Plan estratégico de comunicación interna

Este post es una propuesta reflexiva y una guía de trabajo. Trata sobre las 6 etapas del plan estratégico de comunicación interna y las 7 preguntas básicas que debes formular al diseñarlo.

Las 7 preguntas claves y las etapas del plan estratégico de comunicación

Sabemos que la comunicación interna debe ser gestionada por profesionales y que, para ello, se requiere de un plan estratégico de comunicación interna diseñado por etapas.

Sin embargo, cuando queremos comenzar con este plan muchas veces nos preguntamos: ¿cómo empezar?, ¿qué preguntas son necesarias responder para acertar en el diseño por etapas del plan estratégico de comunicación interna?

El plan estratégico de comunicación interna

El plan estratégico de comunicación interna es un documento personalizado que se proyecta a mediano y largo plazo. Asimismo, es único para cada organización y debe estar alineado con las áreas claves (RRHH y comunicación externa) ya que la comunicación interna de una organización debe ser coherente y ofrecer mensajes únicos a las diferentes audiencias internas.

En este plan se esconden los pasos y acciones para conseguir la ansiada cultura colaborativa. Sin embargo, su elaboración es un proceso laborioso, minucioso y visionario que comprende 6 etapas:

  1. Documentación
  2. Análisis y reflexión
  3. Formulación de objetivos
  4. Planteamiento estratégico
  5. Procesos de comunicación
  6. Seguimiento

 

Etapa 1: documentación

1. ¿Qué documentos vamos consultar antes de definir objetivos?

Es indispensable que el equipo de trabajo asignado en el diseño del plan estratégico de comunicación interna revise los siguientes documentos internos:

Con el área de Recursos Humanos

  • La política de recursos humanos, poniendo el foco en el salario emocional, en el informe de evaluación de desempeño de los colaboradores y en los programas de reconocimiento.
  • El plan de formación, concentrándose en las competencias digitales y en las habilidades de comunicación

 

Con el área de Comunicación

  • El plan de comunicación externa de la empresa.
  • Los resultados del estudio de clima interno y, a ser posible, los de la auditoría de comunicación interna.
  • El manual de normas de la identidad visual de la empresa.

 

Con el área de Marketing

  • El plan de marketing

 

Con la dirección del negocio

  • El plan estratégico de la empresa.

 

Etapa 2: análisis y reflexión

2. ¿Cuál es nuestra realidad en la gestión de la comunicación interna? ¿Qué está pasando en la empresa?

Las reflexiones podrían referirse a los siguientes aspectos:

  • El estado actual de las comunicaciones internas. Por ejemplo: ¿de qué áreas se informa?, ¿qué proyectos hay en marcha?, ¿cuál es la evaluación y los logros de los colaboradores?, ¿cuál es la política comercial?, ¿como están las ventas?, ¿cuál es el estado de pérdidas y ganancias?, etc.
  • El clima interno. Por ejemplo: ¿cómo es?, ¿tenso?, ¿relajado?, ¿colaborativo?, ¿participativo?, etc.
  • Cultura actual de la organización. Por ejemplo: ¿en qué se necesita cambiar?, ¿existe una cultura de cooperación y servicio?, ¿qué pasa con la cultura digital?, ¿se fomenta el trabajo en red y colaborativo?, etc.
  • Alta Dirección y Comunicación Interna. Por ejemplo: ¿están dispuestos a implicarse o simplemente nos dan vía verde para actuar?, ¿cómo se van a implicar?, ¿en qué programas?, etc.
  • Comunicación interpersonal y líderes. Por ejemplo: ¿cómo se implican los líderes en la comunicación interna?, ¿qué liderazgo predomina?, ¿de qué habilidades carecen?, etc.
  • Existe un proyecto compartido. Por ejemplo: ¿conocen todos la misión y la visión empresarial?, ¿cómo se difunde?, etc.
  • Líderes. Por ejemplo: ¿destacan por su inteligencia emocional?, ¿cuál es su estilo de comunicación?, ¿consiguen objetivos?, ¿hay espíritu de equipo entre sus integrantes?, etc.
  • La formación de los líderes. Por ejemplo: ¿se forma a líderes y mandos en habilidades sociales e inteligencia emocional?, etc.
  • Política informativa. Por ejemplo: ¿existe una política informativa escrita?, etc.

 

Etapa 3: la formulación de objetivos

Sobre lo que pretendemos a nivel general y a nivel específico respecto a la comunicación interna.

