El plan estratégico de comunicación interna

Sobre los 5 apartados y pasos que conviene considerar en la Redacción del Plan Estratégico de Comunicación Interna.

¿Qué es el plan estratégico de comunicación interna?

Es la contribución más importante del comunicador interno en éste se proponen acciones de comunicación para explicar a la plantilla hacia dónde se quiere ir y cómo se llegará. Se redacta con la aportación y en consenso con el área de comunicación externa, recursos humanos y marketing.

Elaborar el plan de comunicación interna con 5 apartados

El plan estratégico de comunicación interna es un documento de trabajo a mediano y largo plazo que recopila y concreta el diagnóstico del estado de la comunicación interna y  de los objetivos que se desean alcanzar.

Sus propuestas tienen como fin programar y prever actividades de comunicación que ayuden a conseguir los objetivos previstos. Recoge programas y proyectos coordinados con las áreas claves de la organización como son: comunicación externa, marketing y RRHH, en un periodo de 1 a 3 años.

Los apartados básicos son:

Perspectiva actual: la realidad

#1 Introducción: el escenario actual de la CI

Se define el escenario de la empresa y del estado de la comunicación interna. En este apartado se concretan las prioridades estratégicas, se definen los objetivos, explicando a grandes rasgos el plan de acción.

Perspectiva futura: de 3 a 5 años

#2 Cultura y proyecto de futuro. Misión, visión, objetivos y valores

Uno de los mensajes centrales de este plan es contar el proyecto corporativo a las audiencias internas, a través de diferentes medios:

• ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos y ofrecemos? ¿Cuál nuestra visión y orientación hacia la excelencia? ¿Qué queremos alcanzar? ¿A qué aspiramos? ¿Cuáles son los valores y cómo deben vivirse en la empresa?

Perspectiva actual: la realidad interna y el entorno

#3 Análisis de la situación actual: análisis interno y externo

Es recomendable acudir a estudios y datos estadísticos acerca del entorno: cómo se encuentra el negocio, definiendo la actividad, las tendencias, la competencia. En esta fase además, hay que realizar un diagnóstico interno especificando los puntos críticos: amenazas (barreras), fortalezas (puntos fuertes), debilidades (áreas de mejora) y oportunidades (ayudas y apoyos).

Gracias al análisis PESTEL se define el entorno y las tendencias y al análisis DAFO se perfila la situación real de la organización.

Perspectiva futura: de 3 a 5 años

#4 El planteamiento estratégico: formular los objetivos estratégicos, la política de comunicación interna y las estrategias

En este apartado se formula una política de comunicación interna y se definen las diferentes líneas estratégicas.

Política de comunicación interna

Se establecen las directrices generales generales, poniendo en claro:

• Principios que regirán las comunicaciones internas (ej. veracidad, inmediatez).
• Funciones y contribución del Comité de Comunicación Interna (si existe).
• Colaboradores internos: redes de corresponsales internos y otros responsables de contenidos.
• Canales oficiales online y offline, incluyendo herramientas colaborativas.
• Manuales de protocolo para el buen uso de las redes sociales corporativas.
• Manuales de protocolo para el uso de herramientas colaborativas.
• Fines y tipos de contenidos que circularán en cada canal.
• Equipo responsable del diseño e implementación de planes y programas de comunicación interna.
• Audiencias y segmentación de públicos internos.
• Tipos de mensajes claves a desarrollar.
• Herramientas oficiales de escucha: estudios de clima interno y auditorías de comunicación interna.
• KPI de efectividad de comunicación interna, indicadores de gestión de las comunicaciones internas.

Estrategias de comunicación interna

Las estrategias se definen según el diagnóstico y  las prioridades de comunicación interna.

Las estrategias más utilizadas para la gestión de la comunicación interna son:

Estrategias de liderazgo

• Proyectos de formación de líderes en habilidades de comunicación
• Política de puertas abiertas
• Empoderamiento a mandos medios.
• Estrategias de alineamiento con objetivos

• Reuniones informativas quincenales sobre objetivos estratégicos
• Charlas mensuales sobre el proyecto empresarial
• Actividades para recordar  la misión y visión empresarial
• Estrategias de mensajes

• Diseño y explotación de oportunidad informativa
• Listado de los mensajes prioritarios
• Perfil de audiencias y mensajes claves
• Estrategia de difusión de valores

• Auditoría cumplimiento de valores en líderes
• Campañas informativas para difundir los valores
• Actividades de voluntariado para fomentar la práctica de valores
• Estrategia de compromiso

• Asignar responsabilidades en las diferentes iniciativas:
  • Creación de un Comité de Comunicación interna
  • Implementación de redes de facilitadores
• Protagonismo del empleado

Estrategia omnicanal

• Utilización de diferentes canales: canales/medios/soportes online y offline
• Determinar el tratamiento informativo que puede tener: noticia, post, artículo, entrevista…
• Comunicación visual en diferentes campañas

Estrategia de cambio

• Comunicación de la nueva visión empresarial
• Información sobre el estado del Plan de digitalización
• Normas y protocolo de uso de nuevos canales digitales.

Perspectiva futura: mediano y corto plazo

#5 El Plan de CI: objetivos, audiencias y mensajes claves, acciones, programas, calendario, presupuesto, seguimiento y evaluación con métricas e indicadores

El plan estratégico de comunicación interna precisa que sea fruto de consenso entre los distintos departamentos participantes: Dirección General, Recursos Humanos, Comunicación.