Liderar en entornos Vuca

Este post explica que es el entorno VUCA y cómo desafiarlo para empezar a tomar decisiones y gestionar cambios.

Liderar entorno VUCA

Con un Plan para la Transición a una Nueva Normalidad, una hoja de ruta para reabrir paulatinamente, los sectores económicos del tejido productivo español, iniciamos el lunes 4 de mayo, el proceso de desescalada.

Aunque parecen buenas noticias, lo cierto es que CEOS y dueños de negocio tendrán que tomar decisiones en un entorno claramente VUCA.

Índice del post

  1. ¿Qué es el entorno?
  2. Tipos de entorno
  3. ¿Qué significa VUCA?: los desafíos
  4. ¿Cómo afrontar la realidad VUCA?
  5. Conclusión

1.¿Qué es el entorno?

El entorno es el lugar donde las empresas venden, compran, consiguen financiación, se abastecen, contratan personal, interactúan y obtienen los servicios que necesitan.

Sigue leyendo “Liderar en entornos Vuca”

¿Qué es y qué no es la transformación digital?

Este post explica qué es y qué no es la transformación digital. También aclara el concepto de digitalización y el aporte de la comunicación interna.

Transformación digital y la comunicación interna: 5 preguntas

1.¿Qué no es la transformación digital?

La transformación digital  no es:

  • Digitalizar procesos
  • Comprar ordenadores de última generación
  • Trabajar en la nube
  • Gestionar redes sociales corporativas
  • Realizar Marketing online o Marketing de contenidos en la web o redes sociales
  • Tampoco es disponer de un CRM para las gestiones comerciales con el restos de departamentos

Sin embargo, digitalizar no es suficiente ya que con una web,  con redes sociales o publicidad online solo llegas a tu cliente externo.

Sigue leyendo “¿Qué es y qué no es la transformación digital?”

La auditoría de comunicación interna

Este post destaca la importancia de la auditoria de comunicación interna, sus beneficios y las fases que implica.

Utilidad de la auditoría de comunicación interna

Las personas son el activo más importante de las organizaciones ya que gracias a su talento, actitud y know how permiten su desarrollo y expansión. Sin embargo, estas personas para ser efectivas en sus aportaciones, demandan  un efectivo sistema de comunicación interna.

Los errores en los procesos, protocolos y políticas de comunicación , la omisión o ineficiencia de canales internos, los mensajes poco impactantes, mal diseñados suponen un despilfarro, además, pueden generan confusión interna.

Una mala gestión de la comunicación interna afecta  al desempeño y repercute en la productividad del negocio. De ahí, la importancia de auditar las comunicaciones para garantizar su impacto.

Beneficios de la auditoría de comunicación interna

¿Por qué debe realizarse una auditoría de comunicación interna?

Debe realizarse  para tener evidencias de la  eficacia y el impacto de esas comunicaciones. Además, porque es la  primera etapa de un plan de comunicación interna, indispensable en cuanto permite adaptar y afinar las acciones precedentes en comunicación.

Razones para realizar una auditoría de conmunicación interna

Sus beneficios están avalados por razones estratégicas, de eficacia organizativa y económicas.

Razón estratégica:

  • El área de comunicación interna puede cumplir una función preventiva y alineadora.
    • Ayuda a gestionar y anticiparse a los cambios.¿Cómo? adelantándose respecto a los problemas, expectativas y necesidades a cubrir en materia de comunicación. Así mismo, puede alinear al personal con los objetivos del negocio ayudando a la empresa a alcanzar su visión.

Razón eficacia organizativa:

  • El área de comunicación puede cumplir una función integradora entre áreas y equipos garantizando el cumplimiento de los objetivos.
    • Ayuda a la empresa a ser más eficaz y competitiva consiguiendo la colaboración y entendimiento de las diferentes áreas que la componen.  Para ello, convoca y moviliza a líderes e influencers.

Razón económicas

  • El área de comunicación interna como cualquier otra área debe ser rentable.
    • Como función estratégica precisa de un presupuesto y de unos recursos que deben generar resultados demostrables. Por tanto, todas sus proyectos y acciones deben medirse con indicadores, los cuales se construyen desde el inicio del plan, en base a unos objetivos.

 

Fases de la auditoria

Con miras a ofrecer una alternativa ágil de este proyecto, es posible decir que el proceso de auditoría de comunicación interna,  suele tener 3  fases.

#1 Fase de preparación 

Incluye todas las reuniones o sesiones estratégicas con el equipo de apoyo. Esta fase se inicia con la reunión de apertura de la auditoría.

