La experiencia del viaje de la agilidad con KANBAN

Si estás pensando diseñar un plan de comunicación interna con algún marco ágil para este 2022 este post te va interesar.

Justificación del viaje a la agilidad con kanban

Un aprendizaje de la pandemia ha sido poner en valor la necesidad de planificar la comunicación interna y de gestionar equipos y comunidades  virtuales.

Muchos negocios y organizaciones han visto la necesidad de adaptarse, de ser ágiles pero, sin un plan y sin estrategias de comunicación interna, sin  metodología, ni las herramientas adecuadas, lamentablemente el sentido de pertenencia y el compromiso laboral pueden seguir quedando en un deseo.

En el viaje a la agilidad hay que elegir entre (viaje por carretera, es decir, seguir trabajando con la metodología tradicional) o hacerlo por transporte áéreo ( viaje por avíon es decir,  trabajar con marcos ágiles)

Kanban es un marco visual, muy útil para optimizar los procesos de la comunicación interna y apto para organizar e implementar en un equipo de trabajo. Aplicarlo correctamente en la planificación de la comunicación interna es una garantía  para avanzar en la cultura de cambio, generar sentido de pertenencia y avanzar en colaboración.

Prepara el viaje con Kanban en 3 pasos

Para aplicar Kanban en la planificación de la comunicación interna, vamos a simular un viaje. Pero ya sabes, un buen viaje necesita preparación y planificación.

También debo recordarte y tú ya lo sabes los viajes una serie de imprevistos que no dependen de nosotros ( en Kanban se llaman bloqueos). Para evitar que esto suceda y que nuestro viaje sea una gran experiencia recuerda las siguientes sugerencias.

Paso 1 Elige a los compañeros de viaje

 Lo divertido de un viaje es hacerlo en compañía. Por ello, primero antes de decidir el viaje conviene elegir al equipo y a los aliados clave, aquellas personas que te acompañarán en tu proyecto Plan Operativo de Comunicación Interna Ágil con Kanban.

Si quieres planificar con agilidad, necesitarás crear un tablero físico o virtual ( te recomendamos Trello o Asana)  y  además, diseñar las tarjetas (que aparecerán en cada columna) con las responsabilidades que tendrá cada integrante del equipo, durante el viaje.

Paso 2 El equipaje básico de tu maleta

Este es el check list básico para empezar a organizar tu plan CI:

  • Proyecto. Plan Operativo de Comunicación Interna Ágil con Kanban
  • Fecha de lanzamiento
  • Equipo de apoyo
  • Proyecto clave de CI
  • Recursos
  • Métricas

Paso 3 Los imprescindibles en tu maleta de viaje

Así como en un viaje guardas una copia digital de tu pasaporte, el seguro de viaje y  las reservas, por si surge un imprevisto.  Sin olvidar el mapa, el dinero y otra documentación a la mano, en la planificación interna también debes cuidar los imprescindibles que son: hoja de ruta, presupuesto y documentación necesaria.

El mapa de tu viaje (es la hoja de ruta  que debe seguir tu plan operativo de comunicación interna para que consigas resultados. Nosotros hemos diseñado con el lienzo Canvas, el mapa con todo lo que necesitas antes de planificar)

El dinero del viaje (equivale al presupuesto que tienes asignado para tu CI, debes distribuirlo con inteligencia en las partidas más urgentes)

La documentación del viaje (es toda la pila de documentación que necesitas consultar, – el Backlog de tu tablero Kanban- ) estaría formado por:

  • Documentación de la realidad externa (situación financiera, comercial de tu empresa..)
  • Documentación de la realidad interna (Clima post covid)
  • Aprendizaje de las plataformas tecnológicas Trello, Asana para crear un tablero digital
  • Aprendizaje de la plataforma Mural para promover el aporte de ideas.
  • Aprendizajes de técnicas creativas
  • Gestiones varias: formación necesaria
  • Otras acciones…

1ºParada Visualiza tu tablero

DISFRUTA DE TU VIAJE Y DE LAS ESTANCIAS

Abre tu mente, viajar significa conocer otras culturas y formas de vida diferentes a las nuestras. (En la empresa pasa lo mismo hay que dejar atrás prácticas tradicionales y estar abiertos a nuevas tendencias, la agilidad es una de ellas)

Si hemos elegido viajar con Kanban porque nos parece interesante y prometedor,  hay que conocer ese marco, respetar sus principios y seguir sus normas.

