El plan estratégico de comunicación interna

Sobre los 5 apartados que conviene considerar en la Redacción del Plan Estratégico de Comunicación Interna.

 5 Apartados imprescindibles en el plan estratégico de comunicación interna

El plan estratégico de comunicación interna es un documento de trabajo a mediano y largo plazo que recopila y concreta los objetivos que desde comunicación interna que se desean alcanzar, durante un periodo de tiempo de  tres a cinco años.

Sus propuestas tienen como fin programar y prever actividades de comunicación que ayuden a conseguir los objetivos previstos. Recoge programas y proyectos coordinados con las áreas claves de la organización como son: comunicación externa, marketing y RRHH.

Los apartados básicos son:

1. Introducción
2. Cultura empresarial: misión, visión y valores
3. Análisis de la realidad interna y externa
4. Política y estrategias
5. El plan

1.Introducción

• Se define el escenario de la empresa y del estado de la comunicación interna, En este apartado se concretan las prioridades estratégicas se definen los objetivos explicando a grandes rasgos  el plan de acción.

2. Cultura y proyecto de futuro. Misión, Visión y valores

Uno de los mensajes centrales de este plan es contar el proyecto corporativo a través de diferentes medios: ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos y ofrecemos? ¿Cuál nuestra visión y orientación hacia la excelencia? ¿Qué queremos alcanzar? ¿A qué aspiramos? ¿cuáles son los valores y cómo se viven en la empresa

3.Análisis de la situación actual: análisis interno y externo.

En esta fase hay que realizar un diagnóstico especificando los puntos críticos: amenazas (barreras), fortalezas (puntos fuertes), debilidades (áreas de mejora) y oportunidades (ayudas y apoyos).

4.Formular la política de comunicación interna y las estrategias

En este apartado se formula una política de comunicación interna y se definen las diferentes líneas estratégicas.

Política de comunicación interna

•  Se establecen las directrices generales generales poniendo en claro:
  • Principios que regirán las comunicaciones internas (ej. veracidad, inmediatez)
  • Funciones y contribución del Comité de Comunicación interna (si existe)
  • Colaboradores internos: redes de corresponsales internos y otros responsables de contenidos.
  • Canales oficiales onlines y offline, incluyendo herramientas colaborativas. 
  • Manuales de protocolo para  el buen uso de  las redes sociales corporativas.
  • Manuales de protocolo para uso de herramientas colaborativas.
  • Fines y tipo de contenidos  que circulará en cada canal.,
  • Equipo responsable del diseño e implementación de planes y programas de comunicación interna.
  • Audiencias y segmentación de públicos internos.
  • Tipo de mensajes claves a desarrollar.
  • Herramientas oficiales de escucha: estudios de clima interno y auditorias de comunicación interna.
  • Kpi de efectividad de comunicación interna.indicadores de gestión de las comunicaciones internas.

Estrategias de comunicación interna

Las estrategias se definen según el diagnóstico y  las prioridades de comunicación interna.

Las estrategias más utilizadas para la gestión de la comunicación interna son:

• Estrategias de liderazgo

• • Proyectos de formación de líderes en habilidades de comunicación
  • Política de puertas abiertas
  • Empoderamiento a mandos medios.

• Estrategias de alineamiento con objetivos

• • Reuniones informativas quincenales sobre objetivos estratégicos
  • Charlas mensuales sobre el proyecto empresarial
  • Actividades para recordar  la misión y visión empresarial

• Estrategias de mensajes

• • Diseño y explotación de oportunidad informativa
  • Listado de los mensajes prioritarios
  • Perfil de audiencias y mensajes claves

• Estrategia de difusión de valores

• • Auditoría cumplimiento de valores en líderes
  • Campañas informativas para difundir los valores
  • Actividades de voluntariado para fomentar la práctica de valores

• Estrategia de compromiso

• • Asignar responsabilidades en las diferentes iniciativas:
    • Creación de un Comité de Comunicación interna
    • Implementación de redes de facilitadores
  • Protagonismo del empleado

Estrategia omnicanal

• Utilización de diferentes canales: canales/medios/soportes online y offline
• Determinar el tratamiento informativo que puede tener: noticia, post, artículo, entrevista…
• Comunicación visual en diferentes campañas

Estrategia de cambio

• Comunicación de la nueva visión empresarial
• Información sobre el estado del Plan de digitalización
• Normas y protocolo de uso de nuevos canales digitales.

5.El Plan : objetivos,  audiencias y mensajes claves, acciones, programas, calendario,presupuesto, seguimiento y evaluación final.

Una vez elaborado el plan estratégico, es aconsejable  sea fruto de consenso entre los distintos departamentos participantes: Dirección General, Recursos Humanos, Comunicación.