 En esta fase se prepara el proyecto o plan de auditoría de comunicación interna.Este plan deberá presentar todas las actividades en una línea del tiempo, además del alcance,  procesos, áreas o proyectos que serán auditados.

Las sesiones de trabajo que serán varias, se concretan:

    • Objetivos
    • Equipo de trabajo y de apoyo
    • Recursos disponibles
    • Aspectos que serán auditados
    • Metodología y diseño de herramientas
    • Calendario de trabajo y plazos

 

#2 Fase de ejecución

Implica la puesta en marcha, la campaña informativa y el trabajo de campo.

Básicamente, se recopila información y se realiza un seguimiento de tareas e hitos planificados en el calendario. Supone la gestión y resolución de incidencias y la generación de informes de seguimiento.

 

#3 Fase de informe

Después de concluida la ejecución de la auditoría el equipo de trabajo se reúne para revisar las áreas problemáticas, las evidencias y para determinar las recomendaciones para corregir problemas y desviaciones. Todo ello se plasma en el informe final.

La sección de “Recomendaciones” para la mejora del sistema de comunicación debe ser:

  • Positiva: Poner el foco en las fortalezas, de modo que los aspectos positivos de la organización pueden ser aplicados en las áreas o procesos ineficaces.
  • Breve: Directa y  breve en las recomendaciones. Debe señalar las acciones deben ser implementadas para optimizar o mejorar las comunicaciones internas.
  • Clara: Sobre  las debilidades, amenazas y todos los aspectos que no están en conformidad con los estándares establecidos.

Recomendación

Si crees que tu organización o negocio necesita mejorar en competitividad, invierta en una auditoria de comunicación interna.

Recuerda: la comunicación interna es una herramienta estratégica, imprescindible para alcanzar los objetivos  del negocio y generar engagement.

 

Comunicar para innovar

Este post enumera 5 motivos para innovar promoviendo la comunicación interna.

Comunicar mejor para innovar

Innovar de la mano de la Comunicación interna: 5 razones

Muchos directivos y mandos medios subestiman cómo los colaboradores pueden reaccionar ante cualquier cambio, otros aún no están convencidos que la innovación está ligada con una mentalidad participativa.

Sigue leyendo “Comunicar para innovar”

Compromiso personal

Este post expone un ejemplo real que ilustra la falta  de compromiso y  de habilidades sociales por parte de algunos líderes.

Es una invitación para reflexionar acerca de lo que puede hacer el empleador para conseguir mayor compromiso del personal.

¿Por qué es tan importante el compromiso laboral?

El compromiso laboral es decisivo para que el negocio consiga objetivos y crezca. Cuando los líderes crean un ambiente de trabajo distendido en el cual se informa, se explica, se motiva y aplaude, se corrige, es probable que el colaborador se sienta más identificado con la empresa y con mayor disposición para colaborar.

¿Cuál es el costo de la falta de compromiso laboral?

Cristina: una líder frustrada

Cristina ha creado un ambiente tenso y estresante en su equipo. Su mala gestión ha llevado a que la  nueva jefa de personal planifique su despedida  que espera llevarla a cabo con todo el tacto posible, dando a Cristina la oportunidad de explicar lo sucedido.

 

Sigue leyendo “Compromiso personal”

Gestión del cambio

Este post es una guía practica para iniciar un plan de transformación digital apoyada en la gestión de la comunicación interna. Enumera más de 10 aportes claves de la comunicación interna a la gestión del cambio.

 

 

GUÍA BÁSICA DE COMUNICACIÓN INTERNA

PARA LA TRANSFORMACIÓN Y EL CAMBIO

Gestion-del-cambio-y-comunicacion-interna

Índice del post

  1. El plan de transformación digital de la empresa
  2. Dificultades en la transformación digital
  3. Rol del líder en la transformación digital
  4. Rol y funciones de la comunicación interna en la transformación digital
  5. Aportes de la comunicación interna a la gestión del cambio.

Dice Unamuno: Hay que cambiar porque El progreso consiste en el cambio.

Empresa y transformación digital

1. El plan de transformación digital en la empresa

Iniciar un plan de transformación digital es todo un proceso que afecta a todas las áreas del negocio. Consiste en adaptar la empresa al nuevo modelo de negocio digital. 

Desde esta apuesta todo cambia a nivel interno,  la forma de trabajar, comunicarse y relacionarse con los grupos de interés..

La empresa que implanta un plan de transformación digital a nivel interno sale de su zona de confort para adaptarse a nuevos procesos y herramientas digitales.

