Este post trata de los 7 factores que determinan el éxito de la auditoría de comunicación interna: equipos de trabajo, implicación de los directivos, campaña, metodología, objetividad y profesional especializado.
Índice
La auditoría de comunicación interna
Al igual que las entidades realizan periódicamente auditorías contables para conocer sus estados financieros, las empresas también deberían examinar la eficacia de sus comunicaciones. De esta forma pueden medir el impacto de las mismas e identificar áreas de mejora.
Es una herramienta de análisis aplicada generalmente a los canales y procesos de comunicación interna que se dan en una organización.
A nivel global, permite comprobar el impacto y la efectividad del plan de comunicación interna. Asimismo, hace posible medir el grado de cumplimiento de los objetivos perseguidos, anticiparse a posibles necesidades e introducir mejoras y rectificaciones.
¿Cómo realizar una auditoría de comunicación interna?
Para iniciar un proyecto de auditoría es recomendable:
- Delimitar y concretar los objetivos de la auditoría y los aspectos que se revisarán. Por ejemplo: perfil de audiencias, mensajes claves, canales e impacto, grado de información sobre la empresa, visión, valores, objetivos, proyectos de cambio, etc.
- Crear un equipo de apoyo por parte de la empresa.
- Establecer una metodología y un calendario de trabajo
- Concretar un sistema de recogida de datos y de análisis
- Diseñar un informe con propuestas de mejora.
¿De qué factores depende el éxito de una auditoría de comunicación interna?
Aunque no hay recetas aplicables a todas las organizaciones, en una auditoría de comunicación interna conviene cuidar 7 factores:
Factor 1: Equipos de trabajo
La selección adecuada de un equipo multidisciplinar de apoyo que rompa con las estructuras jerárquicas y que cuente con el apoyo de la dirección.
Este equipo será de gran ayuda para concretar los objetivos generales y específicos de la auditoría de comunicación interna, que serán distintos en cada empresa, dependiendo de su realidad actual y de sus prioridades.
Factor 2: Implicación de la Alta Dirección, líderes y mandos
El director general debe implicarse tanto como le sea posible en la puesta en marcha de la auditoría. Precisa de una mentalidad abierta para aceptar los resultados obtenidos, sean o no de su agrado. Además, necesita estar dispuesto a tomar las decisiones adecuadas para corregir errores y mejorar carencias.
El éxito de una auditoría depende de la implicación de todos los líderes empresariales a cargo de las diferentes áreas de la empresa.
Factor 3: Objetivos claros
Es necesario explicar al personal los objetivos que se pretenden y la intención de mejora por parte de la empresa.
Los objetivos deben ser concretos. Por ejemplo:
- Conocer el estado global de los canales oficiales de comunicación interna.
- Detectar cómo el personal de venta vive los valores.
- Cómo percibe los mensajes claves el personal administrativo.
- Si se cubren las necesidades de comunicación de las diferentes audiencias.
- Si es efectiva la intranet.
- O valorar la efectividad del programa de cambio implantado desde el plan de comunicación interna.
Factor 4: Campaña de comunicación interna
Una auditoría de comunicación interna tendrá éxito si se moviliza a todo el personal para que colabore, si se les explica a través de una campaña informativa (antes y durante su desarrollo) lo que se hará y las razones de la misma. También la disposición de la dirección por mejorar lo mejorable.
Después de haber realizado la auditoría, se debe dar a conocer las conclusiones y los resultados a las áreas implicadas y a los trabajadores de diferentes niveles. La idea es sensibilizar a todos de la necesidad de efectuar cambios.
Factor 5: Cumplimiento de sus 4 fases
Las auditorías sólo serán eficaces siempre y cuando se respeten sus fases:
1. Documentación
Conocer la realidad interna de la empresa, sus antecedentes en comunicación y el plan de comunicación interna.
2. Planificación
Diseño del proyecto, responsables, objetivos delimitados: ¿qué vamos auditar?, ¿mensajes claves?, ¿canales digitales internos?, etc.
3. Ejecución
Puesta en marcha de la auditoría junto con una campaña informativa. Además de cumplir los plazos de recogida de información.
4. Informe y comunicación.
Redacción del informe y comunicación de resultados.
Factor 6: Objetividad en la interpretación
Una buena auditoría es aquella que emplea una metodología que garantiza la imparcialidad de los resultados.
La metodología puede incluir:
- Estudios cualitativos: entrevistas en profundidad, focus group, análisis de documentos, etc.
- Estudios cuantitativos: cuestionarios, etc.
Factor 7: Profesional especializado
Los resultados de una buena auditoría también dependen de las competencias del equipo responsable del proyecto. Por esto mismo, deben ser consultores con actitud, formación y experiencia.
No conviene delegarla a profesionales generalistas, ni tampoco a los mismos responsables del área de comunicación interna para que realicen esta evaluación.
Nuestra propuesta
Realice auditorías de comunicación interna con una periodicidad anual. Así, la comunicación interna ayuda a los objetivos del negocio, y por ello, medir es imprescindible.
Si decide contratar consultores externos, estamos a su disposición. Nosotros aportamos conocimiento experto y una valoración objetiva.
Un comentario
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