Gestión de la información en la empresa

Este post desarrolla las siguientes preguntas:   ¿Sobre qué  informar? ¿Qué información es necesaria, importante y prioritaria en una empresa? ¿Cómo organizar la información en la empresa?

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¿ Cómo gestionar la información en una empresa?

Organizar  la información para gestionar el conocimiento

La organización de la información está relacionada con la gestión del conocimiento de una empresa, esta responsabilidad requiere convertir el dato la información en conocimiento  útil, el mismo que debe ser sistematizado, seleccionado y compartido con audiencias concretas de la organización.

3 consejos para gestionar la información

#1 Considerar que la información perece y puede perder interés.

La información actual, oportuna y de calidad es un valor añadido, indispensable para la toma de decisiones, así como para promover  equipos de trabajo y colaboradores  actualizados y eficientes.

Ante la avalancha de información que nos abruma, conviene gestionarla desde un orden y con criterios de actualidad e importancia. De esta manera, la información que circula y  el conocimiento que se comparte en la empresa servirá a los objetivos del negocio, a unas necesidades puntuales y actuales.

#2 Dedicar unas horas de la jornada a valorar y decidir cómo gestionarla

Aunque compartir la información debería ser compromiso de todos y  las empresas invierten en un software documental  para su almacenamiento y gestión, corresponde al profesional responsable del área de comunicación interna las siguientes responsabilidades:

  • Seleccionar, valorar y clasificar la información disponible.
  • Tener en cuenta  el perfil  de las audiencias y sus temáticas de interés.
  • Determinar el tratamiento informativo que puede tener: noticia, post, artículo, entrevista…
  • Elegir el canal más adecuado para su difusión.
  • Incorporar algún elemento visual o audiovisual que garantice su impacto.
  • Oportunidad de la publicación del contenido
  • Promocionar la información
  • Realizar métricas de su impacto

#3 Estudiar el proceso de cada mensaje

 

La gran batalla que aspira ganar este profesional es la de los mensajes oportunos, a través del medio más adecuado, previa segmentación de públicos internos y evaluación de su impacto.

 

En este sentido, hay que valorar:

  • Qué se va a comunicar
  • Quién va a comunicar, cuándo
  • A quién, a través de qué canal
  • Cómo se va a comunicar.
  • Cómo vamos a medir el impacto.

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Gestión del cambio

Este post es una guía practica para iniciar un plan de transformación digital apoyada en la gestión de la comunicación interna. Enumera los 15 aportes claves de la comunicación interna a la gestión del cambio.

 

Empresa y transformación digital

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Índice del post

  1. El plan de transformación digital de la empresa
  2. Dificultades en la transformación digital
  3. Rol del líder en la transformación digital
  4. Rol y funciones de la comunicación interna en la transformación digital
  5. 15 aportes de la comunicación interna a la gestión del cambio.

1. El plan de transformación digital en la empresa

“No podemos navegar, ha cambiado el viento” o lo que es lo mismo, no podemos seguir con esa forma de pensar, la sociedad ha cambiado. Dice Unamuno hay que cambiar porque El progreso consiste en el cambio.

Iniciar un plan de transformación digital consiste en adaptar la empresa a un modelo digital, de modo que todo cambiará a nivel interno, como en la forma de relacionarse con clientes,  sociedad y otros públicos vinculados.

La empresa que implanta un plan de transformación digital a nivel interno sale de su zona de confort para adaptarse a nuevos procesos y herramientas digitales. Pero esta adaptación no es solo tecnológica,  incluye cambios de puntos de vista,  de filosofía.

 

2. Dificultades en la transformación digital

Establecer un nuevo orden en la empresa, modificar la cultura empresarial, cambiar procesos de producción, movilizar hábitos  no es nada sencillo, porque crear otros ritmos de trabajo puede provocar incertidumbre y ser todo un trastorno para muchos empleados,

En general, ante los cambios:

  • Asaltan los miedos y como consecuencia aparecen las resistencias.
  • Empiezan las desconfianzas, surgen las sospechas, los miedos y los escepticismos .
  • Otros trabajadores se resisten al cambio porque no quieren nuevos aprendizajes y cambiar su rutina.

Y como consecuencia, surge la motivación se resiente y el clima laboral se contamina.

3. Rol del líder en la transformación digital

Los cambios en el entorno tecnológico, financiero, tecnológico, social son indiscutibles, por tanto hay que acogerlos, adaptarse para sobrevivir y competir. El cambio es inherente a la vida de la empresa, sin éste no hubiésemos progresado.

El primer agente que debe intervenir en este proceso de cambio son los líderes. Estos mandos tienen un rol clave y la posibilidad de poder de implicar a su equipo en el cambio.

¿ Pero, cómo lo consiguen?

  • Con paciencia y estrategia. 
  • Documentándose sobre la transformación digital iniciada
  • Ofreciendo datos sobre la evolución del sector
  • Explicando fases, exponiendo retos, pero con un mensaje de esperanza, como por ejemplo, un plan de formación en nuevas habilidades digitales y/o conocimientos.
  • Dejando claro que la competencia global demanda una cultura de innovación que permitirá aprovechar nuevas oportunidades de negocio y garantiza la sostenibilidad de la empresa.
  • Invitando a exponer dudas.

