La auditoría de comunicación interna

Este post destaca la importancia de la auditoria de comunicación interna, sus beneficios y las fases que implica.

Utilidad de la auditoría de comunicación interna

Las personas son el activo más importante de las organizaciones ya que gracias a su talento, actitud y know how permiten su desarrollo y expansión. Sin embargo, estas personas para ser efectivas en sus aportaciones, demandan  un efectivo sistema de comunicación interna.

Los errores en los procesos, protocolos y políticas de comunicación , la omisión o ineficiencia de canales internos, los mensajes poco impactantes, mal diseñados suponen un despilfarro, además, pueden generan confusión interna.

Una mala gestión de la comunicación interna afecta  al desempeño y repercute en la productividad del negocio. De ahí, la importancia de auditar las comunicaciones para garantizar su impacto.

Beneficios de la auditoría de comunicación interna

¿Por qué debe realizarse una auditoría de comunicación interna?

Debe realizarse  para tener evidencias de la  eficacia y el impacto de esas comunicaciones. Además, porque es la  primera etapa de un plan de comunicación interna, indispensable en cuanto permite adaptar y afinar las acciones precedentes en comunicación.

Razones para realizar una auditoría de conmunicación interna

Sus beneficios están avalados por razones estratégicas, de eficacia organizativa y económicas.

Razón estratégica:

  • El área de comunicación interna puede cumplir una función preventiva y alineadora.
    • Ayuda a gestionar y anticiparse a los cambios.¿Cómo? adelantándose respecto a los problemas, expectativas y necesidades a cubrir en materia de comunicación. Así mismo, puede alinear al personal con los objetivos del negocio ayudando a la empresa a alcanzar su visión.

Razón eficacia organizativa:

  • El área de comunicación puede cumplir una función integradora entre áreas y equipos garantizando el cumplimiento de los objetivos.
    • Ayuda a la empresa a ser más eficaz y competitiva consiguiendo la colaboración y entendimiento de las diferentes áreas que la componen.  Para ello, convoca y moviliza a líderes e influencers.

Razón económicas

  • El área de comunicación interna como cualquier otra área debe ser rentable.
    • Como función estratégica precisa de un presupuesto y de unos recursos que deben generar resultados demostrables. Por tanto, todas sus proyectos y acciones deben medirse con indicadores, los cuales se construyen desde el inicio del plan, en base a unos objetivos.

 

Fases de la auditoria

Con miras a ofrecer una alternativa ágil de este proyecto, es posible decir que el proceso de auditoría de comunicación interna,  suele tener 3  fases.

#1 Fase de preparación 

Incluye todas las reuniones o sesiones estratégicas con el equipo de apoyo. Esta fase se inicia con la reunión de apertura de la auditoría.

 En esta fase se prepara el proyecto o plan de auditoría de comunicación interna.Este plan deberá presentar todas las actividades en una línea del tiempo, además del alcance,  procesos, áreas o proyectos que serán auditados.

Las sesiones de trabajo que serán varias, se concretan:

    • Objetivos
    • Equipo de trabajo y de apoyo
    • Recursos disponibles
    • Aspectos que serán auditados
    • Metodología y diseño de herramientas
    • Calendario de trabajo y plazos

 

#2 Fase de ejecución

Implica la puesta en marcha, la campaña informativa y el trabajo de campo.

Básicamente, se recopila información y se realiza un seguimiento de tareas e hitos planificados en el calendario. Supone la gestión y resolución de incidencias y la generación de informes de seguimiento.

 

#3 Fase de informe

Después de concluida la ejecución de la auditoría el equipo de trabajo se reúne para revisar las áreas problemáticas, las evidencias y para determinar las recomendaciones para corregir problemas y desviaciones. Todo ello se plasma en el informe final.

La sección de “Recomendaciones” para la mejora del sistema de comunicación debe ser:

  • Positiva: Poner el foco en las fortalezas, de modo que los aspectos positivos de la organización pueden ser aplicados en las áreas o procesos ineficaces.
  • Breve: Directa y  breve en las recomendaciones. Debe señalar las acciones deben ser implementadas para optimizar o mejorar las comunicaciones internas.
  • Clara: Sobre  las debilidades, amenazas y todos los aspectos que no están en conformidad con los estándares establecidos.

