Comunicar para innovar

Este post enumera 5 motivos para innovar promoviendo la comunicación interna.

Comunicar mejor para innovar

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Innovar de la mano de la Comunicación interna: 5 razones

Muchos directivos y mandos medios subestiman cómo los colaboradores pueden reaccionar ante cualquier cambio, otros aún no están convencidos que la innovación está ligada con una mentalidad participativa.

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Compromiso personal

Este post expone un ejemplo real que ilustra la falta  de compromiso y  de habilidades sociales por parte de algunos líderes.

Es una invitación para reflexionar acerca de lo que puede hacer el empleador para conseguir mayor compromiso del personal.

¿Por qué es tan importante el compromiso laboral?

El compromiso laboral es decisivo para que el negocio consiga objetivos y crezca. Cuando los líderes crean un ambiente de trabajo distendido en el cual se informa, se explica, se motiva y aplaude, se corrige, es probable que el colaborador se sienta más identificado con la empresa y con mayor disposición para colaborar.

¿Cuál es el costo de la falta de compromiso laboral?

 

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Cristina: una líder frustrada

Cristina ha creado un ambiente tenso y estresante en su equipo. Su mala gestión ha llevado a que la  nueva jefa de personal planifique su despedida  que espera llevarla a cabo con todo el tacto posible, dando a Cristina la oportunidad de explicar lo sucedido.

 

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Gestión del cambio

Este post es una guía practica para iniciar un plan de transformación digital apoyada en la gestión de la comunicación interna. Enumera los 15 aportes claves de la comunicación interna a la gestión del cambio.

 

Empresa y transformación digital

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Índice del post

  1. El plan de transformación digital de la empresa
  2. Dificultades en la transformación digital
  3. Rol del líder en la transformación digital
  4. Rol y funciones de la comunicación interna en la transformación digital
  5. 15 aportes de la comunicación interna a la gestión del cambio.

1. El plan de transformación digital en la empresa

“No podemos navegar, ha cambiado el viento” o lo que es lo mismo, no podemos seguir con esa forma de pensar, la sociedad ha cambiado. Dice Unamuno hay que cambiar porque El progreso consiste en el cambio.

Iniciar un plan de transformación digital consiste en adaptar la empresa a un modelo digital, de modo que todo cambiará a nivel interno, como en la forma de relacionarse con clientes,  sociedad y otros públicos vinculados.

La empresa que implanta un plan de transformación digital a nivel interno sale de su zona de confort para adaptarse a nuevos procesos y herramientas digitales. Pero esta adaptación no es solo tecnológica,  incluye cambios de puntos de vista,  de filosofía.

 

2. Dificultades en la transformación digital

Establecer un nuevo orden en la empresa, modificar la cultura empresarial, cambiar procesos de producción, movilizar hábitos  no es nada sencillo, porque crear otros ritmos de trabajo puede provocar incertidumbre y ser todo un trastorno para muchos empleados,

En general, ante los cambios:

  • Asaltan los miedos y como consecuencia aparecen las resistencias.
  • Empiezan las desconfianzas, surgen las sospechas, los miedos y los escepticismos .
  • Otros trabajadores se resisten al cambio porque no quieren nuevos aprendizajes y cambiar su rutina.

Y como consecuencia, surge la motivación se resiente y el clima laboral se contamina.

3. Rol del líder en la transformación digital

Los cambios en el entorno tecnológico, financiero, tecnológico, social son indiscutibles, por tanto hay que acogerlos, adaptarse para sobrevivir y competir. El cambio es inherente a la vida de la empresa, sin éste no hubiésemos progresado.

El primer agente que debe intervenir en este proceso de cambio son los líderes. Estos mandos tienen un rol clave y la posibilidad de poder de implicar a su equipo en el cambio.

¿ Pero, cómo lo consiguen?

  • Con paciencia y estrategia. 
  • Documentándose sobre la transformación digital iniciada
  • Ofreciendo datos sobre la evolución del sector
  • Explicando fases, exponiendo retos, pero con un mensaje de esperanza, como por ejemplo, un plan de formación en nuevas habilidades digitales y/o conocimientos.
  • Dejando claro que la competencia global demanda una cultura de innovación que permitirá aprovechar nuevas oportunidades de negocio y garantiza la sostenibilidad de la empresa.
  • Invitando a exponer dudas.

4. Rol y funciones de comunicación interna ante la transformación digital

El área de comunicación interna:

  1. Evangeliza sobre la transformación del negocio con campañas.
  2. Diseña, ejecuta y mide el impacto de un plan de comunicación, según las necesidades reales y objetivos  de la empresa.

