Plan de Comunicación Interna ¿cómo crearlo?

En este post te resumo las claves de un plan de comunicación interna efectivo que consiga resultados

Contar con un plan de comunicación interna adaptado al tamaño, al nuevos modelo híbrido y la prioridades de tu negocio es fundamental. De ahí la importancia de dedicar recursos a esta tarea. Si aún no tienes el plan Ci debes empezarlo y para ello de explico las 7 preguntas básicas que debes conocer antes de elaborar un plan de comunicación interna este 2022 .

¿Qué es un plan de comunicación interna?

  • Se trata de un proyecto en el cual propones y agendas todas las acciones de comunicación interna: diagnósticos. campañas, eventos, reuniones de comunicación  que vas a desarrollar desde el área  de la CI durante un tiempo determinado.
    • Un plan de CI es la contribución más importante que hace el responsable de comunicación a su empresa

¿Cuántos tipos de planes de comunicación interna existen?

Las organizaciones sean Ongs, Pymes o grandes empresas, pueden optar por elaborar  3 tipos de planes.

Estratégicos suelen liderarlo la Dirección de Comunicación, RRHH, o la Dirección de Comunicación Interna. Se diseñan considerando el largo plazo con proyección hasta 5 años

Tácticos Es recurrente que los lideren las unidades de comunicación que pueden formar parte de RRHH o del área MK y consideran el mediano plazo. Su visión puede ser hasta 3 años.

Operativos Los suelen liderar los Comités de CI, un equipo de trabajo o bien, un colaborador a quien se ha delegado esta tarea. Su visión es a seis meses o un año vista.

¿Cómo cambian los Planes CI en el nuevo modelo de trabajo híbrido?

El contexto de la post pandemia los nuevos modelos de trabajo híbrido nos desafían a repensar la comunicación interna. Hay que planificar acciones de comunicación para colaboradores que trabajen de forma presencial y quienes lo hagan desde entornos digitales

  • Los cambios pasan por la vía de la reinvención utilizando la tecnología con sus  nuevas herramientas, sin olvidar las metodologías  que garantizan  mejor  la conexión con los colaboradores..
  • El teletrabajo y la proliferación de nuevas plataformas de trabajo colaborativo, son algunos motivos que nos impulsan hacia apuesta colaborativa.
    • El reto debe ser optimizar la comunicación interna para que cumpla con uno de sus fines: cuidar el bienestar integral del colaborador.

¿Cambia la gestión de la comunicación interna desde modelos de trabajo híbridos?

Sí. La comunicación interna es una disciplina que siempre ha estado en constante cambio, adaptándose a las tendencias y novedades del entorno y de las empresas.  Precisamente, desde la pandemia se han sucedido una serie de protocolos, leyes y normativas a las que todas organizaciones deben atender.

  • A estas alturas, la gran mayoría de organizaciones con visión de futuro han asumido la cultura flexible, la responsabilidad social, la transparencia y  la digitalización, entre otros paradigmas. Es así como la gestión del cambio y la transformación digital se han vuelto irreversibles; por tanto, el o la responsable deberán agendar conversaciones desde una visión 360º considerando los objetivos de cada negocio y su realidad para posicionar la marca y conseguir objetivos comerciales.

¿Qué debo hacer antes de crear un plan de comunicación interna?

Antes de realizar  cualquier iniciativa, tienes que saber el esfuerzo que va a demandar crear un plan de CI en el contexto de tu empresa.

Te sugiero que asumas e interiorices estas 6 acciones

1.Capacidad para documentarte.

  • Pregúntate si tendrás acceso a los nuevos planes del negocio, a los proyectos de cambio, a los antecedentes en comunicación, cultura y clima laboral

 

2. Voluntad y disposición para trabajar desde un equipo de trabajo

  • Uno de los grandes fracasos de comunicación interna es trabajar en solitario. La comunicación es responsabilidad de todos por esta razón debe ser participativa desde el minuto uno. Después, deberás elegir o construir el equipo de trabajo necesario para tu plan.

 

3.Recursos disponibles

  • Valora todos los recursos económicos, humanos y tecnológicos que tienes a tu disposición

 

4.Presupuesto límite

  • Necesitas conocer tus limitaciones presupuestarias para saber qué acciones y proyectos podrán tener vía libre

 

5.Tiempo de ejecución

  • No podrás hacer todo. Tendrás que ir paso a paso. Así mismo, necesitas conocer el trabajo que te demandará cada uno de los proyectos, el tiempo disponible.

 

6.Escuchar

  • Al optar por un plan de comunicación co-creado, es decir participativo, necesitarás cuidar la escucha para dar marcha atrás y rectificar tantas veces sea preciso.

¿Cuántos pasos debo seguir para crear y gestionar mi Plan CI?

Desde mi experiencia te propongo que utilices mi método C.O.M.U.N.I.C.A testada por participantes del curso Plan de Comunicación Interna para crear y gestionar la comunicación dentro de las organizaciones. 

El método te invita a seguir 8 pasos, si quieres crear un plan CI que impacte en la colaboración. Estos pasos están inspirados en la técnica de los 6 sombreros para pensar ideada por el célebre Edward de Bono.

