Delegar

«Delegar el trabajo siempre funciona, siempre que el que delega el trabajo también trabaje.»(Robert Half)

Sobre el arte y nada fácil reto delegar. Las 7 preguntas que debes conocer. Sobre  lo que aprendí en un curso de competitividad y productividad personal.

Las 7 preguntas claves sobre el arte de delegar

Estas son alguna excusas para no delegar , pretextos en los que casi todos caemos: «¡Prefiero hacerlo yo!»,  «Así me quedo más tranquila.»,  «¡Es que yo trabajo de otra forma!», «¡Con mi método lo hago mejor!», «¡ La verdad, no me fío!», «¡Total, una tarea más, será poca cosa!», «¡No tengo tiempo para explicar ni para enseñar!», etc.

Nos asignamos responsabilidades de manera automática y así vamos acumulando tareas hasta el límite de nuestras capacidades. Decimos  que no pasa nada o nos quejamos, pero la culpa es nuestra. Y esa indecisión de delegar pasa factura. Perdemos calidad de vida y añadimos las consecuencias tóxicas del estrés a nuestra salud y, claro,  nuestro estado de ánimo y rendimiento empeora, a veces parece que  esperamos que el estrés sea el que nos paralice.

Acaso no es mejor esforzarnos en decir «¡Ya basta, hasta aquí!» y aprender a delegar en otras personas. Delegar es un arte que cuesta al principio, pero que reporta grandes beneficios; ganamos: salud, bienestar, tiempo y productividad personal.

Desde TALENTOS REUNIDOS despejamos las siete principales preguntas para entender el arte de delegar.

1. ¿Qué es delegar?

Delegar  no es deshacernos de responsabilidades o abdicar funciones para liberarnos de su carga de trabajo, delegar es  gestionar y trabajar en equipo con empatía poniendo en práctica la inteligencia emocional. Supone organizarnos para planificar y programar cómo vamos a transferir autoridad y responsabilidad a otros.

Delegar es un proceso en el cual nos implicamos con un colaborador a quien encomendamos un asunto. La Real Academia Española lo define de esta manera:

Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación.

Como recomienda Peter Drucker en primer lugar hay que catalogar y distinguir la tarea que tenemos entre manos: las tareas no necesarias deben ser eliminadas, las que no se pueden delegar y son fundamentales para los objetivos debemos hacerlas y las que pueden hacer otros hay que delegarlas.

Delegar es una forma inteligente y participativa de trabajar, nos ahorra tiempo en la ejecución de tareas que otros pueden hacer.

2. ¿Por qué no delegamos?

Por diferentes motivos y circunstancias. Nos creemos indispensables  e imprescindibles. Muchas veces, tenemos temor a que el colaborador no sepa trabajar tan bien como lo hacemos nosotros. Otras veces sucede que preferimos evitar complicaciones, nos da pereza explicar todo el asunto, tenemos miedo a perder el control de los temas, no sabemos cómo delegar ni a quién acudir, y así podemos formular muchos pretextos.

3. ¿Qué podemos delegar?

Todo lo delegable, es decir:

Trabajo rutinario.

Tareas repetitivas y de menor entidad.

Tareas urgentes pero de escasa importancia.

Trabajos que otros estén especializados.

Tareas que te gustan poco.

4. ¿Qué no debemos delegar?

Tareas que requieren creatividad e innovación que precisan de ciertos conocimientos determinados de un nivel profesional.

Trabajos urgentes e importantes que son claves para los objetivos del área de negocio que representamos, o para nuestra carrera profesional.

5. ¿En quién delegar?

En la persona más apta. La persona más hábil. La más capacitada.

Hay que encontrar a la persona adecuada. Es decir,la persona que tenga tiempo, merezca la oportunidad, quiera y pueda y que de alguna manera este obligada por sus responsabilidades a realizar la tarea.

6. ¿Cómo delegar?

Cuando ya sepamos qué delegar, en quién delegar y cuándo hacerlo, nos queda pensar en la forma.

Para mí la forma más adecuada es personalmente, si bien también se considera adecuado delegar por escrito.Lo que se trata es de explicar la responsabilidad encomendada, el objetivo esperado y la importancia de la tarea y los plazos previstos.

Es aconsejable:

– Describir el trabajo lo más concreto posible, puntualizando los resultados que se esperan.

– Explicar la metodología, aunque siempre hay que escuchar y considerar las aportaciones del delegado, dando libertad para seguir otra forma de trabajo.

– Dar  la información suficiente ,los recursos necesarios y estar dispuestos a dar el feedback necesario.

– Concretar las fechas de la próxima reunión para revisar el avance del trabajo, o para asesorarle en su desarrollo.

– Por último,  advertir del plazo límite para concluir la tarea.

7.¿Cómo finalizar la tarea delegada?

La tarea delegada debe ser evaluada con el debido agradecimiento y reconocimiento. Es muy importante, felicitar  a la persona que ha realizado el trabajo, si este ha sido bueno.

En esta fase se debe evaluar la tarea, el proyecto o el objetivo encargado. Hay que analizar y verificar resultados y sobre todo motivar y dar feedback positivo y constructivo. Es decir, hay que preguntar, valorar, aportar, corregir, mejorar, sugerir, agradecer y felicitar y, si el caso lo justifica, hacer un reconocimiento en público.

Al delegar recuerda estas  frases:

«Un buen jefe es aquel que sabe delegar parte de sus responsabilidades»

«Delegar el trabajo siempre funciona, siempre que el que delega el trabajo también trabaje.»(Robert Half)

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leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

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