Se necesita formular con precisión qué queremos conseguir, qué asuntos vamos a resolver y cuáles son las prioridades respecto a la problemática de comunicación interna.

3. ¿Qué pretendemos conseguir con la gestión de la comunicación interna?

Objetivos generales

  • Mejorar las comunicaciones generando compromiso entre todas las áreas.
  • Fomentar una cultura participativa.

 

Objetivos específicos

a. Respecto al proyecto compartido

  • ¿Qué hacemos? (misión)
  • ¿A dónde deseamos llegar? (visión)
  • ¿Cuáles son los objetivos de la empresa? (plan estratégico de la empresa)

 

b. Respecto a la coordinación, aportes y trabajo colaborativo

¿Hacer de la empresa un lugar de intercambio de aportaciones y conocimientos?, etc.

4. ¿Qué prioridades tenemos en las etapas del plan estratégico de comunicación interna?

  • Dar a conocer el proyecto corporativo y los valores corporativos.
  • Comprometer a toda la organización con la marca.
  • Mejorar la gestión del talento con formación y nuevos conocimientos.
  • Fomentar la gestión del conocimiento. Además de conseguir opiniones, críticas y sugerencias.
  • Impulsar iniciativas y nuevas ideas.
  • Promover el reconocimiento y premiar los aportes.
  • Mejorar la toma de decisiones, facilitando los aportes departamentales.
  • Coordinar de forma óptima los equipos de trabajo. Por lo tanto, evitar la empresa fragmentada.
  • Mejorar la calidad de nuestros productos.
  • Optimizar la cohesión y el sentido de pertenencia.
  • Crear un mejor clima laboral.

 

Etapa 4: el planteamiento estratégico

Las actividades y el plan de medios. Por ejemplo: en qué momento y cómo empezaremos. También acerca de los programas o proyectos que se crearán.

5. ¿Qué actividades son necesarias para las etapas del plan estratégico de comunicación?

Acciones a realizar y plan de medios: comidas informativas, desayunos de trabajo, intranet, web y correos electrónicos. Así también, buzón de sugerencias, encuestas, blogs, reuniones, etc.

  • ¿Qué medios podemos institucionalizar para conseguir los objetivos?, ¿cuál será el calendario?, etc.
  • Cantidad y periodicidad.
  • ¿Dónde? Es decir, el espacio físico.
  • ¿Quiénes serán los ejecutores? Responsable: área responsable.

 

Todos estas actividades quedan organizadas en proyectos o programas.

a. Programa de responsabilidad social interna

  1. Proyectos de voluntariado.
  2. De mecenazgo y patrocinios.

 

b. Programas de Gestión del cambio y digitalización

  1. Proyectos de blog corporativo.
  2. De redes sociales internas.
  3. Y de manuales de uso de redes sociales.

 

c. Programas de crisis

  1. Proyectos de simulacros.
  2. De formación de portavoces.

Etapa 5: el proceso

Se trata de designar responsables y concretar tareas, dando a cada quien las pautas adecuadas según la política de comunicación y los protocolos.

Por ejemplo, los emisores de la gestión de la comunicación interna y las audiencias.

6. ¿Quiénes serán los líderes responsables? ¿Quiénes serán nuestros principales colaboradores?

Identificar los líderes por áreas o departamentos.

¿A quiénes informarán? Seguramente a sus audiencias. De todas formas concretar el personal que lo llevará a cabo.

¿Sobre qué asuntos informarán? Normativa de la empresa, manuales de procedimiento, actas, resultados de entrevista de desempeño, objetivos del área, proyectos, presupuestos, información presupuestaria, ofertas de formación, valores, avisos y recordatorios importantes. sugerencias, reclamos, otros.

¿Qué mensajes claves?. Definir los mensajes claves.

Etapa 6: el seguimiento y la mejora continua de las etapas del plan estratégico de comunicación

7. ¿Cómo vamos a realizar el seguimiento del plan estratégico? ¿Cuáles serán los indicadores de que hemos trabajado bien?

Medir la eficacia del plan

¿Con encuestas? ¿Autoevaluaciones? ¿Se realizará una auditora de comunicación? ¿Quién la realizará?

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Publicado por
leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

6 respuestas

  1. Interesantísimas y muy completas las preguntas que sugiere.Quisiera simplemente añadirla importancia de la auditoría de comunicación. Muchas veces se desentiende esta tarea porque es ardua, sin embargo debe hacerse

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