Estrategia y comunicación interna

Una estrategia para la comunicación interna

La estrategia y la comunicación siempre deben ir de la mano.

El diccionario de la Real Academia Española define la estrategia como:

Arte, traza para dirigir un asunto

El arte para dirigir operaciones militares.

El profesor Octave Gelinier ( 1978: 45)  citando a Clausewitz explica que el concepto de estrategia es indispensable para diseñar una acción eficaz frente a un entorno incierto y que requiere de 3 elementos: “ el terreno del combate, el momento y las fuerzas a utilizar para conseguir el triunfo…/

Una estrategia de comunicación interna se perfila para comunicar de forma eficaz y efectiva y cumplir los objetivos del área de CI y del negocio, que son diferentes según cada organización.

El plan y los 3 elementos claves para una estrategia de comunicación

Si trasladamos este concepto a la gestión de la comunicación interna, área cuyo objetivo último es crear un sentimiento de pertenencia y alinear a los colaboradores con  los objetivos empresariales, todo responsable de comunicación interna debería:

!º Realizar un diagnóstico del estado de sus comunicaciones.

2. Definir un plan de intervención a corto, mediano y largo plazo

3. Dentro de éste plan se debe especificar la estrategia concreta a implantar (acorde a sus prioridades, objetivos, a las características y al perfil de cada una de sus audiencias)

La estrategia de comunicación interna podría ser la siguiente:

Combate:

¿Cómo está mi terreno?

El terreno del combate sería el entorno externo e interno.

Análisis de la situación a nivel interno y entorno externo

Antes que sea ya tarde, hay que conocer que está pasando a nivel interno a través del análisis DAFO y de un estudio de clima interno,  y qué aspectos del entorno externo están afectando  a la organización, a través del análisis PEST.

Identificar el terreno de combate demanda a nivel interno:

a) Valorar y someter a un análisis: la realidad del entorno del negocio en el que opera la empresa,

b) La adecuación de cultura de la organización a los nuevos tiempos, analizando:

  • Sus políticas respecto a la comunicación interna e innovación,
  • El liderazgo: ¿burocrático,  participativo, innovador?
  •  La descripción y el reparto de tareas y funciones entre las distintas y su debida.
  • El reconocimiento.
  • La coordinación, las relaciones y el estado de la comunicación interpersonal,
  • El uso e impacto de los canales oficiales.
  • La existencia de un plan estratégico del negocio compartido,.
  • El salario emocional y la motivación.
  • La implicación de la dirección empresa en la gestión de la comunicación interna
  • El presupuesto asignado para desarrollar planes de comunicación.

Este terreno de combate debe ser estudiado y analizado por el responsable de comunicación interna, con el objetivo de tener un diagnóstico de la salud laboral y  del estado de la comunicación interna.

Después, antes de actuar hay que reconocer el momento.

Momento:

¿Qué, cómo, a quiénes y a través de qué canales y recursos voy actuar?

 El momento sería aprovechar la oportunidad para comunicar aquello que el personal necesita saber, o bien, delimitar qué es prioritario. 

Siempre debemos encontrar el momento oportuno para divulgar un tema concreto, pero, además encontrar un  momento para optimizar aquello que estamos haciendo

Para remar todos en una misma dirección hay que comunicar siempre e intentar hacerlo mejor. Y una forma de hacerlo es trabajar no un plan táctico de comunicación interna, sino un plan estratégico que ponga el foco por ejemplo, en la visión de la empresa.

Acertar en el momento implica hacer pausas  y:

  • Tener en cuenta que objetivos  de CI deben estar en coherencia con lo que quiere conseguir la empresa.
  • Delimitar que asuntos necesitan saber las  audiencias y  los mensajes clave Ejemplo: Audiencia 1 Mandos medios , asunto A Mensaje A.1 A.1 / Audiencia 2: administrativos, asunto B Mensaje B 1 B. 2)
  • Elegir los canales más adecuados según audiencias. Audiencia 1 mandos-  Mensaje A-1 Reunión,  Mensaje A.2. formación / Audiencia 2 Administrativos Canales: Mensajes Mensaje B1 newletter,  Mensaje B2.Entrevista
  • Formar a líderes  y personal para comunicar mejor o  bien, organizar un comité de comunicación interna
  • Elegir una red de colaboradores internos. (criterios de selección, incentivos…)
  • Diseñar campañas con impacto.
  • Establecer un plan de trabajo: responsables, elaborar programas, calendarios, plazos y métricas de cada proyecto o actividad.

Para acertar en el momento y dar en el blanco hay que planificar, pero también, estar dispuestos a ser flexibles para improvisar.

Fuerza

¿Cómo voy a medir y mejorar los resultados?

La fuerza sería la motivación y el compromiso de toda la organización, el deseo constante de evaluación, corrección y mejora.

Demanda:

  • Mediciones constantes en cada proyecto con preguntas, encuestas…
  •  Conocer el  ROI, KPls, los resultados que se van obteniendo
  • Revisiones y comprobaciones.
  • Correcciones y/o ajustes.
  • Mejoras.

La fuerza del negocio es constante y reside en el talento motivado y liderado para conseguir el triunfo, es decir, la meta empresarial.

Actuar con fuerza y contundencia requiere de un seguimiento al calendario y unas mediciones constantes y precisas respecto a lo conseguido en el plan estratégico de comunicación interna. 

Por ejemplo,  debe conseguir resultados estadísticos respecto al proyecto compartido, de modo que operarios, administrativos  y empleados en general  entiendan mejor  y hagan suyo los objetivos del negocio. Aspecto que contribuirá a fomentar una actitud más colaborativa por parte de sus integrantes.

Para actuar con fuerza y mantener el ritmo de trabajo e innovar hay que: medir y rectificar de manera constante. Se trata de evaluar todos los aspectos que afecten a la marcha y calidad  del negocio, como por ejemplo: la implicación de la Alta dirección, el liderazgo, la calidad del diálogo interno,  etc.

 Conclusiones

  1. Antes de empezar a trabajar en comunicación interna hay que conocer con objetividad qué está pasando,  las percepciones, los paradigmas de las diferentes áreas del negocio, para después determinar qué aspectos deben mejorarse y/o cambiarse para alcanzar las metas.
  2. Después del diagnóstico, hay que determinar qué aspectos deben mejorarse y/o cambiarseponer soluciones mejorando el diálogo interno, ya que para gestionar el talento y compartir el proyecto empresarial, se necesita comunicar.
  3. La productividad, la colaboración y competitividad de la empresa son realidades interdependientes,  dependen de la calidad del diálogo interno, del liderazgo, del sentido de pertenencia y de la motivación del personal. Por tanto, apostar por la gestión de la comunicación interna es la mejor estrategia.

Sobre la importancia del mensaje: preparado para combatir, con un don

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leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

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