Organizar un área de comunicación interna en una PYME

Este post resume de forma breve y genérica algunos aspectos a considerar al implementar un área de comunicación interna en una PYME.

¿Cómo organizar y gestionar la comunicación interna en una PYME?

¡Tengo la solución que estáis buscando! -contesta Eva a Teresa la jefa de RRHH , quien ya había entrevistado a 6 candidatos más. A Eva nadie le había pedido una propuesta, pero ella, motivada por ser la elegida se había trabajado muy bien la entrevista.

Eva comenta:

Los directivos de un negocio suelen estar preocupados por los problemas del día a día, por la rentabilidad de las nuevas inversiones, por la compra de equipos, pero me pregunto: ¿cuántas pymes comunican lo conseguido y sus objetivos actuales a su personal?

Son pocas las Pymes que divulgan sus objetivos y su visión de futuro, a todos los niveles empresariales, a través de diferentes estrategias de comunicación. Esta tarea es imprescindible; si no lo hacen, pierden la oportunidad de alinear a su personas en los objetivos del negocio y de movilizar a su personal para su cumplimiento.

Después de explicar durante media hora, cómo la comunicación interna promueve la innovación , de exponer cómo gestionaría la comunicación interna en una pyme  y, comentar a grandes rasgos un modelo de organización del puesto. Teresa sonríe complacida, la felicita y le dice el puesto es tuyo, Eva.

Breve modelo de organización de un área de comunicación interna en una PYME

Denominación del área:  el nombre es opcional, debe ir acorde a la cultura de la empresa y a los objetivos del puesto. Podría llamarse: área de Comunicación interna, innovación y comunicación, cultura y cambio, etc.

Equipo de apoyo.

  • Comité de Comunicación interna.
  • Red de corresponsales internos.
  • Apoyos puntuales con Agencia o consultora especializada en comunicación interna.

Filosofía de la comunicación interna: pone el valor en los dos ejes claves de una empresa: negocio y personas.

Negocio: la gestión de la comunicación interna se orienta a los objetivos del negocio.

Personas: los empleados son el pilar fundamental para la innovación y la comunicación interna; la herramienta clave para su sostenibilidad

Misión de la CI: Liderar el diálogo interno entre todas las áreas del negocio, cuidando  la eficacia de todo el proceso de comunicación.

El objetivo de la CI: la comunicación al servicio de los objetivos del negocio, de una cultura participativa y de innovación.

Sistema de comunicación:  comunicaciones formales e informales. Modelos de comunicación en cascada, comunicación horizontal y diagonal; canales directos entre los directivos y colaboradores, nuevas tecnologías.

Acciones claves del responsable: Medir, escuchar, planificar, comunicar, recordar, persuadir y conversar.

Canales oficiales alternativos

  •  Canales digitales
    • Newsletter
    • Correo electrónico institucional
    • Mensajería instantánea: grupos de WhatsApp
    • Intranet de la empresa
  • Comunicación directa
    • Entrevistas personales descripción y objetivos del puesto
    • Entrevistas de desempeño
    • Desayunos informativos quincenales sobre la marcha del negocio
  • Comunicación grupal
    • Equipos de mejora e innovación
    • Reuniones grupales con fines concretos
  • Herramientas para el trabajo en equipo
    • Plataformas trabajo en equipo: Trello, google drive
    • Video llamadas (Skype, Hangouts, Facetime…)

 

Proyectos necesarios

  • Bienvenida al empleado
    • Plan de acogida: manual de bienvenida con regalo de bienvenida
  • Plan de formación
    • Talleres clave
      • Proyectos mejora de habilidades de liderazgo
      • Gestión de equipos y trabajo en equipo
      • Resolución de conflictos
      • Gestión del tiempo
  • Plan de comunicación interna
    • Programas de reconocimiento
    • Programa embajadores de la marca
    • Concurso de ideas
      • Buzón de sugerencias
    • Comunicación externa e interna digital

 

Estrategia clave

Promover la escucha, la interacción y el aprendizaje constante:  exponer, hacer participar, preguntar, pedir opiniones, aportes, consensuar y decidir.

Otras estrategias

  • Diseño de política de comunicación interna. Disponer de una política que ponga énfasis en la transparencia y en el conocimiento compartido.
  • Diseño, ejecución y evaluación del plan de comunicación interna. Documento necesario que debe estar alineado al plan estratégico de la pyme.
  • Gestionar y prever crisis para prevenir y/o afrontar crisis online.
  • Diagnósticos periódicos de estudios de clima laboral. Medir de forma anónima políticas de empresa, estilo de liderazgo, integración del empleado y colaboración.
  • Difusión del proyecto de empresa  Conviene que el CEO exponga de forma periódica y comente a sus colaboradores el  proyecto de negocio.
  • Promover el orgullo de pertenencia. Enfatizar para practica de los valores, de los logros para aumentar el sentimiento de pertenencia de éstos hacia la marca.
  • Formación y aprendizaje constante La formación en gestión de equipos y habilidades de comunicación, a partir de talleres y píldoras formativas es prioridad. 
  • Cultura de conocimiento interno compartido. Encuentros formativos quincenales, para compartir nuevos conocimientos, novedades del sector, etc.
  • Impulsar la comunicación de equipos a través de canales y plataformas digitales.
  • Acciones de gamificación. Aprendizaje de habilidades a través del juego.
  • Métricas constantes de todas las actividades de comunicación, incluyendo el uso de los canales, redes sociales, impacto de la formación,etc.
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