Claves de la Comunicación interna

Este post con el acrónimo COMUNICACIÓN INTERNA señala 19 retos  que puedes perseguir desde cualquier proyecto.

 

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Si bien es cierto que la Comunicación interna es una disciplina en auge y que en efecto, ya muchas organizaciones tienen áreas,unidades y/o departamentos de comunicación interna, aún hay entidades que  desconocen sus beneficios.

A continuación, con el acrónimo COMUNICACIÓN INTERNA os dejo con 19 retos de la buena comunicación interna.

¿Qué reto elegirías para trabajar en tu organización?

Te sugiero que elijas 2.

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Auditoría de comunicación interna

Este post destaca por qué debe realizarse una auditoría y las 4 fases que incluye:  documentación, operativa,  procesamiento y resultados.

Proyecto empresarial interno

La auditoría de comunicación interna: un balance necesario

Así como todas las empresas generan al final de su ejercicio unos resultados de pérdidas y ganancias que debemos tener en cuenta para seguir mejorando la gestión económica, en comunicación interna también es necesario realizar un balance que nos permita valorar cómo hemos desarrollado y cumplido la responsabilidad de comunicar.

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Gestión de la información en la empresa

Este post desarrolla las siguientes preguntas:   ¿Sobre qué  informar? ¿Qué información es necesaria, importante y prioritaria en una empresa? ¿Cómo organizar la información en la empresa?

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La organización de la información está relacionada con la gestión del conocimiento de una empresa, esta responsabilidad requiere convertir el dato la información en conocmiento  útil, el mismo que debe ser sistematizado y compartido en la organización.

La información actual, oportuna y de calidad es un valor añadido, indispensable para la toma de decisiones, así como para crear equipos y colaboradores más actualizados y eficientes.

Aunque compartir la información debería ser compromiso de todos, corresponde al profesional responsable del área de comunicación interna:

  • Seleccionar la información disponible.
  • Determinar las audiencias y temáticas de interés
  • Tratamiento informativo: noticia, post, artículo, entrevista
  • Elección del canal más adecuado
  • Publicación del contenido
  • Promoción

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Comunicación interna: desafíos

Claves en la gestión de la comunicación interna online y offline

Este post trata acerca de las 5 acciones claves necesarias para que la gestión de la comunicación interna cumpla las expectativas previstas. En cada desafío, incluyo dos preguntas importantes.

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Las organizaciones siguien evolucionando y la gestión de la comunicación interna también. Hoy, la comunicación interna 2.0 está cambiado la forma de dirigirse a los colaboradores, pero aún, sigue siendo importante gestionar la comunicación offline, hacerlo de la forma correcta es todo un reto, afrontarlo requiere de un proceso de análisis y de acción.

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El Dircom

EL DIRCOM ACTUAL

Este post trata sobre los 4 retos del Dircom actual: construir relaciones,  salvaguardar la imagen y reputación de la empresa, liderar políticas de gestión de marca y responsabilidad social y, moderar diálogos.

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Si hay algo que es tendencia en la empresa actual es su vocación al diálogo y a la transparencia con todos sus públicos. En este contexto,  la figura del Dircom es básica, este profesional es el eslabón que une a la empresa con sus públicos vinculados, el responsable de generar comunicación a fin de ganar su confianza.

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Funciones de la comunicación interna

Este post trata sobre la misión del responsable de comunicación interna y las diferentes funciones alternativas que pueden ser desarrolladas por el profesional de la comunicación interna.

¿Qué hace un responsable de comunicación interna?

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EL ÁREA DE COMUNICACIÓN INTERNA

Aunque sepamos que la comunicación interna es responsabilidad de todos los integrantes de una organización, debe existir un área, o por lo menos, una persona responsable de esta misión. La persona elegida debe tener un profundo conocimiento del negocio y estar próxima a la Dirección General de la empresa.

MISIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

El profesional responsable tendrá la siguiente misión:

Liderar, animar y fomentar el diálogo interno entre  todas las áreas del negocio, cuidando  la eficacia de todo el proceso de comunicación.

En esta misión debe implicarse desde la Dirección general hasta los mandos medios. Si se pretende fomentar una cultura participativa y convertir al colaborador en embajador de la marca interna, hay que implicar a todos. Y este grupo también deberían estar los influencers.

Responsabilidades del comunicador interno

MEDIR

Realizar de forma periódica una auditoría de Comunicación Interna y estudios de clima laboral.

– PLANIFICAR

Diseñar el plan estratégico de Comunicación Interna en coordinación con la Dirección General y el área de Marketing, Comunicación Externa y Recursos Humanos.

Favorecer la comunicación 360º a través de la implantación de un plan integral de comunicación.

Fomentar una cultura interna digital y cooperativa a través del uso de nuevas tecnologías: uso de la web, redes sociales y teléfono móvil.

ASESORAR

Apoyar y asesorar al Comité de Dirección, y a todos los colaboradores en general, para que sean mejores comunicadores.

 EVALUAR

Diseñar, implantar, realizar un seguimiento de los canales oficiales de la empresa.

