Wiki, para qué sirve

Este post trata sobre las 5 preguntas básicas acerca de la wiki: ¿qué es?, ¿para qué sirve?, ¿cómo funciona? y ¿qué usos se le puede dar desde el área de comunicación?

Wikipedia como herramienta digital

La wiki es una herramienta dinámica, colaborativa, sencilla y eficaz que permite a varios usuarios crear una página web sobre un mismo tema.

Además, las wikis empresariales internas tienen múltiples utilidades para toda la organización y, en concreto, para el área o departamento de comunicación.

Su principal contribución reside en fomentar una cultura de aporte y colaboración.

1. ¿Qué es una wiki?

La misma wikipedia aclara que este término proviene de la palabra hawaiano que significa rápido.

Es un sitio web cuyas páginas pueden ser editadas por múltiples voluntarios a través del  navegador web.  

 2. ¿Cuándo apareció la primera wiki?

Esta tecnología se originó en un portal web dedicado a programadores, liderado por Ward Cunningham.

Por tanto, en palabras de este programador (1995), una wiki es:

La base de datos en línea más simple que pueda funcionar.

Ward Cunningham

Finalmente, fue en el año 2001 cuando los fundadores del proyecto Nupedia, Jimmy Wales y Larry Sanger, decidieron utilizar esta tecnología para el proyecto de la enciclopedia virtual Wikipedia.

3. ¿Cómo funciona?

Se trata de una página web en la cual los usuarios con acceso pueden editar, modificar, corregir y borrar contenidos.

Sus páginas son creadas con un editor tipo Word que hace posible añadir imágenes, tablas y listas. Además, estas páginas tienen un historial con el nombre y la fecha del autor y un motor de búsqueda.

De igual forma, su instalación y uso es sencillo, fácil e intuitivo. Tan solo basta con seguir el tutorial.

4. ¿Qué tipo de empresas pueden usarla?

Todo tipo de instituciones y organizaciones empresariales pueden beneficiarse de su uso. Estas pueden ser de cualquier sector, tamaño y número de colaboradores. Por ejemplo: grandes empresas y pymes.

A día de hoy, la wiki es cada vez más utilizada por diferentes tipos de entidades empresariales. Su gran ventaja reside en el ahorro que genera, en la productividad y en la cultura de conocimiento compartido.

Como ejemplos de empresas que se han servido de una wiki interna tenemos a Nokia, Accenture, Motorola, Intel, Sony, Xerox , Disney, Microsoft, Yahoo, Amazon, entre otros. Además, en la cuna de las nuevas tecnologías en Silicon Valley, el uso de las wikis ya es norma para las empresas. Por ejemplo, la wiki interna de Google (Goowiki) tiene ya miles de usuarios registrados y cerca de 100.000 páginas.

5. ¿Para qué sirve una wiki en mi empresa? 

Sirve para compartir información, conocimiento y para crear espacios de aportes y colaboración.

Las wikis pueden beneficiar a todas las áreas de la empresa aunque, de forma especial, facilitan el trabajo del área de comunicación. Por tanto, este puede:

• Gestionar reuniones de forma más efectiva. También, permite colgar los documentos de trabajo relacionados con la reunión y se puede exponer puntos de vista. Igualmente, terminada la reunión se cuelgan las conclusiones y su seguimiento, evitando pérdidas de información.
• Gestión de proyectos. Primero, facilita la difusión y seguimiento de todo el proyecto. Ciertamente, estos proyectos pueden ser departamentales e incluso internacionales: se evita el envío de e-mails colectivos. Asimismo, fomenta el trabajo organizando y facilitando el trabajo en red de forma más eficiente y ordenada en todas sus fases.
• Gestión del conocimiento. El motivo es que permite agrupar, compartir y almacenar el conocimiento de los empleados. Como consecuencia queda almacenado en un lugar protegido y accesible.
• Formación en general. Permite que el conocimiento que reside en cada uno de los empleados quede almacenado en un lugar protegido y accesible. Por ejemplo, una wiki sirve para organizar talleres.
• Para organizar eventos. En consecuencia, se hacen convocatorias para programas de voluntariado.
• Programas de acogida de nuevos empleados. Explicar el funcionamiento interno y externo de la empresa a los nuevos empleados.
• Soluciones a problemas. En la wiki, los empleados pueden encontrar soluciones que otros aplicaron en su día a las dificultades que se les presentaron como novatos.
• Como buzón de sugerencias e ideas. Especialmente, fomentar nuevas ideas entre el personal. En ella pueden participar todos los empleados. Muchas empresas están comprobando que las ideas vienen de quien menos se lo esperan, de colaboradores desapercibidos que podrían quedar anulados por la burocracia.

Otros usos a tener en cuenta

• Como boletín externo o revista interna. Ya que se pueden incluir vídeos, reportajes e imágenes.
• Publicar manuales y otra información básica que todo colaborador necesite consultar. Por ejemplo: directorio de teléfonos, correos electrónicos, organigramas, descripción de puestos y funciones, manuales, etc.
• Informar sobre la cultura corporativa. Esta es una herramienta útil para dar a conocer la cultura de la empresa a todos los colaboradores, para comentar diferentes formas de vivir los valores corporativos, para avivar la misión empresarial.
• Informar sobre la actualidad y modificaciones del producto o servicio que ofrece la empresa. La wiki ofrece información ordenada y actualizada sobre las últimas novedades. Es decir, se cuelgan noticias, reportajes, estudios, etc.
• Informar de forma ágil a otros departamentos facilitando datos internos que otro departamento necesita.
• Lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Los colaboradores pueden ser los primeros en recibir información y, si el caso lo permite, ser los primeros en probarlo. La empresa Sony hace este tipo de pruebas.
• Gestión de la documentación. Para organizar cualquier documentación de forma ordenada y hacer fácil y rápida su consulta.
• Informar sobre toda la información indispensable de interés general para colaboradores nuevos y antiguos como recordatorio. Por ejemplo, información técnica sobre el mercado y el sector.
• Mención especial merecen los programas de i+D. Las nuevas investigaciones que se realizan en la empresa.
• Para crear y fomentar una cultura de calidad. En colaboración con esta área se podría colgar la información relevante.
• Para dar a conocer lo que hace el mercado. También, lo que ocurre y las acciones de la competencia.
• Herramienta interna de colaboración y organización. Compartir un calendario y tareas, informar sobre diferentes proyectos, entre otros usos.

Y tú, ¿qué opinas? ¿Promoverías el uso de una wiki?