Formar y Comunicar

Este post explica por qué el área de formación debe ser la gran aliada de la comunicación interna. Señala 6 razones que explican su complementariedad.

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La formación: gran aliada de la comunicación interna

Formación y Comunicación Interna son dos áreas muy relacionadas que necesitan marchar en paralelo por 6 razones:

1º razón:

Formación y comunicación interna detectan oportunidades

La comunicación es aliada de la formación porque detecta y atiende a  necesidades y expectativas informativas de los colaboradores respecto a temas claves para la empresa y asuntos de interés.

El área de formación detecta lagunas formativa y depués, prepara al personal ante los nuevos cambios aportando conocimientos técnicos y específicos para resolver problemas concretos. 

2º razón:

Formación y comunicación interna gestionan la transformación digital

Cada área reacciona de forma distinta ante los cambios del entorno VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo).

El área de formación diseña cursos y talleres para sus empleados con el fin de liderar la transformación digital en un contexto cambiante. Mientras que el área de comunicación explica cómo actuará la empresa ante la nueva realidad a través de diferentes actividades y canales.

3º razón:

Para comunicar mejor hay que saber en qué habilidades de comunicación formar

Para mejorar la comunicación corporativa se debe tener en cuenta el clima interno, la evaluación del desempeño y las carencias detectadas en formación. 

El área de comunicación interna gracias a la medición periódica del clima interno puede anticiparse a diferentes problemáticas como por ejemplo: estilo de liderazgo, comunicación… A partir del informe de clima es posible decidir las prioridades formativas a resolver. 

4º razón

La formación necesita campañas informativas y la formación de programas formativos

La comunicación interna sensibiliza sobre la importancia de un tema mediante sus campañas informativas, y luego formación cubre esa necesidad de conocimiento con sus programas informativos.

Sin crear expectativa y movilizar al personal, difícilmente los colaboradores se interesarán por su formación. 

5º razón:

Ambas mejoran el sentido de pertenencia y la innnovación

Invertir en formación y comunicación interna favorece la integración de las personas en los puestos y en los equipos. Consigue  equipos de trabajo más cohesionados en un clima de cooperación. 

Así mismo, la formación fortalece el conocimiento que es la antesala del aporte y de la creatividad. Mientras que la comunicación interna gracias a sus canales dinamiza el diálogo interno y el conocimiento compartido, condiciones necesarias para innovar. 

6º razón

Ambas contribuyen a lograr los objetivos empresariales

La comunicación interna y la formación son dos áreas estratégicas que deben marchar unidas porque ayudan a cristalizar los objetivos del negocio. Ambas son necesarias, se complementan y deben estar alineadas a los objetivos empresariales.

Conclusiones

Formar y comunicar son dos áreas que necesitan trabajar alineadas. Para comunicarnos mejor hay que formar. 

  • La formación diseña soluciones para entender los cambios y facilita la innovación a partir de talleres y cursos-
  • Por su parte, la comunicación interna organiza mensajes, segmenta las audiencias (generación x,y,z), crea canales (redes sociales internas), gestiona recursos y cuida el ambiente (estudios de clima), condiciones claves para facilitar la innovación.

 

 

La formación

¿Qué evaluar?

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La evaluación integral

La evaluación integral nos permite saber si los objetivos  formativos se han alcanzado y conocer la utilidad de la inversión del plan de formación desarrollado, incluye: (Equipo Mad Comunicación 2008)

  • Todos los programas de formación desarrollados
  • Las evaluaciones del profesor como docente.
  • La evaluación del alumno respecto al  trabajo del profesor. Sigue leyendo “La formación”

Formación

El plan de formación

tipos de formacion en la empresa

Toda organización necesita diseñar un plan de formación anual precisamente para diferenciarse  de su competencia y  entre otros motivos, para actualizar destrezas y conocimientos de su plantilla.

El plan de formación debe comenzar con un estudio de detección de necesidades formativas. Esto significa que debe iniciarse con un proceso de  diseño de proyectos formativos personalizados, destinados a los colaboradores, con el fin de responder a los objetivos de la empresa y cubrir las expectativas de todas las partes involucradas.

Plan de formación: objetivos

Objetivo genérico: promover la adaptación a los cambios en los que está inmersa la empresa.

