Planes, proyectos y programas

Este post define y explica tres conceptos básicos que manejamos en comunicación interna: plan, proyecto y programa.

Una gestión eficaz del área de comunicación interna demanda de unos planes, proyectos y programas, todos válidos y necesarios para iniciar un proceso de mejora.

¿Conoces las diferencias entre plan, proyecto y programa?

 

 

PLAN:

Es un documento de trabajo que recopila y concreta  los objetivos que se desean alcanzar durante un periodo de tiempo. Tiene como punto de partida un diagnóstico de la situación que se va a enfrentar y una evaluación de las dificultades y detalla un conjunto de acciones a realizar.

 

Se trata de un instrumento de trabajo de carácter global que expone una serie de medidas y engloba un conjunto de programas y proyectos.  La finalidad del plan es organizar, programar y prever.

En su contenido se especifican prioridades, criterios, políticas, recursos, presupuesto, calendario de actuación,  responsables, métricas y evaluación.

Tipos de planes: Los planes de una organización según su alcance y plazo pueden ser de 3 tipos: planes estratégicos, tácticos y operativos.

Planes estratégicos: Lideran estos planes las cúpulas jerárquicas (Alta Dirección). Se formulan por un periodo de tres a cinco años y están orientados a cumplir las metas trazadas por la organización. Consideran a la organización como un todo y definen el rumbo de la misma.

Planes tácticos: Lideran estos planes los principales departamentos (Directores de áreas). En éstos se determinan los temas y aspectos que se deben trabajar a mediano plazo (de uno a tres años) y pretenden garantizar el mejor uso de los recursos, su optimización; son liderados por directivos o gerentes de la empresa.

Planes operativos: Lideran estos planes los mandos medios (Jefes, coordinadores, supervisores que tienen a cargo personas) Son formulados por los directores de área por un periodo no superior al año. Tienen como fin determinar con anterioridad el rol de cada individuo en las unidades operacionales donde trabajará y obedece a cuestiones tácticas y estratégicas.

 

PROGRAMA 

Es un instrumento para coordinar, implementar y hacer progresar la estrategia de la organización (Roberts P 2012; p.45)

Concreta las líneas generales contenidas dentro de un plan que está conformado por un conjunto de programas. El programa hace posible el plan mediante un conjunto de acciones orientadas a alcanzar metas y objetivos

Los programas son más complejos, están enfocados a un ámbito amplio y suelen estar compuestos por un conjunto de proyectos.

 

PROYECTO Conjunto de actividades concretas, interconectadas y coordinadas entre sí, con el fin de satisfacer necesidades o resolver problema, tienen una justificación muy concreta. Por esta razón, en las organizaciones, cada departamento tiene a su  a cargo  el desarrollo de una cartera de proyectos que son liderados por equipos de trabajo.

Los proyectos forman parte de un plan y de un programa; tienen una duración más corta y por lo general, pocos promotores. Se formulan cuando existen actividades nuevas, incluyendo mejoras, reformas.

Según explica  Paul Roberts (2012), tienen una fecha de  inicio y de fin, formulan objetivos específicos; de esta manera proporciona el control para que una organización progrese; son únicos, cumplen calendarios, manejan un presupuesto autónomo y recurren a un abanico de recursos. Un proyecto requerirá de un conjunto de capacidades, conocimientos, habilidades y experiencia de personas.

Conclusión

En un plan se consideran programas y proyectos. Los programas son amplios y los proyectos concretos.

Un PLAN se implanta a través de diversos PROGRAMAS, y de la misma manera, cada programa implica la puesta en marcha de diferentes PROYECTOS. Por último, los proyectos se ejecutan a través de ACTUACIONES, unidad mínima de efectos de la planificación; por debajo de estas estarían las TAREAS o ACTIVIDADES…”.

Por ejemplo, el plan estratégico de comunicación interna puede incluir: un programa de responsabilidad social interna, proyectos de voluntariado; programas de digitalización, proyectos de blog corporativo; programas de crisis, proyecto de formación de portavoces.

Fuente consultada

Roberts Paul, (2012) Guía de Gestión de Proyectos: obtener beneficios perdurable a través de cambios efectivos, Gestión 2000, Barcelona

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