Organizar un área de comunicación interna en una PYME

Este post resume de forma breve y genérica algunos aspectos a considerar al implementar un área de comunicación interna en una PYME.

COMUNICACIÓN INTERNA EN LA PYME

¡Tengo la solución que estáis buscando! -comenta Eva a Teresa la jefa de RRHH , quien ya había entrevistado a 6 candidatos.

A Eva nadie le había pedido una propuesta, pero ella quería el puesto, de modo que preparó al detalle la entrevista.

¿Cómo organizarías y gestionarías la comunicación interna en una PYME?

Eva respondió, me centraría en comunicar los objetivos.

Los directivos de un negocio suelen estar preocupados por los problemas del día a día, por la rentabilidad de las nuevas inversiones, por la compra de equipos, pero ¿cuántas Pymes comunican lo conseguido y sus objetivos del negocio a su personal?

Son pocas las Pymes que divulgan sus objetivos y su visión de futuro, a todos los niveles empresariales, a través de diferentes estrategias de comunicación.

Esta tarea es imprescindible. Si no se hace, se pierde la oportunidad de alinear a las personas con los objetivos del negocio y de movilizar a que los haga suyos y persiga su cumplimiento.

Añadió, la comunicación interna puede promover la innovación . Pero ocurre que la empresas no informa al personas sobre los proyectos de innovación. Tampoco se fomenta el diálogo entre todos, ni los aportes, de esa manera las personas no se sienten implicadas en las decisiones, ni en los proyectos.

A continuación, Eva saca el proyecto impreso, en el cual detalla el trabajo que haría, titulada Comunicación interna e Innovación tecnológica.

La propuesta de Eva

Comunicación interna e innovación tecnológica

Breve modelo de organización de un área de comunicación interna en una PYME

Denominación del área:  el nombre es opcional, debe ir acorde a la cultura de la empresa y a los objetivos del puesto. Podría llamarse: área de Comunicación interna, innovación y comunicación, cultura y cambio, etc.

Equipo de apoyo alternativos.

  • Comité de Comunicación interna.
  • Comité de Innovación
  • Red de corresponsales internos.
  • Apoyos puntuales con Agencia o consultora especializada en comunicación interna.

Filosofía de la comunicación interna: pone el valor en los dos ejes claves de una empresa: negocio y personas.

Negocio: la gestión de la comunicación interna se orienta a los objetivos del negocio.

Personas: los empleados son el pilar fundamental para la innovación y la comunicación interna; la herramienta clave para su sostenibilidad

Misión de la CI: Liderar el diálogo interno entre todas las áreas del negocio, cuidando  la eficacia de todo el proceso de comunicación.

El objetivo de la CI: la comunicación al servicio de los objetivos del negocio, de una cultura participativa y de innovación.

Sistema de comunicación:  comunicaciones formales e informales. Modelos de comunicación en cascada, comunicación horizontal y diagonal; canales directos entre los directivos y colaboradores, nuevas tecnologías.

Acciones claves del responsable: Medir, escuchar, planificar, comunicar, recordar, persuadir y conversar.

Canales oficiales alternativos

  •  Canales digitales
    • Newsletter
    • Correo electrónico institucional
    • Mensajería instantánea: grupos de WhatsApp
    • Intranet de la empresa
  • Comunicación directa
    • Entrevistas personales descripción y objetivos del puesto
    • Entrevistas de desempeño
    • Desayunos informativos quincenales sobre la marcha del negocio
  • Comunicación grupal
    • Equipos de mejora e innovación
    • Reuniones grupales con fines concretos
  • Herramientas para el trabajo en equipo
    • Plataformas trabajo en equipo: Trello, google drive
    • Video llamadas (Skype, Hangouts, Facetime…)

Proyectos necesarios

  • Bienvenida al empleado
    • Plan de acogida: manual de bienvenida con regalo de bienvenida
  • Plan de formación
    • Talleres clave
      • Proyectos mejora de habilidades de liderazgo
      • Gestión de equipos y trabajo en equipo
      • Resolución de conflictos
      • Gestión del tiempo
  • Plan de comunicación interna
    • Programas de reconocimiento
    • Programa embajadores de la marca
    • Concurso de ideas
      • Buzón de sugerencias
    • Comunicación externa e interna digital

Estrategia clave

Promover la escucha, la interacción y el aprendizaje constante:  exponer, hacer participar, preguntar, pedir opiniones, aportes, consensuar y decidir.

Otras estrategias

  • Diseño de política de comunicación interna. Disponer de una política que ponga énfasis en la transparencia y en el conocimiento compartido.
  • Diseño, ejecución y evaluación del plan de comunicación interna. Documento necesario que debe estar alineado al plan estratégico de la pyme.
  • Gestionar y prever crisis para prevenir y/o afrontar crisis online.
  • Diagnósticos periódicos de estudios de clima laboral. Medir de forma anónima políticas de empresa, estilo de liderazgo, integración del empleado y colaboración.
  • Difusión del proyecto de empresa  Conviene que el CEO exponga de forma periódica y comente a sus colaboradores el  proyecto de negocio.
  • Promover el orgullo de pertenencia. Enfatizar para practica de los valores, de los logros para aumentar el sentimiento de pertenencia de éstos hacia la marca.
  • Formación y aprendizaje constante La formación en gestión de equipos y habilidades de comunicación, a partir de talleres y píldoras formativas es prioridad.
  • Cultura de conocimiento interno compartido. Encuentros formativos quincenales, para compartir nuevos conocimientos, novedades del sector, etc.
  • Impulsar la comunicación de equipos a través de canales y plataformas digitales.
  • Acciones de gamificación. Aprendizaje de habilidades a través del juego.
  • Métricas constantes de todas las actividades de comunicación, incluyendo el uso de los canales, redes sociales, impacto de la formación, etc.

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Publicado por
leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

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