Wiki, para qué sirve

Este post trata sobre las 5 pgtas básicas acerca de la wiki:. ¿Qué es? ¿Desde cuándo existe? ¿Cómo funciona? ¿Qué usos se le puede dar desde el área de comunicación?

La wiki es una herramienta dinámica, colaborativa, sencilla y eficaz que permite a varios usuarios crear una página web sobre un mismo tema.

Las Wikis empresariales internas tienen múltiples utilidades para toda la organización y en concreto, para el área o departamento de comunicación.

Su principal contribución reside en fomentar una cultura de aporte y colaboración.

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1. ¿Qué es una wiki?

La misma wikipedia , aclara que este término proviene de la palabra hawaiano que significa, rápido.

Es un sitio web cuyas páginas pueden ser editadas por múltiples voluntarios a través del navegador web.

2. ¿Cuándo apareció la primera wiki?

Esta tecnología se originó en un portal web dedicado a programadores y liderado por Ward Cunningham. En palabras de este programador (1995) un wiki es «la base de datos en línea más simple que pueda funcionar» Finalmente, fue en el año 2001 cuando los fundadores del proyecto Nupedia decidieron a utilizar esta tecnología para el proyecto de la enciclopedia Wikipedia.

3. ¿Cómo funciona?

Se trata de una página web en la cual los usuarios que están permitidos, pueden: editar, modificar, corregir y borrar contenidos.

Sus páginas son creadas con un editor tipo Word que hace posible añadir imágenes, tablas, listas. Además, estas páginas tienen un historial con el nombre y la fecha del autor y un motor de búsqueda.

Su instalación y uso es sencillo, fácil e intuitivo. Basta con seguir el tutorial.

4. ¿Qué tipo de empresas pueden usarla?

Todo tipo de instituciones y organizaciones empresariales pueden beneficiarse de su uso. De cualquier sector, tamaño y número de colaboradores. Grandes empresas y Pymes.

Hoy, la wiki es cada vez más utilizada por diferentes tipo de entidades empresariales. Su gran ventaja reside en el ahorro que genera, en la productividad y en la cultura de conocimiento compartido.

Como ejemplos de empresas que se han servido de una wiki interna tenemos a Nokia, Accenture, Motorola, Intel (Intelpedia), Sony, Xerox, Disney, Microsoft, Yahoo, Amazon…De hecho, en la cuna de las nuevas tecnologías, en Silicon Valley, el uso de las wikis ya es norma para las empresas. Por ejemplo, la wiki interna de Google (Goowiki) tiene ya miles de usuarios registrados y cerca de 100.000 páginas.

5. ¿Para qué sirve una wiki en mi empresa?

¿Qué usos podemos darle en el área de comunicación?

Es una excelente canal de comunicación que sirve para compartir información, conocimiento y para crear espacios de aportes y colaboración.

Las wikis pueden beneficiar a todas las áreas de la empresa, aunque de forma especial facilitan el trabajo del área de comunicación quien puede:

Gestionar reuniones de forma más efectiva. Permite colgar los documentos de trabajo relacionados con la reunión, se puede exponer los puntos de vista y exponer puntos de vista. Terminada la reunión, se cuelgan las conclusiones y su seguimiento, evitando pérdidas de información.
Gestión de proyectos. Facilita la difusión y seguimiento de todo el proyecto. Estos proyectos pueden ser departamentales e incluso internacionales, evitando el envío de e-mail colectivos. Así mismo, fomenta el trabajo organizando y facilitando el trabajo en red de forma más eficiente y ordenada en todas sus fases.
Gestión del conocimiento. Permite agrupar, compartir y almacenar el conocimiento de los empleados. De esta manera queda almacenado en un lugar protegido y accesible.
Formación en general. Permite que el conocimiento que reside en cada uno de los empleados quede almacenado en un lugar protegido y accesible. Una wiki sirve para organizar talleres.
Para organizar eventos. Hacer convocatorias para programas de voluntariado, por ejemplo.
Programas de Acogida de nuevos empleados . Explicar el funcionamiento interno y externo de la empresa a nuevos empleados.
Soluciones a problemas. En la wiki pueden encontrar soluciones que otros empleados aplicaron en su día a las dificultades que se les presentaron como novatos.
Como buzón de sugerencias e ideas. Fomentar nuevas ideas entre el personal. Pueden participar todos los empleados. Muchas empresas están comprobando que las ideas vienen de quien menos se lo esperan, colaboradores desapercibidos y que podrían quedar anulados por la burocracia.
Como un boletín externo o revista interna. Ya que se pueden incluir vídeos, reportajes, imágenes.
Publicar manuales y otra información básica que todo colaborador necesite consultar por ejemplo: directorio de teléfonos, correos electrónicos, organigramas, descripción de puestos y funciones, manuales,etc.
Informar sobre la cultura corporativa. Es una herramienta útil para dar a conocer la empresa la cultura a todos los colaboradores, para comentar diferentes formas de vivir los valores corporativos, para avivar la misión empresarial.
Informar sobre la actualidad y modificaciones sobre el producto o servicios que ofrece la empresa. La wiki ofrece información ordenada y actualizada de forma real sobre las últimas novedades.Se pueden colgar noticias, reportajes, estudios.
Informar de forma ágil a otros departamentos facilitando datos internos que otro dpto. necesita.”

La empresa puede disponer de fichas de cada uno de sus clientes en las que los distintos departamentos (contabilidad, logística, dirección, producción…) incluyan las características propias de ese cliente (¿Cómo hay que facturarle? ¿Dónde hay que enviar el pedido? ¿Cómo le gusta recibirlo? ¿Cómo se llama la secretaria del Director Financiero? Etc).”
Lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Los colaboradores pueden ser los primeros en recibir información, así como si el caso lo permite, probarlo.La empresa Sony hace este tipo de pruebas.
Gestión de la documentación. Para organizar cualquier documentación de forma ordenada y hacer fácil y rápida su consulta.
Informar sobre toda la información indispensable de interés general para colaboradores nuevos y antiguos como recordatorio. Información técnica, sobre el mercado, sobre el sector.
Mención especial merecen los programas de i+D. Las nuevas investigaciones que se realizan en la empresa.
Para crear y fomentar una cultura de calidad. En colaboración con esta área se podría colgar la información relevante.
Para dar a conocer lo que hace el mercado. Lo que ocurre, las acciones de la competencia.
Herramienta interna de colaboración y organización. Compartir un calendario y tareas, informar sobre diferentes proyectos, entre otros usos.