El plan estratégico de comunicación interna

Sobre los 5 apartados que conviene considerar en la Redacción del Plan Estratégico de Comunicación Interna.

 5 Apartados imprescindibles en el plan estratégico de comunicación interna

1.Introducción

• Se define el escenario de la empresa y del estado de la comunicación interna, En este apartado se concretan las prioridades estratégicas se definen los objetivos explicando a grandes rasgos  el plan de acción.

2.Misión, Visión y valores

Uno de los mensajes centrales de este plan es contar el proyecto corporativo a través de diferentes medios: ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos y ofrecemos? ¿Cuál nuestra visión y orientación hacia la excelencia? ¿Qué queremos alcanzar? ¿A qué aspiramos? ¿cuáles son los valores y cómo se viven en la empresa

3.Análisis de la situación actual: análisis interno y externo.

En esta fase hay que realizar un diagnóstico especificando los puntos críticos: amenazas (barreras), fortalezas (puntos fuertes), debilidades (áreas de mejora) y oportunidades (ayudas y apoyos).

4.Formular la política de comunicación y la estrategia

Aquí tendrá que centrarse en las líneas estratégicas en las que centrará sus esfuerzos.

5.El Plan : objetivos,  audiencias y mensajes claves, acciones, programas, calendario,presupuesto, seguimiento y evaluación final.

Una vez elaborado el plan estratégico, es aconsejable antes de su difusión definitiva, que sea revisado y tenga el visto bueno de los distintos departamentos participantes: Dirección General, Recursos Humanos, Comunicación, depende de cada empresa.

Algunas ideas para redactar el plan estratégico de Comunicación interna

El diseño y redacción del plan es un trabajo complejo que requiere de tiempo y varias revisiones.

El esquema de redacción varia según las circunstancias, prioridades y objetivos de cada empresa

Puntos claves

Consultar el plan estratégico de la empresa

La redacción del plan estratégico de comunicación interna debe en primer lugar, adaptarse a cada negocio y tener como referencia el plan estratégico de la empresa; se buscará alinear la política y acciones de comunicación a todas las observaciones señaladas en ese documento.

Investigar y escuchar

La situación de la empresa y el estado de la comunicación interna

Para empezar debemos  tener como punto de partida  la investigación, el conocimiento y la descripción de la situación interna y externa de la organización y del estado de la comunicación interna.

En la redacción de este plan es imprescindible conocer bien la organización, hay que investigar y escuchar. La documentación es imprescindible para ser capaces de diseñar el Dafo de la organización desde el punto de vista de la comunicación interna. Se trata de conocer cuales son las tendencias del negocio, sus aspectos diferenciadores ventajosos y desventajosos.

El objetivo del DAFO es conocer la situación en que se encuentra la empresa, el estado real; no lo que nos gustaría que sea, sino lo que es. Su objetivo es conocer los puntos fuertes y débiles, las amenazas y oportunidades, para determinar la capacidad interna y su posición competitiva.

El análisis externo

Se trata de determinar la competencia: el mercado, el sector.

•  Los clientes. ¿Quiénes son nuestros clientes externos? ¿Cuales son nuestros retos actuales
•  Situación del sector y gestión del cambio de la empresa. ¿Qué sabemos y podemos hacer mejor que la competencia? ¿Qué tendencias se observan en el mercado? ¿Cómo nos estamos adaptando?

El análisis interno

Se trata de determinar los recursos y capacidades propias de la empresa, los procesos, las estrategias, el liderazgo, las personas.

