Pon color a tu comunicacion interna

Canales digitales internos

Este post cuenta que Sergio, en su trayecto a la oficina, va cavilando sobre los argumentos que utilizará para convencer a mandos y jefes de área para que se impliquen en el plan de medios. Resume 8 canales digitales aptos para una industria.

Sergio: pensando en el plan de medios para mi industria

¿En qué canales digitales nos conviene invertir?

Importancia del plan de medios en una empresa industrial

Sergio Fernández, de 34 años, responsable de Comunicación Interna se dirige a su trabajo, una industria de envases de plástico, ubicada a las afueras de Madrid, como siempre, lo hace de manera puntual. Sergio disfrutaba del trayecto casi tanto como su trabajo, el cual le encanta. Eran las 8 de la mañana de un caluroso mes de agosto, aunque ese día era bastante fresco, esta vez con las ventanillas bajas se regocijaba con la brisa que se colaba por ellas.

Pensando en el plan de medios

Mientras conduce, Sergio reflexiona: acerca del plan de medios, sobre la segmentación de públicos internos , sobre la estrategia de contenidos y cree que conviene crear por lo menos, 3 mensajes claves para cada una de las diferentes audiencias. Además,- pensaba Sergio- Aunque me lleve más tiempo, optimizaré cada canal oficial ya establecido y los nuevos canales tendrán su propio proyecto. Sergio conduce a una velocidad moderada, tiene el móvil apagado, contempla los paisajes arbolados que le dirigen a su destino. Después piensa en la batería de preguntas que lanzará en la próxima reunión del martes. Preguntaré a responsables de área  y mandos qué tipo de contenidos deben ser tratados a corto plazo.  Ese mismo día daré una explicación de cada canal, de sus objetivos, de las métricas y  votaremos los más convenientes para nuestra industria. Mientras pone el Cd Sonata para piano n.º 14  de Beethoven, su música clásica preferida, Sergio repasa algunos argumentos para terminar de sensibilizar a los líderes acerca de su participación en los nuevos canales. ¡Ya lo sé! -le surgen ideas respecto a los argumentos-  Tengo tres razones:

1.Crear equipos multidisciplinares

Si como industria el reto el mayor desafío es innovar,  necesitamos crear equipos multidisciplinarios y formar en gestión de equipos. Las organizaciones del futuro son planas y utilizan metodologías ágiles: scrum, Kanban, lean startup. Además, facilitan la interacción horizontal y diagonal. En este caso, convendría crear un blog de innovación el cual se publicitará con redes sociales internas.

2.Crear canales digitales y herramientas de trabajo colaborativas

Los canales internos digitales son idóneos para crear comunidades e interactuar con nuestras audiencias. Las herrmientas colaborativas agilizan proyectos y procesos y mejoran la productividad. Si queremos mejorar el flujo de conocimiento compartido es necesario apostar por canales digitales y herramientas tipo Trello, Slack que agilicen el trabajo en red. Y otro, puede ser:

3. Diseñar un estrategia de comunicación interna

La estrategia de comunicación debe partir del análisis de la situación actual, estar en coherencia con los objetivos del negocio, intentificar a las audiencias y los mensajes y luego centrarse en dos aspectos:

El plan de contenidos:

  • ¿Qué comunicar? (calendario de contenidos)
  • ¿A quién? (Audiencias segmentadas)
  • Formato (imagen, postcast, vídeo,etc.)

