Gestión de la información en la empresa

Este post desarrolla las siguientes preguntas:   ¿Sobre qué  informar? ¿Qué información es necesaria, importante y prioritaria en una empresa? ¿Cómo organizar la información en la empresa?

 Ideas-informacion

 

¿ Cómo gestionar la información en una empresa?

Organizar  la información para gestionar el conocimiento

La organización de la información está relacionada con la gestión del conocimiento de una empresa, esta responsabilidad requiere convertir el dato la información en conocimiento  útil, el mismo que debe ser sistematizado, seleccionado y compartido con audiencias concretas de la organización.

3 consejos para gestionar la información

#1 Considerar que la información perece y puede perder interés.

La información actual, oportuna y de calidad es un valor añadido, indispensable para la toma de decisiones, así como para promover  equipos de trabajo y colaboradores  actualizados y eficientes.

Ante la avalancha de información que nos abruma, conviene gestionarla desde un orden y con criterios de actualidad e importancia. De esta manera, la información que circula y  el conocimiento que se comparte en la empresa servirá a los objetivos del negocio, a unas necesidades puntuales y actuales.

#2 Dedicar unas horas de la jornada a valorar y decidir cómo gestionarla

Aunque compartir la información debería ser compromiso de todos y  las empresas invierten en un software documental  para su almacenamiento y gestión, corresponde al profesional responsable del área de comunicación interna las siguientes responsabilidades:

  • Seleccionar, valorar y clasificar la información disponible.
  • Tener en cuenta  el perfil  de las audiencias y sus temáticas de interés.
  • Determinar el tratamiento informativo que puede tener: noticia, post, artículo, entrevista…
  • Elegir el canal más adecuado para su difusión.
  • Incorporar algún elemento visual o audiovisual que garantice su impacto.
  • Oportunidad de la publicación del contenido
  • Promocionar la información
  • Realizar métricas de su impacto

#3 Estudiar el proceso de cada mensaje

 

La gran batalla que aspira ganar este profesional es la de los mensajes oportunos, a través del medio más adecuado, previa segmentación de públicos internos y evaluación de su impacto.

 

En este sentido, hay que valorar:

  • Qué se va a comunicar
  • Quién va a comunicar, cuándo
  • A quién, a través de qué canal
  • Cómo se va a comunicar.
  • Cómo vamos a medir el impacto.

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Gestión del cambio

Sobre los 15 aportes claves de la comunicación interna a la gestión del cambio.

Este post es una reflexión sobre la necesaria comunicación empresa- entorno y acerca de la contribución necesaria del área de comunicación interna a la gestión del cambio. Gestion-del-cambio-y-comunicacion-interna

Empresa y cambio

“No podemos navegar, ha cambiado el viento” o lo que es lo mismo, no podemos seguir con esa forma de pensar, la sociedad ha cambiado. Dice Unamuno hay que cambiar porque El progreso consiste en el cambio.

Algunos problemas de los cambios empresariales

Establecer un nuevo orden en la empresa, modificar la cultura empresarial, cambiar procesos de producción, movilizar hábitos  no es nada sencillo, porque crear otros ritmos de trabajo puede provoca incertidumbre y ser todo un trastorno para muchos empleados,

En el intento de acoger  algún cambios es previsible que surgen dificultades.

En general, ante los cambios  asaltan los miedos y como consecuencia aparecen las resistencias: empiezan las desconfianzas, surgen las sospechas, los miedos y los escepticismos . Otros trabajadores se resisten al cambio porque no quieren nuevos aprendizajes por tanto, se resisten a salir de su zona de confort.  Y como consecuencia, surge la motivación se resiente y el clima laboral se contamina.

Cambios y continuidad en la empresa

El cambio es inherente a la vida de la empresa, sin éste no hubiésemos progresado.

Los cambios en el entorno tecnológico, financiero, tecnológico, social son indiscutibles, por tanto hay que acogerlos, adaptarse para sobrevivir y competir.

El primer agente que debe intervenir en este proceso de cambio son los líderes, estos mandos tienen un rol clave y la posibilidad de poder de implicar a su equipo en el cambio. ¿ Pero, cómo lo consiguen?

Con paciencia y estrategia.  Documentándose en el tema, exponiendo el problema y los retos pero con un mensaje de esperanza.  Lo recomendable es que ofrezca  información actualizada del conjunto de aspectos relacionados con el cambio, como por ejemplo, la evolución del sector empresarial.

