Gestión de la información en la empresa

Este post desarrolla las siguientes preguntas:   ¿Sobre qué  informar? ¿Qué información es necesaria, importante y prioritaria en una empresa? ¿Cómo organizar la información en la empresa?

 Ideas-informacion

 

¿ Cómo gestionar la información en una empresa?

Organizar  la información para gestionar el conocimiento

La organización de la información está relacionada con la gestión del conocimiento de una empresa, esta responsabilidad requiere convertir el dato la información en conocimiento  útil, el mismo que debe ser sistematizado, seleccionado y compartido con audiencias concretas de la organización.

3 consejos para gestionar la información

#1 Considerar que la información perece y puede perder interés.

La información actual, oportuna y de calidad es un valor añadido, indispensable para la toma de decisiones, así como para promover  equipos de trabajo y colaboradores  actualizados y eficientes.

Ante la avalancha de información que nos abruma, conviene gestionarla desde un orden y con criterios de actualidad e importancia. De esta manera, la información que circula y  el conocimiento que se comparte en la empresa servirá a los objetivos del negocio, a unas necesidades puntuales y actuales.

#2 Dedicar unas horas de la jornada a valorar y decidir cómo gestionarla

Aunque compartir la información debería ser compromiso de todos y  las empresas invierten en un software documental  para su almacenamiento y gestión, corresponde al profesional responsable del área de comunicación interna las siguientes responsabilidades:

  • Seleccionar, valorar y clasificar la información disponible.
  • Tener en cuenta  el perfil  de las audiencias y sus temáticas de interés.
  • Determinar el tratamiento informativo que puede tener: noticia, post, artículo, entrevista…
  • Elegir el canal más adecuado para su difusión.
  • Incorporar algún elemento visual o audiovisual que garantice su impacto.
  • Oportunidad de la publicación del contenido
  • Promocionar la información
  • Realizar métricas de su impacto

#3 Estudiar el proceso de cada mensaje

 

La gran batalla que aspira ganar este profesional es la de los mensajes oportunos, a través del medio más adecuado, previa segmentación de públicos internos y evaluación de su impacto.

 

En este sentido, hay que valorar:

  • Qué se va a comunicar
  • Quién va a comunicar, cuándo
  • A quién, a través de qué canal
  • Cómo se va a comunicar.
  • Cómo vamos a medir el impacto.

 ¿Cómo organizar la información en la empresa?

Actualmente disponer de información, no es un problema, la dificultad radica en tenerla organizada.

Tres formas de organizar los contenidos de los mensajes

Como la información seguirá abrumándonos, a continuación,  te ofrecemos 3 ideas para organizarla atendiendo a su tipología:

  • Información general
  • Información personal
  • Información departamental.

¿De qué informar?

1º Información general de la organización.  Aquí incluimos  la temática  que afecta e interesa a todos los colaboradores en general. Abarca asuntos referidos a la  empresa  y a su marcha global. Este tipo de información contribuye a comprender la política y objetivos empresariales y favorece el sentimiento de pertenencia.

Proyecto empresarial actual. Valores y credos empresariales; objetivos, misión y visión. Programas de marca interna y employer branding. Empresa 2.0 y Cultura digital. Cultura corporativa  Junta General de Accionistas, resultados de reuniones ordinarias y extraordinarias […]

Decisiones y gestión del cambio.  Localización. Traslados totales o parciales de instalaciones; nuevas sedes. Estrategias de crecimiento.procesos de absorción, fusión, nuevas alianzas.  […]

Responsabilidad social corporativa. Objetivos sociales, políticas medioambientales y programas de responsabilidad social. Impacto y resultados, informes medioambientales  […] RSI: políticas de igualdad, conciliación, acciones de voluntariado interno…

Marketing y ventas. Campañas en las que se implique al colaborador. Novedades comerciales, nuevos clientes, ventas, promociones, situación actual y previsiones, Mejoras, atención al cliente en redes sociales, Investigación de la audiencia y mercado. Patentes. Nuevas marcas comerciales  […]

Economía. Temas económicos, situación financiera, inversiones y proyectos de autofinanciación, fiscalidad y nuevos impuestos: ecológicos, patrimonio. […]

Sector. Evolución del sector económico en el que se encuentra la empresa. Legislación y novedades que regulan el sector.  […]

Medio ambiente. Investigaciones actuales, riesgos, recomendaciones. Políticas, programas y actividades en beneficio del medio ambiente […]

Nuevas tecnologías. Cultura digital. Planes de modernización. Implantación de las TIC y su  repercusión en la producción y ventas, nuevos empleos. Proyectos de cooperación  e investigación interempresarial   […]

Redes sociales. Novedades sobre la actividad en las redes sociales. Reputación digital. Estadísticas. Tweets del mes. Las noticias más leídas y comentadas.  […]

Innovación. Nuevos proyectos, equipos e iniciativas.  Proyectos para mejorar productos o servicios. Concursos en marcha. Premios. Recomendaciones, ideas  […]

Social  Acontecimientos sociales empresariales. Aniversarios, comidas, actividades de navidad, eventos deportivos, programas de voluntariado,distinciones, nuevas incorporaciones, jubilaciones,  […]

Productividad. Novedades en el proceso de producción, eficiencia conseguida. Productividad global alcanzada. Programas o proyectos de calidad […]

2ºInformación personal. Aquí incluimos toda la información que afecta al puesto de trabajo y responsabilidades desempeñadas. Estos mensajes  inciden en el compromiso emocional de los colaboradores favoreciendo la gestión del talento y el engagement.