 

Algunas ideas para redactar el plan estratégico de Comunicación interna

El diseño y redacción del plan es un trabajo complejo que requiere de tiempo y varias revisiones, para ello hay que seleccionar al equipo directivo que colaborará.

El esquema de redacción varia según las circunstancias, prioridades y objetivos de cada empresa

ESQUEMA GLOBAL PARA TRABAJAR EL PLAN ESTRATÉGICO DE CI

1º FASE DE DOCUMENTACIÓN

Consultar el plan estratégico de la empresa y el plan de comunicación

La redacción del plan estratégico de comunicación interna debe en primer lugar, adaptarse a cada negocio y tener como referencia el plan estratégico de la empresa y el plan de comunicación. Se buscará alinear la política y acciones de comunicación en coherencia con los planes vigentes de la empresa.

La situación de la empresa y el estado de la comunicación interna

Para empezar debemos  tener como punto de partida  la investigación, el conocimiento y la descripción de la situación interna y externa de la organización y del estado de la comunicación interna.

•  La documentación es imprescindible para ser capaces de diseñar el DAFO de la organización desde el punto de vista de la comunicación interna.

Hay que recopilar la mayor información posible para conocer cuál es es el punto de partida, y cuáles son las tendencias del negocio, sus aspectos diferenciadores ventajosos y las debilidades

FASE DE INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS

Diseñar el DAFO atendiendo la realidad interna y externa

El objetivo del DAFO es conocer la situación en que se encuentra la empresa, el estado real; no lo que nos gustaría que sea, sino lo que es.

• Determinar los puntos fuertes y débiles, las amenazas y oportunidades, para determinar la capacidad interna y su posición competitiva.

El análisis externo

Se trata de determinar la competencia: el mercado, el sector.

•  Los clientes. ¿Quiénes son nuestros clientes externos? ¿Cuales son nuestros retos actuales
•  Situación del sector y gestión del cambio de la empresa. ¿Qué sabemos y podemos hacer mejor que la competencia? ¿Qué tendencias se observan en el mercado? ¿Cómo nos estamos adaptando?

El análisis interno

Se trata de determinar los recursos y capacidades propias de la empresa, los procesos, las estrategias, el liderazgo, las personas.

•  El perfil de los colaboradores . ¿Cómo es nuestro público interno? Nº de empleados (edad, sexo) (generaciones) (niveles y categorías) (hábitos y canales que frecuentan). También es recomendable hacer un pequeño perfil de los  accionistas, sindicatos y familias de trabajadores. Es importante conocer cada uno de estos públicos para  atender a sus expectativas y necesidades de comunicación.
• Conocimiento del proyecto empresarial incluyendo los valores: ¿cómo viven los valores los líderes? 

¿Cuántos colaboradores podrían responder las siguientes preguntas?

• La Misión: ¿Cuál es nuestra razón de ser? ¿Qué nos da vida y sentido?
• Nuestros valores: ¿Por qué valores apostamos? ¿Qué valores nos caracterizan y por cuáles deberíamos apostar?

La  Cultura Empresarial. ¿Cómo somos? ¿Nuestra cultura es flexible? ¿necesitamos un cambio cultural? ¿Cuál es el perfil de estilo de liderazgo de los directivos y mandos? ¿nuestros procesos y prácticas de gestión marchan alineados con los cambios del entorno? etc.

Diagnosticar y valorar las prioridades

Con los resultados del análisis hay que diagnosticar y establecer prioridades.

Empresa fragmentada por disputas departamentales y omisiones informativas

Se detecta que  no existe colaboración entre las áreas de marketing y calidad,  el personal de calidad se siente marginado; no ha sido informado de las actividades de voluntariado realizadas el año pasado.

      El personal administrativo no se siente alineado con los objetivos del negocio, no se les ha informado sobre los planes de cambio.

 

 

3º FASE DE PLANIFICACIÓN

Formular objetivos y prioridades a trabajar, elegir estrategias para comunicar.

Especificar criterios, políticas, recursos, audiencias, mensajes clave, presupuesto, calendario de actuación, responsables, métricas y evaluación.

Los objetivos del plan

• El estado de la comunicación y el clima interno ¿Cómo son nuestras comunicaciones?  ¿Cuál es el impacto de los mensajes? ¿ Cuáles son los puntos fuertes y débiles según los últimos estudios de clima? Antecedentes y fallos anteriores en comunicación.  ¿Qué valores, principios, procedimientos , habilidades, conocimientos debemos fomentar y crear para cumplir nuestra misión?
•  Objetivos. ¿Cuáles serán nuestros objetivos a corto, mediano y largo plazo?

1. 1. Promover una cultura de innovación.
   2. Fomentar la  formación interna y el conocimiento interno compartido
   3. Mantener informados al personal de la marcha del plan estratégico y fomentar la interacción.

