueva cultura empresarial.

Por último, se creó un canal permanente de comunicación con los responsables de los ayuntamientos.

Las primeras actividades de la política de cambio

Formación

Se diseña un plan de formación anual.

Entre los cursos importantes destacan: calidad total, clima laboral, resolución de conflictos, liderazgo eficaz, reuniones eficaces, reuniones de calidad total, comunicación eficaz, etc.

Encuestas de clima interno

Se mide el clima laboral anualmente, con el fin de conocer la opinión de los trabajadores en aspectos claves.

Nuevos medios

Se institucionaliza una revista interna impresa, que se enviaba al domicilio de los trabajadores.

Buzón de quejas y sugerencias

Se pretende que todo el personal se exprese con libertad y pueda presentar sus propuestas, quejas y otros temas. Se advirtió que no se tendrían en cuenta los mensajes anónimos ni ofensivos, así como la publicación de las   mismas, si así lo autorizaba la persona.

Folleto de identidad corporativo

Este manual corporativo tendría como finalidad dar a conocer el estilo de la organización.

Cuaderno social

La empresa se comprometió en editar un Balance Social anual.

Web interna

Se crea una web interna y se edita una boletín de noticias. Esta responsabilidad se delegó a una consultora.

Comunicación presencial

Se fomenta la práctica de las reuniones, de las cuales se mide su efectividad. Tienen como finalidad crear un espíritu de equipo.

En primer lugar, la reuniones generales de carácter semestral con todos los trabajadores, con el fin de comunicar los resultados del periodo anterior, los nuevos objetivos y señalar los proyectos más importantes de cada departamento para el siguiente periodo.

Después, las reuniones semanales de jefes y mandos para resolver imprevistos o dificultades.

Además, las reuniones informativas con jefes en cascada, y desayunos de trabajo con líderes sindicales.

Por último, reuniones personal de jefe-empleado. Se puso en marcha una entrevista de desempeño laboral .

Un teléfono informativo.

Se estableció una línea abierta. Es decir, un número telefónico al cual todos podían llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc., en un contestador.

Asimismo, Se elaboró una campaña para fomentar su uso entre todos los integrantes de la organización y se advirtió que era obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes eran revisados por el responsable y a los dos días a más tardar se contestaban los mensajes.

Jornadas de outdoor training

Se organizaron salidas campestres con una comida entre todo el personal para festejar el aniversario de la empresa. A este encuentro se invitaba a participar a toda la familia de los trabajadores. 

Para esta salida, se facilitaba un autobús para el personal que lo quisiera. De igual modo, se incluían juegos de equipo, torneos y una charla que daba el director general.

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leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

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