Auditoría de comunicación interna

Este post trata de los 6 factores que determinan el éxito de la comunicación interna: equipo de trabajo, implicación de los directivos, campaña, metodología, objetividad y profesional especializado.

trabajo en equipo

Al igual que las entidades realizan periódicamente auditorías contables para conocer sus estados financieros, las empresas también deberían examinar la eficacia de sus comunicaciones para identificar áreas de mejora.

¿Cómo realizar una auditoría de comunicación interna?

Para iniciar un proyecto de auditoría es recomendable:

  • Que el proyecto se encomiende a una consultora externa. De esta manera, se garantiza la objetividad de los aspectos auditados.
  • Determinar los objetivos de la auditoría, las áreas que deben revisarse: mensajes, canales, proyectos de comunicación interna, etc.
  • Crear un equipo de apoyo por parte de la empresa.
  • Establecer una metodología y el calendario de trabajo
  • Realizar un informe con propuestas de mejora.

¿De qué depende el éxito de una auditoría de Comunicación Interna?

6 Factores que determinan el éxito de una auditoría de comunicación interna:

Factor 1

Equipo de trabajo. La selección adecuada de un equipo multidisciplinar de apoyo que rompa con las estructuras jerárquicas y que cuente con el apoyo de la dirección.

Este equipo será de gran ayuda para concretar los objetivos generales y específicos de la auditoría que son distintos en cada empresa, dependiendo de su realidad y de sus prioridades. Estos objetivos pueden ser: detectar cómo el personal vive los valores, las necesidades de comunicación del personal, comprobar si son efectivos los canales de comunicación interna o valorar la efectividad del plan de comunicación interna

Factor 2

Implicación de la Alta Dirección, líderes y mandos.  El director general debería implicarse tanto como le sea posible en la puesta en marcha de la auditoría, desde  una mentalidad abierta para aceptar los resultados obtenidos, sean o no de su agrado. Así mismo, debería estar dispuesto a tomar las decisiones adecuadas para corregir errores, mejorar carencias.

Así mismo, el éxito de una auditoría depende de la implicación de todos los líderes empresariales a cargo de las diferentes áreas de la empresa.

Factor 3

Objetivos claros y campaña de comunicación interna.Es necesario explicar al personal los objetivos que se pretenden y la intención de mejora por parte de la empresa.

Una auditoría de comunicación interna tendrá éxito si se moviliza a todo el personal para que colabore, si se les explica a través de una campaña informativa, antes y durante su desarrollo lo que se hará y las razones de la misma, así como la disposición de la dirección por mejorar lo mejorable. Después de haber realizado la auditoría, hay que dar a conocer las conclusiones y los resultados a las áreas implicadas y a los trabajadores de diferentes niveles para sensibilizar a todos de la necesidad de efectuar cambios.

Factor 4

Cumplimiento de las fases Las auditorías sólo serán eficaces siempre y cuando:

Los objetivos estén claramente definidos y formulados (¿Qué vamos auditar? ¿mensajes claves?, ¿canales digitales internos?)

La metodología sea la adecuada (estudios cualitativos: entrevistas en profundidad, encuestas, análisis de documentos, etc) (estudios cuantitativos, cuestionarios…) (¿Cómo la vamos a realizar?)

Se cumplan las fases de recogida de información  (¿Durante cuánto tiempo? ¿quiénes la harán?)

Presentación de los resultados y recomendaciones. (¿cuándo estará finalizada? )

Factor 5

Objetividad en la interpretación. Una buena auditoría es aquella que emplea una metodología  que garantiza  la imparcialidad de los resultados.

Factor 6

Profesional especializado.  Una buena auditoría descansa en la calidad del equipo de profesionales que realizarán el trabajo.

Deben ser consultores con actitud, formación y experiencia, quienes en el informe valorarán el contexto de la organización (análisis del entorno del sector y país).

No podemos delegarla a profesionales generalistas, ni conviene tampoco que sean los mismos responsables del área  de comunicación interna quienes realicen esta evaluación.

Nuestra propuesta

PERIODICIDAD. Las auditorías de comunicación interna deben realizarse de forma periódica. por lo menos cada dos años. Esta exploración es necesaria y muy recomendable para optimizar, mejorar y avanzar

ELEMENTOS CLAVES. Sin duda, una auditoria demanda: campaña informativa, equipo experto de consultores y otro de apoyo por parte de la empresa, objetivos claros, el cumplimiento de unas fases, la objetividad en el análisis y la  implicación de la dirección

.CONTRATAR CONSULTORES EXTERNOS. Los consultores externos son una alternativa muy adecuada para su puesta en marcha ya que podrán realizar una valoración más subjetiva.

INFORMES OBJETIVOS. La empresa gana con las propuestas externas, ya que profesionales especializados con una mirada objetiva revisarán el proceso de comunicación delimitando áreas que deben optimizarse, mejoras que redundarán en el compromiso  de su personal

¡El esfuerzo vale la pena!

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