Claves de la Comunicación interna

Este post con el acrónimo COMUNICACIÓN INTERNA señala 19 retos necesarios para la gestión de la comunicación interna.

 

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La Comunicación interna es una disciplina en auge y  en efecto, ya muchas organizaciones tienen áreas,unidades y/o departamentos de comunicación interna. Sin embargo aún hay entidades que  desconocen sus beneficios.

A continuación, con el acrónimo COMUNICACIÓN INTERNA os dejo con 19 retos de la buena comunicación interna.

¿Qué reto elegirías para trabajar en tu organización?

 

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Auditoría de comunicación interna

Este post destaca por qué debe realizarse una auditoría y las 4 fases que incluye:  documentación, operativa,  procesamiento y resultados.

Proyecto empresarial interno

La auditoría de comunicación interna: un balance necesario

Así como todas las empresas generan al final de su ejercicio unos resultados de pérdidas y ganancias que debemos tener en cuenta para seguir mejorando la gestión económica, en comunicación interna también es necesario  valorar cómo estamos cumpliendo la responsabilidad de comunicar.

La auditoría de comunicación interna tiene como finalidad valorar el estado y la efectividad de las acciones emprendidas  durante un periodo concreto en comunicación interna.

La auditoría de comunicación interna es un balance de cómo estamos comunicando y cómo debemos comunicar.

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Gestión de la información en la empresa

Este post desarrolla las siguientes preguntas:   ¿Sobre qué  informar? ¿Qué información es necesaria, importante y prioritaria en una empresa? ¿Cómo organizar la información en la empresa?

 Ideas-informacion

 

¿ Cómo gestionar la información en una empresa?

Organizar  la información para gestionar el conocimiento

La organización de la información está relacionada con la gestión del conocimiento de una empresa, esta responsabilidad requiere convertir el dato la información en conocimiento  útil, el mismo que debe ser sistematizado, seleccionado y compartido con audiencias concretas de la organización.

3 consejos para gestionar la información

#1 Considerar que la información perece y puede perder interés.

La información actual, oportuna y de calidad es un valor añadido, indispensable para la toma de decisiones, así como para promover  equipos de trabajo y colaboradores  actualizados y eficientes.

Ante la avalancha de información que nos abruma, conviene gestionarla desde un orden y con criterios de actualidad e importancia. De esta manera, la información que circula y  el conocimiento que se comparte en la empresa servirá a los objetivos del negocio, a unas necesidades puntuales y actuales.

#2 Dedicar unas horas de la jornada a valorar y decidir cómo gestionarla

Aunque compartir la información debería ser compromiso de todos y  las empresas invierten en un software documental  para su almacenamiento y gestión, corresponde al profesional responsable del área de comunicación interna las siguientes responsabilidades:

  • Seleccionar, valorar y clasificar la información disponible.
  • Tener en cuenta  el perfil  de las audiencias y sus temáticas de interés.
  • Determinar el tratamiento informativo que puede tener: noticia, post, artículo, entrevista…
  • Elegir el canal más adecuado para su difusión.
  • Incorporar algún elemento visual o audiovisual que garantice su impacto.
  • Oportunidad de la publicación del contenido
  • Promocionar la información
  • Realizar métricas de su impacto

#3 Estudiar el proceso de cada mensaje

 

La gran batalla que aspira ganar este profesional es la de los mensajes oportunos, a través del medio más adecuado, previa segmentación de públicos internos y evaluación de su impacto.

 

En este sentido, hay que valorar:

  • Qué se va a comunicar
  • Quién va a comunicar, cuándo
  • A quién, a través de qué canal
  • Cómo se va a comunicar.
  • Cómo vamos a medir el impacto.

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Comunicación interna: desafíos

Claves en la gestión de la comunicación interna online y offline

Este post trata acerca de las 5 acciones claves necesarias para que la gestión de la comunicación interna cumpla las expectativas previstas. En cada desafío, incluyo dos preguntas importantes.

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Las organizaciones siguen evolucionando y la gestión de la comunicación interna avanza hacia la digitalización.

La gestión de la comunicación interna es digital y está cambiado el rol de los empleados más activos y participativos.

Al margen de reconocer como clave y decisiva la comunicación interna online, sigue siendo importante gestionar la comunicación offline, que a su vez requiere  de un proceso de análisis y de acción.

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El Dircom

EL DIRCOM ACTUAL

Este post explica qué es un DIRCOM, destaca sus desafíos y tareas estratégica. Expone los 4 retos permanentes del Dircom actual: construir relaciones,  salvaguardar la imagen y reputación de la empresa, liderar políticas de gestión de marca y responsabilidad social y moderar diálogos.