 FUNCIONES  DEL COMUNICADOR INTERNO

El responsable de Comunicación Interna puede desempeñar funciones integradoras, informativas, preventivas, colaborativas y evaluadoras. Todo depende de la circunstancias de cada empresa, del presupuesto asignado y del personal de apoyo.

 #1 Función integradora

El responsable de Comunicación Interna fomenta la cohesión interna, mejora el sentimiento de orgullo de pertenencia. Para ello, alinea al personal en los valores y objetivos del negocio, responsabilidad que desarrolla basado en un diagnóstico de clima laboral.

Cuidar y medir el clima laboral.

  • Evaluar la gestión empresarial preguntando a los colaboradores sobre aspectos claves: estilo de liderazgo, formación, compañerismo, información, etc. La mejor manera de recopilar información sobre estas cuestiones es a través de una encuesta anónima.
  • Medir anualmente  la percepción y satisfacción de los talentos de la empresa estableciendo tablas comparativas, de fortalezas, debilidades y avances. Elaborar un DAFO interno.
  • Utilizar la información recogida en el estudio de clima para determinar la problemática y definir los objetivos del plan de comunicación.
  • Formar en habilidades de comunicación a todo el personal, especialmente a líderes y mandos medios,

  • Crear espacios de encuentro, de participación, de conocimiento entre áreas con la finalidad de prevenir conflictos internos.

  • Organizar eventos sociales y festejos importantes : aniversario de la empresa, comidas, cena de navidad…
  • Asistir a todos los actos y eventos sociales internos celebrados dentro de la empresa.

#2 Función informativa y comunicadora

El responsable de Comunicación Interna mejora la escucha y promueve el entendimiento entre las diferentes áreas, mejorando la calidad de los procesos productivos.

Gestionar la información y la comunicación online y offline

  • Detectar  oportunidades y necesidades  informativas.
  • Selección y archivo de toda  información útil y de interés sobre la actividad de la empresa –proyectos y resultados–, sobre el entorno del negocio destinado al colaborador.
  • Documentación mediante fuentes seleccionadas y especializadas: nacionales, extranjeras y locales, sobre temas de interés o que afecten al sector empresarial.
  • Gestión y selección de la información para la gestión del cambio.
  • Tratamiento de la información según el medio y audiencias, compartiendo y difundiendo contenido útil, interesante, de gran valor.
  • Preparación diaria de un reporte de noticias aparecidas en diferentes medios: prensa diaria y revistas especializadas.
  • Elaborar dossieres informativos a través de una newsletter digital y/o intranet.

Difundir  la cultura corporativa y el proyecto empresarial

Promover el conocimiento de la misión, visión y valores del negocio

Diseñar políticas, manuales y estrategias de comunicación online y offline

  • Diseño y propuestas  de políticas y procedimientos de comunicación.
  • Diseño de estrategias de acción y prevención.
  • Diseño de manuales de identidad corporativa.
  • Diseño de manuales de acogida al personal.
  • Diseño de manuales de estilo y protocolo de diferentes canales offline.
  • Diseño del manual y un protocolo de uso de canales online y redes sociales.

Proponer, diseñar y evaluar  todos los  planes de comunicación que se implanten

  • Diseñar, gestionar, seguir y evaluar el plan estratégico de Comunicación Interna de la empresa.
  • Proponer planes de acogida al nuevo personal y de despedida a los que finalizan su servicio.
  • Crear campañas internas.

Fomentar  la creación de comunidades virtuales

Promover las “conversaciones” usando herramientas colaborativas para pensar juntos y  trabajar en proyectos en red y en equipo.

Crear y consolidar comunidades de seguidores internos participativos, ofreciéndoles información rápida, contenido de calidad y respuestas inmediatas.

Asesorar y colaborar con el community manager

Apoyar en todo lo relacionado con manuales de protocolo y perfiles sociales corporativos.

Trabajar en coordinación con el diseñador a fin de que las imágenes digitales sean atractivas, interactivas y comuniquen.

Diseñar canales online colaborativos y adaptar los mensajes a nuestra audiencia: intranet, foros, blog, wikis, newsletter diaria, etc.

#3 Función preventiva

El responsable de comunicación interna ayuda a la prevención y a resolver  las diferentes crisis :  laborales, de productos o servicios, de identidad digital, etc.

Gestionar y prever crisis y conflictos

  • Conformar el gabinete de crisis. Creación de un manual y un plan de crisis a fin de estar preparados  ante sucesos imprevistos.
  • Generar planes y protocolos de acción dependiendo del tipo de crisis que estalla.
  • Gestionar la expectación y el entendimiento de los grupos o sectores afectados.
  • Evaluar los planes de acción y las soluciones en busca de su optimización.

#4 Función colaborativa

El responsable de Comunicación Interna necesita crear espacios de encuentro y acercamiento entre áreas, entre personas.  Busca sensibilizar, convencer antes que imponer. Necesita así, crear conciencia de responsabilidad compartida, de intercambio, de buenas relaciones humanas, de una cultura de calidad total y de innovación.

