Cómo implementar los objetivos OKR

Este post intenta resumir cómo implementar el sistema OKR.

Si en tu empresa falta foco o tu equipo no cumple las metas del mes y, como consecuencia los equipos no están alineados con el objetivo anual de tu negocio, este post es para ti.

¿Por qué implementar el sistema OKR?

Con el contexto de la pandemia, muchos negocios y organizaciones  han visto truncados sus planes de un día a otro y se han encontrado en la disyuntiva de cambiar objetivos y reinventar sus negocios.

La crisis sanitaria, económica y humana que ha generado el coronavirus está obligando a muchas empresas a repensar sus negocios y  sus objetivos de rentabilidad.

En este marco de incertidumbre,  el sistema de objetivos OKR puede resultar idóneo para encaminar a la empresa desde el propósito,  a la conquista de sus nuevas metas en un entorno incierto como el actual.

Los OKR te aportarán foco, motivación, alineación y autonomía en los equipos de trabajo.

No existe receta: los OKR son un Proyecto de cambio cultural

En primer lugar, debes saber que no existe una receta universal que pueda replicarse a todos los negocios, ya que cada empresa presenta unas circunstancias únicas que demandan de un aplicación diferente.

¿Sabías al implementar OKR estás apostando por el cambio cultural?

  • La razón es obvia con los OKR vas a optar por nuevas formas de organizar equipos, por la gestión ágil de proyectos y por un liderazgo facilitador.

Los OKR son un marco de trabajo para medir y alcanzar objetivos que requiere de la implicación de todos los líderes, equipos y personas.

Para alcanzar OKR empresariales debes antes afrontar retos:

Reto 1 Adaptar los OKR a la cultura de tu negocio

Reto 2 Aceptar el cambio cultural.

Empezar los OKR con un proyecto piloto

Como todo cambio, los OKR necesitan de tiempo y lo ideal es empezar a implementarlos poco a poco, desde un proyecto piloto.

Un proyecto piloto equivale a un experimento preliminar con la finalidad de evaluar la viabilidad, duración, coste, barreras e impacto.

En este sentido puedes empezar con uno o dos  equipos de trabajo, bajo el nombre de proyecto piloto.  Estos equipos deben formular  2 o 3 objetivos OKR 2-3 por trimestre alineados al objetivo anual del negocio.

Condición de los OKR: formar a las personas involucradas

Otra condición preliminar es que antes de empezar con el proyecto piloto de OKR, realices un diagnóstico de necesidades formativas. De esta manera el programa de formación responderá a las carencias de las personas y de tus equipos de trabajo.

Así mismo, debes revisar y diagnosticar el estado del sistema OKR en tu negocio.

Los OKR y sus requisitos: los 4 elementos

Los objetivos OKR funcionan en organizaciones que cuidan y trabajan los 4 elementos.

Los elementos claves que harán que tu proyecto sea exitoso son:

  1. Cultura sólida anclada en los valores de la empresa, con un claro propósito y visión compartida 
  2. Liderazgo facilitador y altamente implicado con las CFR (conversaciones, feedback y reconocimiento).
  3. Equipo OKR comprometido y conocedor del marco de trabajo de OKR.
  4. Comunicación interna cercana y transparente, gestionada desde un Plan

Tus OKR en 3 fases

 

Desde nuestra experiencia en implementar OKR recomendamos trabajar nuestra metodología OKR Check basada en 3 fases mediante 3 acciones:

  1. Fase 1 Conocer
  2. Fase 2 Conectar
  3. Fase 3 Conseguir

Fase 1 Conocer: ¿Qué necesitas conocer?

  1. La identidad del negocio:  es decir, la misión, visión, valores y propósito que fortalecen el sentido de pertenencia y el liderazgo
  2. OKR Anual Global. El CEO o el Director general debe tener claro el objetivo anual global del negocio.
  3. OKR trimestrales. Una vez establecido el objetivo anual global, se definen los objetivos trimestrales de cada equipo alineados al objetivo anual global.

Fase 2: Conectar ¿Con quién necesitas conectar?

Con todos.  Al fin y al cabo una empresa es un gran equipo que trabaja en coordinación para ofrecer a la sociedad una propuesta de valor para la cual tiene un plan de trabajo.