Esta adaptación no es solo tecnológica,  incluye cambios de puntos de vista,  de filosofía.

 

2. Dificultades en la transformación digital

Establecer un nuevo orden en la empresa, modificar la cultura empresarial, cambiar procesos de producción, movilizar hábitos demanda crear otros ritmos de trabajo que provocan en algunos colaboradores incertidumbre y  en otros, puede ser todo un trastorno.

En general, el personal ante los cambios:

  • Siente miedo y como consecuencia aparecen las resistencias. Empiezan las desconfianzas; surgen las sospechas y los escepticismos .
  • Otros trabajadores se oponen; no quieren nuevos aprendizajes ni cambiar su rutina.

Y como consecuencia,  la motivación se resiente y el clima laboral se contamina.

3. Rol del líder en la transformación digital

Los cambios en el entorno tecnológico, son necesarios; la empresa necesita adaptarse a estos para sobrevivir. Para gestionar el cambio su primer aliado es el líder. 

El primer agente que debe intervenir en este proceso de cambio son los líderes. Estos directivos o mandos tienen un rol clave y la posibilidad de poder de implicar a su equipo en el cambio.

¿ Cómo consiguen los líderes convertirse en motores del cambio?

  • Con paciencia y estrategia, documentándose sobre la transformación digital iniciada, ofreciendo datos al equipo sobre la evolución del sector.
  • Explicando fases, exponiendo retos, pero con un mensaje de esperanza, como por ejemplo, un plan de formación en nuevas habilidades digitales y/o conocimientos.
  • Dejando claro que la competencia global demanda una cultura de innovación que permitirá aprovechar nuevas oportunidades de negocio y garantiza la sostenibilidad de la empresa. Pero, sobre todo, invitando a exponer dudas.

4. Rol y funciones de comunicación interna ante la transformación digital

El área de comunicación interna:

  1. Evangeliza sobre la transformación del negocio con campañas lanzadas con diferentes fines: sensibilizar, comunicar, recordar.
  2. Diseña, ejecuta y mide el impacto de un plan de comunicación interna, según las necesidades reales y objetivos  de cada empresa.

Desde el plan de comunicacion para el cambio:

  • Promueve una cultura de innovación, con miras a promover la comprensión y fortalecer el sentimiento de pertenencia.
  • Diseña, ejecuta y explica el por qué del cambio. A través de una estrategia de acciones y  de un calendario de contenidos cuenta las modificaciones implementadas, las implicaciones y los beneficios.

 

5.Aportes de la comunicación interna a la gestión del cambio

En cualquier proceso de cambio  tanto el líder como el responsable de comunicación interna tienen mucho que aportar.

A continuación, enumero 15 acciones claves que podrían desarrollarse  desde comunicación interna en el plan para el cambio:

Respecto a las audiencias

  1. Conocer el perfil de audiencias internas -generaciones que conviven en la organización- Con esta información se podrá preparar mensajes claves, según la audiencia a la que se dirija.
  2. Alinear mensajes según audiencias para demostrar coherencia y unidad  con el discurso de comunicación externa

Respecto a la actualidad y entorno

  1. Difundir contenidos sobre los cambios sectoriales y las nuevas tecnologías. Uno de los temas podría ser difundir las buenas prácticas del sector o casos de éxito en transformación digital.
  2. Seleccionar estudios sobre el entorno para comunicar información útil. Noticias de cambio, de I+D, entorno de negocio, acciones de la competencia,  lo qué quiere el cliente, fortalezas del negocio, debilidades, etc.
  3. Informar sobre los avances de la transformación iniciada y sus resultados. Por ejemplo, las nuevas aplicaciones del big data en la toma de decisiones.

Respecto a la nueva cultura

  1. Promover una cultura de conocimiento compartido formando equipos de innovación: Divulgar  el objetivo y cómo están conformados los equipos de innovación, poner énfasis el trabajo colaborativo.
  2. Contar historias de éxito para reforzar  la filosofía de cambio para favorecer la adhesión al proyecto de transformación empresarial y para  seguir movilizando a todos hacia el cambio
  3. Informar sobre los planes de responsabilidad social externa e  interna en el marco del nuevo plan de responsabilidad social de la empresa.

Respecto a la comunicación

  1. Crear nuevos canales digitales. Realizar campañas para implantar los nuevos canales
  2. Diseñar un protocolo de comportamiento y de normas de uso en redes sociales. De esta manera garantizar una correcta  comunicación en red.
  3. Crear un canal de dudas y sugerencias con el fin de escuchar temores, necesidades y demandas de información y formación.  
  4. Esquematizar prioridades informativas atendiendo a los objetivos del negocio y desafíos actuales.
  5. Iniciar campañas para sensibilizar sobre nuevos comportamientos, actitudes y fomentar nuevas mentalidades.