Te resumo la metodología a continuación:

Paso 1 Conocer.

  • Conoce tu situación de partida, documentate y escucha a tus colaboradores. Para ello debes analizar todos los desafíos del negocio y jerarquizar los problemas y retos.

 

Paso 2 Organizar.

  • Organiza previo diagnóstico constratado, no partas de suposiciones. Después, formula objetivos con métricas  y diseña tu plan  de comunicación interna adaptado a tu cultura y realidad

 

Paso 3 Movilizar.

  • Moviliza con campañas de comunicación interna para sensibilizar sobre la importancia de cada proyecto.

 

Paso 4 Unir.

  • Une e integra a todos los colaboradores en torno a unos objetivos compartidos. Consigue que todos los departamentos o áreas se sientan parte de lo que quieren ser un gran equipo.

 

Paso 5 Nominar.

  • Nomina a los mejores así estarás mejorando la experiencia del empleado desde la motivación y reconocimiento

 

Paso 6 Innovar

  • Innova en todo lo que puedas. En un mundo infoxificado, necesitas captar la atención con tus mensajes. Innova y sorprende a tus audiencias utilizando recursos creativos, canales interactivos, bots o inteligencia artificial

 

Paso 7 Crisis

  • Tu plan CI debe adelantarse a las crisis que es propensa tu negocio. Todo negocio es vulnerable y necesitas ser previsor y considerar todos los escenarios que pueden darse, para ello debe tener un apartado de crisis

 

Paso  8 Auditar

  • Audita y mide. Deberás medir de manera constante, de forma periódica, semanal, quincenal y/o mensual para hacer todos los ajustes que necesites.

¿Cuál de los 8 pasos es el más decisivo?

Desde mi experiencia, el primero Conocer, ya que  te permitirá realizar un buen diagnóstico.

Con un análisis  preciso y realista podrás acertar en las acciones de mejora. Por esta razón debes investigar, documentarte bien para conocer tu situación de partida.

  • No empieces a redactar tu plan de comunicación interna sin no has preguntado a través de técnicas cualitativas, cuantitativas o mixtas.
  • Lo primero es escuchar es la única manera de conocer las percepciones de los colaboradores para tenerlas en cuenta en tu Plan CI.

El periodo de documentación es fundamental para conectarte con tu realidad interna (análisis interno) y externa (análisis externo).

  • Así mismo, si quieres un plan participativo te conviene implicar a un número significativo de colaboradores. Necesitas conocer a los líderes ya que tanto los naturales (influencers) y  los oficiales (managers de diferentes áreas) son claves como aliados.

Si te interesa aprender el paso a paso de un plan de comunicación interna participativo este curso te puede interesar

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Publicado por
leliazapata

leliazapata

Experta en Comunicación Interna creativa y en OKR. Facilitadora y Mentora. Implementa el sistema de Objetivos OKR en empresas, en áreas de Comunicación, RRHH y/o en equipos. Más de 20 años de experiencia en Proyectos de aprendizaje y Comunicación Interna para fomentar una cultura colaborativa y de resultados.

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Alma Cepeda

Cultura

Ha sido docente de la cátedra Gerencia de la Comunicación de Crisis. Ha dirigido el departamento de comunicaciones corporativas y Gerencia de Asuntos Públicos de empresa líder del sector energía.

Es consultora de comunicación interna, cultura organizacional y gestión de crisis. Formó parte del comité de riesgo y gestión de crisis. Diseño actividades formativas en entornos híbridos. Experta DISC.

Área de conocimiento: comunicación interna, comunicación de crisis, liderazgo y comunicación, diagnóstico y plan estratégico de comunicación, responsabilidad social. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Minuciosa, analítica, organizada y efectiva.

Ariel Jimenez

Gestión del cambio

Más de 17 años apoyando proyectos de cambio en México, Argentina, Brasil, Perú, Chile y otros países de LATAM.

Levantamiento y diseño procesos de RRHH y consultoría. Posee un Change Management Foundation APMG® , un HCMBOK® Certified Professional (Gestión del cambio) y un certificado como PDA® Analyst.

Área de conocimiento: Gestión del cambio, Transformación digital, Liderazgo, cultura y equipos de trabajo. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Evangelizador de las tendencias de cambio y nuevos modelos de negocio. Observador, metódico y orientado a resultados.

Lelia Zapata

Comunicación Interna

Más de 25 años de experiencia. Experta en comunicación interna y entornos colaborativos. Ha sido profesora de empresa, estrategias de RRPP, gabinetes de prensa y comunicación interna.   

Ha trabajado en las áreas de MK, RRHH, comunicación corporativa, comunicación interna y en formación para Asociaciones de empresarios, en pequeñas y medianas empresas españolas en diferentes sectores.

Área de conocimiento: comunicación responsable, comunicación interna 360º, diagnósticos de clima laboral y planes de comunicación. Con vocación de servicio, orientada a resultados, preocupada por el aprendizaje útil y el desarrollo personal del alumno. Creativa e innovadora.

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