  • El plan de trabajo OKR de los equipos,incluyendo el Plan de Comunicación de objetivos, con las tareas claves, avences y  métricas . La comunicación y la coordinación serán claves para empezar a implementar el cambio cultural de una cultura basada en resultados. 

Fase 3 Conseguir ¿Qué quieres conseguir como organización?

Mejores resultados expresados en métricas. La organización quiere el cambio de mentalidad, que todos acogan una cultura de resultados.

  • Los OKR como marco de trabajo garantiza mejores resultados, siempre que se haga seguimiento y se implementen mejoras.
  • Resultados clave en todo el negocio. Métricas que indiquen el avance y/o logro del OKR de equipos.

10 pasos para implementar los OKR

Paso 1:  Propósito e identidad del negocio

Un requisito básico es que todos los equipos participantes conozcan la misión, visión y valores de tu empresa, un propósito corporativo.

Actividad recomendada: agenda contenidos que traten sobre la identidad, el plan anual y el propósito corporativo.

Paso 2: Comunica el OKR anual de tu empresa

El CEO debe ser el principal promotor de este sistema de objetivos. Por ello, debe comunicar de forma puntual a cada equipo de área o a los integrantes del proyecto piloto, el objetivo anual general de la empresa.

 Es fundamental que el CEO comparta y dé a conocer su OKR y lo haga público.

Actividad recomendada: Idea una campaña de comunicación para promocionar los canales digitales que se utilizarán

Paso 3: Cada líder de área formula sus OKR

Comprueba que todos los líderes del proyecto conocen al dedillo el sistema OKR.  Después, reúne a los líderes o responsables directos del proyecto piloto para que cada líder formule objetivos claros y específicos alineados con la estrategia del negocio.

Actividad recomendada: Convoca una sesión con alguna técnica de creatividad (mapa de ideas, design thinking…) para que cada líder empiece a formular sus propios objetivos de área.

Paso 4: Motiva a los líderes sobre su rol de facilitador de OKR

Reúnete en privado (vía webinar) con cada líder para conversar sobre  la importancia de contar con objetivos y hacer un seguimiento de las métricas para garantizar las metas generales del negocio.

Actividad recomendada:  Agenda  un curso de motivación para movilizar y empoderar a los líderes del proyecto sobre su rol facilitador y para que hagan lo mismo con cada miembro del equipo.

Paso 5: Formula con tu equipo el OKR Anual para tu área

El manager, según el objetivo anual del negocio, deberá formular el objetivo de su área, el cual  debe estar alineado con el propósito del negocio.

Recordar y encontrar un propósito es clave porque está relacionado con la motivación de una persona para trabajar. Gracias al propósito sabemos por qué hacemos las cosas. 

Actividad recomendada:  Generar una sesión debate para definir nuestro propósito y que nos motiva como empresa a seguir progresando.

Paso 6: Formula con tu equipo los objetivos OKR trimestrales de área e integrante

Una vez planteado el objetivo anual global de tu área, debes definir los objetivos trimestrales a cumplir. Mejor empezar con 3.

Todos los integrantes deben plantear sus ideas y objetivos, por ello, se recomienda realizar una lluvia de ideas y a partir de ahí generar los objetivos. El manager sugiere y da apoyo, pero no establece los objetivos.

En esta fase, cada integrante de tu equipo debe formular sus propios OKR, las tareas necesarias a realizar y comprometerse a su cumplimiento.

Actividad recomendada: Forma sobre un método para establecer prioridades y para seleccionar los objetivos más relevantes y crea debate acerca de estas 3 preguntas:

  • Como Empresa. ¿Hacia dónde queremos ir?  Las respuestas nos da el objetivo.
  • Logros. ¿Qué resultados  necesitamos alcanzar para llegar al objetivo? Las respuestas nos dan los key results.
  • Actividades necesarias ¿Qué tenemos que hacer para alcanzar esos resultados? Las respuestas nos llevan a las tareas necesarias 

Paso 7: Establece los resultados clave (KR) para implementar los objetivos OKR

Es importante definir los resultados clave con las métricas, los cuales indicarán si los objetivos se han cumplido. Estos objetivos deben ser agresivos, visuales y puntuables.

Para conseguir estos resultados es necesario definir las tareas claves.

El siguiente paso es definir las tareas o acciones necesarias para lograr nuestros Key Results.  Por ejemplo:

OKR Corporativo #1: Terminar el año sin pérdidas a pesar de la pandemia.