Después, podría plantear la posibilidad de proponer a su equipo formación en el área objeto del cambio. Por ejemplo,  en nuevas habilidades o en nuevos procesos, etc.

15 Aportes de la comunicación interna a la gestión del cambio

En cualquier proceso de cambio  tanto el líder como el responsable de comunicación interna tienen mucho que aportar.

La más significativa contribución del comunicador interno es presentar y exponer el cambio. Se trata de explicar el por qué del  cambio, exponiendo la naturaleza del cambio, las implicaciones y los beneficios.

La gran misión del profesional de la comunicación interna es diseñar un plan de comunicación, según las necesidades reales y objetivos  de cada empresa, de modo que este plan facilite la comprensión y no lesione el sentimiento de pertenencia.

¿Cuáles son las aportaciones de la comunicación interna a la gestión del cambio?

A continuación, enumero 15 acciones claves que podrían desarrollarse en el plan para el cambio:

  1. Observar el entorno y tomar nota de sus tendencias
  2. Crear nuevos canales de escucha. Realizar campañas para su implantación y seguimiento de nuevos medios.
  3. Realizar estudios de las audiencias internas y diseñar mensajes claves: según la audiencia a la que se dirija.
  4. Seleccionar estudios para extraer información útil y clave: noticias de cambio, de I+D, entorno de negocio, acciones de la competencia,  lo qué quiere el cliente, fortalezas del negocio, debilidades, entre otros temas.
  5. Diseñar un protocolo y normas de uso para garantizar una correcta y efectiva comunicación en red.
  6. Apostar por la formación para hacer un uso adecuado de los canales de comunicación implantados. Es decir, el necesario entrenamiento en técnicas de comunicación. Proponer una temática de formación para comunicar mejor.
  7. Implantar un cultura de conocimiento compartido: movilizar conocimiento, ideas conexiones, sugerencias: trabajo colaborativo, en red. 
  8. Escuchar las necesidades y demandas de información y formación.  
  9. Esquematizar prioridades informativas atendiendo a los objetivos del negocio y desafíos actuales.
  10. Modificar comportamientos, actitudes y fomentar nuevas mentalidades.
  11. Lograr la adhesión al proyecto de cambio empresarial, movilizando a todos y cada uno hacia unos objetivos. compartidos. Cuenta la historia de la empresa, la misión y visión, reforzando la cultura empresarial.
  12. Coherencia y unidad  en el discurso de la comunicación externa e interna.
  13. Puesta en marcha de programas de gestión del talento e innovación, mejorando el desempeño de las personas y de los equipos.
  14. Crear compromiso con el proyecto compartido. 
  15. Liderar el cambio social con planes de responsabilidad social interna.

Y  tú, ¿Qué opinas?   ¿Qué otra aportación añadirías.  ¿Cuál es para ti la principal aportación de la comunicación interna a la Gestión del cambio?

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Fuentes consultadas

Artículo de María Escat Cortés Artículo de Manuel Groos

Reflexiones sobre el cambio cultural por Antonio Justicia (1997)

Organizar un área de comunicación interna

En  post trata sobre tres razones básicas para profesionalizar la comunicación interna en cualquier entidad.

   productividad oficinas

Retos de los CEOS ante la efectividad del negocio

En un entorno dominado por la conectividad, por el uso preferente de portátiles y teléfonos inteligentes para compartir contenido, comunicar e interactuar, son cada vez más los Ceos que se abren a la posibilidad de  gestionar sus comunicaciones internas.

Estos empresarios quizás han comprendido que  las conversaciones con los seguidores de su marca a través de blogs, facebook, twitter, instagram y otras plataformas, no son suficientes para garantizar la correcta gestión de la imagen y reputación de la empresa.

En este sentido,  la buena noticia es que cada vez son más los directivos que admiten la prioridad de atender al público interno. Responsabilidad  que implica garantizar la armonía, la coordinación y el trabajo en equipo y en este caso, la mejor opción es abordar la comunicación interna digital   desde una perspectiva técnica y profesional.

¿Por qué es importante la comunicación interna en las empresas?

La comunicación interna es la savia de las organizaciones del siglo XXI ya que el mejor patrimonio de cualquier empresa es la confianza.

La credibilidad externa no es posible sin credibilidad interna. Si no hay comunicación, ni coherencia, no podrá surgir confianza. La confianza de los directivos en el personal y viceversa es la base para construir una empresa próspera. La buena comunicación no se genera sola, necesita de una estructura, de unos responsables que la promuevan.

A continuación, te doy 3 argumentos para que organices un área, unidad o departamento de comunicación interna.

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