•  Los colaboradores . ¿Cómo son nuestros clientes internos?: empleados (niveles y categorías). También es recomendable hacer un pequeño perfil de los  accionistas, sindicatos y familias de trabajadores. Es importante conocer cada uno de estos públicos para analizar el impacto de las grandes decisiones empresariales.
• Todo el personal  conoce el proyecto empresarial: ¿cómo viven los valores? ¿Cuántos colaboradores podrían responder las siguientes preguntas?:
  • La Misión: ¿Cuál es nuestra razón de ser? ¿Qué nos da vida y sentido?
  • Nuestros valores: ¿Por qué valores apostamos? ¿Qué valores nos caracterizan y por cuáles deberíamos apostar?
  • La  Cultura Empresarial. ¿Cuál y cómo es nuestra cultura empresarial? ¿Cómo somos?

Diagnosticar, formular objetivos, elegir estrategias para comunicar 

Con los resultados del análisis hay que diagnosticar y establecer prioridades.

Ejemplos: no existe colaboración entre las áreas de marketing y calidad,  el personal de calidad está desinformado de las campañas de voluntariado realizadas el año pasado entre el personal.

En primer lugar, hay que alinear a todo el personal con los objetivos del negocio ( Plan estratégico de la empresa) Después hay que pensar en los objetivos que se van a trabajar en todo el plan.

Ejemplo de objetivos: mejorar el sentimiento de pertenencia en todo el personal, mejorar el liderazgo de los mandos medios , promover la cultura digital, fomentar la creatividad,  mejorar el clima laboral reduciendo los rumores.

Los procesos de comunicación deben cuidarse  en cada mensaje, de manera que aseguren la creación de valor para la organización. Para esto hay que cuidar cada una de sus audiencias para satisfacer sus expectativas.

La estrategia es única para cada empresa.

De modo general, puede  centrarse en las siguientes actividades:

Acciones de comunicación: notas de prensa, campañas informativas en redes sociales, banners, vídeos,boletines informativos, diarios…

Acciones publicitarias basadas en información aparecida en prensa, folletos, carteles, cuñas de radio, postcad.

Programas de salud laboral para prevenir enfermedades en el personal.

Programas de acción social para sensibilizar al personal con problemas de la comunidad y colaborar en lo posible a su solución.

Según  teóricos del mundo de la empresa (Porter 1988)  existen otros tipos de estrategias.

• Defensiva:

Si la empresa está preparada para enfrentarse a las amenazas se contará a todo el personal  que el producto o servicio ya no es  líder en el mercado y en qué se diferencia de la competencia. Se contará  por ejemplo, si ha bajado  la cuota de mercado cómo se están buscando  clientes .

• Ofensiva:

Si la empresa debe adoptar una estrategia de crecimiento, desde comunicación interna se contarán las fortalezas reconocidas por sus clientes. Conviene que todo el personal conozca las ventajas y en qué es buena la empresa. También se informará de productos innovadores: nuevos modelos o servicios.

• Supervivencia:

Si la  empresa se enfrenta a amenazas externas sin las fuerzas internas necesarias para luchar contra la competencia. Es aconsejable  contar todo lo que se está haciendo para superar la crisis.

• Reorientación:

Si aparecen oportunidades que se pueden aprovechar, pero la empresa carece de la preparación adecuada, será necesario movilizar al personal informando sobre  los planes de formación y la utilidad de los mismos. Se explicará al personal  que los productos o servicios no están dando los resultados esperados y que se necesita la colaboración de todos para innovar.

El plan de comunicación: objetivos, audiencias, mensajes, calendario…

• El estado de la comunicación y el clima interno ¿Cómo son nuestras comunicaciones?  ¿Cuál es el impacto de los mensajes? ¿ Cuáles son nuestros puntos fuertes y débiles según los últimos estudios de clima? Antecedentes y fallos anteriores en comunicación.  ¿Qué valores, principios, procedimientos , habilidades, conocimientos debemos fomentar y crear para cumplir nuestra misión?
•  Objetivos. ¿Cuáles serán nuestros objetivos a corto, mediano y largo plazo?