•  Hay que unificar los objetivos prioritarios del área de comunicación interna  con los de la empresa y además, formularlos especificando cuáles serán los objetivos generales y específicos.

OBJETIVO ESTRATÉGICO (5 años)	Responsable	Fecha	Ejecución	Indicadores de logro
Formular objetivo
OBJETIVO TACTICOS (3 años)	Responsable	Fecha	Ejecución	Indicadores de logro
Formular objetivo
Objetivo operacional (1 año)	Responsable	Periodo	Ejecución	Indicadores de logro
Formular objetivo
Evaluación de objetivos alcanzados
Nº de objetivos alcanzados, indicadores de logro.

Desarrollo de una clara visión de futuro

• La visión.  Esta debe ser recordada al personal a través de diferentes acciones. ¿A dónde deseamos avanzar? Dónde queremos estar de aquí a 4-5 años?
• Ventaja Competitiva. Cuáles son nuestras fortalezas: ¿Qué hacemos bien? ¿Qué tenemos y no tiene nuestra competencia?  ¿Qué podemos explotar?. Hay que  valorar cómo se va a competir y cuales son nuestras  ventajas internas que van a permitir hacerlo con éxito.
• Las audiencias. Hay que identificar todos los públicos, cuál es el número de empleados y cómo están distribuidos.
• Mensajes necesarios y claves. ¿Cuáles son los mensajes claves para cada público o audiencia? ¿ Cuáles son los más idóneos para fomentar la gestión del cambio, la innovación , la calidad y la integración?

MAPA DE PÚBLICOS Y MENSAJES CLAVES

El mensaje debe ser diseñado en función de las audiencias destinatarias de los mensajes

• ¿Qué mensajes darán los líderes en sus discursos? ¿De qué se hablará en los medios digitales?  ¿Qué mensajes son necesarios para cuidar nuestra marca interna: valores corporativos, identidad y sentido de pertenencia? ¿Qué información necesitan?  etc.

MAPA DE PÚBLICOS	MENSAJE CLAVES	CANAL Y PERIODICIDAD	EMISOR
MANDOS MEDIOS	MENSAJE 1   MENSAJE 2	Intranet (Primer lunes de mes) Reunión informativa (último viernes del mes)	Dirección General   Director de RRHH
PERSONAL OFICINA   PERSONAL FÁBRICA	MENSAJE 3   MENSAJE 1	NEWSLETTER   CORREO ELECTRÓNICO	Comunicación interna   Dirección
LIDERES	MENSAJE 2	REUNIÓN SEMANAL	Dirección

 

 El Plan de acción

 

Los programas

Programas a implantar y acciones relevantes. Elección  y formación de  los responsables y hacer un seguimiento de cada programa.

Programa de gestión del cambio

• Proyecto Auditoria cultural de mandos

Programa de Responsabilidad Social interna

Proyectos de Medioambiente.

• Proyecto de  conciliación y flexibilidad.
• El proyecto de igualdad
• El proyecto de voluntariado del personal de calidad.
•  Patrocinio y mecenazgo.
• Etc.

Programa de ingreso personal nuevo

Programa de información continua

Programa ante despidos

 

El calendario

Calendario de trabajo.  ¿ Qué diremos, cuándo, cómo, quiénes, cómo mediremos su impacto?

En el calendario señalamos:

• Audiencia
• Mensaje clave
• Medio o canal  a utilizar
• Responsable
• Implicados
• Fecha clave, eventos importante (aniversario de la empresa, navidad, etc)
• Impacto/ notas

El presupuesto

Hay que administrar el dinero disponible para la implantación, seguimiento y evaluación del plan y asignar un porcentaje por lo menos el 2% para imprevistos.

Se especificará a cada acción o programa un presupuesto: estudios e investigación,campañas, promociones, ferias, asesoramiento externo, programas de responsabilidad social, otros.

Así mismo, se hará un seguimiento de lo gastado y cada acción será evaluado en su efectividad e impacto.

El seguimiento y la evaluación

En este apartado hay que identificar los mecanismos de seguimiento y evaluación que vamos a implantar.

¿Qué controles preventivos se harán? ¿ Qué controles correctivos se establecerán? ¿Cómo mediremos el impacto de las acciones desarrolladas?

Fuentes de información consultadas y recomendadas:

– Gerry Johnson, Kevan Scholes (2011)  Dirección estratégica Editorial Pearson Prentice Hall, Madrid.

– Porret Gelabert, Miquel ( 2008)  Recursos humanos dirigir y gestionar personas en las organizaciones, ESIC , Madrid

–  Análisis DAFO

– Trabajando el DAFO

– Este PDF  del Modelo Efqm  también, te puede ser gran ayuda.