Desde esta plan:

  • Promueve una cultura de innovación
  • Facilita la comprensión y fortalece el sentimiento de pertenencia.
  • Diseña y ejecuta una estrategia de acciones y contenido.
  • Explica a través de una estrategia de contenidos visuales y de texto, el por qué del cambio, los tipos de modificaciones implementadas, las implicaciones y los beneficios.

 

5.15 Aportes de la comunicación interna a la gestión del cambio

En cualquier proceso de cambio  tanto el líder como el responsable de comunicación interna tienen mucho que aportar.

 

¿Cuáles son las aportaciones de la comunicación interna a la transformación digital?

A continuación, enumero 15 acciones claves que podrían desarrollarse en el plan para el cambio:

  1. Difundir contenidos sobre los cambios sectoriales y las nuevas tecnologías. Podría contar por ejemplo: buenas prácticas del sector, casos de éxito en transformación digital.
  2. Crear nuevos canales digitales. Realizar campañas para su implantación y seguimiento de esos nuevos medios.
  3. Realizar sobre perfil de audiencias internas -generaciones que conviven en la organización- Con esta información podrá preparar mensaje claves, según la audiencia a la que se dirija.
  4. Seleccionar estudios para extraer información útil y clave: noticias de cambio, de I+D, entorno de negocio, acciones de la competencia,  lo qué quiere el cliente, fortalezas del negocio, debilidades, entre otros temas.
  5. Diseñar un protocolo de comportamiento y normas de uso en redes sociales y nuevos canales. De esta manera garantizará una correcta y efectiva comunicación en red.
  6. Diseñar talleres destinados a todos los colaboradores. Con esta acción formará sobre el uso adecuado de los canales de comunicación implantados.
  7. Implantar un cultura de conocimiento compartido: movilizar conocimiento, ideas conexiones, sugerencias: trabajo colaborativo, en red. Dejar claro que se beneficiará la colaboración y el trabajo en equipo
  8. Crear un canal de dudas, sugerencias con el fin de escuchar temores, necesidades y demandas de información y formación.  
  9. Esquematizar prioridades informativas atendiendo a los objetivos del negocio y desafíos actuales.
  10. Iniciar campañas para sensibilizar sobre nuevos comportamientos, actitudes y fomentar nuevas mentalidades.
  11. Recordar cambios adaptados en la empresa para favorecer la adhesión al proyecto de transformación empresarial, movilizando a todos y cada uno hacia unos objetivos. compartidos. Podría contar la historia de la empresa y reforzar así su filosofía de cambio.
  12. Alinear mensajes para demostrar coherencia y unidad  con el discurso de comunicación externa.
  13. Informar sobre los avances de la transformación iniciada y sus resultados. Por ejemplo, las nuevas aplicaciones del big data en la toma de decisiones.
  14.  Presentar los  proyectos abordados desde los nuevos equipos muldisciplinares creados.Presentar los nuevos proyectos destacando las nuevas plataformas en las que trabajan y el compromiso con el nuevo proyecto de transformación compartido. 
  15. Informar sobre los planes de responsabilidad social interna en el marco del plan de responsabilidad social de la empresa.

 

Conclusión

  • Lograr la transformación digital con acierto es un proceso que demanda buen liderazgo y del apoyo de un profesional de comunicación interna.
  • El aporte del comunicador interno es generosa y evidente, por tanto, la inversión en este puesto está completamente garantizada.

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El plan de comunicación interna en un proceso de cambio: 10 preguntas

Fuentes consultadas

Artículo de María Escat Cortés Artículo de Manuel Groos

Reflexiones sobre el cambio cultural por Antonio Justicia (1997)

Problemas en la comunicación

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Este post  te ayudará a comprender las 3 barreras que lastran  la buena comunicación dentro de las organizaciones y te aportará ideas para afrontar esos obstáculos.

¿Sabemos comunicar?

No siempre. En ocasiones, no acertamos en la forma de transmitir mensajes.

Posiblemente, ésta sea tu respuesta y  quizás, compartas conmigo la necesidad de que todos necesitamos mejorar esta habilidad.

Dificultades en la comunicación interna

A nivel laboral la mayor parte de conflictos son ocasionados por problemas en la comunicación.

Y es que, dependiendo de la persona y del tipo de mensaje, en ocasiones un simple mensaje se convierte en un acto complejo y engorroso.

¿Cómo  mejorar nuestra habilidad para comunicar?

Para empezar, si queremos mejorar esta habilidad, necesitamos por un lado, paciencia, capacidad de análisis  e incorporar a nuestras experiencias un proceso de reflexión y de mejora permanente.