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Si hay algo que es tendencia en la empresa actual es su vocación al diálogo y a la transparencia con todos sus públicos. En este contexto,  la figura del Dircom es imprescindible, este profesional es el eslabón que une a la empresa con sus  stakeholders (públicos vinculados), el responsable de generar comunicación a fin de ganar su confianza.

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Funciones de la comunicación interna

Este post trata sobre la misión del responsable de comunicación interna y las responsabilidades que asume. Explica las diferentes funciones alternativas que pueden ser desarrolladas por el profesional de la comunicación interna.

¿Qué hace un responsable de comunicación interna?

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EL ÁREA DE COMUNICACIÓN INTERNA

Aunque sepamos que la comunicación interna es responsabilidad de todos los integrantes de una organización, debe existir un área, o por lo menos, una persona responsable de esta misión.

La persona elegida debe tener conocimiento del negocio, de su plan estratégico y, estar próxima a la Dirección General de la empresa. 

MISIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

El comunicador interno tendrá la siguiente misión:

Liderar, animar y fomentar el diálogo interno entre  todas las áreas del negocio, cuidando  la eficacia de todo el proceso de comunicación.

En esta misión debe implicarse desde la Dirección general hasta los mandos medios. Cuando el CEO se implica, se fortalece la legitimidad del área de comunicación interna.

Si se pretende fomentar una cultura participativa y convertir al colaborador en embajador de la marca interna, hay que implicar a todos, incluyendo a los influencers. 

5 Responsabilidades del comunicador interno

1.MEDIR

Realizar de forma periódica una auditoría de Comunicación Interna y estudios de clima laboral.

2.PLANIFICAR

Diseñar el plan estratégico de Comunicación Interna en coordinación con la Dirección General y el área de Marketing, Comunicación Externa y Recursos Humanos.

3. COMUNICAR

 Favorecer la comunicación 360º a través de la implantación de un plan integral de comunicación en coordinación con comunicación externa, marketing y recursos humanos.

Fomentar una cultura interna digital y cooperativa a través del uso de nuevas tecnologías: uso de la web, redes sociales y teléfono móvil.

4.ASESORAR

Apoyar y asesorar al Comité de Dirección, y a todos los colaboradores en general, para que sean mejores comunicadores.

5.EVALUAR

Diseñar, implantar, realizar un seguimiento de los canales oficiales de la empresa.

 5 FUNCIONES  DEL COMUNICADOR INTERNO

El responsable de Comunicación Interna, dependiendo del tipo de empresa, número de trabajadores y recursos asignados,  puede desempeñar funciones integradoras, informativas, preventivas, colaborativas y evaluadoras.

Todo depende de la circunstancias de cada empresa, de las prioridades y del personal de apoyo.

Funciones de la comunicación interna

 #1 Función integradora

El responsable de Comunicación Interna fomenta la cohesión interna, mejora el sentimiento de orgullo de pertenencia. Para ello, alinea al personal en los valores y objetivos del negocio, responsabilidad que desarrolla basado en un diagnóstico de clima laboral.

Cuidar y medir el clima laboral.

  • Evaluar la gestión empresarial preguntando a los colaboradores sobre aspectos claves: estilo de liderazgo, formación, compañerismo, información, etc. La mejor manera de recopilar información sobre estas cuestiones es a través de una encuesta anónima.
  • Medir por lo menos anualmente,  la percepción y satisfacción del personal, estableciendo tablas comparativas, indicando fortalezas, debilidades y avances.
  • Con la resultados del estudio de clima, elaborar un DAFO interno y proponer un plan de acción
    • Determinar la problemática y definir los objetivos del plan de comunicación.
    • Formar en habilidades de comunicación a todo el personal, especialmente a líderes y mandos medios,

    • Crear espacios de encuentro, de participación, de conocimiento entre áreas con la finalidad de prevenir conflictos internos.

    • Organizar eventos sociales y festejos importantes : aniversario de la empresa, comidas, cena de navidad…
    • Asistir a todos los actos y eventos sociales internos celebrados dentro de la empresa.

#2 Función informativa y comunicadora

El responsable de Comunicación Interna mejora la escucha y promueve el entendimiento entre las diferentes áreas, mejorando la calidad de los procesos productivos.

