Plan estratégico de comunicación interna

Este post es una propuesta reflexiva y una guía de trabajo. Trata sobre las 6 etapas del plan estratégico de comunicación interna y las 7 preguntas básicas que debes formular al diseñarlo.

Las 7 preguntas claves y las etapas del plan estratégico de comunicación

Sabemos que la comunicación interna debe ser gestionada por profesionales y que, para ello, se requiere de un plan estratégico de comunicación interna diseñado por etapas.

Sin embargo, cuando queremos comenzar con este plan muchas veces nos preguntamos: ¿cómo empezar?, ¿qué preguntas son necesarias responder para acertar en el diseño por etapas del plan estratégico de comunicación interna?

El plan estratégico de comunicación interna

El plan estratégico de comunicación interna es un documento personalizado que se proyecta a mediano y largo plazo. Asimismo, es único para cada organización y debe estar alineado con las áreas claves (RRHH y comunicación externa) ya que la comunicación interna de una organización debe ser coherente y ofrecer mensajes únicos a las diferentes audiencias internas.

En este plan se esconden los pasos y acciones para conseguir la ansiada cultura colaborativa. Sin embargo, su elaboración es un proceso laborioso, minucioso y visionario que comprende 6 etapas:

  1. Documentación
  2. Análisis y reflexión
  3. Formulación de objetivos
  4. Planteamiento estratégico
  5. Procesos de comunicación
  6. Seguimiento

 

Etapa 1: documentación

1. ¿Qué documentos vamos consultar antes de definir objetivos?

Es indispensable que el equipo de trabajo asignado en el diseño del plan estratégico de comunicación interna revise los siguientes documentos internos:

Con el área de Recursos Humanos

  • La política de recursos humanos, poniendo el foco en el salario emocional, en el informe de evaluación de desempeño de los colaboradores y en los programas de reconocimiento.
  • El plan de formación, concentrándose en las competencias digitales y en las habilidades de comunicación.

 

Con el área de Comunicación

  • El plan de comunicación externa de la empresa.
  • Los resultados del estudio de clima interno y, a ser posible, los de la auditoría de comunicación interna.
  • El manual de normas de la identidad visual de la empresa.

 

Con el área de Marketing

  • El plan de marketing.

 

Con la dirección del negocio

  • El plan estratégico de la empresa.

 

Etapa 2: análisis y reflexión

2. ¿Cuál es nuestra realidad en la gestión de la comunicación interna? ¿Qué está pasando en la empresa?

Las reflexiones previas al diseño del plan podrían referirse a los siguientes aspectos:

  • El estado actual de las comunicaciones internas. Por ejemplo: ¿de qué áreas se informa?, ¿qué proyectos hay en marcha?, ¿cuál es la evaluación y los logros de los colaboradores?, ¿cuál es la política comercial?, ¿cómo están las ventas?, ¿cuál es el estado de pérdidas y ganancias?, etc.
  • El clima interno. Por ejemplo: ¿cómo es?, ¿tenso?, ¿relajado?, ¿colaborativo?, ¿participativo?, etc.
  • Cultura actual de la organización. Por ejemplo: ¿en qué se necesita cambiar?, ¿existe una cultura de cooperación y servicio?, ¿qué pasa con la cultura digital?, ¿se fomenta el trabajo en red y colaborativo?, etc.
  • Alta Dirección y Comunicación Interna. Por ejemplo: ¿están dispuestos a implicarse o simplemente nos dan vía verde para actuar?, ¿cómo se van a implicar?, ¿en qué programas?, etc.
  • Comunicación interpersonal y líderes. Por ejemplo: ¿cómo se implican los líderes en la comunicación interna?, ¿qué liderazgo predomina?, ¿de qué habilidades carecen?, etc.
  • Existe un proyecto compartido. Por ejemplo: ¿conocen todos la misión y la visión empresarial?, ¿cómo se difunde?, etc.
  • Líderes. Por ejemplo: ¿destacan por su inteligencia emocional?, ¿cuál es su estilo de comunicación?, ¿consiguen objetivos?, ¿hay espíritu de equipo entre sus integrantes?, etc.
  • La formación de los líderes. Por ejemplo: ¿se forma a líderes y mandos en habilidades sociales e inteligencia emocional?, etc.
  • Política informativa. Por ejemplo: ¿existe una política informativa escrita?, etc.

