Estrategia y comunicación interna

Este post sugiere que la estrategia de CI considere 3 elementos: combate, momento y fuerza.

La estrategia de comunicación interna

La estrategia y la comunicación siempre deben ir de la mano.

El diccionario de la Real Academia Española define la estrategia como:

Arte, traza para dirigir un asunto

El arte para dirigir operaciones militares.

El profesor Octave Gelinier ( 1978: 45)  citando a Clausewitz explica que el concepto de estrategia es indispensable para diseñar una acción eficaz frente a un entorno incierto y que requiere de 3 elementos: “ el terreno del combate, el momento y las fuerzas a utilizar para conseguir el triunfo…/

Cualquier estrategia de comunicación interna se crea para comunicar de forma eficaz y efectiva y cumplir los objetivos del área de CI y del negocio, que son diferentes según cada organización.

El plan y los 3 elementos claves de la estrategia de comunicación

Si trasladamos este concepto a la gestión de la comunicación interna, área cuyo objetivo último es alinear a los colaboradores con  los objetivos empresariales, todo responsable de comunicación interna debería:

!º Realizar un diagnóstico del estado de sus comunicaciones. 

2. Definir un plan de intervención a corto, mediano y largo plazo.

3. Dentro de éste plan se debe especificar la estrategia concreta a implantar (acorde a sus prioridades, objetivos, a las características y al perfil de cada una de sus audiencias)

De esta manera, un modelo para la estrategia de comunicación interna, tomando el modelo de Clausewitz tiene 3 elementos:

  1. Un área de combate
  2. Un momento u oportunidad
  3. Un compromiso con la mejora

Combate:

¿Cómo está mi terreno?

El terreno del combate sería el entorno externo e interno, ambos hay que analizarlos

Análisis de la situación a nivel interno y entorno externo

Antes que sea ya tarde, hay que conocer:

  • Qué está pasando a nivel interno a través del análisis DAFO y de un estudio de clima interno y
  • Qué aspectos del entorno externo están afectando  a la organización, a través del análisis PEST.

El entorno interno

Este terreno de combate debe ser estudiado y analizado por el responsable de comunicación interna, con el objetivo de tener un diagnóstico de la salud laboral y  del estado de la comunicación interna.

Identificar el terreno de combate demanda a nivel interno:

a) Valorar y someter a un análisis: la realidad del entorno del negocio en el que opera la empresa,

b) La adecuación de cultura de la organización a los nuevos tiempos, analizando:

  • Sus políticas respecto a la comunicación interna e innovación,
  • El liderazgo: ¿burocrático,  participativo, innovador?
  •  La descripción y el reparto de tareas y funciones entre las distintas y su debida.
  • El reconocimiento.
  • La coordinación, las relaciones y el estado de la comunicación interpersonal,
  • El uso e impacto de los canales oficiales.
  • La existencia de un plan estratégico del negocio compartido,.
  • El salario emocional y la motivación.
  • La implicación de la dirección empresa en la gestión de la comunicación interna
  • El presupuesto asignado para desarrollar planes de comunicación.

Después del análisis, antes de actuar hay que reconocer el momento.

Momento:

¿Cuándo y a través de qué canales y recursos voy actuar?

 El momento sería aprovechar la oportunidad para comunicar aquello que el personal necesita saber o bien, delimitar qué es prioritario. 

  • Siempre debemos encontrar el momento oportuno para divulgar un tema concreto, pero, además encontrar un  momento para optimizar aquello que estamos haciendo.

Para remar todos en una misma dirección hay que comunicar siempre e intentar hacerlo mejor. Y una forma de hacerlo es trabajar no un plan táctico de comunicación interna, sino un plan estratégico que ponga el foco por ejemplo, en la visión de la empresa.

Acertar en el momento implica hacer pausas y además:

  • Tener en cuenta que objetivos  de CI deben estar en coherencia con lo que quiere conseguir la empresa.
  • Delimitar que asuntos necesitan saber las  audiencias y  los mensajes clave Ejemplo: Audiencia 1 Mandos medios , asunto A Mensaje A.1 A.1 / Audiencia 2: administrativos, asunto B Mensaje B 1 B. 2)
  • Elegir los canales más adecuados según audiencias. Audiencia 1 mandos-  Mensaje A-1 Reunión,  Mensaje A.2. formación / Audiencia 2 Administrativos Canales: Mensajes Mensaje B1 newletter,  Mensaje B2.Entrevista
  • Formar a líderes  y personal para comunicar mejor o  bien, organizar un comité de comunicación interna
  • Elegir una red de colaboradores internos. (criterios de selección, incentivos…)
  • Diseñar campañas con impacto.
  • Establecer un plan de trabajo: responsables, elaborar programas, calendarios, plazos y métricas de cada proyecto o actividad.

