Gestión de la información en la empresa

Este post desarrolla las siguientes preguntas: ¿sobre qué informar?, ¿qué información es necesaria, importante y prioritaria en una empresa? y ¿cómo hacer la gestión de la información en la empresa?

¿Cómo hacer la gestión de la información en una empresa?

La organización de la información en una empresa está relacionada con su gestión. En efecto, esta responsabilidad exige convertir la información en conocimiento  útil. Además, el mismo debe ser sistematizado, seleccionado y compartido con audiencias concretas de la organización.

3 consejos para la gestión de la información en una empresa

#1 Considerar que la información perece y puede perder interés

La información actual, oportuna y de calidad es un valor añadido indispensable para la toma de decisiones. Asimismo, para promover  equipos de trabajo y colaboradores eficientes.

Ante la avalancha de información que nos abruma, conviene gestionarla desde un orden y con criterios de actualidad e importancia. De esta manera, la información que circula y el conocimiento que se comparte en la empresa servirá a los objetivos del negocio, a unas necesidades puntuales y actuales.

#2 Dedicar unas horas de la jornada a valorar y decidir cómo gestionarla

Aunque compartir la información debería ser compromiso de todos, las empresas invierten en un software documental para su almacenamiento y gestión. Especialmente, corresponde al profesional responsable del área de Comunicación Interna las siguientes responsabilidades:

  • Seleccionar, valorar y clasificar la información disponible.
  • Considerar el perfil de las audiencias y sus temáticas de interés.
  • Determinar el tratamiento informativo que puede tener: noticia, post, artículo, entrevista, etc.
  • Elegir el canal más adecuado para su difusión.
  • Incorporar algún elemento visual o audiovisual que garantice su impacto.
  • Oportunidad de publicar el contenido.
  • Promocionar la información.
  • Realizar métricas de su impacto.

#3 Estudiar el proceso de cada mensaje

La gran batalla que aspira ganar este profesional es la de los mensajes oportunos a través del medio más adecuado. Por ello, hay una previa segmentación de públicos internos y una evaluación de su impacto.

En este sentido, hay que valorar:

  • Qué se va a comunicar
  • Quién va a comunica
  • A quién se va a comunicar
  • Cómo se va a comunicar
  • De qué forma vamos a medir el impacto

¿Cómo organizar la información en la empresa?

Actualmente, disponer de información no es un problema; la dificultad radica en la gestión de la información de la empresa.

3 formas de organizar los contenidos de los mensajes

Como la información seguirá abrumándonos, a continuación te ofrecemos 3 ideas para organizarla atendiendo a su tipología:

  • General
  • Personal
  • Y departamental

¿De qué informar?

1º Información general de la organización

Aquí incluimos la temática que afecta e interesa a todos los colaboradores en general. Asimismo, se aborda los asuntos referidos a la empresa y a su marcha global. Por lo tanto, este tipo de información contribuye a comprender la política y objetivos empresariales y favorece el sentimiento de pertenencia.

Proyecto empresarial actual

Valores y credos empresariales: objetivo, misión y visión. También programas de marca interna y employer branding; empresa 2.0 y cultura digital; y cultura corporativa.

Decisiones y gestión del cambio

Localización: traslados totales o parciales de instalaciones. También estrategias de crecimiento, como son los procesos de absorción, fusión, nuevas alianzas, etc.

Responsabilidad Social Corporativa

Objetivos sociales, políticas medioambientales y programas de responsabilidad social. También el impacto, resultados e informes medioambientales. Asimismo, el RSI: políticas de igualdad, conciliación, acciones de voluntariado interno, etc.

Marketing y ventas

Campañas en las que se implique al colaborador. Por ejemplo: novedades comerciales, nuevos clientes, ventas, promociones, situación actual, previsiones, atención al cliente en redes sociales, etc. También las patentes: nuevas marcas comerciales, etc.

Economía

Temas económicos, situación financiera, inversiones y proyectos de autofinanciación. También la fiscalidad y nuevos impuestos: ecológicos, patrimonio, etc.

Sector

Evolución del sector económico en el que se encuentra la empresa. También la legislación y novedades que regulan el sector, etc.

Medioambiente

Investigaciones actuales, riesgos y recomendaciones. También políticas, programas y actividades en beneficio del medio ambiente, etc.

Nuevas tecnologías

Cultura digital, planes de modernización, implantación de las TIC y su repercusión en la producción y ventas. También proyectos de cooperación  e investigación interempresarial, etc.

Redes sociales

Novedades sobre la actividad en las redes sociales, reputación digital, estadísticas y tuits del mes. También las noticias más leídas y comentadas, etc.

Innovación

Nuevos proyectos, equipos e iniciativas. También proyectos para mejorar productos o servicios, concursos en marcha, premios, recomendaciones, ideas, etc.