 

Etapa 3: la formulación de objetivos

Los objetivos son consecuencia del análisis interno y externo del negocio. Se trata de formular objetivos a nivel general y a nivel específico respecto a la comunicación interna.

Es preciso que formules con precisión qué queremos conseguir como empresa, qué problemáticas vamos a resolver desde un plan de comunicación interna.

3. ¿Qué pretendemos conseguir con la gestión de la comunicación interna?

Comprende primero que abarcan cada tipo de objetivos.

Objetivos Generales:

Plantean de manera genérica, a gran escala y desde una visión panorámica los objetivos que perseguirá el área de Comunicación interna.

Objetivos específicos:

Son concretos, medibles, en un tiempo y abordan una escala más pequeña y focalizada.


Ejemplos

Objetivos generales de CI

  • Promover una cultura participativa, creando espacios de diálogo y optimizando los canales existentes.

Objetivos específicos

a. Respecto al proyecto compartido

Mejorar la pertenencia de todo el personal en un 70% durante este año, consiguiendo que todos conozcan:

  • ¿Qué hacemos? (misión)
  • ¿A dónde deseamos llegar? (visión)
  • ¿Por qué trabajamos? ¿Por qué trabajas? (propósito)
  • ¿Cuáles son los objetivos de la empresa? (plan estratégico de la empresa)

 

b. Respecto a la coordinación, aportes y trabajo colaborativo

Conseguir que los líderes mejoren  la calidad de conversaciones de modo que su equipo se sienta importante, motivado e implicado.

  • Diseñar un programa de formación para líderes con el fin de que mejoren sus conversaciones individuales. Todo ello con el fin de que agenden conversaciones sobre metas individuales, los resultados y logros personales, desarrollo de carrera y oportunidades de formación.
  • Agendar 4 sesiones coaching mensuales con cada líder de área, para que sean capaces de trabajar competencias que les hagan aptos para promover el intercambio de aportaciones y conocimientos entre los miembros de su equipo.

Otros ejemplos:

  • Aumentar la asistencia a los programas de autoaprendizaje en un 20% en los próximos 12 meses.
  • Aumentar los comentarios en el facebook corporativo en un 15% en los próximos 12 meses.
  • Conseguir  que las sesiones coaching de los líderes mejoren la experiencia del empleado en un 50%.

4. ¿Qué prioridades tenemos en las etapas del plan estratégico de comunicación interna?

Aunque te hayas decantado por unos objetivos no olvides todas los problemas que has detectado en el análisis interno.

Haz una lista de prioridades y establece jerarquías (orden de importancia que le darás según los objetivos del negocio).

Prioridad Alta. Urgente e Importante: es indispensable dedicarle tiempo a estas actividades de manera prioritaria y sin demora. Estas prioridades deben estar en tu plan de CI.

Prioridad Media. Urgente pero NO Importante: tareas que habrá que tratar de delegar, en la medida de lo posible; e importante pero NO Urgente, actividades que habrá que aplazar, pero asegurándose de que no sea por mucho tiempo, atendiendo siempre a su prioridad. 

Prioridad baja. No es importante. Puedes delegarlas.

Ejemplo de prioridades:

Prioridad Alta: en el plan

  • Dar a conocer el proyecto corporativo y los valores corporativos. 
  • Comprometer a toda la organización con la marca.  
  • Mejorar la gestión del talento con formación y nuevos conocimientos.
  •  Promover el reconocimiento y premiar los aportes. 
  • Optimizar la cohesión y el sentido de pertenencia con estudios de clima laboral.

 

Prioridad Media: en el plan

  • Fomentar la gestión del conocimiento. Además de conseguir opiniones, críticas y sugerencias. 
  • Impulsar iniciativas y nuevas ideas. 
  • Mejorar la toma de decisiones, facilitando los aportes departamentales.
  • Coordinar de forma óptima los equipos de trabajo. Por lo tanto, evitar la empresa fragmentada.

 

Prioridad baja: delégalo 

  • Crear campañas para sensibilizar sobre la mejora de la calidad de nuestros productos.
  • Sensibilizar a los líderes de los problemas sociales.