Gestionar la información y la comunicación online y offline

  • Detectar  oportunidades y necesidades  informativas.
  • Selección y archivo de toda  información útil y de interés sobre la actividad de la empresa –proyectos y resultados–, sobre el entorno del negocio destinado al colaborador.
    • Gestionar la documentación mediante fuentes seleccionadas y especializadas: nacionales, extranjeras y locales, sobre temas de interés o que afecten al sector empresarial.
    • Gestión y selección de la información para la gestión del cambio.
  • Tratamiento de la información según el medio y audiencias, compartiendo y difundiendo contenido útil, interesante, de gran valor.
  • Preparación diaria de un reporte de noticias aparecidas en diferentes medios: prensa diaria y revistas especializadas.
    • Elaborar dossieres informativos a través de una newsletter digital y/o intranet.

Difundir  la cultura corporativa y el proyecto empresarial

  • Promover el conocimiento de la misión, visión y valores del negocio
  • Sensibilizar sobre los proyectos de cambio: explicarlos

Diseñar políticas, manuales y estrategias de comunicación online y offline

  • Diseño y propuestas  de políticas y procedimientos de comunicación.
  • Diseño de estrategias de acción y prevención.
  • Diseño de manuales de identidad corporativa.
  • Diseño de manuales de acogida al personal.
  • Diseño de manuales de estilo y protocolo de diferentes canales offline.
  • Diseño del manual y un protocolo de uso de canales online y redes sociales.

Proponer, diseñar y evaluar  todos los  planes de comunicación que se implanten

  • Diseñar, gestionar, seguir y evaluar el plan estratégico de Comunicación Interna de la empresa.
  • Proponer planes de acogida al nuevo personal y de despedida a los que finalizan su servicio.
  • Crear campañas internas.

Fomentar  la creación de comunidades virtuales

  • Promover las “conversaciones” usando herramientas colaborativas para pensar juntos y  trabajar en proyectos en red y en equipo.
  • Crear y consolidar comunidades virtuales de seguidores internos, garantizando la inmediatez, la interacción y la difusión de contenido de calidad y de impacto.

Asesorar y colaborar con el community manager

  • Apoyar en todo lo relacionado con manuales de protocolo y perfiles sociales corporativos.
  • Trabajar en coordinación con el diseñador a fin de que las imágenes digitales sean atractivas, interactivas y acordes a la temática.
  • Diseñar canales online colaborativos intranet, foros, blog, wikis, newsletter diaria, etc.
  • Diseñar mensajes claves adaptados a las diferentes audiencias internas.
  • Personalizar mensajes.

#3 Función preventiva

El responsable de comunicación interna ayuda a la prevención y a resolver  las diferentes crisis :  laborales, de productos o servicios, de identidad digital, etc.

Gestionar y prever crisis 

  • Conformar el gabinete de crisis. Creación de un manual y un plan de crisis a fin de estar preparados  ante sucesos imprevistos.
  • Generar planes y protocolos de acción dependiendo del tipo de crisis que estalla.
  • Gestionar la expectación y el entendimiento de los grupos o sectores afectados.
  • Evaluar los planes de acción y las soluciones en busca de su optimización.

Prevenir conflictos internos y proyectos de liderazgo

  • Participar en el diseño de protocolos de solución de conflictos internos
  • Proponer proyectos de formación de mejora de liderazgo.

#4 Función colaborativa

El responsable de Comunicación Interna necesita crear espacios de encuentro y acercamiento entre áreas y entre personas.

Buscará sensibilizar y convencer antes que imponer.

Promueve una cultura colaborativa y de innovación.

  • Necesitará crear conciencia de responsabilidad compartida
  • Favorecerá el intercambio de conocimiento y de aportes.
  • Velará por las buenas relaciones humanas.
  • Promoverá el uso de redes sociales internas

Desde este punto de vista, puede realizar una labor de apoyo para fomentar la innovación, en coordinación con I+D

Proyectos de reconocimiento, formación y  de localización del talento

  • Apoyo de propuestas relacionadas con proyectos de reconocimiento.
  • Propuestas para programas de formación con diferentes propósitos. Por ejemplo: formar a los trabajadores en temas de protocolo y uso de redes sociales, entrenar al personal en situaciones de crisis, preparar al personal para un cambio, formar a líderes en habilidades de comunicación, etc.

Promover el trabajo de equipos multidisciplinares

  • Promover la conformación de equipos  multiculturales, de diferentes áreas y con diferentes perfiles.
  • Fomentar la creación de equipos de alto rendimiento: investigación, calidad, creatividad,  innovación, solución de problemas…
  • Proponer premios a los resultados obtenidos por los equipos
  • Difundir logros y buenas prácticas a partir de convocar a sesiones informativas en línea o, reuniones en cascada.

