Pon color a tu comunicacion interna

El manual de bienvenida

Este post explica qué es el manual y detalla cómo redactar y editar un manual de bienvenida.

¿Qué es el manual de bienvenida?

El manual de bienvenida es un soporte de comunicación imprescindible en el plan de acogida y de gran utilidad para cualquier colaborador, ya sea trabajador eventual, becario o directivo.

Es una guía breve para dar a conocer la empresa al nuevo colaborador. Resume la cultura corporativa de la organización; incluye toda la información necesaria y útil para que la integración en el puesto y en la empresa sea lo más positiva posible.

Por ello, sea digital o impreso debe entregarse incorporando una explicación resumida de su contenido.

El manual de bienvenida: los apartados básicos

¿Qué pretende? ¿Cómo hay que redactarlo? ¿Qué apartados se deben incluir? Desde Talentos Reunidos queremos facilitarte esta tarea con las siguientes sugerencias:

3 objetivos del manual de bienvenida

  • Primero: acoger y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura corporativa.
  • Segundo: orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información ofrecida por otros canales (entrevista personal, vídeo-bienvenida, etc.) con la finalidad de informar sobre las reglas y normativas internas de la empresa, estilo de gestión y cultura corporativa.
  • Tercero: formar y promover una integración eficaz en el puesto y con el proyecto corporativo.

 

Redacción de contenido digital  y/o impreso

  • Información actual y verídica.
  • También, estilo ameno, atractivo y sencillo.
  • Además, texto breve, conciso y directo.
  • Por ultimo, Imágenes impactantes y adecuadas.

 

Estructura del contenido

El contenido digital debe organizarse y ordenarse junto con las ilustraciones oportunas.

Asimismo, conviene cuidar en el diseño de la versión móvil un contenido útil e impactante pero que comunique, además, la identidad de la empresa.

Pautas para editar un manual de bienvenida

El documento debe ser sencillo, fácil de leer y ser una guía que facilite la productividad y evite malos entendidos.

Además, debe comunicar la cultura de la empresa y renovarse cada vez que hayan cambios internos.

6 apartados básicos

El contenido imprescindible para una guía rápida debe contener:

Historia y cronología de la empresa, valores y el propósito, enlaces a sus redes sociales, deberes y derechos de los colaboradores como: horarios, vacaciones, trámites, uso del móvil para temas personales.

#1 Portada y contraportada

Diseño personalizado y creativo.

#2 Carta, tarjetón o mensaje de bienvenida

Personalizado por el Director o Gerente de la empresa.

#3 Presentación de la empresa

Datos genéricos sobre el tipo de empresa: actividad, forma jurídica, sede central, sucursales, servicios que ofrece….

Breve reseña histórica: fundadores, orígenes, etc.

El proyecto corporativo : misión, visión y valores.

Logros: clientes, premios y distinciones.

Política y estrategia de calidad e innovación, de RSC y compromisos de la empresa, y de igualdad de oportunidades.

#4 Información de interés general

Respecto al puesto de trabajo:

  • Información concreta sobre la política de prevención de riesgos y salud laboral y acerca de las medidas de prevención. También servicio médico y reconocimientos médicos.
  • Normativa interna respecto al tabaco, cuidado de instalaciones, etc.
  • Normas de urbanidad y cortesía en la empresa: protocolo de empresa, trato igualitario, comidas en el puesto de trabajo, etc.
  • Trámites contratación, nóminas, pagas extras y fecha de cobro del salario.
  • Política retributiva.
  • Horario, permisos, bajas y ausencias.
  • Vacaciones.
  • Gestión del talento: política de formación, promoción interna y evaluación del desempeño.
  • Otros aspectos del salario emocional: bonos de comida, seguros, servicios adicionales que ofrece la empresa, etc.

 

#5 Información útil

Respecto al funcionamiento interno y sobre los canales de comunicación interna disponibles.

Ubicación e información sobre el abastecimiento de material de oficina y acerca de la utilización de fotocopiadoras, máquinas de fichar, etc.

Herramientas de trabajo informático disponible, navegación por Internet, gestor de correo electrónico y servicio de reparaciones.

Servicio de documentación físico y virtual.

Organización interna: explicación de estructura y organigrama, de la misión y funciones de cada área o departamento.

Directorio: teléfonos, cargos y correos electrónicos.

Canales de comunicación oficiales de la empresa: intranet, buzón de sugerencias, revista digital, paneles informativos, reuniones…

Redes sociales: manual de protocolo, normas básicas para su uso.

Eventos y fechas especiales: celebraciones, reuniones generales.

Actividades sociales y programas de voluntariado.

#6 Otra información práctica

  • Plano de la empresa y de la zona y/o ciudad.
  • Teléfonos y correos electrónicos de interés.

Nuestra propuesta

El employee experience comienza el primer día. Esta fecha es decisiva para capitalizar todo el interés del colaborador y así alinearlo con los valores, cultura y objetivos departamentales. Por tanto, debe incluir un programa de acogida cuidadosamente personalizado.

Cualquier programa de embajadores de la marca tiene en cuenta el mapa de ruta del nuevo colaborador: employee Journey map

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