Kanban se basa, principalmente, en referencias visuales y en flujos de tareas.

Los elementos visuales de Kanban te ayudarán  a que tus procesos de comunicación interna se vuelvan mucho más rápidos y efectivos, ya que todos  saben exactamente qué tareas deben hacerse y cuáles ya se han realizado.

  • Elige para empezar un tablero simple: Lista de tareas, hacer, haciendo- bloqueos, hecho

2º Parada Límites WIP

NO TE EXCEDAS, LIMITA LAS ACTIVIDADES DE TU ITINERARIO

Cuando viajamos solemos agotarnos, porque hay mucho que visitar: pueblos y ciudades repletos de historia, hacer excursiones a lugares sorprendentes, comer y disfrutar la gastronomía, pero no conviene hacer todo ya que podríamos agotarnos.

Lo mismo ocurre con la comunicación interna. No conviene entrar en muchos proyectos y en este caso, Kanban nos recuerda la importancia de prevenir y gestionar el estrés.

WIP significa “Work In Progress” o “trabajo en proceso”. El WIP es la cantidad de tareas en las que un equipo está trabajando actualmente y puede trabajar con eficacia. Delega y añade las tareas necesarias para tu proyecto, pero sin sobrecargarte ni sobrecargar al equipo. Recuerda respetar los límites WIP de Kanban.

3º Parada Gestiona el flujo

SI SURGEN PROBLEMAS EN EL VIAJE, PIDE AYUDA

Cuando viajamos suelen surgir eventualidades que conviene estar preparado para resolverlas, como por ejemplo: equipajes que no aparecen, vuelos cancelados, overbooking, robo de cartera, atracos, enfermedad, etc.

En comunicación interna ocurre lo mismo, te encontrarás con muchas barreras. Durante el proceso de trabajo de tu plan operativo CI Ágil, encontrarás bloqueos y saturaciones que debes afrontar. En este caso, tu equipo  debe estar abierto a solventar esos problemas.

Será importante que observes el flujo de trabajo y seas capaz de reaccionar rápidamente, para dar solución a los bloqueos.

4º Parada Las reglas y políticas

CUMPLE LAS REGLAS DE CADA LUGAR QUE VISITES E IMPULSA A TU EQUIPO A CUMPLIRLAS

Viajar parece lo más sencillo, pero un buen viajero tiene en cuenta unas reglas básicas para disfrutar de esa experiencia. Por ejemplo, aprender algunas palabras y expresiones del lugar (habla hispana) o bien, del idioma local, conocer los horarios,  las costumbres de sus habitantes, etc.

Estas reglas también valen para Kanban y la gestión de la comunicación interna.

En el diseño e implementación del plan operativo de comunicación interna con Kanban, no solo aplicarás los principios, valores de Kanban que sirven para diseñar los flujos de trabajo de forma más clara y transparente, sino que tendrás que acordar con tu equipo una forma de trabajo consensuada.

Asi mismo, deberás crear una política de comunicación interna y conseguir que tu equipo y toda la organización las cumpla.

5º Parada Feedback y ciclos de retroalimentación

INTERACTÚA, ANALIZA, MIDE, OPTIMIZA

Viajar no solo regala bonitas experiencias, también pone en nuestro camino a personas especiales con las que conversamos, nos acompañan o nos ayudan, a quienes inevitablemente cogerás cariño y serán tus amigos.

En la comunicación interna también ocurre lo mismo, el buen clima laboral y la conversación sincera genera  satisfacción laboral.  Por ello, agenda conversaciones grupales en tu plan operativo de CI ágil, pero también mide y optimiza. kanban también te recuerda que debes analizar, escribir métricas, medir el impacto de cada proceso para valorar su rendimiento y comprobar cuánto ha merecido la pena el esfuerzo.