Por otro lado, necesitamos reconocer que la efectividad de los mensajes está limitado por causas externas que escapan a nuestro control como por ejemplo:

  • Admitir el derecho a pensar diferente.
  • Aceptar  la diversidad de percepciones 
  • La existencia de  prejuicios tanto en emisores y receptores.

Pero,  ¿cuál es la principal obstáculo que frena la comunicación dentro de las organizaciones? ¿ Cuántas barreras de comunicación existen?  ¿Cómo podemos identificar las barreras que obstruyen el proceso de comunicación? ¿Qué podemos hacer para mejorar las comunicaciones  en un entorno tan imprevisible y de cambio?

La principal barrera en comunicación interna

La más común de las barreras que truncan los procesos de comunicación dentro de las organizaciones son las PERSONAS:

  • El carácter y la actitud
  • La mala codificación de los mensajes.
  • No saber dar feedback
  • La carencia de habilidades sociales
  • La cultura que crean con su comportamiento
  • etc.

 Las personas somos únicas y a veces complejas.

Dos problemas comunes en la comunicación que afectan al clima laboral

1ºEl carácter de  algunos mandos y  líderes 

En una empresa de más de 50 personas repartidas en áreas diferentes, con proyectos diferentes, la comunicación puede complicarse debido a las siguientes causas:

  • El carácter difícil y conflictivo de algunos responsables de proyectos.
  • Jefes de área  que no saben dar feedback constructivo
  • Mandos que retienen y ocultan información
  • Líderes sin empatía, sin asertividad, que ejercen el poder de forma equivocada
  • Integrantes de equipos  sin respeto, sin reglas que no conectan
  • Mensajes extensos, demasiado técnicos, con contenido tedioso e incomprensible
  • Canales de comunicación mal empleados
  • Deficiente organización interna

Y así, podríamos citar una larga lista de obstáculos que obstruyen la dinámica de las comunicaciones dentro de la empresa.

2ºLa  pasividad de la Alta Dirección 

También suele ocurrir que los Directores Generales del negocio se muestran pasivos ante iniciativas en comunicación y no intervienen en estos proyectos.

En otros casos, se encuentran anclados en una cultura de secretismo y no ven imprescindible asignar presupuesto y recursos para impulsar la comunicación interna en sus respectivas empresas.

Estos directivos  están poco sensibilizados de sobre el valor de la comunicación; tienen un concepto equivocado y pobre de lo que es la comunicación interna, la limitan a una intranet y, en sus organizaciones no existe un experto que la lidere.

 

Obstáculos y barreras en la comunicación

La realidad diaria que se vive en las empresas demuestra que comunicar vivencias, ideas, opiniones, pensamientos, sentimientos y  creencias, puede convertirse en un proceso enmarañado y, dependiendo del receptor o del emisor, puede resultar complejo o complicarse. Por esta razón, muchos empleados prefieren el silencio y así evitar conflictos.

¿Dónde se obstruye la comunicación? ¿De dónde proceden las dificultades, del emisor, del mensaje o del receptor?

En todo caso,  hay que ser conscientes que en cualquier proceso de comunicación todos tenemos parte de responsabilidad, para aclarar malentendidos  hay que  saber generar  feedback.

3 Obstáculos que impiden el diálogo y entendimiento 

Teniendo en cuenta las aportaciones de teóricos y el día a día laboral,  existen básicamente, 3 tipos de obstáculos que limitan la efectividad de la comunicación: de contenido, ambientales y humanos.

Obstáculo #1 Los de contenido

Se refieren a la falta de adecuación del mensaje al receptor y como consecuencia los mensajes no son claros.

Este hecho puede estar ocasionado por las siguientes barreras: ausencia de objetivo en el mensaje, un vocabulario demasiado técnico, lenguaje impreciso, falta de claridad en las ideas, ambigüedad y extensión del mensaje.

Medidas de precaución

Esta barrera se podría evitar mediante pruebas previas, considerando los objetivos del mensaje, analizando la audiencia a la que va dirigido y según ésta codificar el mensaje.

Lo importante no es lo que se dice, sino lo que se entiende el receptor, por ello es necesario cuidar los códigos y la semántica del mensaje. También importa que el medio o canal elegido sea el adecuado para difundir el mensaje.

Otras soluciones son: diseñar programas de formación con cursos de comunicación eficaz dirigidos a todo el personal, crear y difundir un manual de estilo, editar un diccionario que explique el vocabulario técnico y común utilizado en la empresa, como hace años lo editó una conocida empresa del sector farmacéutico.

Obstáculo#2 Los ambientales

Hacen referencia al contexto en que se comunica.