4. Rol y funciones de comunicación interna ante la transformación digital

El área de comunicación interna:

  1. Evangeliza sobre la transformación del negocio con campañas.
  2. Diseña, ejecuta y mide el impacto de un plan de comunicación, según las necesidades reales y objetivos  de la empresa.

Desde esta plan:

  • Promueve una cultura de innovación
  • Facilita la comprensión y fortalece el sentimiento de pertenencia.
  • Diseña y ejecuta una estrategia de acciones y contenido.
  • Explica a través de una estrategia de contenidos visuales y de texto, el por qué del cambio, los tipos de modificaciones implementadas, las implicaciones y los beneficios.

 

5.15 Aportes de la comunicación interna a la gestión del cambio

En cualquier proceso de cambio  tanto el líder como el responsable de comunicación interna tienen mucho que aportar.

 

¿Cuáles son las aportaciones de la comunicación interna a la transformación digital?

A continuación, enumero 15 acciones claves que podrían desarrollarse en el plan para el cambio:

  1. Difundir contenidos sobre los cambios sectoriales y las nuevas tecnologías. Podría contar por ejemplo: buenas prácticas del sector, casos de éxito en transformación digital.
  2. Crear nuevos canales digitales. Realizar campañas para su implantación y seguimiento de esos nuevos medios.
  3. Realizar sobre perfil de audiencias internas -generaciones que conviven en la organización- Con esta información podrá preparar mensaje claves, según la audiencia a la que se dirija.
  4. Seleccionar estudios para extraer información útil y clave: noticias de cambio, de I+D, entorno de negocio, acciones de la competencia,  lo qué quiere el cliente, fortalezas del negocio, debilidades, entre otros temas.
  5. Diseñar un protocolo de comportamiento y normas de uso en redes sociales y nuevos canales. De esta manera garantizará una correcta y efectiva comunicación en red.
  6. Diseñar talleres destinados a todos los colaboradores. Con esta acción formará sobre el uso adecuado de los canales de comunicación implantados.
  7. Implantar un cultura de conocimiento compartido: movilizar conocimiento, ideas conexiones, sugerencias: trabajo colaborativo, en red. Dejar claro que se beneficiará la colaboración y el trabajo en equipo
  8. Crear un canal de dudas, sugerencias con el fin de escuchar temores, necesidades y demandas de información y formación.  
  9. Esquematizar prioridades informativas atendiendo a los objetivos del negocio y desafíos actuales.
  10. Iniciar campañas para sensibilizar sobre nuevos comportamientos, actitudes y fomentar nuevas mentalidades.
  11. Recordar cambios adaptados en la empresa para favorecer la adhesión al proyecto de transformación empresarial, movilizando a todos y cada uno hacia unos objetivos. compartidos. Podría contar la historia de la empresa y reforzar así su filosofía de cambio.
  12. Alinear mensajes para demostrar coherencia y unidad  con el discurso de comunicación externa.
  13. Informar sobre los avances de la transformación iniciada y sus resultados. Por ejemplo, las nuevas aplicaciones del big data en la toma de decisiones.
  14.  Presentar los  proyectos abordados desde los nuevos equipos muldisciplinares creados.Presentar los nuevos proyectos destacando las nuevas plataformas en las que trabajan y el compromiso con el nuevo proyecto de transformación compartido. 
  15. Informar sobre los planes de responsabilidad social interna en el marco del plan de responsabilidad social de la empresa.

 

Conclusión

  • Lograr la transformación digital con acierto es un proceso que demanda buen liderazgo y del apoyo de un profesional de comunicación interna.
  • El aporte del comunicador interno es generosa y evidente, por tanto, la inversión en este puesto está completamente garantizada.

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Fuentes consultadas

Artículo de María Escat Cortés Artículo de Manuel Groos

Reflexiones sobre el cambio cultural por Antonio Justicia (1997)

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En  post trata sobre tres razones básicas para profesionalizar la comunicación interna en cualquier entidad.

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Retos de los CEOS ante la efectividad del negocio

En un entorno dominado por la conectividad, por el uso preferente de portátiles y teléfonos inteligentes para compartir contenido, comunicar e interactuar, son cada vez más los Ceos que se abren a la posibilidad de  gestionar sus comunicaciones internas.

Estos empresarios quizás han comprendido que  las conversaciones con los seguidores de su marca a través de blogs, facebook, twitter, instagram y otras plataformas, no son suficientes para garantizar la correcta gestión de la imagen y reputación de la empresa.

En este sentido,  la buena noticia es que cada vez son más los directivos que admiten la prioridad de atender al público interno. Responsabilidad  que implica garantizar la armonía, la coordinación y el trabajo en equipo y en este caso, la mejor opción es abordar la comunicación interna digital   desde una perspectiva técnica y profesional.

¿Por qué es importante la comunicación interna en las empresas?

La comunicación interna es la savia de las organizaciones del siglo XXI ya que el mejor patrimonio de cualquier empresa es la confianza.

La credibilidad externa no es posible sin credibilidad interna. Si no hay comunicación, ni coherencia, no podrá surgir confianza. La confianza de los directivos en el personal y viceversa es la base para construir una empresa próspera. La buena comunicación no se genera sola, necesita de una estructura, de unos responsables que la promuevan.

A continuación, te doy 3 argumentos para que organices un área, unidad o departamento de comunicación interna.

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