  • KR #1: Cerrar 2 contratos importantes en este mes
  • Generar y ampliar la base de datos de clientes potenciales
  • Realizar una promoción para que nos recomienden.
  • Crear una campaña impactante con un buen discurso de venta.
  • Ingresar al funnel de ventas hasta la adquisición.
  • KR #4: Aumentar las ventas en un 25% con upsell
  • Generar una super oferta con grandes ventajas para fidelizar clientes actuales.
  • Crear descuentos especiales en productos y propuestas atractivas para  los clientes actuales.
  • Diseñar campañas en Facebook y google adwords
  • Planificar una campaña vía newsletter.

Actividad clave: define los criterios de éxito de cada objetivos

Paso 8: Acompañamiento a líderes

Revisa y acompaña a tu equipo en sus logros.

Los superpoderes de los líderes OKR son: foco en la prioridades, gestión de equipos eficaz, seguimiento, motivación y ambición.

Los líderes OKR son los responsables de hacer el seguimiento a los integrantes de su equipo, de evaluar y pensar de forma conjunta para optimizar las métricas.

Actividad clave: Promueve acciones coaching dirigidos a los líderes con miras a que cuiden las conversaciones individuales, el feedback constructivo y el reconocimiento.

Paso 9. Deja los OKR a la vista de todos

Los objetivos OKR son públicos, motivadores y desafiantes, se comparten y todos conocen sus logros.

La transparencia es el punto de partida en una estrategia de OKR exitosa

Actividad clave: organiza un evento para aplaudir y reconocer los avances de los equipos.

Paso 10. Aprende

Los OKR sirven para promover buenos resultados y sobre todo para mejorar

Actividad clave: organiza unas sesiones de reflexión para aprovechar el conocimiento y experiencia ganada con la implementación de los OKR

 

Conclusión

No hay recetas para la implementación.

Cada negocio es único. Sin embargo, si quieres implementarlo, empieza con un proyecto piloto. Debes partir de un diagnóstico, trabajar tu propósito y sobre todo, deberás apoyarte en los managers.

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leliazapata

leliazapata

Experta en Comunicación Interna creativa y en OKR. Facilitadora y Mentora. Implementa el sistema de Objetivos OKR en empresas, en áreas de Comunicación, RRHH y/o en equipos. Más de 20 años de experiencia en Proyectos de aprendizaje y Comunicación Interna para fomentar una cultura colaborativa y de resultados.

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Alma Cepeda

Cultura

Ha sido docente de la cátedra Gerencia de la Comunicación de Crisis. Ha dirigido el departamento de comunicaciones corporativas y Gerencia de Asuntos Públicos de empresa líder del sector energía.

Es consultora de comunicación interna, cultura organizacional y gestión de crisis. Formó parte del comité de riesgo y gestión de crisis. Diseño actividades formativas en entornos híbridos. Experta DISC.

Área de conocimiento: comunicación interna, comunicación de crisis, liderazgo y comunicación, diagnóstico y plan estratégico de comunicación, responsabilidad social. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Minuciosa, analítica, organizada y efectiva.

Ariel Jimenez

Gestión del cambio

Más de 17 años apoyando proyectos de cambio en México, Argentina, Brasil, Perú, Chile y otros países de LATAM.

Levantamiento y diseño procesos de RRHH y consultoría. Posee un Change Management Foundation APMG® , un HCMBOK® Certified Professional (Gestión del cambio) y un certificado como PDA® Analyst.

Área de conocimiento: Gestión del cambio, Transformación digital, Liderazgo, cultura y equipos de trabajo. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Evangelizador de las tendencias de cambio y nuevos modelos de negocio. Observador, metódico y orientado a resultados.

Lelia Zapata

Comunicación Interna

Más de 25 años de experiencia. Experta en comunicación interna y entornos colaborativos. Ha sido profesora de empresa, estrategias de RRPP, gabinetes de prensa y comunicación interna.   

Ha trabajado en las áreas de MK, RRHH, comunicación corporativa, comunicación interna y en formación para Asociaciones de empresarios, en pequeñas y medianas empresas españolas en diferentes sectores.

Área de conocimiento: comunicación responsable, comunicación interna 360º, diagnósticos de clima laboral y planes de comunicación. Con vocación de servicio, orientada a resultados, preocupada por el aprendizaje útil y el desarrollo personal del alumno. Creativa e innovadora.

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