Aquí podríamos agrupar situaciones incómodas propias del lugar y el momento en que se comunica (condiciones inadecuadas)

También en este grupo señalamos aquellas barreras derivadas por la cultura empresarial  Así, por ejemplo, una empresa con demasiados repetidores de un mensaje hace difícil el feedback. La burocracia organizacional castiga la dinámica de las comunicaciones.

Medidas de precaución

Estas barreras se afrontan optando por una cultura de comunicación, con un responsable que lidere la comunicación interna, desde un plan. Trabajar con un plan es la mejor garantía para aprovechar las oportunidades informativas, los mensajes,  identificar las audiencias y cuidar el momento oportuno para comunicar.

Para evitar barreras de comunicación causadas por insatisfacción laboral y estrés laboral, es recomendable realizar de forma periódica un estudio de clima interno a fin de detectar con precisión las causas del malestar laboral.

Obstáculo #3 Los humanos

Hacen referencia a los propios del trabajador en su condición de persona.

No debemos olvidar que cada trabajador posee una personalidad y un carácter único: la capacidad de escucha, la susceptibilidad, la actitud ante determinados temas, la categoría laboral y la habilidad para crear buenas relaciones humanas  son diferentes en todas las personas.

Las barreras psicológicas son las más complicadas, pero deben tenerse en cuenta pues como ya hemos dicho, cada persona es única y cada quién tiene una forma de percibir y entender los hechos. La psicología humana señala que la receptividad de los mensajes está en función de sus prejuicios, creencias, experiencia y expectativas del tema.

Medidas de precaución

Esta barrera la supera el líder con conocimiento de psicología y de la individualidad de cada trabajador.

De ahí la importancia de formar a los líderes en inteligencia emocional. El buen líder sabe ser oportuno en los mensajes que transmite a sus colaboradores,  sabe aplicar la empatía, la escucha activa y dar feedback constructivo.

Los programas de formación de habilidades sociales a todo el personal son un excelente soporte para mejorar la calidad de las comunicaciones internas.

3 Conclusiones

  1. En el proceso de comunicación puede ocurrir que nuestro mensaje no tenga el mismo significado para nuestro receptor, además puede verse afectado por barreras de contenido, ambientales y/o humanas. En la mayoría de casos, la gran barrera reside en las personas, en su actitud.
  2. En otros casos, el mensaje está limitado por la forma de codificar los mensajes, por la ausencia de objetivos, por el mal uso de canales. Los programas formativos son el mejor recurso para aminorar estas dificultades.
  3. De otro lado, en comunicación interna otro obstáculo importante reside en la cultura empresarial y en la ausencia de recursos para impulsarla y cuidarla. Revisar y adaptar paulatinamente la cultura de la organización a los nuevos tiempos es, siempre, una buena inversión.

Despidos ¿Cómo despedir bien?

cómo comunicar los despidosEste post trata sobre la importancia de cuidar el protocolo informativo cuando el empleado finaliza el contrato laboral.

¡Ha finalizado tu contrato! ¡Está Ud. despedido!

El despido es una realidad que en época de crisis muchas empresas  y trabajadores tienen que afrontar.

Sigue leyendo “Despidos ¿Cómo despedir bien?”

El cambio: necesidad permanente (2)

En este post expongo la idea de que los cambios producidos en el entorno macroeconómico y microeconómico que rodea a las empresas, demandan la adaptación al entorno.  Sostengo que todas las empresas deben asumir un lento y progresivo cambio y que la mejor forma de afrontar esta responsabilidad es con un plan de comunicación interna y de formación.

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Todas las empresas grandes y pymes se ven afectadas por la globalización de los mercados y por un entorno  cambiante y cada vez más incierto. En éste actúan, venden, cobran lo que han vendido, compran, obtienen financiación, se abastecen y contratan personal. Si en el entorno predomina la crisis, las empresas también se ven envueltas y afectadas por esta situación.

Si los cambios que se producen en el entorno de su empresa superan en importancia y cantidad a los que se producen en su interior, su empresa está condenada al fracaso a medio o a largo plazo. Simón Majaro

 

Gestionar el cambio es la opción

Ciertamente, si el entorno cambia y la empresa no lo hace interiormente se produce un desajuste entorno-empresa Sigue leyendo “El cambio: necesidad permanente (2)”

El cambio

En este post hablo de la necesidad de cambio en las empresas e instituciones y de la necesidad de comprender el entorno para comunicar la nueva realidad. 

Todas las empresas e instituciones necesitan cambiar, no pueden ni deben limitarse a resolver lo que ocurre en su interior sino que también deben aceptar que el entorno macro y micro económico, cambia.

Conocer el entorno del negocio

rentabilidad

 

Comprender lo que está pasando

Sigue leyendo “El cambio”