Respecto a la formación

  1. Diseñar talleres para el uso de plataformas colaborativas dirigidos a todos los colaboradores. Con esta acción se forma sobre el uso adecuado de las plataformas implantadas.

Respecto a los equipos de trabajo

  1.  Presentar los  proyectos abordados desde los nuevos equipos muldisciplinares creados a partir de vídeos testimoniales
  2.   Destacar la formación recibida de los equipos. y su misión Contar sobre proyectos de innovación abierta y nuevas plataformas en las que trabajan

 

Conclusión

  • “No podemos navegar si el viento no lo aconseja o lo que es lo mismo, no podemos seguir con esa forma de pensar, si la tecnología y los competidores están cambiado,
  • Lograr la transformación digital con acierto es un proceso que demanda buen liderazgo y del apoyo de un profesional de comunicación interna.

Twitter

Te puede interesar

El plan de comunicación interna en un proceso de cambio: 10 preguntas

Fuentes consultadas

Artículo de María Escat Cortés Artículo de Manuel Groos

Reflexiones sobre el cambio cultural por Antonio Justicia (1997)

Problemas en la comunicación

MP900285138[1]

Este post  te ayudará a comprender las 3 barreras que lastran  la buena comunicación dentro de las organizaciones y te aportará ideas para afrontar esos obstáculos.

¿Sabemos comunicar?

No siempre. En ocasiones no acertamos en la forma de transmitir mensajes.

Dificultades en la comunicación interna

A nivel laboral la mayor parte de conflictos son ocasionados por problemas en la comunicación.

Y es que, dependiendo de la persona y del tipo de mensaje, en ocasiones un simple mensaje se convierte en un acto complejo y engorroso.

¿Cómo  mejorar nuestra habilidad para comunicar?

Para empezar, si queremos mejorar esta habilidad, necesitamos:

Por un lado, paciencia, capacidad de análisis  e incorporar a nuestras experiencias un proceso de reflexión.

Por otro , necesitamos reconocer que la efectividad de los mensajes está limitado por causas externas que escapan a nuestro control,como por ejemplo:

  • Admitir el derecho a pensar diferente.
  • Aceptar  la diversidad de percepciones 
  • La existencia de  prejuicios tanto en emisores y receptores.

Pero,  ¿cuál es la principal obstáculo que frena la comunicación dentro de las organizaciones? ¿ Cuántas barreras de comunicación existen?  ¿Cómo podemos identificar las barreras que obstruyen el proceso de comunicación? ¿Qué podemos hacer para mejorar las comunicaciones  en un entorno tan imprevisible y de cambio?

La principal barrera en comunicación interna

La más común de las barreras que truncan los procesos de comunicación dentro de las organizaciones son las PERSONAS:

  • El carácter y la actitud
  • La mala codificación de los mensajes.
  • No saber dar feedback
  • La carencia de habilidades sociales
  • La cultura que crean con su comportamiento
  • etc.

 Las personas somos únicas y a veces complejas.

Dos problemas comunes en la comunicación que afectan al clima laboral

1ºEl carácter de  algunos mandos y  líderes 

En una empresa de más de 50 personas repartidas en áreas diferentes, con proyectos diferentes, la comunicación puede complicarse debido a las siguientes causas:

  • El carácter difícil y conflictivo de algunos responsables de proyectos.
  • Jefes de área  que no saben dar feedback constructivo
  • Mandos que retienen y ocultan información
  • Líderes sin empatía, ni asertividad, que ejercen el poder de forma equivocada.
  • Integrantes de equipos  sin respeto, sin reglas que no conectan
  • Mensajes extensos, demasiado técnicos, con contenido tedioso e incomprensible.
  • Canales de comunicación mal empleados
  • Deficiente organización interna

Y así, podríamos citar una larga lista de obstáculos que obstruyen la dinámica de las comunicaciones dentro de la empresa.

2ºLa  pasividad de la Alta Dirección 

También suele ocurrir que los Directores Generales del negocio se muestran pasivos ante iniciativas en comunicación y no intervienen en estos proyectos.

En otros casos, se encuentran anclados en una cultura de secretismo y no ven imprescindible asignar presupuesto y recursos para impulsar la comunicación interna en sus respectivas empresas.

Estos directivos  están poco sensibilizados de sobre el valor de la comunicación; tienen un concepto equivocado y pobre de lo que es la comunicación interna, la limitan a una intranet y, en sus organizaciones no existe un experto que la lidere.