1. Favorecer el cambio y la innovación.
2. Gestionar el conocimiento
3. Gestionar las comunicaciones escritas, digitales, orales, audiovisuales.
4. Reducir y prevenir conflictos favoreciendo el diálogo, la escucha y colaboración…

Hay que unificar los objetivos prioritarios del área de comunicación interna  con los de la empresa y además, formularlos especificando cuáles serán los objetivos generales y específicos.

• La visión.  Esta debe ser recordada al personal a través de diferentes acciones. ¿A dónde deseamos avanzar? Dónde queremos estar de aquí a 4-5 años?
• Ventaja Competitiva. Cuáles son nuestras fortalezas: ¿Qué hacemos bien? ¿Qué tenemos y no tiene nuestra competencia?  ¿Qué podemos explotar?. Hay que  valorar cómo se va a competir y cuales son nuestras  ventajas internas que van a permitir hacerlo con éxito.
• Las audiencias. Hay que identificar todos los públicos, cuál es el número de empleados y cómo están distribuidos.
• Mensajes necesarios y claves. ¿Cuáles son los mensajes claves para cada público? ¿ Cuáles son los más idóneos para fomentar la gestión del cambio, la innovación , la calidad y la integración? ¿Qué mensajes darán los líderes en sus discursos? ¿De qué se hablará en los medios digitales?  ¿Qué mensajes son necesarios para cuidar nuestra marca interna: valores corporativos, identidad y sentido de pertenencia? ¿Qué información necesitan?  etc.

• Política informativa. ¿Tenemos un política que regula las informaciones y comunicaciones empresariales?  ¿Tenemos redactado un Manual de Estilo? Hay que establecer la política informativa  y los medios que se van a potenciar. Se toma como base la normativa interna y los procedimientos que dispone la empresa.
  • Mención especial merecen las herramientas digitales, las cuales proyectan la reputación on line de la empresa. Muchas empresas están creando manuales de procedimientos y protocolo con pautas de buena conducta en redes sociales.

 El Plan de acción

 

Los programas

Programas a implantar y acciones relevantes. Elección  y formación de  los responsables y hacer un seguimiento de cada programa.

Programa de cultura corporativa digital

Programa de Responsabilidad Social

Acciones sociales relevantes respecto a:

• Medioambiente.
• Política de  conciliación y flexibilidad.
• Plan de igualdad
• Acciones de voluntariado.
•  Patrocinio y mecenazgo.
• Etc.

Programa de ingreso personal nuevo

Programa de información continua

Programa ante despidos

El calendario

Calendario de trabajo.  ¿ Qué diremos, cuándo, cómo, quiénes, cómo mediremos su impacto?

En el calendario señalamos:

• Audiencia
• Mensaje clave
• Medio o canal  a utilizar
• Responsable
• Implicados
• Fecha clave, eventos importante (aniversario de la empresa, navidad, etc)
• Impacto/ notas

El presupuesto

Hay que administrar el dinero disponible para la implantación, seguimiento y evaluación del plan y asignar un porcentaje por lo menos el 2% para imprevistos.

Se especificará a cada acción o programa un presupuesto: estudios e investigación,campañas, promociones, ferias, asesoramiento externo, programas de responsabilidad social, otros.

Así mismo, se hará un seguimiento de lo gastado y cada acción será evaluado en su efectividad e impacto.

El seguimiento y la evaluación

En este apartado hay que identificar los mecanismos de seguimiento y evaluación que vamos a implantar.

¿Qué controles preventivos se harán? ¿ Qué controles correctivos se establecerán? ¿Cómo mediremos el impacto de las acciones desarrolladas?

Fuentes de información consultadas y recomendadas:

– Gerry Johnson, Kevan Scholes (2011)  Dirección estratégica Editorial Pearson Prentice Hall, Madrid.

– Porret Gelabert, Miquel ( 2008)  Recursos humanos dirigir y gestionar personas en las organizaciones, ESIC , Madrid

–  Análisis DAFO

– Trabajando el DAFO

– Este PDF  del Modelo Efqm  también, te puede ser gran ayuda.