Objetivos específicos:

Puede tener alguno(s) de los siguientes objetivos:

  • Solucionar y corregir deficiencias en el desempeño laboral.
  • Mejorar aptitudes de la plantilla
  • Aumentar el rendimiento personal y global de la empresa
  • Nuevas oportunidades de desarrollo para el personal
  • Mejora la satisfacción,conocimientos y calidad de vida laboral
  • Cambiar actitudes y promover cambios de comportamiento  en la plantilla
  • Crear trabajadores polivalentes para la rotación, con habilidades complementarias
  • Incrementar la satisfacción y el rendimiento del personal

¿Cómo realizar un plan de formación en la empresa?

El plan de formación: 4 pasos

El plan de formación abarca: el diagnóstico y análisis del estado de la formación, el diseño de los proyectos formativos, la implementación de la formación, la evaluación de la formación y los resultados conseguidos.

#1 Análisis de necesidades formativas

El plan de formación de la empresa debe ser consecuencia de un diagnóstico de las necesidades y expectativas formativas de su personal.

Una vez identificada la situación real de la formación, se establecen unas líneas de intervención y se hace una propuesta  detallada de los programas de formación necesarios.

Preguntas claves:

  1. ¿A qué retos externos e internos se debe enfrentar la empresa a corto, mediano y largo plazo?
  2. ¿Cuáles serían los factores de riesgo que impedirían su competitividad?

#2 Diseño del plan de formación.

Con el diseño del plan se identifican las prioridades y necesidades formativas y se proponen soluciones a los problemas detectados.

En esta fase en la cual se confecciona el plan de formación pensando en toda la organización,  se integran los distintos programas formativos ajustados a un calendario.

Objetivos de formación – objetivos empresariales

 La formulación de los objetivos de cada programa y curso que se va a impartir requiere de unos objetivos marte: medibles, alcanzables, realizables, en un plazo de tiempo y específicos. Estos objetivos deberán estar en armonía con  los objetivos de la empresa para que la empresa consiga sus retos y metas.  Es imprescindible que los objetivos formativos sean posibles, esté adaptados al tiempo disponible, sean útiles para la empresa y por tanto, sean evaluados tanto al principio como al final de la formación.

Los objetivos de la formación se agrupan en tres tipos de saberes

Saber: conocimientos necesarios

Saber ser: adquisición de habilidades y destrezas

Saber hacer: desarrollo de actitudes

En este sentido, Puchol (2006)  añade que los objetivos en formación:

deben ser establecidos a nivel cognoscitivo (cosas que hay que saber), a nivel operativo (cosas que hay que saber hacer) y a nivel actitudinales (actitudes que se quieren fomentar en los formandos)

Preguntas clave:

  1. ¿Cuáles son los objetivos de la empresa?
  2. ¿Qué prioridades deben solucionarse con la formación?

# 3 la puesta en marcha de los Programas de formación

El plan de formación suele estar formado por varios programas. Estos programas van destinados a un determinado grupo de trabajadores.

Por cada grupo de trabajadores se hace una propuesta detallada en la cual se especifica:

  • Tipología  de los asistentes
  • Título del curso o Acciones formativas.
  • Modalidad de la formación.
  • Objetivos generales y específicos.
  • Duración.
  • Contenido de los módulos
  • Requisitos del Formador y elección
  • Metodología.
  • Recursos didácticos
  • Evaluación inicial y final del curso

Tipos de programas

El diseño de los programas que se van a impartir se deciden según las necesidades de los trabajadores y de la empresa. Pueden tener diferentes finalidades: formar, desarrollar motivar.

Los programas más comunes son los siguientes:

Acogida : destinados a personal nuevo

Perfeccionamiento: para profundizar en conocimientos necesarios del puesto.

Reciclaje: para actualizar conocimientos, readaptar contenidos y técnicas.

Polivalencia: para desarrollar habilidades, actitudes y ofrecer nuevos conocimientos necesarios para desempeñar nuevas funciones.

Desarrollo directivo: destinado a mandos intermedios y directivos.

Complementarios: estos programas son programas formativos globales que se lanzan a todo el personal  para que aumente sus conocimientos y destrezas; abarcan áreas concretas por ejemplo:

  • Gestión administrativa.
  • Ofimática e informática.
  • Redes sociales.
  • Idiomas.
  • Prevención de riesgos laborales.
  • etc.

