Organizar un área de comunicación interna en una PYME

Este post resume de forma breve y genérica algunos aspectos a considerar al implementar un área de comunicación interna en una PYME.

Comunicación interna en una PYME

El puesto soñado de Eva

Eva, la última candidata de los 6 entrevistados quería el puesto. Era su gran oportunidad, de modo que preparó al detalle la entrevista de trabajo.

Después de las acostumbradas preguntas de selección de personal sobre trayectoria profesional, fortalezas, debilidades y aportes que podrías dar a la empresa.

A Eva le formularon la pregunta que esperaba:

-¿Cómo organizarías y gestionarías la comunicación interna en una PYME? 

La aspirante al puesto de comunicación respondió:  me centraría en comunicar los objetivos del negocio.

-¿Por qué? le preguntó la entrevistadora.

Los directivos de un negocio suelen estar preocupados por los problemas del día a día, por la rentabilidad de las nuevas inversiones, por la compra de equipos, pero ¿cuántas Pymes comunican lo conseguido y sus objetivos del negocio a su personal?

Son pocas las Pymes que divulgan sus objetivos y su visión de futuro, a todos los niveles empresariales, a través de diferentes estrategias de comunicación.

-¿Estrategías de comunicación para divulgar objetivos?, volvió a preguntar Teresa.

Exacto, las estrategia son claves para orientar al personal sobre las metas del negocio. Si no se implementan estrategias, se pierde la oportunidad de alinear a las personas con los objetivos del negocio y de movilizar a que los haga suyos y persiga su cumplimiento.

Eva no paraba de hablar. Además, la innovación es su tema preferido.

Dice: La comunicación interna puede promover la innovación .

Lamentablemente,  las empresas no informan al personal sobre los proyectos de innovación. Tampoco fomentan el diálogo entre todos, ni los aportes. Cuando esto ocurre, las personas no se sienten implicadas en las decisiones, ni en los proyectos.

Si me premites aquí tengo resumidas mis ideas. A continuación, Eva sorprendiendo a la entrevistadora, saca el proyecto impreso que lo ha titulado Comunicación interna e Innovación tecnológica.

La propuesta de Eva

Modelo de organización de un área de comunicación interna en una PYME

Denominación del área:  el nombre es opcional, debe ir acorde a la cultura de la empresa y a los objetivos del puesto. Podría llamarse: área de Comunicación interna, innovación y comunicación, cultura y cambio, etc.

Equipo de apoyo alternativos.

  • Comité de Comunicación interna.
  • Comité de Innovación
  • Red de corresponsales internos.
  • Apoyos puntuales con Agencia o consultora especializada en comunicación interna.

Filosofía de la comunicación interna: pone el valor en los dos ejes claves de una empresa: negocio y personas.

Negocio: la gestión de la comunicación interna se orienta a los objetivos del negocio.

Personas: los empleados son el pilar fundamental para la innovación y la comunicación interna; la herramienta clave para su sostenibilidad

Misión de la CI: Liderar el diálogo interno entre todas las áreas del negocio, cuidando  la eficacia de todo el proceso de comunicación.

El objetivo de la CI: la comunicación al servicio de los objetivos del negocio, de una cultura participativa y de innovación.

Sistema de comunicación:  comunicaciones formales e informales. Modelos de comunicación en cascada, comunicación horizontal y diagonal; canales directos entre los directivos y colaboradores, nuevas tecnologías.

Acciones claves del responsable: Medir, escuchar, planificar, comunicar, recordar, persuadir y conversar.

Canales oficiales alternativos

  •  Canales digitales
    • Newsletter
    • Correo electrónico institucional
    • Mensajería instantánea: grupos de WhatsApp
    • Intranet de la empresa
  • Comunicación directa
    • Entrevistas personales descripción y objetivos del puesto
    • Entrevistas de desempeño
    • Desayunos informativos quincenales sobre la marcha del negocio
  • Comunicación grupal
    • Equipos de mejora e innovación
    • Reuniones grupales con fines concretos
  • Herramientas para el trabajo en equipo
    • Plataformas trabajo en equipo: Trello, google drive
    • Video llamadas (Skype, Hangouts, Facetime…)

Proyectos necesarios

  • Bienvenida al empleado
    • Plan de acogida: manual de bienvenida con regalo de bienvenida
  • Plan de formación
    • Talleres clave
      • Proyectos mejora de habilidades de liderazgo
      • Gestión de equipos y trabajo en equipo
      • Resolución de conflictos
      • Gestión del tiempo
  • Plan de comunicación interna
    • Programas de reconocimiento
    • Programa embajadores de la marca
    • Concurso de ideas
      • Buzón de sugerencias
    • Comunicación externa e interna digital

Estrategia clave

Promover la escucha, la interacción y el aprendizaje constante:  exponer, hacer participar, preguntar, pedir opiniones, aportes, consensuar y decidir.

Otras estrategias

  • Diseño de política de comunicación interna. Disponer de una política que ponga énfasis en la transparencia y en el conocimiento compartido.
  • Diseño, ejecución y evaluación del plan de comunicación interna. Documento necesario que debe estar alineado al plan estratégico de la pyme.
  • Gestionar y prever crisis para prevenir y/o afrontar crisis online.
  • Diagnósticos periódicos de estudios de clima laboral. Medir de forma anónima políticas de empresa, estilo de liderazgo, integración del empleado y colaboración.
  • Difusión del proyecto de empresa  Conviene que el CEO exponga de forma periódica y comente a sus colaboradores el  proyecto de negocio.
  • Promover el orgullo de pertenencia. Enfatizar para practica de los valores, de los logros para aumentar el sentimiento de pertenencia de éstos hacia la marca.
  • Formación y aprendizaje constante La formación en gestión de equipos y habilidades de comunicación, a partir de talleres y píldoras formativas es prioridad.
  • Cultura de conocimiento interno compartido. Encuentros formativos quincenales, para compartir nuevos conocimientos, novedades del sector, etc.
  • Impulsar la comunicación de equipos a través de canales y plataformas digitales.
  • Acciones de gamificación. Aprendizaje de habilidades a través del juego.
  • Métricas constantes de todas las actividades de comunicación, incluyendo el uso de los canales, redes sociales, impacto de la formación, etc.

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leliazapata

leliazapata

Comprometida con la comunicación interna desde 1994, conciliando mi vida familiar y laboral. Más de 20 años implementando proyectos de formación y comunicación en pymes y grandes empresas. Estudios de diagnóstico y proyectos de comunicación interna para fomentar la organización horizontal y cultura colaborativa.

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