Desde este punto de vista, puede realizar una labor de apoyo en la consolidación de un tipo de cultura y una labor de apoyo a la gestión del conocimiento y de la innovación.

Gestionar, localizar y retener el talento

– Apoyo en ideas, propuestas relacionadas con planes de formación ligados a la comunicación.

-Propuestas para programas de formación con diferentes propósitos. Por ejemplo: formar a los trabajadores en temas de protocolo y uso de redes sociales, entrenar al personal en situaciones de crisis, preparar al personal para un cambio, formar a líderes en habilidades de comunicación, etc.

Gestionar el conocimiento organizacional y  el trabajo en equipo

– Organizar sesiones informativas, reuniones en cascada aprovechando los recursos que nos ofrecen  las nuevas tecnologías.

– Fomentar la transferencia de conocimiento importante y útil para las necesidades actuales del negocio.

Generar temas de conversación en los canales online que fomenten nuevas ideas y la participación de los colaboradores.

Fomentar una cultura de creatividad e innovación 

– Fomentar la creatividad y la mejora de procesos a través del buzón de sugerencia o cualquier otro medio de comunicación, para optimizar el producto o servicio que ofrece la empresa.

– Fomentar la creación de equipos de alto rendimiento: investigación, calidad, creatividad,  innovación, solución de problemas…

Promover investigaciones  cuantitativas y cualitativas

– Idear encuestas y estudios para diagnosticar la apertura al cambio digital.

– Participación en el diseño de encuestas 360 grados.

– Diseñar  estudios de responsabilidad social interna.


# 5. Función evaluadora

Desde esta función se busca evaluar para medir el impacto, establecer mejoras y corregir desviaciones.

Gestión de auditoría

– Cuidar la eficacia de todos los canales oficiales de comunicación en el proceso de comunicación: mensajes, contenido, feedback.

–  Evaluar  la mejora del impacto de los mensajes y canales.

– Realizar propuestas para optimizar los canales de comunicación implantados.

Seguimiento del impacto de los canales oficiales

–  Realizar auditorías de información y comunicación.

  • Las métricas de las redes sociales nos permiten mejorar la eficacia de  la implantación de los social media.

– Recomendamos hacer un seguimiento:

  • Al contenido generado por líderes y otros colaboradores clave en las redes sociales, destacando las mejores contribuciones.
  • Al cumplimiento de protocolos de comunicación digital (reglas de juego) en las redes sociales por parte de los empleados.
  • A los contenidos en material impreso y en soportes digitales: página web, blogs, Facebook, Twitter.
  • A la intranet : boletines de noticias, podcasts, vídeos, wikis, correos electrónicos de voz, foros, feeds de noticias…

–   Este seguimiento y control nos permite garantizar el uso eficaz y la inversión en  tosoa los canales de comunicación internos, sin olvidar: la revista interna semestral impresa, las reuniones semestrales, etc.

 Nuestras propuestas

1º Ante los innumerables aportes y  potencialidades de la Comunicación Interna, soy partidaria de focalizarnos en dos funciones, recordando que la función básica es alinear los objetivos del área de comunicación interna con los objetivos de la empresa.

2º Antes de gestionar oficialmente la Comunicación Interna, es imprescindible diseñar: política de comunicación, estrategia, el plan, teniendo clara la misión, los objetivos y recursos del puesto.

Y tú amig@, ¿qué opinas? ¿Cuáles son, para ti, las dos funciones elementales con las que se debe empezar a trabajar?

 

Comunicación interna: ¿qué es? y ¿para qué?

Este post responde a tres preguntas: ¿qué es la comunicación interna? Sobre la importancia y necesidad de profesionalizar la comunicación interna.

En los años 90 eran pocas las empresas españolas que tenían un responsable de comunicación interna, hoy gracias al cambio de mentalidad directiva y al avance de las nuevas tecnologías son muchas organizaciones que delegan esta función a un experto, titulado para tal fin.

La Comunicación interna, lejos de ser una moda es una gestión básica que puede utilizarse con diferentes fines: informar, recordar, motivar, persuadir y conversar. Favorece el conocimiento de la organización, así como su integración y  comprensión hacia las actuaciones empresariales.

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¿Qué es la comunicación interna?

Se refiere a las comunicaciones que se desarrollan dentro de una organización.

Podría definirse como  el conjunto de actividades programadas desde un plan, las cuales son diseñadas, ejecutadas y evaluadas desde el área de comunicación interna. Están dirigidas a los colaboradores de la organización, con el fin de dar a conocer  qué es,  qué hace, qué pretende  y cómo marcha la organización y de alinear al personal con los objetivos organizacionales.

Su finalidad  es promover el diálogo y las conversaciones entre todas las áreas que integran la organización, dentro de un marco de transparencia, entendimiento y participación.

Cuando la empresa asigna un responsable a esta función, este profesional institucionaliza un sistema de comunicaciones a partir de un plan, el mismo que comprende  actividades, canales , programas y mensajes destinados  a las diferentes audiencias que integran la organización.

 

¿Por qué es necesaria la comunicación interna en cualquier organización? Continue reading “Comunicación interna: ¿qué es? y ¿para qué?”