Fomentar una cultura de creatividad e innovación 

  • Realizar campañas para optimizar el producto o servicio que ofrece la empresa.
  • Fomentar la transferencia de conocimiento importante y útil para las necesidades actuales del negocio.
  • Generar temas de conversación en los canales online que fomenten nuevas ideas y la participación de los colaboradores.
  • Fomentar la creatividad y la mejora de procesos a través del buzón de sugerencias, de redes sociales, blogs internos o, de cualquier otro canal digital que disponga la empresa.

Promover investigaciones  cuantitativas y cualitativas

  • Idear encuestas y estudios para diagnosticar la apertura al cambio digital.
  • Participación en el diseño de encuestas 360 grados.
  • Diseñar  estudios de responsabilidad social interna.


# 5. Función evaluadora

Desde esta función se pretende hacer un seguimiento de las actividades y proyectos de comunicación interna, así como evaluar.

El fin último es medir el impacto, establecer mejoras y corregir desviaciones.

Gestión de auditoría

  • Cuidar la eficacia de todos los canales oficiales de comunicación en el proceso de comunicación: mensajes, contenido, feedback.
  • Evaluar  la mejora del impacto de los mensajes y canales.
  • Realizar propuestas para optimizar los canales de comunicación implantados.

Seguimiento del impacto de las acciones realizadas

–  Establecer métricas de impacto y resultados de cada una de las actividades realizadas por comunicación interna.

Algunos ejemplos:

  • % de empleados que según la última encuesta de clima se encuentran insatisfechos/ satisfechos
  • Número de clics en el blog de innovación
  • Número de aportes en campaña de sugerencias
  • Incrementos de seguidores en las redes sociales corporativas.

– Acciones de seguimiento y realizar métricas

  • Al contenido generado por líderes y otros colaboradores clave, en las redes sociales, destacando las mejores contribuciones.
  • Al cumplimiento de protocolos de comunicación digital (reglas de juego) en las redes sociales por parte de los empleados.
  • A los contenidos en material impreso y en soportes digitales:
    • Página web, blogs, Facebook, Twitter
    • A la intranet : boletines de noticias, podcasts, vídeos, wikis, correos electrónicos de voz, foros, feeds de noticias…

Este seguimiento y diseño de métricas, nos permite garantizar el uso eficaz y la inversión en  todos los canales de comunicación internos activos.

 Nuestras propuestas

1º Ante las innumerables potencialidades de la Comunicación Interna, soy partidaria de focalizarnos en dos funciones, recordando que, la función básica del comunicador interno es alinear los objetivos del área de comunicación interna con los objetivos de la empresa.

2º Antes de gestionar oficialmente la Comunicación Interna, es imprescindible diseñar: una política de comunicación y por supuesto, haber diseñado un plan estratégico, acorde a la misión  y recursos del puesto.

 ¿Qué opinas? ¿Cuáles son, para ti, las dos funciones elementales con las que se debe empezar a trabajar?

 

Comunicación interna: ¿qué es? y ¿para qué?

Este post responde a tres preguntas: ¿qué es la comunicación interna? ¿quién debe liderarla? ¿porqué es necesaria su gestión ?

En los años 90 eran pocas las empresas españolas que tenían un responsable de comunicación interna, hoy gracias al cambio de mentalidad directiva y al avance de las nuevas tecnologías son muchas organizaciones que delegan esta función a un experto, titulado para tal fin.

En plena economía digital, la comunicación interna  está desligándose de la función de personal para ser considerada como una función estratégica, decisiva para la rentabilidad y sostenibilidad de la actividad empresarial.

¿Qué es la comunicación interna?

La Comunicación interna, lejos de ser una moda es una gestión básica y estratégica  para cualquier tipo de empresa u organización, que puede utilizarse con diferentes fines: informar, compartir, recordar, motivar, explicar, persuadir y conversar.

Como función profesional, permanente y planificada favorece el conocimiento de la organización, así como su integración y  comprensión hacia las actuaciones empresariales.

qué es y para qué sirve la comunicación interna

Cuando hablamos de comunicación interna nos estamos refiriendo a todos aquellos procesos  de comunicación que se desarrollan en el ámbito interno de las organizaciones y empresas, entre personas, áreas o equipos. Abarca todos los mensajes internos dirigidos a los colaboradores internos, a través de diferentes canales.

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