Social

Acontecimientos sociales empresariales, aniversarios, comidas, actividades de navidad y eventos deportivos, También programas de voluntariado, distinciones, nuevas incorporaciones, jubilaciones, etc.

Productividad

Novedades en el proceso de producción y eficiencia conseguida. También productividad global alcanzada, programas o proyectos de calidad, etc.

2º Información personal

Aquí incluimos toda la información que afecta al puesto de trabajo y las responsabilidades desempeñadas. Aún más, estos mensajes inciden en el compromiso emocional de los colaboradores favoreciendo la gestión del talento y el engagement.

Nuevas políticas y planes

Planes de igualdad, conciliación, planes individuales de desarrollo, etc.

Formación

Oportunidades formativas externas. También cursos, seminarios, congresos relacionados con la actividad, etc.

Planes de carrera

Entrevista de desempeño, programas mentor, coaching, plan anual de formación, etc.

Dirección

Información sobre líderes y jefes de área. Por ejemplo: ¿quién es quién?, etc.

Liderazgo

Programas mejora del liderazgo. También, formación de líderes, formación sobre TIC a la gestión empresarial, herramientas de la gestión del conocimiento interno, resolución de problemas y conflictos, etc.

Clima interno

Estudios de clima interno. También proyectos de mejora en estudio y en marcha, etc.

Campañas de comunicación

Campaña de clima interno, salario emocional, programa de voluntariado, etc.

Programas de reconocimiento

Distinciones, concursos, premios, etc.

Otras campañas importantes

Prevención de riesgos laborales, absentismo, etc.

Salario emocional

Nuevas prestaciones sociales adicionales a la retribución económica, etc.

Normativas internas

Prevención laboral, horarios, protocolo institucional, etc.

Novedades en la política de personal

Reestructuraciones de plantilla, ceses totales o parciales, definitivos o temporales, nuevas contrataciones, nuevas modalidades de contratos, sanciones, etc.

3º La información departamental

Aquí incluimos toda la información que interesan y afectan a los diferentes departamentos. Aún más, este tipo de información y conocimiento contribuye a mejorar la unidad de los diferentes departamentos, la coordinación y la competitividad.

Proyectos departamentales

Retos, dificultades, logros y avances.

Reuniones importantes

Acuerdos y decisiones tomadas. También seguimiento, avances, etc.

Sistemas y programas de calidad total

Objetivos. También programas y equipos de investigación, etc.

Innovación

Políticas, proyectos, resultados, etc.

Equipos creados

Permanentes y temporales; equipos de solución de conflictos, toma de decisiones, producción, innovación. También equipos de alto rendimiento, de mejora, etc.

Gesti

Gestión del conocimiento

Programas para integrar al personal en un solo equipo. También, gestión del conocimiento compartido a través de blogs internos, promoción de las comunicaciones transversales y horizontales, promoción de equipos mixtos integrados por personas de distintas procedencias, niveles y áreas.

Unidad de documentación

Información referida al trabajo de la unidad de documentación y gestión del conocimiento. También, formación del responsable de la unidad, descripción de responsabilidades asumidas respecto a la organización, selección y análisis de información, etc.

Biblioteca empresarial

Bases de datos existentes y a disposición de todos. También organización de la nube, otros proyectos digitales.

Web 2.0

Secciones, comercio electrónico, visitas, etc.

Proyectos digitales

Normativas y manual de uso. También métricas, intranet, wikis de empresa, blogs internos, etc.

Algunas propuestas

  • Toda la temática arriba expuesta es susceptible de ser gestionada y desarrollada a través de mensajes y destinada a audiencias concretas.
  • Gran parte del contenido de estos mensajes pueden anticiparse desde el plan de comunicación interna. Para ello, es necesario comunicar de forma clara y efectiva y así favorecer la toma de decisiones y motivación del personal.
  • La organización del contenido depende de la características y prioridades de cada entidad. Dada la cantidad de documentos digitales e información útil conviene clasificar la información prioritaria y  según los mapas de públicos internos de la empresa.
  • Es de gran ayuda contar dentro del área de comunicación interna con un experto en gestión documental o en sistemas de información. De este modo, además de almacenar la información, se generan accesos para localizarla rápidamente y al alcance cuando se necesite. De igual forma, hay diversos recursos para conseguirlo: gestor documental, sistema de archivo digital, wiki, intranet, etc.
  • La información es conocimiento y el conocimiento debe compartirse para promover su aplicación. En este sentido, podría ser conveniente crear talleres de información, organizar sesiones de intercambio de conocimientos entre áreas, crear comunidades de aprendizaje internas, comunidades de lecciones aprendidas, etc.

Y tú, ¿qué opinas? En tu empresa, ¿cómo se gestiona el conocimiento? ¿cómo se transmite la información? ¿Qué otra área informativa o temática añadirías?

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Publicado por
leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

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