Nuevas políticas y planes. Planes de igualdad, conciliación, planes individuales de desarrollo, […]

Formación. Oportunidades formativas externas. Cursos, seminarios, congresos relacionados con la actividad […]

Planes de carrera.  Entrevista de desempeño, Programas mentor, coaching ; plan anual de formación.  […]

Dirección. Información sobre líderes y jefes de área. ¿Quién es quien? […]

Liderazgo. Programas mejora del liderazgo. Formación de líderes. Formación sobre TICs a la gestión empresarial, herramientas de la gestión del conocimiento interno, resolución de problemas y conflictos […]

Clima interno. Estudios de clima interno. Proyectos de mejora en estudio y en marcha[…]

Campañas de comunicación. Campaña de clima interno, Campaña salario emocional, Campaña programa voluntariado […]

 Programas de reconocimiento. Distinciones, concursos, premios […]

Otras campañas importantes. Prevención de riesgos laborales, absentismo. […]

Salario emocional. Nuevas prestaciones sociales adicionales a la retribución económica […]

 Normativas internas. Prevención laboral, horarios, protocolo institucional. […]

Novedades en la política de personal: reestructuraciones de plantilla, ceses totales o parciales, definitivos o temporales, nuevas contrataciones, nuevas modalidades de contratos, sanciones. […]

3ºLa información departamental. Aquí incluimos toda la información que interesan y afectan a los diferentes departamentos. Este tipo de información y conocimiento contribuye a mejorar la unidad de los diferentes departamentos, la coordinación y la competitividad.

 Proyectos departamentales: retos, dificultades, logros y avances. […]

 Reuniones importantes: acuerdos y decisiones tomadas. seguimiento, avances[…]

 Sistemas y programas de calidad total. Objetivos. Programas  y equipos de investigación calidad total […]

 Innovación. Políticas, proyectos, resultados […]

Equipos creados: permanentes y temporales; equipos de: solución de conflictos, toma de decisiones, producción, innovación: equipos de alto rendimiento, de mejora […]

Gestión del conocimiento Programas para integrar al personal en un solo equipo. Gestión del conocimiento compartido a través de blogs internos. Promoción de las comunicaciones transversales y horizontales. Promoción de equipos mixtos integrados por personas de distintas procedencias, niveles y áreas.

Unidad de documentación (En caso exista) Información referida al trabajo de la unidad de documentación y gestión del conocimiento. Formación del responsable de la unidad. Descripción de responsabilidades asumidas respecto a la  organización, selección y análisis de información. Fuentes de información disponibles: impresas y en soporte electrónico […]

Biblioteca empresarial. Bases de datos existentes y a disposición de todos. Organización de la nube, otros proyectos digitales Unidad de documentación […]

Web 2.0.  secciones, comercio electrónico, visitas ,  […]

Proyectos digitales. Normativas y manual de uso. Métiricas.  Intranet. Wikis de empresa; blogs internos […]

Algunas propuestas:

  • Toda la temática arriba expuesta es susceptible de ser gestionada y desarrollada a través de mensajes y destinada a audiencias concretas.
  • Gran parte del contenido de estos mensajes, puede anticiparse desde el plan de comunicación interna.  Es necesario comunicar de forma clara y efectiva para favorecer la toma de decisiones y motivación del personal.
  • La organización del contenido depende de la características y prioridades de cada entidad. Dada la cantidad de documentos digitales e información útil  conviene clasificar la información prioritaria y  según los mapas de públicos internos de la empresa.
  • Es de  gran ayuda contar dentro del área de comunicación interna con un experto en gestión documental o en sistemas de información  de modo que, además de almacenar la información, se generen accesos  para localizarla rápidamente y esté al alcance cuando se necesite. Hay diversos recursos para conseguirlo: gestor documental, sistema de archivo digital, wiki, intranet,  etc.
  • La información es conocimiento y el conocimiento debe compartirse para promover su aplicación. En este sentido, podría ser conveniente: crear talleres de información, organizar sesiones de intercambio de conocimientos entre áreas, crear comunidades de aprendizaje internas, comunidades de lecciones aprendidas, entre otras iniciativas.

 

y tú, ¿qué opinas? ¿ En tu empresa cómo se gestiona el conocimiento?  ¿cómo se transmite la información? ¿Qué otra área informativa o temática añadirías?

Fuentes consultadas

Gestión de la información en la empresa

El comité de empresa noticias jurídicas

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