Gestión del tiempo

Este post trata sobre las 5 preguntas claves de la gestión del tiempo desde el punto de vista empresarial. Propone seguir unas pautas para gestionar con mayor eficacia la agenda diaria.

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Las 5 preguntas básicas sobre la gestión del tiempo 

1. ¿Qué es la gestión del tiempo?

Es la habilidad para organizarnos, gestionando bien nuestras actividades y responsabilidades diarias. Quien controla el tiempo y sabe gestionar imprevistos y trabajar según prioridades, tiene el control de su eficacia.

2. ¿Por qué la habilidad de gestionar el tiempo es una de las competencias más valoradas por las empresas?

La respuesta más sencilla podría estar resumida en estas frases: “El tiempo es oro” y “el tiempo es dinero”.Sin embargo, hay más razones que hacen urgente poseer esta habilidad.

  • Porque el tiempo es el recurso más preciado, escaso y limitado, que bien empleado lo consigue todo. El tiempo no se puede retener, ni almacenar; es irrecuperable; no se vende.
  • Porque la gestión del tiempo es el método a través del cual se cumplen nuestros objetivos profesionales y los de la empresa, quien nos ha contratado para una misión concreta.
  • Porque todo requiere tiempo y hay que utilizarlo con cabeza. Aquellos que no emplean bien  su tiempo para hacer bien lo que tienen que hacer, deben emplear tiempo para hacerlas de nuevo.
  • Porque las empresas necesitan a profesionales productivos que lleguen a sus objetivos.
  • Porque hoy existen infinidad de cosas que hacer y si no nos centramos en lo prioritario e importante, no contribuiremos a que la empresa sea primero productiva y luego competitiva.
  • Porque el tiempo  es tan importante como la información. El tiempo como la información hay que utilizarlos de una forma adecuada.

3. ¿Por qué  en nuestra jornada laboral es necesario aprender a organizarnos bien y trabajar de acuerdo a un plan diario?

  • Para desempeñar nuestro trabajo con criterios de eficacia y eficiencia.
  • Para despachar lo urgente y avanzar en lo importante.
  • Para aprovechar el tiempo al máximo.
  • Para evitar perder el tiempo.
  • Para aprender a descansar.
  • Para no trabajar en exceso, ni fatigarnos inútilmente.
  • Para no caer en el estrés.
  • Para mejorar nuestra productividad
  • Para mejorar  nuestra calidad de vida, a pesar de vivir en un entorno de crisis.

4. ¿Cuál es la clave para mejorar en la gestión del tiempo?

Tener objetivos.

La clave para saber gestionar nuestro tiempo es tener objetivos y trabajar para alcanzarlos.

Objetivos MARTE. Objetivos marte (medibles, alcanzables, retadores, relevantes, en un tiempo (con fecha de cumplimiento) y específicos.

Objetivos Personales y profesionales. Tener objetivos personales (como personas tenemos una vida privada, cada quien  con su circunstancia, tenemos diferentes roles que  debemos asumir y mejorar). Tener objetivos profesionales (como parte de la empresa tenemos una misión y unos objetivos que debemos cumplir, hay que tenerlos claros y además tener la actitud de seguir aprendiendo, mejorando, dando lo mejor).

Objetivos en un tiempo concreto:

Objetivos a largo plazo lo que deseo lograr por ejemplo, en los próximos 5 años.

Objetivos a mediano plazo lo que deseo lograr por ejemplo, en los próximos 2 años.

Objetivos a corto plazo lo que deseo lograr el próximo año.Aquí entran los objetivos mensuales (lo que deseo conseguir en un mes), los semanales (lo que espero conseguir en la semana) y los diarios lo que espero lograr cada día. (para esto clasifico las actividades diarias según sus prioridades y orden de importancia).

5. ¿Qué pautas podemos seguir para gestionar bien nuestro tiempo?

Stephen Convey diría:

Saber trabajar con agenda estableciendo prioridades. Primero lo primero. Trabajar distinguiendo lo urgente y lo importante.

El método Time Líder y otros, recomiendan:

  1. Comprometernos con una agenda. Las llamadas y las visitas a primera hora. A cada tarea asignarle un tiempo.
  2. Planificar el día, dedicar por lo menos, 5 minutos a organizarnos y asignar prioridades. Seguir con disciplina, controlar su cumplimiento, aunque hay que ser flexibles cuando la situación lo requiera.
  3. Conocernos bien, organizarnos según nuestro ciclo de energía personal . Hay que aprovechar los periodos de máximo rendimiento para realizar  las actividades más complejas e importantes.
  4. Reconocer y comprender aspectos de nuestra personalidad que nos hacen perder el tiempo, por ejemplo,  aprender a decir NO.
  5. Identificar las pérdidas de tiempo principales. Ser consciente de los ladrones del tiempo (desorden, visitas inesperadas, reuniones, falta de disciplina, etc.) y encontrar soluciones.
  6. Hacer un balance diario (pensar y evaluarnos a diario para mejorar, corregir errores, dejar aflorar nuevas ideas, …).

Y para terminar, te dejo con tres reflexiones:

¿Qué quieres lograr (objetivos)?

¿Qué haces por tus objetivos?

¿Qué puedes hacer para llegar a esos objetivos?

Por Lelia Zapata

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