El plan de difusión

  • ¿Qué canales tenemos?
  • ¿A través de qué canales llegaremos a las audiencias segmentadas?
  • ¿Cuantos canales oficiales necesitamos?
  • ¿Qué canales digitales nuevos podríamos sumar?
¿Qué tipo de canales oficiales tenemos?  Una clasificación rápida de un listado de canales de comunicación interna puede ser la siguiente:
  1. Impresos:  revistas internas, tablones de anuncios, cartelería,  manual de acogida, anuario, folleto, flyer, etc.
  2. Digitales:  correo corporativo, blogs, Intranet y redes sociales corporativas
  3. Audiovisuales:  la TV Corporativa, noticiero corporativo, postcasts, videos, videoconferencias.
  4. Interpersonales: reuniones informativas, de objetivos, desempeño, eventos, convenciones, reuniones grupales-
Canales más utilizados: correos electrónicos, Intranet y cartelería interna; reuniones de equipo y reuniones interpersonales ¿Qué tipo de canales prefieren las audiencias internas? A la hora de elegir cuál es el mejor canal para comunicar debemos tomar en cuenta que no todos los canales sirven para todos los mensajes o públicos. Conviene tener en cuenta que los rasgos generacionales y sus preferencias para conectar.
  • Los Baby Boomers  aprecian las reuniones directas cara a cara, el teléfono o por correo electrónico. Valoran la información sólida y los detalles.
  • La Generación X prefieren las comunicaciones informales y flexibles con preferencia por el uso de e-mail, teléfono, mensajes de texto y Facebook. Valoran una etiqueta profesional.
  • Los Millennials prefieren las comunicaciones auténticas y rápidas, especialmente si se hacen por mensajes de texto, chat, correo electrónico o Instagram. Valoran la eficiencia y el enfoque digital.
  • La Generación Z aprecian las comunicaciones visuales, ràpidas y transparentes con preferencia por el cara a cara, Snapchat, YouTube, TikTok  Valoran el vídeo, la voz, los postcasts,
Para tomar decisiones eficientes respecto a los canales de comunicación interna, debemos considerar las siguientes variables:
  • Alcance: Masividad; Segmentación; Personalización. ¿Cuántas personas deben conocer y recibir el mensaje?.
  • Direccionalidad: Emisión; Escucha; Interacción. ¿Necesitamos feedback inmediato?
  • Tipo de Mensaje: Publicitario; Periodístico; Editorial; Informativo; Colaborativo; Socializador. ¿Qué características debe tener el mensaje? ¿ Qué formato?.
  • Impacto: Recordación; Saturación; Creatividad. ¿Qué queremos que genere el mensaje?.
  • Frecuencia: Periódico; Puntual. ¿Qué periodicidad van a tener los mensajes?.
  • Inversión: Tiempo; Personas; Dinero. ¿Que presupuesto tenemos para realizar la comunicación?.
  • Lógica Discursiva: Audiovisual; Presencial; Impreso; Digital. ¿Qué tipo de canal necesitamos?

Canales digitales internos: las 8 opciones

Los canales en los que estaba pensando optimizar y en otros casos, crear un proyecto, eran los siguientes:

8 canales digitales aptos para una empresa industrial

#1.  Intranet

Útil para gestionar el conocimiento de una organización, debe estar  bien diseñada y debe ser muy visual . Puede ser un sistema poderoso para permitir a una compañía hacer negocios en línea, permite que se pidan productos o servicios, efectuar pagos…

#2. Redes sociales corporativas internas

Proporcionan a los empleados un lugar para conectar, aportar y compartir. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Linkedin, cada red demanda un tipo contenido y para su uso es necesario crear un protocolo que debe respetarse. No es necesario estar en todas, hay que elegir la más conveniente para nuestros objetivos.

#3. Televisión corporativa

Resulta útil en organizaciones donde hay una gran circulación de gente, ascensores o salas de espera. Sus contenidos  deben adaptarse a la demanda y objetivos de cada industria, y es útil para transmitir mensajes de manera clara y concisa. Se puede incorporar dentro de un blog o una web.

#4 Digital Signage

Sistema de cartelería digital, a través del cual se transmiten  contenidos digitales emitidos a través de pantallas, paneles o proyectores Esta tecnología sustituye cada vez más los carteles tradicionales, permiten  visualizar información o incluso para facilitar la interacción con los contenidos.  Muy recomendado para campañas internas ya que consigue una comunicación más cercana.