Presupuesto

Es muy importante fijar un presupuesto para la consecución de estos objetivos, o bien limitar tu proyecto al monto asignado.

Este presupuesto debe ser acorde con los objetivos marcados y debes medir los plazos que necesitarás.

No puedes tener como objetivo  mejorar la experiencia del empleado en 12 meses y solo tener asignado 100€ al año y 1 hora al mes porque no va a funcionar. 

El presupuesto puede fijarlo de forma global, por ejemplo unos 60 mil euros, dependiendo del número de personal y luego dividirlo entre los diferentes programas y proyectos que vayas a realizar.

Etapa 4: el planteamiento estratégico

En esta cuarta etapa te vas a centrar en tus audiencias, en los mensajes claves, en las actividades y en el plan de medios. Todo ello deberás planificarlo Por ejemplo: en qué momento y cómo empezaremos. También acerca de los programas o proyectos que se crearán.

Audiencias internas

Necesitas tener claro quiénes son tus audiencias internas para adaptar tus acciones y mensajes a cada uno de ellos o ellas.

Para poder trabajar con tus audiencias necesitamos crear algún tipo de simplificación de la realidad para poder trabajar con ella. Para ello se usa los mapas de audiencias y el análisis buyer persona, arquetipos o perfiles psicográficos.

Al final se trata de definir cuáles son las características más importantes que tienen en común todas tus audiencias para  que puedas empatizar con cada una y darles los mensajes esperados.

Mensajes claves:

Son frases cortas que se repiten y se consideran en la estrategia de comunicación y van dirigidos a cada una de las audiencias internas.

 

5. ¿Qué actividades son necesarias para las etapas del plan estratégico de comunicación?

Acciones a realizar y plan de medios: comidas informativas, desayunos de trabajo, intranet, web y correos electrónicos. Así también, buzón de sugerencias, encuestas, blogs, reuniones, etc.

  • ¿Qué medios podemos institucionalizar para conseguir los objetivos?, ¿cuál será el calendario?, etc.
  • Cantidad y periodicidad.
  • ¿Dónde? Es decir, el espacio físico.
  • ¿Quiénes serán los ejecutores? Responsable: área responsable.

 

Todos estas actividades quedan organizadas en proyectos o programas.

a. Programa de responsabilidad social interna

  1. Proyectos de voluntariado.
  2. De mecenazgo y patrocinios.

 

b. Programas de Gestión del cambio y digitalización

  1. Proyectos de blog corporativo.
  2. De redes sociales internas.
  3. Y de manuales de uso de redes sociales.

 

c. Programas de crisis

  1. Proyectos de simulacros.
  2. Formación de portavoces
  3. Comunicación de crisis: el Comité de crisis

Etapa 5: el proceso

Se trata de designar responsables y concretar tareas, dando a cada quien las pautas adecuadas según la política de comunicación y los protocolos.

Por ejemplo, los emisores de la gestión de la comunicación interna y las audiencias.

6. ¿Quiénes serán los líderes responsables? ¿Quiénes serán nuestros principales colaboradores?

Identificar los líderes por áreas o departamentos.

¿A quiénes informarán? Seguramente a sus audiencias. De todas formas concretar el personal que lo llevará a cabo.

¿Sobre qué asuntos informarán? Normativa de la empresa, manuales de procedimiento, actas, resultados de entrevista de desempeño, objetivos del área, proyectos, presupuestos, información presupuestaria, ofertas de formación, valores, avisos y recordatorios importantes. sugerencias, reclamos, otros.

¿Qué mensajes claves?. Definir los mensajes claves.

Etapa 6: el seguimiento y la mejora continua de las etapas del plan 

7. ¿Cómo vamos a realizar el seguimiento del plan estratégico? ¿Cuáles serán los indicadores de que hemos trabajado bien?

Medir la eficacia del plan

¿Con encuestas? ¿Autoevaluaciones? ¿Se realizará una auditoría de comunicación? ¿Quién la realizará?

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Publicado por
leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

6 respuestas

  1. Interesantísimas y muy completas las preguntas que sugiere.Quisiera simplemente añadirla importancia de la auditoría de comunicación. Muchas veces se desentiende esta tarea porque es ardua, sin embargo debe hacerse

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