Para acertar en el momento y dar en el blanco hay que planificar, pero también, estar dispuestos a ser flexibles para improvisar.

Fuerza

¿Cómo voy a medir y mejorar los resultados?

La fuerza sería el compromiso de toda la organización por mejorar, el deseo constante de evaluación, corrección y mejora.

Este apartado demanda:

  • Mediciones constantes en cada proyecto con preguntas, encuestas…
  •  Conocer el  ROI, KPls, los resultados que se van obteniendo
  • Revisiones y comprobaciones.
  • Correcciones y/o ajustes.
  • Mejoras.

La fuerza del negocio es constante y reside en el talento motivado y liderado para conseguir el triunfo, es decir, la meta empresarial.

Actuar con fuerza y contundencia requiere de un seguimiento al calendario y unas mediciones constantes y precisas respecto a lo conseguido en el plan estratégico de comunicación interna. 

  • Por ejemplo,  debe conseguir resultados estadísticos respecto al proyecto compartido, de modo que operarios, administrativos  y empleados en general  entiendan mejor  y hagan suyo los objetivos del negocio. Aspecto que contribuirá a fomentar una actitud más colaborativa por parte de sus integrantes.

Para actuar con fuerza y mantener el ritmo de trabajo e innovar hay que: medir y rectificar de manera constante. Se trata de evaluar todos los aspectos que afecten a la marcha y calidad  del negocio, como por ejemplo: la implicación de la Alta dirección, el liderazgo, la calidad del diálogo interno,  etc.

 Conclusiones

  1. Antes de empezar a trabajar en comunicación interna hay que conocer con objetividad qué está pasando,  las percepciones, los paradigmas de las diferentes áreas del negocio, para después determinar qué aspectos deben mejorarse y/o cambiarse para alcanzar las metas.
  2. Después del diagnóstico, hay que determinar qué aspectos deben mejorarse y/o cambiarseponer soluciones mejorando el diálogo interno, ya que para gestionar el talento y compartir el proyecto empresarial, se necesita comunicar.
  3. La productividad, la colaboración y competitividad de la empresa son realidades interdependientes,  dependen de la calidad del diálogo interno, del liderazgo, del sentido de pertenencia y de la motivación del personal. Por tanto, apostar por la gestión de la comunicación interna es la mejor estrategia.

Sobre la importancia del mensaje: preparado para combatir, con un don

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leliazapata

leliazapata

Experta en Comunicación Interna creativa y en OKR. Facilitadora y Mentora. Implementa el sistema de Objetivos OKR en empresas, en áreas de Comunicación, RRHH y/o en equipos. Más de 20 años de experiencia en Proyectos de aprendizaje y Comunicación Interna para fomentar una cultura colaborativa y de resultados.

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Alma Cepeda

Cultura

Ha sido docente de la cátedra Gerencia de la Comunicación de Crisis. Ha dirigido el departamento de comunicaciones corporativas y Gerencia de Asuntos Públicos de empresa líder del sector energía.

Es consultora de comunicación interna, cultura organizacional y gestión de crisis. Formó parte del comité de riesgo y gestión de crisis. Diseño actividades formativas en entornos híbridos. Experta DISC.

Área de conocimiento: comunicación interna, comunicación de crisis, liderazgo y comunicación, diagnóstico y plan estratégico de comunicación, responsabilidad social. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Minuciosa, analítica, organizada y efectiva.

Ariel Jimenez

Gestión del cambio

Más de 17 años apoyando proyectos de cambio en México, Argentina, Brasil, Perú, Chile y otros países de LATAM.

Levantamiento y diseño procesos de RRHH y consultoría. Posee un Change Management Foundation APMG® , un HCMBOK® Certified Professional (Gestión del cambio) y un certificado como PDA® Analyst.

Área de conocimiento: Gestión del cambio, Transformación digital, Liderazgo, cultura y equipos de trabajo. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Evangelizador de las tendencias de cambio y nuevos modelos de negocio. Observador, metódico y orientado a resultados.

Lelia Zapata

Comunicación Interna

Más de 25 años de experiencia. Experta en comunicación interna y entornos colaborativos. Ha sido profesora de empresa, estrategias de RRPP, gabinetes de prensa y comunicación interna.   

Ha trabajado en las áreas de MK, RRHH, comunicación corporativa, comunicación interna y en formación para Asociaciones de empresarios, en pequeñas y medianas empresas españolas en diferentes sectores.

Área de conocimiento: comunicación responsable, comunicación interna 360º, diagnósticos de clima laboral y planes de comunicación. Con vocación de servicio, orientada a resultados, preocupada por el aprendizaje útil y el desarrollo personal del alumno. Creativa e innovadora.

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