#5. Wikis

Existen numerosos gestores que permiten crear una wiki empresarial de forma sencilla, rápida y, por supuesto, gratis. Las Wikis empresariales internas tienen múltiples utilidades, como: la obtención de ideas de los empleados,  espacio de comunicación de productos entre proveedores y clientes,  órgano para mejorar la productividad…

#6. Plataformas colaborativas para gestión de proyectos y comunicación interna

Los grupos de trabajo también tienen a su disposición herramientas colaborativas. Las más relevantes son Trello y Slack. Trello Esta plataforma permite organizar, interactuar y planificar el trabajo personal y compartirlo con tu equipo. Ofrece la posibilidad de crear  y trabajar con tableros, estos pueden organizarse según cada proyecto. Es una plataforma muy visual que te permite apreciar de un vistazo todo, opinar , interactuar, añadir colores, imágenes, links. Slack Una de las más completas plataformas. Tiene la alternativa de crear canales con diferentes temáticas y generar grupos privados. Además, permite compartir archivos de todo tipo y crear recordatorios.

#7. Sistemas de Mensajería

En procesos de transformación digital,  los equipos de trabajo se conectan por mensajería instantánea como Telegram y WhatsAPP y la organización teniendo en cuenta el auge del móvil  optan por diseñar sus propias Apps y crean bots. La gran ventaja de la mensajería interna respecto al correo electrónico es que las personas se comunican en tiempo real. Generalmente, el software está en la nube; y funcionan del mismo modo que los chats personales de mensajería instantánea. Requieren de unas reglas para su buen funcionamiento
  • Normas: hay que definir qué tipo de contenido se compartirá a través del chat interno y cuál no.  Cada colaborador debe saber dónde encontrar la información.
  • Contenido genérico:  Hay que utilizar cada canal de mensajería para lo que corresponda sin mezclar conversaciones o enviar mensajes no considerados.
  • Canales prioritarios: silenciar los canales menos urgentes permite recibir menos notificaciones y centrarse en los chats más relevantes para el día a día.
  • Hora límite: hay que respetar el derecho de cada persona a desconectar. Se debe fijar una hora límite para no molestar.
WhatsApp El uso de esta aplicación en un programa de comunicación interna, elimina el obstáculo de hacer que el personal se adapten a un sistema desconocido. Admite, además, audios, imágenes y vídeos. Existe la posibilidad de delimitar los perfiles para lanzar mensajes más personalizados. Al ser muy popular, puede ser útil para comunicar al personal mensajes urgentes o para dar a conocer campañas puntuales. Podemos ver el  doble check, para indicarnos cuando el contacto ya leyó nuestro mensaje. Formas de utilizarlo en comunicación interna Crear un bot. Un bot de WhatsApp ofrece una experiencia conversacional automatizada en tiempo real directamente en la app de mensajería, para ello debes tener habilitado el WhastApp bussiness Puede servir de elemento de apoyo para orientar al empleado. Un bot podría ser un asistente de onboarding que:
  • Facilite apoyo en relación con la documentación a cumplimentar. Ejemplo, asesoramiento y recordatorio sobre cómo rellenar formularios o explicaciones sobre puntos concretos del contrato…)
  • Resumen de datos relevantes sobre la historia de la empresa/equipo y los objetivos actuales
  • Información sobre las políticas y las normas de conducta de la empresa
  • Guías y apoyo para las herramientas digitales de la empresa, etc.
Recopilar feedback El feedback te ayudará a identificar y resolver problemas antes de que se convierta en un problema más serio. Así puedes lanzar una encuesta de feedback  breve, rápida y sencilla de completar. Impulsar el compromiso
  • Puedes enviar mensajes positivos/motivadores que unan al equipos
  • Agradecer por un trabajo bien hecho
  • Promover eventos sociales laborales ( eventos deportivos; concursos, etc.)
Telegram Presenta la ventaja de que los mensajes del chat se eliminan pasado un tiempo sin dejar rastro en el teléfono, porque se almacenan en la nube propia de la aplicación. A través de ella se pueden enviar archivos de hasta un 1,5 gigas. Los supergrupos permiten participar hasta 5.000 personas en ellos, algo ideal para grandes empresas y grupos temáticos. Además, existe la posibilidad de crear canales con un número ilimitado de miembros.

