Este post desarrolla las siguientes preguntas: ¿Sobre qué informar? ¿Qué información es necesaria, importante y prioritaria en una empresa? ¿Cómo organizar la información en la empresa?
¿ Cómo gestionar la información en una empresa?
Organizar la información para gestionar el conocimiento
La organización de la información está relacionada con la gestión del conocimiento de una empresa, esta responsabilidad requiere convertir el dato la información en conocimiento útil, el mismo que debe ser sistematizado, seleccionado y compartido con audiencias concretas de la organización.
3 consejos para gestionar la información
#1 Considerar que la información perece y puede perder interés.
La información actual, oportuna y de calidad es un valor añadido, indispensable para la toma de decisiones, así como para promover equipos de trabajo y colaboradores actualizados y eficientes.
Ante la avalancha de información que nos abruma, conviene gestionarla desde un orden y con criterios de actualidad e importancia. De esta manera, la información que circula y el conocimiento que se comparte en la empresa servirá a los objetivos del negocio, a unas necesidades puntuales y actuales.
#2 Dedicar unas horas de la jornada a valorar y decidir cómo gestionarla
Aunque compartir la información debería ser compromiso de todos y las empresas invierten en un software documental para su almacenamiento y gestión, corresponde al profesional responsable del área de comunicación interna las siguientes responsabilidades:
- Seleccionar, valorar y clasificar la información disponible.
- Tener en cuenta el perfil de las audiencias y sus temáticas de interés.
- Determinar el tratamiento informativo que puede tener: noticia, post, artículo, entrevista…
- Elegir el canal más adecuado para su difusión.
- Incorporar algún elemento visual o audiovisual que garantice su impacto.
- Oportunidad de la publicación del contenido
- Promocionar la información
- Realizar métricas de su impacto
#3 Estudiar el proceso de cada mensaje
La gran batalla que aspira ganar este profesional es la de los mensajes oportunos, a través del medio más adecuado, previa segmentación de públicos internos y evaluación de su impacto.
En este sentido, hay que valorar:
- Qué se va a comunicar
- Quién va a comunicar, cuándo
- A quién, a través de qué canal
- Cómo se va a comunicar.
- Cómo vamos a medir el impacto.
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