El manual de bienvenida

Este post explica qué es el manual y detalla cómo redactar y editar un manual de bienvenida.

¿Qué es el manual de bienvenida?

El manual de bienvenida es un soporte de comunicación imprescindible en el plan de acogida y de gran utilidad para cualquier colaborador, ya sea trabajador eventual, becario o directivo.

Es una guía breve para dar a conocer la empresa al nuevo colaborador. Resume la cultura corporativa de la organización; incluye toda la información necesaria y útil para que la integración en el puesto y en la empresa sea lo más positiva posible.

Por ello, sea digital o impreso debe entregarse incorporando una explicación resumida de su contenido.

El manual de bienvenida: los apartados básicos

¿Qué pretende? ¿Cómo hay que redactarlo? ¿Qué apartados se deben incluir? Desde Talentos Reunidos queremos facilitarte esta tarea con las siguientes sugerencias:

3 objetivos del manual de bienvenida

  • Primero: acoger y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura corporativa.
  • Segundo: orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información ofrecida por otros canales (entrevista personal, vídeo-bienvenida, etc.) con la finalidad de informar sobre las reglas y normativas internas de la empresa, estilo de gestión y cultura corporativa.
  • Tercero: formar y promover una integración eficaz en el puesto y con el proyecto corporativo.

Redacción de contenido digital  y/o impreso

  • Información actual y verídica.
  • También, estilo ameno, atractivo y sencillo.
  • Además, texto breve, conciso y directo.
  • Por ultimo, Imágenes impactantes y adecuadas.

Estructura del contenido

El contenido digital debe organizarse y ordenarse junto con las ilustraciones oportunas.

Asimismo, conviene cuidar en el diseño de la versión móvil un contenido útil e impactante pero que comunique, además, la identidad de la empresa.

Pautas para editar un manual de bienvenida

El documento debe ser sencillo, fácil de leer y ser una guía que facilite la productividad y evite malos entendidos.

Además, debe comunicar la cultura de la empresa y renovarse cada vez que hayan cambios internos.

6 apartados básicos

El contenido imprescindible para una guía rápida debe contener:

Historia y cronología de la empresa, valores y el propósito, enlaces a sus redes sociales, deberes y derechos de los colaboradores como: horarios, vacaciones, trámites, uso del móvil para temas personales.

#1 Portada y contraportada

Diseño personalizado y creativo.

#2 Carta, tarjetón o mensaje de bienvenida

Personalizado por el Director o Gerente de la empresa.

#3 Presentación de la empresa

Datos genéricos sobre el tipo de empresa: actividad, forma jurídica, sede central, sucursales, servicios que ofrece….

Breve reseña histórica: fundadores, orígenes, etc.

El proyecto corporativo : misión, visión y valores.

Logros: clientes, premios y distinciones.

Política y estrategia de calidad e innovación, de RSC y compromisos de la empresa, y de igualdad de oportunidades.

#4 Información de interés general

Respecto al puesto de trabajo:

  • Información concreta sobre la política de prevención de riesgos y salud laboral y acerca de las medidas de prevención. También servicio médico y reconocimientos médicos.
  • Normativa interna respecto al tabaco, cuidado de instalaciones, etc.
  • Normas de urbanidad y cortesía en la empresa: protocolo de empresa, trato igualitario, comidas en el puesto de trabajo, etc.
  • Trámites contratación, nóminas, pagas extras y fecha de cobro del salario.
  • Política retributiva.
  • Horario, permisos, bajas y ausencias.
  • Vacaciones.
  • Gestión del talento: política de formación, promoción interna y evaluación del desempeño.
  • Otros aspectos del salario emocional: bonos de comida, seguros, servicios adicionales que ofrece la empresa, etc.

#5 Información útil

Respecto al funcionamiento interno y sobre los canales de comunicación interna disponibles.

Ubicación e información sobre el abastecimiento de material de oficina y acerca de la utilización de fotocopiadoras, máquinas de fichar, etc.

Herramientas de trabajo informático disponible, navegación por Internet, gestor de correo electrónico y servicio de reparaciones.

Servicio de documentación físico y virtual.

Organización interna: explicación de estructura y organigrama, de la misión y funciones de cada área o departamento.

Directorio: teléfonos, cargos y correos electrónicos.

Canales de comunicación oficiales de la empresa: intranet, buzón de sugerencias, revista digital, paneles informativos, reuniones…

Redes sociales: manual de protocolo, normas básicas para su uso.

Eventos y fechas especiales: celebraciones, reuniones generales.

Actividades sociales y programas de voluntariado.

#6 Otra información práctica

  • Plano de la empresa y de la zona y/o ciudad.
  • Teléfonos y correos electrónicos de interés.

Nuestra propuesta

El employee experience comienza el primer día. Esta fecha es decisiva para capitalizar todo el interés del colaborador y así alinearlo con los valores, cultura y objetivos departamentales. Por tanto, debe incluir un programa de acogida cuidadosamente personalizado.

Cualquier programa de embajadores de la marca tiene en cuenta el mapa de ruta del nuevo colaborador: employee Journey map

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Publicado por
leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

18 respuestas

  1. Excelente información breve concisa y al grano sin dar tantas vueltas, justo lo que necesitaba para elaborar un manual de bienvenida y para darle la inducción adecuado al personal de nuevo ingreso, una consulta ¿se pueden incluir en el manual aspectos de seguridad y salud ocupacional? agradeceria su respuesta, felicidades y éxito en su gestión.

    1. Humberto muchas gracias por tu comentario.Acabo de volver de vacaciones. Sí debes incluirlo, por ejemplo puedes poner un apartado en el que digas Tú eres importante y añades la sección salud y seguridad a modo de preguntas o como texto con las respectivas imágenes, para que hagas muy visual tu manual. Espero que esta info. te sea de utilidad. Saludos Humberto!

    1. Un manual da respuesta a todas las inquietudes del trabajador y recoge toda información relevante.
      Se caracteriza porque agrupa información actual y completa sobre la empresa. Suele tener una portada, índice, Bienvenida, información sobre la empresa y normativas internas( historia de la empresa, valores, estructura y organigrama, políticas de personal, calidad,prevención de riesgos… ) información práctica (directorios, mapas etc.) Saludos Claudia!

    1. Hola Eli, Cultura de organización equivale a la forma de comportarse de una organización. Es decir, el conjunto de normas, valores, suposiciones, creencias, formas de actuar, pensar y sentir que comparten todos los miembros de una organización. Gracias por tu interés.

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