El plan estratégico de comunicación interna

Sobre los 5 apartados y pasos que conviene considerar en la Redacción del Plan Estratégico de Comunicación Interna.

¿Qué es el plan estratégico de comunicación interna?

Es la contribución más importante del comunicador interno. En este se proponen acciones de comunicación para explicar a la plantilla, hacia dónde se quiere ir y cómo se llegará. Se redacta con la aportación y el consenso con el área de comunicación externa, recursos humanos y marketing.

Puede englobar un conjunto de programas y proyectos. Los  programas son amplios e incluyen una serie de proyectos, mientras que los proyectos concretos y específicos. Se abordan para solucionar necesidades concretas.

Por ejemplo, un plan estratégico de comunicación interna a 3 años, puede incluir 3 programas y 7 proyectos.

1. Programa de responsabilidad social interna

1. Proyectos de voluntariado interno
2. Proyectos de mecenazgo y patrocinios con la comunidad

2. Programas de gestión del cambio y digitalización

1. Proyecto de blogs corporativos: blog de innovación, blog de calidad…
2. Proyectos de redes sociales internas: Facebook,  Workplace by Facebook…
3. Proyectos de manuales de uso de redes sociales: LinkedIn…

3. Programas de crisis

1. Proyectos de simulacros
2. Proyecto de formación de portavoces

Un plan estratégico debe incluir:

• La misión, visión y propósito de la empresa.
• Los objetivos a alcanzar y las métricas que indicarán su logro.
• La política de comunicación interna
• Análisis del presente de la empresa y su entorno o escenario.
• Los programas que se implementarán junto con sus respectivos proyectos
• Plan de acción u operativo con el que llevar a cabo las estrategias que se hayan definido.

Elaborar el plan estratégico de comunicación interna con 5 apartados

1. El Escenario actual
2. El proyecto de Empresa: visión futura
3. La realidad interna y el entorno actual
4. El planteamiento estratégico elegido
5. El plan a medio y corto plazo

Los apartados básicos son:

Perspectiva actual: la realidad

#1 Introducción: el escenario actual de la CI

Se define el escenario de la empresa y del estado de la comunicación interna. En este apartado se concretan las prioridades estratégicas, se definen los objetivos, explicando a grandes rasgos el plan de acción.

Perspectiva futura: de 3 a 5 años

#2 Cultura y proyecto de futuro. Misión, visión, objetivos y valores

Uno de los mensajes centrales de este plan es contar el proyecto corporativo a las audiencias internas. Se contará a través de diferentes medios:

• ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos y ofrecemos? ¿Cuál nuestra visión y orientación hacia la excelencia? ¿Qué queremos alcanzar? ¿A qué aspiramos? ¿Cuáles son los valores y cómo deben vivirse en la empresa?

Perspectiva actual: la realidad interna y el entorno

#3 Análisis de la situación actual: análisis interno y externo

Es recomendable acudir a estudios y datos estadísticos acerca del entorno: cómo se encuentra el negocio, definiendo la actividad, las tendencias, la competencia. Además, en esta fase hay que realizar un diagnóstico interno especificando los puntos críticos: amenazas (barreras), fortalezas (puntos fuertes), debilidades (áreas de mejora) y oportunidades (ayudas y apoyos).

Gracias al análisis PESTEL se define el entorno y las tendencias. Por otro lado, gracias al análisis DAFO se perfila la situación real de la organización.

Perspectiva futura: de 3 a 5 años

#4 El planteamiento estratégico: formular los objetivos estratégicos, la política de comunicación interna y las estrategias

En este apartado se formula una política de comunicación interna. También, se definen las diferentes líneas estratégicas.

Política de comunicación interna

Se establecen las directrices generales generales, poniendo en claro:

• Principios que regirán las comunicaciones internas (ej. veracidad, inmediatez).
• Funciones y contribución del Comité de Comunicación Interna (si existe).
• Colaboradores internos: redes de corresponsales internos y otros responsables de contenidos.
• Canales oficiales online y offline, incluyendo herramientas colaborativas.
• Manuales de protocolo para el buen uso de las redes sociales corporativas.
• Manuales de protocolo para el uso de herramientas colaborativas.
• Fines y tipos de contenidos que circularán en cada canal.
• Equipo responsable del diseño e implementación de planes y programas de comunicación interna.
• Audiencias y segmentación de públicos internos.
• Tipos de mensajes claves a desarrollar.
• Herramientas oficiales de escucha: estudios de clima interno y auditorías de comunicación interna.
• KPI de efectividad de comunicación interna, indicadores de gestión de las comunicaciones internas.

Estrategias de comunicación interna

Las estrategias se definen según el diagnóstico y las prioridades de comunicación interna.

Las estrategias más utilizadas para la gestión de la comunicación interna son:

Estrategias de liderazgo

• Proyectos de formación de líderes en habilidades de comunicación.
• Política de puertas abiertas.
• Empoderamiento a mandos medios.
• Estrategias de alineamiento con objetivos.

• Reuniones informativas quincenales sobre objetivos estratégicos.
• Charlas mensuales sobre el proyecto empresarial.
• Actividades para recordar la misión y visión empresarial.
• Estrategias de mensajes.

• Diseño y explotación de oportunidad informativa.
• Listado de los mensajes prioritarios.
• Perfil de audiencias y mensajes claves.
• Estrategia de difusión de valores.

• Auditoría cumplimiento de valores en líderes.
• Campañas informativas para difundir los valores.
• Actividades de voluntariado para fomentar la práctica de valores.
• Estrategia de compromiso.

• Asignar responsabilidades en las diferentes iniciativas:
  • Creación de un Comité de Comunicación interna.
  • Implementación de redes de facilitadores.
• Protagonismo del empleado.

Estrategia omnicanal

• Utilización de diferentes canales: canales/medios/soportes online y offline.
• Determinar el tratamiento informativo que puede tener: noticia, post, artículo, entrevista…
• Comunicación visual en diferentes campañas.

Estrategia de cambio

• Comunicación de la nueva visión empresarial.
• Información sobre el estado del Plan de digitalización.
• Normas y protocolo de uso de nuevos canales digitales.

Perspectiva futura: mediano y corto plazo

#5 El Plan de CI: objetivos, audiencias y mensajes claves, acciones, programas, calendario, presupuesto, seguimiento y evaluación con métricas e indicadores.

El plan estratégico de comunicación interna precisa que sea fruto de consenso entre los distintos departamentos participantes: Dirección General, Recursos Humanos, Comunicación.