PROGRAMAS FORMATIVOS

  • Contenidos teórico y prácticos: ¿Qué conocimientos son necesarios según las  necesidades detectadas?
  • Audiencia destinataria: ¿A qué tipo  trabajadores de la empresa urge formar?
  • Número de personas convocadas: ¿Cuántas personas serían destinatarias?
  • Cronograma y calendario : ¿Qué mes del año es el más conveniente para formar?
  • Duración y horario: ¿Qué duración máxima tendrá la formación según necesidades de producción, y de conciliación de la vida personal de la plantilla?
  • Modalidad: ¿cómo será:presencial, semipresencial  u online?
  • Tipo de formación: ¿será píldora formativa, taller, curso, charla, Jornada?
  • Modalidad: ¿Cuál sería la más adecuada, teniendo en cuenta las características de la plantilla?
  • Lugar de impartición: ¿Dónde, dentro o fuera de la empresa?

#4 Evaluar los resultados de la formación

Es necesario medir el impacto de las acciones de formación valorando el cumplimiento de los objetivos esperados.

En esta fase se establecen  indicadores cuantitativos como por ejemplo: el número de participantes o acciones formativas, así como indicadores cualitativos, como por ejemplo, tipo de contenido práctico y elección de formadores.

Así mismo, se mide la satisfacción, el aprendizaje alcanzado y la posibilidad de aplicación práctica al puesto de trabajo.

 

#5 Implementar mejoras  en planes futuros de formación

En esta última fase, se atienden todas las experiencias y opiniones expresadas en las respectivas evaluación con el fin de optimizar la formación en proyectos futuros.

Así mismo, es conveniente realizar un informe sobre la rentabilidad de la formación.

Conclusión

Trabajar desde un plan de formación permite personalizar la formación así como diseñar  programas de formación para corregir, prevenir o cubrir carencias.

Son múltiples los beneficios de un plan de formación, en líneas generales:

  1. Incrementa las competencias profesionales permitiendo a los empleados un efectivo desempeño en el puesto.
  2. Mejora el desempeño a nivel individual ya que hacen posible   el  perfeccionamiento en su puesto de trabajo.
  3. Promueve el desarrollo personal al permitir adquirir nuevos conocimiento
  4. Favorece el rendimiento colectivo ya que los conocimientos pueden compartirse y siempre redundan en beneficio de un área o departamento.
  5. Permiten  la promoción a mejores puestos, mejorando la adquisición de competencias y garantizando en cierta manera un correcto desempeño.
  6. La empresa se actualiza y está en mejores condiciones de  conseguir sus metas.

 

Bibliografía recomendada:

IFES(2003). La formación continua de los trabajadores: manual del formador. Madrid.

GAIRÍN, Joaquín , ARMENGOL Carmen (2003). Estrategias de formación para el cambio organizacional. Barcelona.

Puchol Luis (2007) Dirección y gestión de RRHH, Editorial Díaz de Santos, Madrid .

 

Formación

Diagnóstico de necesidades

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El post trata sobre cómo realizar el estudio de necesidades de formación a partir de cinco pasos.

La elaboración de un plan de formación necesita de un estudio de detección de necesidades de formación el cual requiere de un estudio global sobre la situación de la realidad de la empresa, así como de la revisión del funcionamiento de su estructura interna: sus departamentos.(Equipo Mad Comunicación, 2005)

Esquema básico del análisis

  1. La situación actual de la empresa: objetivos, política, logros, cultura.
  2. El sector y los cambios
  3. Estudio de puestos: directorio de competencias y evaluación del desempeño
  4. Objetivos departamentales y grado de cumplimiento
  5. El clima interno

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Formación

¿A quién formar?

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El post trata sobre los análisis previos al plan: organización y personas. Destaca la conveniencia de editar un directorio de competencias y de fomentar la participación y colaboración de los trabajadores a partir de una campaña informativa.

No importa el tamaño de la empresa todas las organizaciones necesitan antes de diseñar el plan de formación revisar y valorar su realidad.

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Formación

¿Cómo formar?

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Cada vez las empresas toman más conciencia de la utilidad de la formación y ofrecen a sus empleados la posibilidad de realizar los cursos que deseen o bien, les plantean la posibilidad de asistir a unos cursos que organizan.

En mi opinión, la formación no debería realizarse por el interés de los cursos, sino porque es válida para ayudar a la empresa a conseguir sus metas. La formación que se facilita en las empresas debe orientarse a la resolución de problemas concretos, actuales, o bien a corregir las carencias que tiene.

El punto de partida: conocer la situación de la empresa

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