#8. Blogs corporativos 

Ofrecen contenidos útiles a sus clientes actuales y potenciales. Los blogs internos permiten compartir conocimiento y fortalecen el sentido de comunidad y pertenencia.  Deben seguir un calendario editorial, compartir contenido interesante y útil y suelen promocionarse a través de las redes sociales corporativas internas. Se pueden diseñar con diferentes fines, promover la innovación, fortalecer o crear comunidad, compartir opiniones y dialogar juntos.  Otras herramientas, softwares y canales APPS Son aplicaciones Móviles conectadas a Plataformas de Comunicación Corporativa. Son muchas sus utilidades, las más destacadas: facilitan al colaborador información de interés y puntual, permiten informar sobre acontecimientos urgentes, recibir alertas, realizar encuestas, lanzar nuevas ideas, acceder a formación. Muchas emplean la gamificación, concursos y juegos para mejorar la experiencia de sus usuarios. Bots La tecnología bot simula una conversación humana a través de una interfaz conversacional (chat). La conversación es básica en base a predicciones. Encuestas Las encuestas pueden ayudar a conocer los puntos de vista del personal. Existen diversas web que permiten su creación como por ejemplo: Typeform.com: Una plataforma especializada en encuestas y formularios. Tiene varios diseños entre los que elegir, y ofrece información rápida y sencilla de los resultados. También puedes añadir imágenes, vídeos o GIFs a tus encuestas y formularios Workplace by Facebook Su interfaz es similar a Facebook, dispone de un chat con todos los miembros del equipo de trabajo y un timeline con publicaciones que va haciendo la comunidad. Permite hacer vídeo llamadas y llamadas de audio grupales. Otras aplicaciones y softwares Google Currents incluye una página de inicio que puede ordenarse de forma cronológica o por relevancia. Además, permite compartir enlaces, imágenes, texto, encuestas y contenido de las cuentas de Google Drive, crear contenido y blogs interactivos. OnSemble proporciona una intranet para empleados y un paquete colaborativo para las empresas con el fin de conseguir un mayor compromiso. Permite a los empleados realizar un seguimiento de sus objetivos, chatear, colaborar y descubrir las últimas noticias de la empresa a través de cualquier dispositivo. Este software incluye funcionalidades que se integran con herramientas de Microsoft como Sharepoint, Office 365, Outlook… entre otros. Samepage es una aplicación de colaboración para equipos de trabajo. Facilita la colaboración en equipo a través de  listas de tareas, chats de video grupales, mensajes instantáneos, archivos, agendas de reuniones, temas de discusión, programación…. Además de otras muchas opciones en una sola plataforma. Samepage es adecuado para PYMES Y grandes organizaciones, para agencias, departamentos de MK, RRHH, entre otras. SnapComms es un proveedor de software de comunicación interna que ayuda a captar  la atención de los empleados a través de una gama de herramientas dinámicas que evitan la necesidad de usar el correo electrónico. DeskAlerts es un sistema de software de comunicación interna para enviar instantáneamente mensajes  a los ordenadores, teléfonos inteligentes o tabletas del personal y captar su atención. Se trata de mensajes emergentes en las pantallas y las notificaciones en los dispositivos móviles. También  pueden incluirse encuestas, sondeos, cuestionarios, protectores de pantalla corporativos, fondos de pantalla corporativos, señalización digital así como ejecutar una campaña de comunicación interna integral, entre otras prestaciones.  

Nuestra propuesta:

Si una industria desea adquirir notoriedad a través de redes sociales corporativas, blog corporativo etc. no debe limitarse a dar de alta el perfil de la empresa es importante que tenga una presencia activa y estratégica a través de un Plan de canales digitales internos. Los canales internos al ser espacios oficiales deben ser periódicos y sistemáticos. En Talentos Reunidos podemos ayudarte a optimizar tus canales internos o bien, a diseñar un proyecto integral de canales digitales.  

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