El intercambio de información es parte ineludible de los flujos de trabajo porque solo así se podrá mejorar. Recuerda, kanban tiene eventos o  reuniones con regularidad, se llaman «cadencias»

6º Parada Mejora en equipo

AL FINALIZAR EL VIAJE APRENDERÁS Y TODOS SEREMOS MEJORES

Un buen viaje puede cambiar muchísimo la forma que tienes  de ver el mundo, ya que te enseña nuevas formas de pensar y de hacer,te acerca a nuevas culturas. Cada viaje es una experiencia que te deja un aprendizaje.

Lo mismo ocurre con cada proyecto de comunicación interna. Puede ser que no te salga todo lo perfecto que hubieses deseado pero, seguro que te ayuda a mejorar en algo, sobre todo  mejorará tu capacidad para liderar equipos.

El trabajo en equipo con Kanban debe mejorarse continuamente. Sabemos que la perfección no existe, quizás nunca se llegará a un estado óptimo; por el contrario, siempre debes trabajar para alcanzar nuevas mejoras.

La experiencia de la agilidad con Kanban

Un viaje a la agilidad con Kanban desde un plan operativo seguro que será una gran experiencia que te hará repetir.

Te ayudará a enfrentarte a nuevos retos, a mejorar la creatividad, a promover las conversaciones estratégicas, tácticas, culturas y personales que  tanto nutren la comunicación interna y sobre todo, a generar pertenencia.

En una empresa todos son viajeros, de distintas generaciones y culturas diferentes pero que compartimos la misma visión y valores. Todos tenemos un mismo destino, conseguir objetivos y por esta razón necesitamos trabajar en armonía y conectados.

Viajar desde la agilidad con Kanban puede ser un buen método para mejorar en colaboración y en tolerancia, ¿no crees?

Si te animas al viaje, puedes conocer más el itinerario formativo de agilidad con Kanban aquí.

PPT Agilidad con Kanban

 

 

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leliazapata

leliazapata

Experta en Comunicación Interna creativa y en OKR. Facilitadora y Mentora. Implementa el sistema de Objetivos OKR en empresas, en áreas de Comunicación, RRHH y/o en equipos. Más de 20 años de experiencia en Proyectos de aprendizaje y Comunicación Interna para fomentar una cultura colaborativa y de resultados.

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Alma Cepeda

Cultura

Ha sido docente de la cátedra Gerencia de la Comunicación de Crisis. Ha dirigido el departamento de comunicaciones corporativas y Gerencia de Asuntos Públicos de empresa líder del sector energía.

Es consultora de comunicación interna, cultura organizacional y gestión de crisis. Formó parte del comité de riesgo y gestión de crisis. Diseño actividades formativas en entornos híbridos. Experta DISC.

Área de conocimiento: comunicación interna, comunicación de crisis, liderazgo y comunicación, diagnóstico y plan estratégico de comunicación, responsabilidad social. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Minuciosa, analítica, organizada y efectiva.

Ariel Jimenez

Gestión del cambio

Más de 17 años apoyando proyectos de cambio en México, Argentina, Brasil, Perú, Chile y otros países de LATAM.

Levantamiento y diseño procesos de RRHH y consultoría. Posee un Change Management Foundation APMG® , un HCMBOK® Certified Professional (Gestión del cambio) y un certificado como PDA® Analyst.

Área de conocimiento: Gestión del cambio, Transformación digital, Liderazgo, cultura y equipos de trabajo. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Evangelizador de las tendencias de cambio y nuevos modelos de negocio. Observador, metódico y orientado a resultados.

Lelia Zapata

Comunicación Interna

Más de 25 años de experiencia. Experta en comunicación interna y entornos colaborativos. Ha sido profesora de empresa, estrategias de RRPP, gabinetes de prensa y comunicación interna.   

Ha trabajado en las áreas de MK, RRHH, comunicación corporativa, comunicación interna y en formación para Asociaciones de empresarios, en pequeñas y medianas empresas españolas en diferentes sectores.

Área de conocimiento: comunicación responsable, comunicación interna 360º, diagnósticos de clima laboral y planes de comunicación. Con vocación de servicio, orientada a resultados, preocupada por el aprendizaje útil y el desarrollo personal del alumno. Creativa e innovadora.

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