Obstáculos y barreras en la comunicación

La realidad diaria que se vive en las empresas demuestra que comunicar vivencias, ideas, opiniones, pensamientos, sentimientos y  creencias, puede convertirse en un proceso enmarañado y, dependiendo del receptor o del emisor, puede resultar complejo o complicarse. Por esta razón, muchos empleados prefieren el silencio y así evitar conflictos.

¿Dónde se obstruye la comunicación? ¿De dónde proceden las dificultades, del emisor, del mensaje o del receptor?

En todo caso,  hay que ser conscientes que en cualquier proceso de comunicación todos tenemos parte de responsabilidad, para aclarar malentendidos  hay que  saber generar  feedback.

3 Obstáculos que impiden el diálogo y entendimiento 

Teniendo en cuenta las aportaciones de teóricos y el día a día laboral,  existen básicamente, 3 tipos de obstáculos que limitan la efectividad de la comunicación: de contenido, ambientales y humanos.

Obstáculo #1 Los de contenido

Se refieren a la falta de adecuación del mensaje al receptor y como consecuencia los mensajes no son claros.

Este hecho puede estar ocasionado por las siguientes barreras: ausencia de objetivo en el mensaje, un vocabulario demasiado técnico, lenguaje impreciso, falta de claridad en las ideas, ambigüedad y extensión del mensaje.

Medidas de precaución

Esta barrera se podría evitar mediante pruebas previas, considerando los objetivos del mensaje, analizando la audiencia a la que va dirigido y según ésta codificar el mensaje.

Lo importante no es lo que se dice, sino lo que se entiende el receptor, por ello es necesario cuidar los códigos y la semántica del mensaje. También importa que el medio o canal elegido sea el adecuado para difundir el mensaje.

Otras soluciones son: diseñar programas de formación con cursos de comunicación eficaz dirigidos a todo el personal, crear y difundir un manual de estilo, editar un diccionario que explique el vocabulario técnico y común utilizado en la empresa, como hace años lo editó una conocida empresa del sector farmacéutico.

Obstáculo#2 Los ambientales

Hacen referencia al contexto en que se comunica.

Aquí podríamos agrupar situaciones incómodas propias del lugar y el momento en que se comunica (condiciones inadecuadas)

También en este grupo señalamos aquellas barreras derivadas por la cultura empresarial  Así, por ejemplo, una empresa con demasiados repetidores de un mensaje hace difícil el feedback. La burocracia organizacional castiga la dinámica de las comunicaciones.

Medidas de precaución

Estas barreras se afrontan optando por una cultura de comunicación, con un responsable que lidere la comunicación interna, desde un plan. Trabajar con un plan es la mejor garantía para aprovechar las oportunidades informativas, los mensajes,  identificar las audiencias y cuidar el momento oportuno para comunicar.

Para evitar barreras de comunicación causadas por insatisfacción laboral y estrés laboral, es recomendable realizar de forma periódica un estudio de clima interno a fin de detectar con precisión las causas del malestar laboral.

Obstáculo #3 Los humanos

Hacen referencia a los propios del trabajador en su condición de persona.

No debemos olvidar que cada trabajador posee una personalidad y un carácter único: la capacidad de escucha, la susceptibilidad, la actitud ante determinados temas, la categoría laboral y la habilidad para crear buenas relaciones humanas  son diferentes en todas las personas.

Las barreras psicológicas son las más complicadas, pero deben tenerse en cuenta pues como ya hemos dicho, cada persona es única y cada quién tiene una forma de percibir y entender los hechos. La psicología humana señala que la receptividad de los mensajes está en función de sus prejuicios, creencias, experiencia y expectativas del tema.

Medidas de precaución

Esta barrera la supera el líder con conocimiento de psicología y de la individualidad de cada trabajador.

De ahí la importancia de formar a los líderes en inteligencia emocional. El buen líder sabe ser oportuno en los mensajes que transmite a sus colaboradores,  sabe aplicar la empatía, la escucha activa y dar feedback constructivo.

Los programas de formación de habilidades sociales a todo el personal son un excelente soporte para mejorar la calidad de las comunicaciones internas.

3 Conclusiones

  1. Los problemas de comunicación se dan cuando el proceso de comunicación el mensaje se ve afectado por barreras de contenido, ambientales y/o humanas.
  2. La actitud es otra barrera a tener en cuenta.
  3. Otros obstáculos de la comunicación residen en la ausencia de objetivos y el mal uso de canales.