Recomendación

Si crees que tu organización o negocio necesita mejorar en competitividad, invierta en una auditoria de comunicación interna.

Recuerda: la comunicación interna es una herramienta estratégica, imprescindible para alcanzar los objetivos  del negocio y generar engagement.

 

El líder

Un  líder que consigue resultados relatos-corporativos El lider y el reconocimiento

Belén es una magnífica persona y una líder muy competente. Es la directora de Comunicación interna y su equipo de colaboradores es tan bueno como ella. La auditoría de comunicación interna ha demostrado -salvo pequeños puntos mejorables- que ha cumplido las expectativas y los objetivos del 2012.

En una reunión de directivos, Belén (B)  dio importantes consejos a sus compañeros: Pedro -director de Finanzas- (P) y Carmen -directora de Marketing-  (C).

C ¿Cuál es tu secreto Belén?- preguntó Carmen.

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El líder clave para la productividad

En este post resalto la importancia del líder en la productividad de los equipos. El buen líder, gestiona sus equipos con organización y ejerce sus responsabilidades con empatía descubriendo nuevos líderes y consiguiendo resultados.

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El líder llamado también, coordinador, director de equipo, gerente de proyecto o simplemente, responsable de proyecto constituye la cabeza del equipo.

De la correcta selección de estas personas dependen los resultados finales de una organización. Esta decisión será determinante para el éxito o fracaso de la organización.

Liderazgo y productividad de los equipos

El líder, debe estar  comprometido con los resultados de su equipo, él es el responsable de que se cristalicen las metas y es pieza clave para conseguir los resultados esperados.

El  líder productivo, intenta realizar las acciones precisas  de la más  forma adecuada,procurando ser efectivo  y eficiente. Su productividad, no se mide por las horas trabajadas sino, por los resultados que consigue.

 Organización y gestión del líder

A él o a ella, le corresponde dirigir el equipo y  además, ejercer con empatía y asertividad, las siguientes tareas:

Establecer objetivos .El líder,  señala las metas y los plazos, hace un seguimiento de su cumplimiento, se anticipa a las dificultades, resuelve obstáculos.  Se concentra en las metas y gestiona el plan de trabajo dentro del calendario propuesto, terminando a tiempo, en las fechas previstas y conforme al prepuesto económico concedido.

Convocar y organizar reuniones. El o ella, además de organizar su propio trabajo, organizan el trabajo de los integrantes de su equipo, concretando las relaciones entre ellos, respecto a la realización de las tareas.  De otro lado, en las reuniones que convoca, comparte información, pide opiniones, fomenta la intervención de todos.

Fomentar la participación-La participación es un proceso  enriquecedor  en el cual  cada integrante aporta ideas. En este sentido, el líder fomenta la escucha activa, da  a todos  la oportunidad de intervenir y expresarse.

Crear un ambiente de comunicación. EL líder aporta, disfruta trabajando, se muestra cercano estimula una atmósfera agradable, dando  apoyo y creando un clima de confianza y respeto. Su principal objetivo es fomentar la creatividad

Favorecer la cohesión del equipo– El líder intenta crear un “nosotros”,  palabra que emplea a menudo y que indica: fuerza,unión, afectividad, complicidad, armonía, valores que intenta crear en su equipo.

Reconocer el buen trabajo El líder premia, reconoce el buen  trabajo, motiva, felicita, premia el esfuerzo y corrige cuando debe hacerlo. Es optimista, comprende también los fallos.

Lo más valorable en el  líder responsable del proyecto, o el líder jefe es que intente mejorar continuamente.  Por esta razón, acertar con el líder es siempre relevante, especialmente cuando la empresa ha creado un equipo para mucho tiempo.

El equipo de trabajo eficaz

Deje claro que todos están en el mismo equipo. Evite las prácticas que sugieran que algunos están en el primer equipo y otros en el secundario” Paul S George de University of Florida.
 

comunicación interna y productividad

5 Reglas  para la buena marcha del equipo

 

Regla 1: escuchar el aporte de cada persona

En el trabajo en equipo se debe cuidar y favorecer el aporte de cada persona.Tan importante  es para el equipo  lo que aporta un integrante, como la forma que se escucha.

En el trabajo de equipo cada persona construye sus puntos de vista según la información que conoce, experiencias  y conocimientos adquiridos.

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